印章管理规定.doc

目 录1 范围2 引用文件3 术语和定义4 管理职责5 管理内容与流程5.1 印章的分类5.2 印章刻制、保管的审批权限5.3 印章刻制程序5.4 印章的领用、备案5.5 印章的保管5.6 印章的使用5.7 印章使用一般程序和规定5.8 印章的变更、销毁6 监督与检查7 相关规定8 附录附表 印章管理规定（征求意见稿） 为保证公章使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，维护公司利益特制定本规定。1 范围本规定适用于内蒙古大江能源集团有限公司及下属子公司（含控股子公司）。2 引用规定无3 术语和定义无4 管理职责4.1 行政人事部是公司印章管理的归口管理部门，负责公司各级印章的检验入库、发放、回收、销毁和公司印章资料备案；负责抽查、监督各部门的印章使用情况。4.2 其它各部门负责提报印章需求申请、接受审定以及本部门保管印章的保管工作。5 管理内容与要求5.1 印章的分类 公司印章分为行政印章、专用印章、部门印章、文件资料控制章、业务用章五类。5.2 印章刻制、保管的审批权限印章刻制由印章使用保管部门提出申请，填写表1“印章刻制申请表”后，依下表1所示的权限范围进行审批。表1 印章刻制、保管、审批权限表序号印章名称刻制审批人保管授权审批人外带、使用审批人1公司公章（工商部门核发）总裁总裁或其授权人2合同专用章法人代表法人代表法人代表或其授权人3业务专用章法人代表法人代表法人代表或其授权人4发票专用章（税务部门核发）法人代表法人代表或其授权人5法人印鉴专用章法人代表法人代表法人代表或其授权人6财务专用章（工商部门核发）法人代表法人代表或其授权人7党、团、工委公章组织负责人组织负责人组织负责人或其授权人8检验合格专用章、提货专用章总经理总经理或其授权人总经理或其授权人9部门用章总经理部门负责人部门负责人11作废章、现金收、付讫章等业务用章财务部负责人财务部负责人各职能会计12其他非对外印章部门负责人部门负责人部门负责人5.3 印章刻制程序5.3.1 凡上级政府有规定刻制要求的印章，其刻制按上级政府有关规定执行。5.3.2 凡上级政府无规定刻制要求的印章，其刻制由印章使用保管部门提出申请，经相关权限人员批准后，将“印章刻制申请表”交行政人事部留存，统一由行政人事部负责联系刻制。5.4 印章的领用、备案5.4.1各种印章刻好后，由行政人事部负责通知印章使用保管部门人员领用。5.4.2 印章领用时印章使用保管人员需先填写表2“印章保管授权申请表”，依本规定“印章刻制、保管、使用审批权限表”要求报送相关领导审批，审批完成后交行政人事部档案室。5.4.3 档案室根据批准的“印章保管授权申请表”办理领用手续，填制表3 “印章领用、收回登记台帐”，在台帐上留下印章印模备案，并由领用人签收。公司级印章领用时需同时签订“印章保管协议”，一式二份，档案室与印章保管人各持一份。5.4.4 档案室每半年应组织检查核对印章的在用情况，汇总“印章领用、收回登记台帐”，复印一份归档。5.4.5 领用印章的人员必须是负责印章使用保管者本人，其他人不准代为领用。5.4.6公章、财务专用章、法人章必须分散授权单人保管。5.4.7发票专用章由会计保管、财务专用章由会计保管，法人印签专用章由出纳保管。5.4.8 印章保管者的上一级领导，在印章使用前要针对印章的使用对保管者进行培训。5.4.9 新印章使用前，负责印章使用保管的部门领导或印章使用保管的本人，应以书面通知所涉及的单位和部门，并附启用新印章的式样及启用时间。5.5 印章的保管5.5.1 印章的保管使用实行谁保管谁负责、谁使用谁负责的责任制。5.5.2 财务专用章与法人代表的印鉴章不得同时由一人保管，法人印鉴章由专人保管，否则，将追究两枚印章保管人的责任和财务部长的领导责任，造成公司经济损失的由过错责任人全额赔偿。5.5.3 公司级印章的授权保管人必须是过了试用期的正式员工。公司其它印章由使用保管部门负责人保管或授权专人管理。5.5.4 集团下属公司公章统一由行政人事部负责保管，合同章由总经理授权相关人员保管，财务类印章（法人印鉴章、发票专用章、财务章）由集团财务部保管；集团在东胜区外的企业，合同章由总经理授权相关人员保管，财务类印章（法人印鉴章、发票专用章、财务章）由集团财务部授权相关人员保管。5.5.4 印章因保管不善被人滥用或各级印章保管人滥用职权、乱盖印章而造成公司名誉或经济损失的，按情节轻重追究其责任，必要时送交公安机关依法追究责任。5.5.5 在不可抗力的原因下造成的公司级印章被盗、遗失，印章保管员应立即上报及向公安机关报告备案，同时登报声明作废，更换新的印章。5.5.6 因被盗、遗失印章造成的损失，在没有公安机关的有效证明以前，由印章保管员负责。5.5.7公司各级印章保管人无权擅自加盖印章。5.6 印章的使用印章的适用范围与使用审批权限见表2“主要印章使用范围及使用审批权限表”。表2 主要印章使用范围及使用审批权限表印章名称资料名称使用批准人公司公章涉及投资、收购兼并等资本性运作合同；公司向任何单位办理任何经济担保等涉及公司财产安全业务总裁以公司名义对外发的行政文件、对外的函、证明、授权书、聘请书等总经理/授权人促销活动确认单、退货单、品项确认单、价格单、调价通知单总经理质检报告、证件复印、项目申报资料总经理公司内部发布的通知、处理通知、嘉奖通告、介绍信；不涉及公司利益与责任的对员工个人私事的证明等文字资料；员工劳动合同；对外申报的相关资料总经理对帐单、财务报表、开票证明等总经理其他资料总经理合同专用章涉及投资、收购兼并等资本性运作合同；公司向任何单位办理任何经济担保等涉及公司财产安全业务。总裁经销合同、专柜协议、配送协议、促销服务协议、（商场）协议、订单合同、采购合同（协议）、租房协议、租赁协议等总经理/授权人劳动合同总经理/授权人业务章促销审批表、进场审批表、堆头审批表总经理财务专用章发票专用章法人印鉴专用章财务部票据财务部长检验合格专用章产品合格标识生产负责人或其授权人提货专用章提货单按规定规定部门用章用于审批签章部门负责人其他印章如图审章、出门放行章、号码章等保管人5.7 印章使用一般程序和规定5.7.1 公司级印章使用时由印章使用人提出申请，填写表6“印章使用申请表”，依“主要印章使用范围及使用审批权限表”所示的权限范围在需盖印章文件的背面进行签字确认或口头通知印章保管人。5.7.2 相关权限审批人确认后将文件交印章保管人，由印章保管人在相应文档上加盖印章。申请使用人在表4“印章使用登记表”上详细登记。5.7.3 加盖印章时，印章保管人在经批准的文件资料上亲自加盖；加盖的公章应端正、清晰，尽量不倒盖、斜盖；所有合同、协议等二页以上资料应在页面右侧加盖骑缝章；相关合同、协议、证明等资料加盖印章时，最后一页无正文时候，应在页面顶端注明：此页无正文。最后一页有正文时，应在页面的末段注明“以下无正文”。5.7.4 印章使用审批权限见“表2 主要印章使用范围及使用审批权限表”，具体说明如下：a) 以公司的名义发布行政文件或对外公函、报告等时，需加盖公司公章的，公章保管人可根据法人代表或其授权人在文件上的批文，加盖公章，无批文的不准加盖公章；b) 签订各类合同需加盖公章时，公章保管人应根据总经理在文件上的批文，加盖公章，无批文的不准加盖公章。如涉及投资、收购兼并等资本性运合作合同需加盖公章的，须总裁签字方可予以加盖公章；c) 涉及各职能部门工作规定规定范畴内工作须加盖公章时，由部门经理审批：d) 劳动合同、职称评定等人力资源范畴需加盖公章时，由行政人事部部长审批；e) 对外申报材料需加盖公章时，由申报部门分管副总审批；f) 银行对帐单等财务范畴报表由财务部长审批；对账函必须经总裁审批。g) 财务部对外处理经济业务须使用公章、财务专用章、合同专用章、发票专用章和法人印鉴专用章时，由总裁授权后方可使用。否则，一律不准使用，不受其他任何人员干涉和支配；h) 公司向任何单位办理任何经济担保等涉及公司财产安全业务，须经公司总裁书面批准；否则，造成的一切后果由公章保管人承担全部责任；i) 财务专用章只适用于票证结算和银行往来，由出纳会计保管，法人印签专用章由财务部长保管；j) 非正常业务由总裁签字后再分别办理加盖印章手续；k) 发票专用章由会计保管，仅限于销售开票；l) 党工团妇由组织负责人签字方可盖章使用。部门印章、文件资料控制章由部门主管签字或授权方可盖章使用；m) 部门用章，只能用于与公司业务有关的资料上；n) 法人代表印鉴一律不准作为办理业务的私章使用，否则，造成的一切后果由法人代表印鉴章保管人负责。5.7.5 公司的公章、财务专用章、合同专用章、发票专用章和法人印鉴专用章外带须经公司法人代表或其委托代理人批准，需填写表7“印章外带登记表”，印章外带由印章外带批准人确定是否需派员随行监督，并指定随行监督人。5.7.6 法人代表的印鉴章不得与银行支票、承兑汇票同时由一人外带，由印章使用批准人、印章保管人、财务部门负责人进行监督，否则，将追究保管人、使用人、批准人的管理责任，造成损失的由印章使用人承担一切经济与法律责任。5.7.7 其它印章外带须经该印章使用保管部门负责人批准签字。5.7.8 外带印章实行谁外带、谁负责的责任制，在外带印章期间凡与印章业务相关联的一切责任，由印章外带人员承担。5.7.9 不得在空白内容或者虽有内容但没有签订具体条款的资料、文件上加盖公司公章和法人代表印鉴章等重要印章。5.8 印章的变更、销毁5.8.1 各种印章的外形、内容需要变更的，应重新按本规定第4.2条规定书面申请，经印章刻制审批人同意，印章重新刻制后，由授权管理印章的部门办理新的领用手续，并将变更后情况以书面形式通知所涉及的单位和部门。5.8.2 原印章由原领用（或印章保管人）直接交回档案室，并由档案员在原“印章领用、收回登记台帐”上注明收回时间并签名确认。5.8.3停用回收的旧印章由部门主管提出经行政人事部部长批准后（公司级印章销毁由总经理审批），由行政人事部监督销毁。5.8.4 印章保管人因工作变动或职务变动原因不再保管印章时，应事先通知印章管理部门办理领用人员变动手续，印章管理部门凭借新批准的“印章保管授权申请表”按要求重新办理领用手续。同时做好印章领用注销记录。5.8.5 各部门管理人员在工作移交（包括离职和内部调动）结束后提交部门负责人确认时，部门负责人必须对印章是否按规定移交、登记等进行确认，否则应承担相应责任。授权管理公章、合同章、财务专用章、发票专用章、法人代表印鉴章的人员调离工作岗位或离职的，必须经行政人事部签字证明已办理印章移交手续后，方可办理调动和离职手续，否则印章保管部门负责人应承担相应责任。6 检查与考核6.1 本规定由行政人事部负责组织各有关部门贯彻实施。6.2 本规定由总裁会同审计监察部、行政人事部负责检查与考核。7 相关规定无 8 附表与附录附录一 印章管理协议表1 印章刻制申请表表2 印章保管授权申请表表3 印章领用、收回登记台帐表4 印章使用登记表表5 印章外带登记表表6 印章使用申请表 本规定由行政人事部归口并解释。本规定起草人： 本规定审核人： 本规定审定人： 本规定批准人： 附录一 印章管理协议甲方：内蒙古大江能源集团有限公司乙方： 一、根据印章管理规定最新有效使用版本的要求，结合印章管理工作的实际需要，经甲、乙双方协商一致，特订立本协议： 二、乙方： 同志自 年 月 日 时起，对 印章共 枚，愿意按照甲方的印章管理规定的权限进行管理、使用，并承担印章管理规定中的相关责任。 三、乙方在不可抗拒的原因下造成的印章被盗、遗失，应立即上报公安机关和甲方，因被盗、遗失印章造成的损失，在没有公安机关的有效证明以前，由乙方负责。乙方应无条件地取得公安机关的有效证明，并做必要的工作，以防止造成公司更大的损失。 四、甲方在本协议签订之日起，同时向乙方授权该印章的管理权限，对乙方按印章管理规定行使的正当权力予保护。五、本协议乙方应承担的责任按照印章管理规定的条款划分，即印章管理规定为本协议的附件，同时具有法律效力。 六、本协议在未签订以前属于本协议范围内的印章已经使用的，由原使用人承担一切责任，（按其印章在使用的文书上注明的时间区分），是乙方继续使用的，其责任由乙方承担。 七、本协议的违约责任，按印章管理规定执行，无法协调解决时双方有权向甲方所在地的人民法院提出诉讼。 八、本协议由甲、乙双方签字后生效。九、本协议一式贰份，甲、乙双方各执壹份。甲方： 有限责任公司 乙方签字： 保管印章印模甲方代表签字： 签订时间： 年 月 日印章刻制申请表表1申请部门经办人刻制原因及印章式样批准人审核人 印章刻制申请表表1申请部门经办人刻制原因及印章式样批准人审核人 内蒙古大江能源集团有限公司印章保管授权申请表表2申请部门保管人审 核保保管授权内内 容 新刻制印章新刻制印章名称：原有印章变更保管变更保管人原因：同意保管授权，按公司印章管理规定及印章管理协议合理使用印章。批 准 年 月 日请用“”在保管授权内容栏选择印章领用、收回登记台帐 表3印章名称及样章印模日 期领用签名收回签名备注印章使用登记表（章）