OA协同办公管理系统解决方案.doc

信捷OA协同办公管理系统简介： 信捷OA协同办公管理系统V6.0软件（简称信捷OA），本着简单、适用、高效的原则，贴合企事业单位的实际需求，实行通用化、标准化、智能化、人性化的产品设计，充分体现企事业单位规范管理、提高办公效率的核心思想，为用户提供一整套标准的办公自动化解决方案，以帮助企事业单位迅速建立便捷规范的办公环境。 信捷OA协同办公管理系统V6.0软件，通过了软件产品检测中心依据国家相关标准的检测、通过了国家信息产业部的双软认证，并根据计算机软件保护条例获得了软件产品著作权证书。信捷OA协同办公管理系统解决方案前 言企业信息化发展的背景信息化建设是当今世界发展的趋势和推动经济社会变革的重要力量。面对经济全球化的竞争环境，信息化已经成为中小企业生存发展的必然选择。与我国大型企业乃至世界先进工业国家的中小企业相比，我国中小企业明显存在着人才缺乏、资金短缺、技术落后、信息滞后、管理水平低和协同能力差等一系列问题，严重影响着中小企业的快速、稳定和持续发展。为了进一步提高中小企业的生存与发展能力，中小企业必须理性地面对和把握当今世界经济全球化和全球信息化环境，以及中国企业缺乏有效管理带来的挑战和压力，并从企业发展战略高度审视企业信息化建设的作用与价值，尽快、科学地作出应用协同商务、供应链管理、企业资源计划、业务模式重组、产品协同研发和信息技术的决策，并逐步落到实处。具体而言，就是将企业的管理技术、研发技术、制造技术、信息技术和网络技术有机地结合起来，通过有效的应用，推动供应链协同商务模式、相互信任和双赢机制的创新，企业管理模式和业务流程的创新，产品研发模式和设计理念的创新，产品制造模式和方法的创新，从而全面提升中小企业竞争力。企业信息化实施存在的阻碍：一：人员规模不大，工作流程不好固化，岗位职责较难各就各位，造成管理软件所设计的流程很难按照完整的步骤走下来，所以企业信息化既要求能够管理到位，又要求执行的流程不能太长和复杂，不允许浪费在走流程上面，而是要放在做具体事情上面。二：能给信息化方面投入非常少，他们大多希望：最多千计，最好百计；一旦要万计，则这个项目大半有夭折的危险；这不仅要求管理软件系统的使用投入不能太大，还要求给企业信息化的基础软硬件的环境要求不能太高，甚至最好在现有基础上就能运行应用，不需要再增加额外的投入。三：除了人力有限还缺少专业人才，应用能力、维护能力、开发能力、实施能力等都普遍较弱，这就要求管理系统要应用简单，不需要自己投入人力和金钱进行维护。四：由于企业的生存问题，根本没办法做到“先信息化，再做业务”的要求，这必然决定了信息化的实施时间和过程要短、要简单。五：企业因为流程相对简单和“事多人少”，对于提升效率、规范流程和管理必然不是非常热衷，那么，关注点必然全部落在了提高经营效益上面，就是说企业往往希望上一套管理软件，就能马上带来立竿见影的经济效果。六：企业信息化实施的进程很难像集团公司那样通过企业文化和企业制度来推动，因为一般的企业文化和制度都不具备强势的力量，往往依靠的是“奖惩性和强制性”两种方式或者手段来推动企业信息化建设，达到解决经营和管理问题目的，这时，恰恰需要决策者重视和强制推行，否则实施起来将会遥遥无期，执行不力，导致效果甚微。七：企业大多依赖“关系型营销”模式起家，起家的时候，因为市场、资金、人才等问题，产品线也是较为单薄的，这决定了它对于信息化不是那么看重和依赖，觉得可有可无，或者说经营者并不相信管理软件所带来的作用（特别是在提高经营效益方面）。当前企业为什么要选择OA协同办公管理软件、搭建信息化管理平台？一、企业信息化管理是发展的必然公司随着不断的发展，进入了网络时代，信息化管理需求大大增加，传统的办公模式已经极大地束缚了人的创造力和想象力，埋没了人的智慧和潜能，使员工耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作。手工模式无法满足新形势下发展的需要，需要用先进的生产工具来提高企业的办公效率。二、企业规范化的管理是发展的需要传统的管理方式造成整个公司办公环境的混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生，管理成本、办公费用居高不下，不但给公司带来了严重的经济负担，而且也不能营造一个和谐的办公环境。领导在日常繁忙的工作中，不能及时、有效的对各项工作按轻重缓急来处理，给许多领导带来了繁重的工作压力。因此需要一套规范化的管理模式，让所有的工作不但能有条不紊，还能节省时间、成本并提高效率。三、提高办公效率和质量是企业的追求如何提高本公司的办公效率已经成为一项重要而紧迫的任务，而传统的办公模式却成为制约效率提升的最大瓶颈，无法快速提升办公效率和办公质量。四、远程申请、审批是目前无法解决的难题公司现在在各地都有许多分支机构和下属部门，文件的上传下达、申请、审批都受到了时间的限制，领导异地出差、开会同样会导致公司的一些紧急、重要的文件得不到审批，可能会给公司带来巨大的损失。五、节约办公成本针对公司办公耗材浪费的情况，通过OA系统的实施，可以大大节省这方面的开销。随着信息化的加强，传统的决策模式早已不能适应瞬息万变的信息社会，提高工作效率，加快企业内部信息沟通，领导作为快速，准确地决策，这都需要一个快速有效的办公自动化系统进行一系列有效之沟通。选择信捷OA协同办公管理系统可以解决企业内部存在的以下问题： 1、建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如：公告、论坛、规章制度、新闻，促使技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。 2、实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。 3、实现知识管理的自动化。传统的手工办公模式下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。企业实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到符合她身份的权限范围内的企业内部积累下来的各种知识，这样就减少了很多培训环节。 4、辅助办公。像会议管理、车辆管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。 5、实现协同办公。就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，地域分布越来越广，移动办公和协同办公成为很迫切的一种需求，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。 随着信息化的加强，传统的决策模式早已不能适应瞬息万变的信息社会，提高工作效率，加快企业内部信息沟通，领导作为快速，准确地决策，这都需要一个快速有效的办公自动化系统进行一系列有效之沟通。 信捷OA协同办公管理系统本着简单、适用、高效的原则，贴合企事业单位的实际需求，实行通用化、标准化、智能化、人性化的产品设计，充分体现企事业单位规范管理、提高办公效率的核心思想，为用户提供一整套标准的办公自动化解决方案，尽可能的让企业以极小的投入，建立起规范、科学的管理体系、提高企业的办公效率、降低中小企业的管理成本、降低中小企业的办公费用、提升企业的管理和信息化应用水平，帮助企业迅速建立便捷规范的办公环境、并降低成本。 功能强大：几十个功能模块，涵盖个人办公、企事业单位管理、协作区、沟通交流、商务应用等方面，设计灵活，可订制程度高，最大程度的满足企事业单位的办公需求。 使用方便：人性化界面设计多种操作导航方式，只要简单熟悉不需专门培训即可迅速适应无纸化办公环境。 安装维护简单：独有傻瓜型快速安装和数据备份恢复工具，无需专门技术人员便可轻松完成。 安全可靠：数据可备份、可恢复，完善的权限控制，保证信息发布、传输的保密性。 性能稳定：B/S架构，Web服务器采用IIS(Internet Information Server)， MSSQL数据库， Windows操作系统平台，性能稳定，速度快，容量大。 服务完善：科学的服务体系；邮件、电话、即时通讯、用户服务专区、知识文档等多种服务方式。 性价比高：很小的投入便可带来效益的提升。使用信捷OA协同办公管理系统的平台，可以实现企业所有流程的网上办理和审批。各地员工在线填写申请，自动通知相关领导。各级领导只要能连接到互联网，不论在何时、何地都可以处理提交的申请。后台的流程定义功能，可以对单位内部的各种业务流程进行规范，避免人为因素对业务流程的干扰，极大的方便了领导对内部业务的规范管理。推广、实施企业管理软件的相关规范：信捷在推广和普及中小企业管理软件的同时，时刻以质量为本，所有的业务构筑于质量管理的理念之上，在软件开发和业务方面建立并实施了一整套质量控制规范。主要规范包括：项目管理控制规范 需求分析控制规范 订制研发管理规范 设计评审控制规范功能设计控制规范 编码管理控制规范 配置管理控制规范 软件工具控制规范测试和验收控制规范 市场营销业务规范 代理销售价格规范 客户服务管理规范软件安装实施规范 售后服务培训规范 通过这些规范和相应的操作指南，使整个销售和服务流程能不断的得到完善，有效地保障了用户的合法权益，切实做到为用户提供最高质量的软件产品和优质的服务。信捷OA协同办公管理系统实施方案图：信捷OA协同办公管理系统实施的具体步骤和措施OA协同办公管理系统可对公司进行全面的管理，涵盖公司管理全部业务流程，包括企业资金流、物流、信息流的全面一体化管理。实施是一个系统工程，涉及到的可变因素以及不可控因素都很多。因此，我们应该有一个科学的方法作指导，来严格规范我们的实施过程，规避不可控因素造成的影响，以期达到最好的结果。根据我们公司的管理模式，特制定以下实施方案：第一阶段：实施前期调研阶段1、进行各部门调研工作，了解各部门对实施OA的需求和使用人员计算机操作技能。2、成立OA项目的实施小组，以配合OA提供方的工作。第二阶段：实施准备阶段这个阶段非常重要，关系到OA实施的成败。这个阶段的工作主要是：1、系统管理员培训由OA提供方对系统管理员需要进行系统的培训。2、召开OA项目启动会议任务：明确OA实施的意义，说明OA实施成功的关键因素。项目启动会除双方项目组成员及有关人员参加外，应有公司高层领导成员参加。主要内容：由公司主要负责人作项目总动员，说明公司管理改造的期望、领导的决心。对各部门的积极配合以及OA提供方提出具体要求。宣布我们公司项目组成员组成。由OA提供方说明实施该OA的意义、实施OA的风险等，宣布实施项目组的成员组成。确定OA实施计划，启动会上，OA提供方应提出OA实施计划、实施方案等与我们公司项目组进行充分交流和沟通，并最终确定OA实施计划。3、拟订实施进度计划任务：由OA提供方制定实施计划，并在OA实施过程中根据我们的情况作及时的更新与维护。主要内容：OA提供方根据前期的调研情况及OA启动会议纪要，制定出实施计划表，以供公司领导层调配资源及确定OA总体进度的参考依据。实施计划表将是双方项目组工作的日程准则。除非有不可抗力等其他因素，实施计划不能作变更。4、确定项目实施组织项目组人员职责与要求：具备较强的计算机应用能力及理解接受能力；熟悉本部门或公司的业务流程及需求。项目经理：负责本项目实施中与OA提供方的协调及实施工作安排，掌握项目实施进度，确认OA提供方提交的相关实施报告、成果及实施顾问工作记录单;并参与实施的重要阶段工作。第三阶段：项目建设阶段1、系统安装与初始化配置在公司服务器上安装OA软件，进行初始化设置，OA软件能正常运行。2、注册用户并构建组织机构注册OA使用人员，并根据公司组织机构图构建单位组织机构。3、业务流程调研业务流程调研是实施中的关键步骤。实施人员在调研、分析过程中首先要从细着手，了解公司各种业务的操作流程及其所涉及到的各种单据，以及单据在各个部门之间是如何传递的、各个岗位人员的职责是什么、每个人员干哪些工作等等，也就是说调研要对公司的业务处理了解足够的细，只有这样才能在软件实施中有的放矢，制定出详细的实施解决方案。实施人员还应对软件的调研过程有一个总体的把握，也就是说实施人员不能仅仅局限于具体业务的处理中，而应该从总体的业务流程上进行分析，把各个部门零散的业务处理结合成一个整体，把各个断开的业务连贯起来，这就要求实施人员的思想必须达到一定的高度，只有这样才能从宏观的角度来把握调研、分析的进程，保证此阶段工作顺利完成。4、核心模块定制定制业务流程所需各种表单;实现业务流程流转顺畅并满足实际需求;实现文件的有序管理。5、辅助模块定制完成系统各辅助模块的定制。6、系统调试项目小组在基本掌握软件功能的基础上，将各种必要的数据录入系统，项目小组进行实战性模拟，对于实施方案中不合理处，提出解决方案，并及时进行调整。第四阶段：切换准备阶段1、OA培训OA培训分为领导培训及一般用户培训，领导培训需要掌握OA系统的基本使用并了解OA系统的权限设置;一般用户培训需要掌握OA系统的基本使用。培训完成后对各学习人员进行考核，考核合格方可进行系统模块的模拟操作。2、模拟运行由我们参于培训过的人员，进行实际操作OA系统进行试用，熟悉OA软件的使用。以我们真实的业务为实例进行并行运行。内容包括系统可靠性测试、安全性测试，数据运行的正确性测试等。并行运行中发现问题、归纳总结进行详细记录形成文档。第五阶段：OA验收OA实施进入正常状态后，要进行业绩评价，OA实施验收。在项目正式验收之前，OA提供方需要整理项目实施文档、实施表单等文档。待准备工作完成后，OA提供方向我们提出验收申请，确认验收时间、地点、与会人员等。验收会上，需介绍OA实施的历程、移交所取得的各阶段性成果、并对OA实施结果做出评估，最终完成验收报告