高等学校固定资产管理系统操作规程.doc

本文由豆豆相传批量上传(关于豆豆相传，请访问：) | 名称高等学校固定资产管理系统操作规程.doc 大小44032 时间2010/4/17 7:44:26 编辑2010/4/17 7:44:26高等学校固定资产管理系统操作规程.doc摘要：本文由豆豆相传批量上传(关于豆豆相传，请访问：) | 名称高等学校固定资产管理系统操作规程.doc 大小44032 时间2010/4/17 7:44:26 编辑2010/4/17 7:44:26关键词：豆豆相传 高等学校固定资产管理系统操作规程类别：其它高等学校固定资产管理系统操作规程一、为了使用户更好的使用高等学校固定资产管理系统，加强高等学校固定资产管理工作的规范性，制作本规程。二、该规程依据山东省高等学校固定资产管理办法，并结合了高等学校固定资产管理系统的特点。准备工作三、建立固定资产管理体制，确定人员分工1.高校要成立国有资产管理工作领导小组，对固定资产实行统一领导、归口管理、分级负责、责任到人的管理体制。2.学校财务处（国有资产管理办公室）对全校固定资产实施统一监督管理。其主要职责如下：（1）拟订学校固定资产管理实施办法和规章制度；（2）参与大型、精密仪器设备和大宗物资购置，大型修缮及基本建设项目的论证、招标、采购和验收等工作；（3）登记固定资产总分类明细分类帐簿；（4）审核办理固定资产增加、调剂、处置及对外出租出借等手续；（5）组织学校的固定资产清查与统计工作；（6）会同归口管理部门合理配置固定资产；（7）监督、检查固定资产管理、维护和使用情况； （8）组织培训、考核固定资产管理人员；（9）对有关单位和个人提出奖惩建议。3.高校固定资产按类目实行归口管理，归口管理部门的具体管理范围划分及管理人员配备由学校根据实际自行确定。归口管理部门负责具体业务管理，其主要职责如下：（1）根据学校固定资产管理制度，制定具体的业务管理规范、标准及有关制度；（2）拟订购建计划，对未纳入政府集中采购目录的固定资产，组织可行性论证、招标、采购、验收等工作，指导、监督各使用单位的采购活动；（3）登录有关的固定资产明细帐簿；（4）组织归口管理固定资产的清查、维护和统计等工作；（5）提出调剂、配置建议并根据批示组织实施；（6）根据使用部门申请，组织固定资产报废、报损的技术鉴定，提出处理建议；（7）组织实施所属固定资产管理及使用人员的专业技术培训；（8）检查、指导使用部门的固定资产管理工作。4.使用部门负责对其占有、使用的固定资产实施日常管理，并配备专职（或兼职）管理人员，即资产管理员。其主要职责是：（1）根据学校固定资产管理制度，制定本单位的固定资产使用管理制度；（2）登记有关的固定资产明细帐簿，建立固定资产使用卡片；（3）申报购建计划，参与可行性论证、招标、采购，并负责具体验收工作；（4）保管、养护固定资产；（5）办理固定资产内部借用手续；（6）提出固定资产处置申请；（7）检查、报告固定资产日常使用情况。5.配备一名或多名专职（或兼职）系统管理员，系统管理员要求熟悉固定资产管理业务，精通计算机操作和校园网络配置。其主要职责是：（1）负责高校固定资产管理系统软件的日常维护工作，包括对固定资产服务器、工作站、网络正常运行的维护；（2）负责新增工作站的软件安装与配置；（3）负责对高校固定资产管理系统的基本设置，包括设置学校机构、存放地点、人员、系统参数、操作权限、管理权限等；（4）负责系统安全维护、数据备份等。（5）负责对资产管理员进行软件使用的培训。四、准备系统运行的软硬件环境硬件环境：专业服务器、计算机、高速校园网；服务器必须有并行通讯口；数据备份设备：光盘刻录机、移动硬盘打印设备：宽行或A3幅面打印机、激光打印机辅助输入设备：条码采集终端、数码相机、扫描仪软件环境：服务器：Microsoft Windows 2000 Server, Microsoft SQL Server 7.0；工作站：Microsoft Windows 98/ME/2000/XP；五、基础资料的采集1.学校机构数据的采集：根据学校行政机构设置，将与固定资产的使用、采购、审核等相关的全部单位以行政隶属关系填入下表，以备录入，主要内容如下：单 位编 号单 位名 称单位地 址单位简 称单位性 质单位领 导上级单 位是否实验 室注：（1）单位编号的长度为6位，可以用户自编，也可以不填写，由系统自动生成；（2）实验室单位应有实验室类别、实验室面积等内容；（3）所有单位都应处于以学校为根节点的同一棵树上；（4）由于系统规定“资产只能处于末级单位”，应该对各级单位合理规划并允许在一些需要的地方添加一个虚构的单位，如“系主任办公室”。2.存放地点数据的采集：将全校固定资产存放管理的地理位置，按大小包含的逻辑关系填入下表，以备录入，主要内容如下：地点编号地点名称所属单位上级地点注：（1）地点编号的长度为6位，可以用户自编，也可以不填写，由系统自动生成；（2）所有存放地点都应处于以学校为根节点的同一棵树上；（3）为了以后资产管理、查询、对帐方便，资产存放地点应该细化到楼层、房间等。3.人员数据的采集：人员指本系统所有要涉及到的系统操作人员、资产采购人、经手人、资产使用人、负责人、归口审核人、财务审核人、相关数据查询使用人等。将全校所有人员按部门（具体到最末级单位）整理填入下表，以备录入。主要内容如下：人员编号所在单位姓名性别备注对于资产管理员，应在备注处注明其操作权限和资产管理权限。基础资料的录入或导入六、在基础资料录入或导入前，对软件系统进行初始化操作；由系统管理员设置系统参数。七、如果原来已经使用山师LabMIS管理系统或北化设备管理系统，单位表可以直接从原系统中导入；如确需重新规划单位编号，可对新旧单位对应关系进行转换。如果不使用导入数据，按照上面的规划，由系统管理员或被授权的资产管理员，选择菜单项“辅助功能学校机构设置”，弹出学校机构设置编辑窗口，录入学校单位表数据； 八、按照上面的规划，由系统管理员或被授权的资产管理员，选择菜单项“辅助功能存放地点”，弹出存放地点编辑窗口，录入存放地点表数据；选择菜单项“辅助功能人员档案编辑”，弹出人员档案编辑窗口，录入人员表数据。九、学校机构信息、人员信息、存放地点信息等建立之后，一旦又进行了与之相关的操作后，其编号就不能再更改了。所以在录入、导入相关信息前一定要规划好相应编号。十、权限设置与管理：根据上面的规划，由系统管理员或被授权的资产管理员，设置资产管理员、归口管理人员、财务管理人员、查询人员的操作权限和资产管理权限。权限设置一定要科学严谨，系统虽然做了一些权限互斥设定，但对一般操作权限设置时，还必须遵循“满足业务操作需要的前提下，权限尽可能小”的原则。原始数据的录入或导入原始数据指本系统启用前已经存在的固定资产资料。原始数据导入指将原其他系统的资料导入本系统。原始数据录入指将本系统应用之前的固定资产资料录入本系统。原始数据录入或导入前要进行资产清查工作，保证要录入或导入的固定资产原始数据是帐、物、卡相符的。十一、原始数据导入对于已经实行计算机管理（主要是山师LabMIS、北化设备管理系统）的固定资产数据，经资产清查、对帐后可将数据直接导入本系统。（一）资产清查对帐：对原始系统的数据，与财务帐薄、实物、卡片相核对，进行资产清查；清理原系统的存在的错误，如资产编号重号等；对于原始固定资产卡片信息不全的项要补充完整，尤其原资产信息项中没有的项目（如存放地点）要补充完整，有些信息项（如使用人、采购人）需要将汉字转换成编号，为以后固定资产的管理工作提供方便。（二）数据导入：对原始数据确认无误后，可以导入到高等学校固定资产管理系统中。数据导入之后，单位、人员编号就不能随意更改，确要变化要按照系统有关操作流程进行。为了保证本系统资料的可靠性与严肃性，数据导入工作只允许进行一次，之后便不能再使用这一功能。十二、原始数据录入：（一）原始数据的整理：对原来的数据，与财务帐薄、实物相对，进行资产清查；将资产清查的固定资产资料按使用单位、年代归类以便录入。原始数据资料应包含以下信息项（缺项要补充进去）：分类号、资产名称、单价、计量单位、经费来源、资金来源、现状、使用方向、使用单位、使用（领用）人、购置日期、调转入日期、入帐日期、存放地点。其他信息项依资产类别而变化，如需要输入资产图片资料，在资产提交前插入到信息项中。（二）原始数据录入工作：由固定资产管理人员录入。通过主菜单“资产管理”下的“原始数据录入”完成。资产信息项填写完毕后，通过系统提交给归口管理部门、财务管理部门审核。提交之后的资产信息原则上不允许修改，如确需修改，先撤销提交，再修改，然后再提交。一旦归口管理部门审核通过，该资产的资料在本地机录入窗口中便不能再看到，因此，也不能再被修改。为了保证本系统资料的可靠性与严肃性，“原始数据录入”工作只允许进行一次，之后便不能再使用这一功能。十三、原始固定资产卡片打印：根据学校具体情况，根据需要可重新打印原始固定资产卡片（一式三份，分别报送归口管理部门、使用部门管理员、使用人）。固定资产增加与卡片打印固定资产增加指将新购进的资产资料录入本系统以及资产卡片的打印。十四、新购固定资产增加：（一）新购资产资料的录入（录入验收单资料）、提交及卡片生成：1、录入：由学校部门资产管理人员录入新增加的固定资产资料。具体操作为：“资产管理”“固定资产增加”“资产管理单位”“资产类别” “添加”完成。验收单的信息项包括：资产分类号（分类名称）、资产名称、现状、国别、单价、数量、计量单位、资产来源、资金来源、申购单位、采购（经手）人、购置日期、货到日期、验收日期。2、生成卡片资料及插入图片：新购资产资料录入（录入验收单资料）完毕后，确认无误后可通过菜单栏的“生成卡片”按钮生成卡片信息。当信息项填写不完整时不能生成卡片信息。对生成的卡片分别填写使用单位、使用人、使用方向、存放地点等信息项；如果有图片可以在此时把资产的图片插入到卡片信息项中。3、提交：当生成资产卡片之后，就可以提交了。如信息项填写不完整便不能提交成功。4、验收单的打印：验收单被提交后，就可以打印出来。打印的验收单一式四联。（二）资产卡片的打印根据高等学校固定资产管理办法，资产管理员负责本部门的卡片资料。卡片资料由资产管理员打印，可集中打印也可随时打印。具体操作可在主菜单“查询”下的按“使用部门查询”中完成。卡片中保存每一件固定资产的使用人的领用、使用人变动的签名记录。固定资产变动十五、固定资产变动：当使用单位、使用人、使用方向、存放地点、单价、附件等信息项发生变化时，需要进行固定资产的变动。由资产管理人员，通过本系统的“资产管理”下的“固定资产变动”菜单，对固定资产卡片信息进行变更。如果仅使用方向、使用人、使用单位、存放地点发生了变动，只需归口管理部门的审核。如果单价、附件发生了变化，从而引起固定资产原值变化，则需归口管理部门、财务管理部门审核。固定资产变动完毕，系统自动提交到归口管理部门等待审核。此时资产管理员可以打印固定资产变动报告单一式三份，分别报送资产使用部门、归口部门、国有资产管理科并按规定存档。固定资产处置十六、固定资产处置：固定资产发生调拨、丢失、报废和出售等情况，根据国有资产管理科的意见，由资产管理员，通过本系统的“资产管理”下的“固定资产处置”菜单，对固定资产卡片现状信息进行变更。固定资产的处置，要经归口管理部门、财务管理部门的审核。固定资产处置完毕，系统自动提交，等待归口管理部门、财务管理部门审核。此时可以打印固定资产处置报告单一式三份，分别报送资产使用部门、归口管理部门、财务部门进行相应的卡片及帐务处理。固定资产归口审核与条码、验收单打印十七、固定资产归口审核：对于已完成提交的验收单、卡片、变动报告单、处置报告单，归口部门应及时审核。固定资产归口管理部门通过“审核”下的“新增资产归口审核”、“原始数据归口审核”、“资产变动归口审核”、“资产处置归口审核”菜单，进行归口审核。归口审核完毕后，系统自动提交到财务部门审核（不需要财务审核的资产变动报告单除外）。审核未通过的资产，归口部门要填写审核意见，之后系统将该资产的数据退回到该数据的原录入部门，资产管理员根据归口部门填写的意见进行修改后再次提交。经归口部门审核的资产，归口部门要保留资产的验收单、卡片、变动报告单、处置报告单一份，并按要求存档。十八、固定资产条形码标签、验收单的打印：固定资产的条形码、验收单可以在通过归口部门审核后由归口管理部门集中或现场（报销人去归口验收部门取验收单）打印。验收单一式四分,由报销人分别报送核算科、国资有资产管理科、使用部门，也可由使用部门资产管理员打印其有权管理部门的资产条形码。只针对适合粘贴条形码标签的固定资产，才打印并粘贴条形码标签。固定资产财务审核十九、固定资产财务审核：对于已经通过归口管理部门审核的验收单、卡片、变动报告单、处置变动单，还必须通过财务审核，主要任务是将该资产财务核算的凭证号录入系统。这项工作由国有资产管理科负责财务审核的人员完成。可通过“审核”下的“新增资产财务审核”、“原始数据财务审核”、“资产变动财务审核”、“资产处置财务审核”菜单，进行财务审核。 对于财务审核未通过的资产，财务审核人员要在系统的有关栏目内填写审核意见，之后系统将资产数据退回到资产归口管理部门处理。财务审核通过后，资产数据不能再被修改。国有资产管理科保留资产的验收单、变动报告单、处置报告单一份 并按有关规定存档。 记 帐二十、记帐：对财务审核通过的验收单、卡片、变动报告单、处置变动单，通过 “记帐”菜单的功能完成记帐。这项工作由财务处或国有资产管理科负责财务审核的人员完成。统计分析、帐、报表二十一、统计分析图表、帐与报表：财务记帐之后，学校可以根据具体需要使用系统生成各种统计分析图表、帐与报表，定期打印报送有关部门或保存。统计分析图表：由固定资产管理部门人员，通过“统计分析”下的“资产状况财务统计分析”、“固定资产统计分析图”菜单，生成有权管理部门的固定资产统计分析图表。帐与报表：由固定资产管理部门人员，通过“帐与报表”下的“财务帐目表（十