内部审核控制流程管理.doc

青岛扶桑精制加工有限公司 程序文件文 件 编 号JFQ.P-O.08修 改 状 态0内 部 审 核 控 制 程 序页 数1 / 61 目的 为保证本公司管理体系符合标准要求，确保体系的有效运行，公司制定并执行内部审核控制程序。 2 范围2.1 本程序规定了体系审核的步骤和方法。2.2 本程序适用于对公司内部开展的管理体系审核进行控制。3 职责3.1 管理者代表负责组织内部审核；任命审核组长；批准内部审核计划、纠正和预防措施、内部管理体系审核报告。3.2 审核组长负责编制内部审核计划；提名审核组成员；全权组织内部审核的全过程；负责编写审核报告；代表审核组与受审核部门主管联系。3.3 审核组成员配合并支持审核组长的工作；按任务分工实施审核；编写不合格报告；并对纠正和预防措施的实施情况进行效果验证。3.4 各被审核部门主管积极配合审核组的工作，针对提出的不合格项制定并实施相应的纠正和预防措施。4 程序要求4.1 审核的频次公司每年1月30日前根据管理体系的运行状况确定内部审核的年度审核计划，一般每年安排2次(约4月和10月)。应保证所有部门所承担的职责每年至少覆盖一次。管理者代表有权依据前次审核结果或应顾客要求及其他方面的需要或变化适当增加审核的频次。4.2 审核的依据审核的依据是GB/T19001:2000、GB/T24001:1996以及GB/T28001:2001三个标准及公司制定的管理体系文件。4.3 审核的准备青岛扶桑精制加工有限公司 程序文件文 件 编 号JFQ.P-O.08修 改 状 态0内 部 审 核 控 制 程 序页 数2 / 64.3.1 审核组成立及任务分配：4.3.1.1 管理者代表任命审核组长。4.3.1.2 审核组长提名审核组成员，经管理者代表任命。4.3.1.3 参加内部审核活动的审核员，必须经正式的培训，具有内审员资格证书，并熟悉本公司生产经营情况，经管理者代表任命方可担任内部审核员。4.3.1.4 内部审核员应与被审核活动无直接责任。4.3.1.5 审核组长具体分配审核成员的工作任务和职责。审核组长有权根据审核过程中获得的信息适当调整审核成员的工作任务。4.3.2 编制审核计划4.3.2.1 审核组长根据内部审核年度计划，结合公司实际生产经营状况编制内部审核计划。4.3.2.2 内部审核计划应包括以下内容： a、审核的目的和范围； b、受审核方与审核的目的和范围有重大直接责任的人员名单(需要时)； c、全部有关文件(包括体系标准、手册、程序文件、作业文件、技术标准、记录等)； d、审核组成员名单； e、审核的日期、地点； f、受审核的部门； g、保密要求(需要时)； h、审核报告的发放范围。4.3.2.3 审核计划应于审核开始前10天提交管理者代表审批；管理者代表于3日内完成审批，审核组长根据审批意见重新修订，并再次提交管理者代表审批。审核计划最终应在审核前一周内完成。4.3.2.4 审核计划应具有灵活性，可根据审核过程中获得的信息加以调整。审核计划经批准后，于审核开始前一周下发至有关部门。青岛扶桑精制加工有限公司 程序文件文 件 编 号JFQ.P-O.08修 改 状 态0内 部 审 核 控 制 程 序页 数3 / 64.3.3 制定审核文件4.3.3.1 审核组成员负责准备审核工作文件，审核组长协助并最终对文件的格式和内容负责。4.3.3.2 审核工作文件包括： a、不合格报告： b、检查表。4.4 审核的实施4.4.1 召开首次会议4.4.1.1 会议由审核组长主持，公司总经理、总经理助理、管理者代表、受审核部门主管、审核组成员及其他指定人员参加。4.4.1.2 会议内容包括： a、明确审核目的和范围； b、介绍审核组成员（需要时）； c、简要介绍审核采用的方法和程序； d、澄清审核计划中不明确的内容； e、落实审核所需的资源。4.4.1.3 审核组应建立会议记录。4.4.2 现场检查4.4.2.1 收集证据，采用如下方法来收集证据： a、面谈； b、检查文件； c、观察有关方面的工作和现状。 审核过程中，审核组长可适当调整审核成员的工作任务，可以在审核方同意后修改审核计划。青岛扶桑精制加工有限公司 程序文件文 件 编 号JFQ.P-O.08修 改 状 态0内 部 审 核 控 制 程 序页 数4 / 64.4.2.2 审核观察结果a、所有的审核观察结果都应形成书面文件；b、审核组评审观察结果，确定不合格项并纳入报告；c、审核组长和受审核部门的主管应对观察结果进行评审：d、所有不合格项都应得到受审核部门主管的认可。4.4.2.3 召开审核组会议 a、会议由审核组长主持，全体审核员参加。 b、会议的主要内容 1）、将不合格项归纳分类； 2）、评价不合格项的程度并编制不合格报告； 3）、在评价不合格项的基础上，决定采取的措施； 4）、初步拟制审核报告。4.4.3 召开末次会议4.4.3.1 会议由审核组长主持，公司总经理、总经理助理、管理者代表、受审核部门主管、审核组成员及其他指定人员参加。4.4.3.2 会议的主要内容包括： a、介绍审核观察结果； b、宣布不合格项； c、给出审核的初步结论； d、规定纠正措施的完成日期。4.4.3.3 审核组应建立会议记录。4.5 编制审核报告4.5.1 审核组长负责起草审核报告，并对报告的准确性和完整性负责。4.5.2 审核报告应如实反映审核内容和实际情况，审核报告须有日期和审核组长的签名。青岛扶桑精制加工有限公司 程序文件文 件 编 号JFQ.P-O.08修 改 状 态0内 部 审 核 控 制 程 序页 数5 / 64.5.3 审核报告的主要内容a、 审核的目的和范围；b、 审核计划的实施情况、审核成员、受审核方代表、审核日期和受审核的部门、审核的依据；c、 不合格项的观察结果；d、 改进不合格项或管理体系的建议：e、分析上次审核后，原不合格项纠正和预防措施的实施情况。4.5.4 审核报告应在审核结束后3日内完成并送交管理者代表审核。管理者代表于3日内完成审批。4.5.5 审核报告于批准后3日内，按确定的发放范围发至有关部门人员，同时应注意保密的要求。4.6 纠正和预防措施的验证4.6.1 管理者代表组织不合格项的责任部门在商定的期限内调查分析造成不合格的原因，制定并实施纠正和预防措施。具体参见纠正和预防措施控制程序。4.6.2 审核组负责组织审核员在规定期限内进行跟踪审核，对纠正和预防措施的实施情况及有效性进行验证。4.6.3 审核组跟踪审核的结果填入不合格报告的验证栏并发放。4.7 秘书科负责将审核活动形成的所有的记录进行控制，具体按照记录控制程序执行。5 相关文件5.1 记录控制程序5.2 纠正和预防措施