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文秘知识/写作指导 泛议“函”的使用与写作 “函”，作为党政机关、群团组织、企事业单位普遍使用的一个重要的公文文种，在实际使用中，却出现了一些不应出现的问题。诸如，对函的法定效力认识不足；对函的使用范围把握不准；在具体写作上，随意性很大，不够规范，等等。笔者想就行政公文“函”的使用与写作方面的问题，谈谈自己的看法。一、关于“函”的效力函，从广义上讲，就是信件。它是人们传递和交流信息的一种常用的书面形式。但是，作为公文法定文种的函，就已经远远地超出了一般书信的范畴，不仅用途更为广泛，最重要的是赋予了其法定效力。xx年国务院发布的国家行政机关公文处理办法(以下简称办法)规定，“函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。这说明，除有直属上下级之间隶属关系外的一切不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，甚至请求批准和答复审批事项，一律用“函”。国务院办公厅关于实施国家行政机关公文处理办法涉及的几个具体问题的处理意见在阐述“函的效力”时强调指出：“函作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。”在这里，笔者想举一个例子来说明这个问题。国务院办公厅就宁波海关的行政级别问题答复浙江省人民政府和海关总署时，用的就是函的形式：国务院办公厅关于同意宁波海关升格为正厅(局)级直属海关问题的复函国办函xx31号浙江省人民政府、海关总署：浙江省人民政府关于宁波海关升格为正厅级直属海关的请示(浙政xx27号)收悉。经国务院领导同志同意，现函复如下：同意宁波海关升格为正厅(局)级机构，隶属于海关总署，不增加人员编制。其他有关事宜，请你们与有关方面协商办理。国务院办公厅二二年四月十八日(引自中华人民共和国国务院公报，xx年第16号)这份重要的文件，虽然以“函”的形式出现，但实质上具有法定效力，浙江省人民政府、海关总署均应按此执行。所以，那些把“函”只作为一般书信对待的做法，认为“函”不如其他公文文种有权威的想法，都应该得到纠正。二、关于“函”的使用范围根据新办法的规定，“函”的用途相当广泛，与原办法比，明显扩大了许多。其一，从“函”的适用范围来看。新办法指出，“函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。与原办法比，多了一个“答复审批事项”。这一规定，使过去非隶属关系的机关之间答复审批事项也用“批复”的做法得到纠正，应当说，“答复审批事项”的“函”量是相当大的。其二，从对“函”使用的特殊要求来看。新办法第十五条规定，政府各部门“除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。”但原办法第十三条中却规定，政府各部门“可以根据本级政府授权和职权规定，向下一级政府行文”。新办法中的“不得”和原办法中的“可以”，虽一词之差，其内容则完全相反。原办法的规定，是政府各部门在“根据本级政府授权和职权规定”的前提下，与下一级政府之间视为隶属关系，可以直接行文。所用文种当然不
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