烟酒及招待费规定.doc

常德市恩瑞投资管理有限公司拟制田一松审核杨建华任振文批准王建忠分发号第A1版 第 次修改共4页实施日期2017年10月15日保密程度一般编号ER-GL-2017-04烟酒及招待费管理规定1.0目的 为了进一步规范公司日常招待工作，加强招待费用及烟酒的过程管理，减少不合理的支出，从而降低招待成本，提高招待性价比，特制定本规定。2.0适用范围 适用于公司组织的各类活动的招待，政府部门及合作单位来公司检查指导工作的招待。3.0职责3.1采购部负责烟酒的采购工作和烟酒费用报销工作；3.2审计部负责烟的计划申请、验收、保管和使用登记工作并监督烟酒价格；3.3综合部负责酒的计划申请、验收、保管和使用登记工作，并负责客人的接待工作；3.4财务部每月初负责监督烟酒的盘点工作。4.0烟酒管理工作内容4.1烟酒采购和报销4.1.1烟酒购买原则上实行定点采购，定点供应商的选择由采购部牵头，综合部和审计部参与，综合考虑采购价格、结算账期等因素进行确定，并且每季度进行一次定点供应商选择；4.1.2烟酒品种及安全库存量设置4.1.2.1烟的品种及安全库存量设置：硬极芙蓉王2条，软极芙蓉王6条，和天下6条；4.1.2.2酒的品种及安全库存量设置：暂定为西凤酒、华山论剑、卡思特红酒以及武陵酒厂的定制酒，每个品种的安全库存量为12瓶，品种可根据实际情况进行调整。4.1.3当烟酒数量低于安全库存或有大量需求时，由审计部、综合部填写物料请购单，经总经理、监事会主席审批后，由采购部购买；4.1.4烟酒购买入库后，采购部填写入库单并交给审计部、综合部确认签字（确认数量、品牌和价格）；4.1.5已确认签字的入库单、发票和经审批的物料请购单是采购部报销的有效凭证，缺一不可；4.1.6 因特殊情况需在外紧急采购烟酒的，必须经董事长同意方可进行采购，并凭发票（须注明品种、数量、单价）及付款凭证报销。4.2烟酒的收发存管理 4.2.1审计部、综合部分别对烟、酒建立收发存台账，格式由财务部确认。4.2.2审计部、综合部必须对烟、酒妥善保管，堆放整齐，防霉防潮，按先进先出原则进行使用发放。4.2.3烟酒领用时，申请人必须填写烟酒申领单经相关人员签字审批后方可领用。（白酒2瓶以下，红酒2瓶以下，烟1条以下，总经理审批后方可领用，超过以上数量，报董事长审批方可生效）。若因事急用，可电话报告相关审批人，同意后先领用，后补单。4.2.4审计部或综合部将已审批的烟酒申领单进行存档，并由领用人对领用品种及数量在收发存台账上进行签字确认。4.2.5招待完毕后，领用人应填写烟酒实际使用情况表，若烟酒还有剩余，领用人需及时将剩余烟酒退回给审计部或综合部，并办好退库和确认手续。4.3定期盘点和统计分析4.3.1每月初，财务部对照审计部、综合部建立的收发存台账进行实物盘点和签字确认。若账实不符，保管部门必须全额承担相应的经济责任；4.3.2审计部、综合部依据收发存台账按领用人（高管）或部门编制烟酒领用月报表，经财务部签字确认后报总经理、监事主席和董事长。4.4烟酒领用标准品名品牌价格区间招待对象白酒（瓶）200元以内/瓶公司员工活动；合作单位经理以下职位。白酒（瓶）200-300元/瓶政府一般职员；银行一般职员；合作单位经理或以上职位；客户部门负责人。白酒（瓶）300-500元/瓶银行负责人；政府科级或以上干部；客户总经理或董事长。红酒（瓶）100元以内/瓶公司员工活动；合作单位经理以下职位。红酒（瓶）100-200元/瓶政府一般官员；银行一般职员；合作单位经理或以上职位；客户部门负责人。红酒（瓶）200-350元/瓶银行负责人；政府科级或以上干部；客户总经理或董事长。烟（包）芙蓉王（硬极）政府一般职员；银行支行一般职员；合作单位经理或以上职位；客户部门负责人。烟（包）芙蓉王（软极）银行支行负责人，分行一般职员；政府科级或以上干部；客户总经理或董事长。烟（包）和天下重大客户接待且有客户核心领导在场；政府重要领导；银行分行负责人5.0招待费管理作业内容5.1定点招待5.1.1按照就近和性价比高的原则，综合部对市场进行调查，综合菜品味道、价格及结算方式，由综合部确定三家招待餐饮店，并签订定点就餐合同。5.1.2招待客人原则上必须在公司指定的餐饮店进行。5.1.3招待申请人应先行填写招待申请单，注明招待对象及事由、招待人数、就餐时间、预计招待金额，经审批后报综合部，如遇紧急情况可电话告之综合部，并于事后补填招待申请单，综合部接单后安排就餐。5.1.4就餐完毕后，招待申请人必须在菜单上签字确认此次招待总金额。5.1.5每月底，综合部与定点餐饮店进行对账，做好招待就餐统计表。5.1.6定点餐饮店按合同账期提供发票结账，综合部负责跟踪付款。5.2非定点招待5.2.1申请人首先向总经理或董事长报告，经总经理或董事长同意后方可按标准招待客人。回公司后，申请人填写外出招待申请单交公司领导补签。5.2.2 非定点招待由申请人自行到财务报账，报账凭证为：外出招待申请单、发票、菜单、付款凭证（不允许现金付款）。5.3招待费餐标规定酒家招待标准（不含烟酒）招待对象50元或以下/人次公司组织活动；合作单位经理或以下职位；建筑方经理或以下职位。50元80元/人次政府一般职员；银行一般职员及银行部门经理；建筑方经理以上干部。80元150元/人次政府科级以上干部；银行行长；重大客户接待且有客户核心领导在场；董事长同意的特殊客人。5.4所有烟酒和招待费用必须是因公事原因产生，否则，不予报销。6.0使用表单6.