1参观考察团.doc

珠海御温泉渡假村部门：礼部名称：受理参观考察团的工作规程与标准版本 B/0编号：YWQ/QW/7.5.1-056-1 共 3 页工作流程(做什么)责任人操作规范(怎么做)要求与标准注 释(为什么)接收回复接待 秘书1、 仔细审阅预订单上的内容，了解对方考察的目的，将参观行程安排确认回传。（注：参观考察团定义：不需过夜，仅参观考察或同时体验温泉、餐饮项目的团体）2、 重要接待单需报礼部经理审批、判断考察性质。由礼部经理根据性质报相关领导授权，以便指引接待秘书准备落实接待工作。1、 查看客方联络人的姓名、联系方式、具体抵达时间、参观项目、客方参观目的等相关信息是否齐全。2、对于项目考察、洽谈合作意向的接待，由集团公司唐军成秘书落实安排，如需下单，则由礼部配合受理。1、便于掌握客方详细资料以便作好接待工作。准备接待 秘书1、 根据接待需求，落实客方行程安排及明确各部门参与接待考察团的主要负责人。2、 将接待事宜通知到相关前台人员及相关负责人，如有消费项目则通过预订部下单。3、 与客方考察团的负责人保持联络，确认相关安排，并咨询是否有新的需求。4、 准备客方考察需了解的相应资料。5、 接待秘书于客抵达前1小时前往相应部门检查部门接待准备情况。1、 将重要信息通知到前台部长级以上人员。（如：客人抵达时间、人数、参观项目等）5、看接待部门是否安排专人跟踪，参观线路、参观项目是否准备到位。1、 便于营业部门作好接待准备工作。2、 准备宣传资料给客人，便于客人更好地了解御温泉。3、 做好准备工作以使接待工作更加顺畅。联络接待 秘书1、 在客方原定抵达时间前15分钟与客方负责人联系，询问客具体抵达时间。并将具体抵达时间通知到相关部门负责人及前台。1、与客方负责人通话时，首先自报单位、姓名，再说明来电事由。4、 便于掌握客方具体时间，便于做迎接准备。接待接待 秘书1、 提前10分钟到与客约好的地点等候客人。2、 客到后，首先迎上前，问候客人，作自我介绍递上名片，同时作好同行领导、同事的引见。3、 根据事先安排好的参观线路与参观项目带客参观。在参观前可将行程 安排先告诉客人，便于引领客户参观。1、 着工装、化淡妆带上名片到约好的地点等候客人。2、 递名片时，面带微笑，身子微向前倾，双手递上名片，名片正面向客人。3、 参观项目有：客房、温泉、餐饮、会议。一般参观顺序可设计为：客房餐饮会议温泉，也可根据实际情况作调整。进入温泉区参观需配戴“参观牌”由男女宾更衣室进入露天再由男女宾更衣室返回大堂。1、 便于在客抵达的第一时间接待客人，给客人留下美好的第一印象。2、 表现特有的形象素质。3、 参观路线可根据实际情况作调整。欢送接待 秘书1、 接待安毕后，侧面了解客方参观感想，并书面反馈至相关办事处或部门。2、组织前厅人员欢送。2、 接待完毕后，填写客户接待记录并传真至相关办事处。1、便于办事处人员作客户回访，了解客户心态。整理 存档接待 秘书1、将参观考察团预订单与客户接待记录订在一起进行存档。1、按日期、办事处进行存档。1、便于查询。接收参观考察团预订对于项目合作洽谈、借鉴学习的考察交由唐军成秘书落实，如需下单，由礼部配合受理对于重要参观考预订由礼部经理审批判断接待秘书审阅一般的参观考察预订单参观考察团的预订作好接待前的准备工作（将信息通知到相关部门、落实行程安排、准备赠送资料）与客方负责人联系,询问其具体抵达时间,并通知到相关部门到约好的地点等候客人客到后带客参观参观完