SAP物料主数据BOM数据管理制度V1.doc

SAP系统物料主数据&BOM管理制度（试行）物料主数据（Materiel mast data）和物料清单BOM（Bill of materiel）为SAP系统中最主要最基础的数据，称为SAP R/3系统的 “主数据”（mast data）。主数据支持着日常最基本的采购、生产、发料、销售， 以及财务和销售成本核算等， 是整个物流运作和控制的最基础的数据和依据。系统能否运行以及运行的正常与否首先取决于它们的质量。 为了保证ERP系统的正常运转，特就SAP R/3系统的物料主数据和物料清单（BOM）做如下管理规定：一、数据管理细则：为了规范系统数据维护的管理，在相关的部门设以下兼职岗位（名单见附表）：“数据收集员”：即各相关部门的数据提供者及相应数据维护的申请者；“数据维护员”：即各相关部门的数据录入维护人员； （1） 所有物料主数据和BOM的创建、更改和删除等维护操作，均必须严格按相应文件所规定的审批流程严格执行（详见BPD管理文件：BPD_pp01_v01物料清单处理、BPD_PP04_V01工程变更处理、BPD_MM03 material master maintenance 。附表：主数据维护综合管理流程）；（2） “数据收集员”负责所在部门数据的维护工作（包括数据的新建、更改、删除以及技术换版等），并保持系统数据的及时更新。各部门的数据收集员要对本部门申请维护的数据进行全程的跟踪，确保数据的相关参数均得到参数提供部门的及时提供及批准或确认，（例：物料维护申请需要跟踪到财务数据维护部门，物料清单BOM跟踪到BOM维护部门）。“数据维护员”负责将收集员所提供数据及时准确的输入系统；（3） 所有自制生产的产品，必须有BOM才能申请维护该产品的SAP料号；BOM必须在SAP料号建好后的半个工作日内在SAP中维护完成，特殊情况下需立即提供并维护好。物料主数据中的成本视图数据要在相对应的BOM已经建立的前提下根据BOM来维护；严格保证自制产品的各数据参数循序依次生成，不能脱节； 创建物料清单（BOM）数据建工艺路线（Routing）数据BOM资料数据已经齐备 填制物料申请表创建除财务视图以外的物料主数据视图物料号财务成本数据（4） 新的产品的标准创建、技术标准换版、工艺更改或“工程变更ECN”，得到批准后，相应的技术部门需要及时填制物料维护申请表或BOM维护申请表，经过审批后，由数据维护部门的维护员在SAP中维护。（5） 正常情况下“SAP物料号”申请至少要提前1个工作日（即在正式下销售定单前1天）；目的是给物料主数据各视图的维护、编制物料清单（BOM）数据、编制工艺路线（ROUTING）数据、财务数据的维护提供最基本的时间；且相应物料号应在一个工作日内完成所有参数的维护（特殊的情况应尽快处理）。（6） 批准后的“BOM维护申请表”，要在该BOM生效日期之前交给数据维护部门维护员；“数据维护员”在接到批准的“BOM维护申请表”后，要及时将数据维护录入SAP系统中，并通知数据提供部门进行数据审核，减小错误发生的机率，完善审核机制。（7） 对于来不及更改标准BOM，或由于其它不需要更改标准BOM的临时性材料的替代等特殊情况，提出修改的相关部门要将需要变更的内容及时以书面形式通知相应的计划部门；计划部门及时在生产订单的BOM组件中直接更改。（8） “数据收集员”在填写 “数据维护申请表”时应认真细致，除了签字要使用手写之外，对物料维护申请表的“基本数据栏”和BOM申请表的内容要用电脑打印；各参数提供部门对相应参数的填写应及时准确，不可无故拖延，且参数提供要齐全，书写应清晰。（9） 数据的收集员和维护员之间要保持良好的信息沟通，工作中发现的任何数据异常和疑点都要进行及时反馈和沟通，以保证录入系统的每一个数据均为合格有效的数据；（10） 数据维护员在更改BOM时，必须使用系统所生成的更改号码，且一个更改号码只能进入系统更改一次。（11） 数据维护员录入系统的数据必须严格按有关流程进行审批。（12） “数据维护员”必须严格对自己的数据维护权限和密码进行保密，并定期更改密码；不得以任何理由私自转借它人使用；特殊情况下必须经过分管副总裁批准。（13） ERP办公室数据负责人，需要对整个系统的数据进行总体的把握和调控，对整个系统运行过程中出现的数据异常和各部门在数据中的异常反馈，有责任协调相关部门及时解决，对出现的问题应及时追踪，并一跟到底，直至问题的全部解决；负责对整个系统的数据提供技术上的支持与维护；对各部门数据收集员和数据维护员提供操作技术上的服务，并监督其工作绩效。（名单见附表）（14） “数据收集员”和“数据维护员”如因岗位调动或其它等等原因，而无法继续“收集员”或“维护员”工作时，至少要提前1个月将新的收集员和维护员名单报到ERP办公室，以便及时对新员工进行培训和相应工作的衔接。（15） 每一个月或两个月由ERP办公室负责召开ERP主数据例会，总结相关人员在数据维护和录入工作的经验，相互沟通，解决一些技术难题，通报有关奖惩事宜；（16） 系统数据是系统运行的主要依赖，任何人不能以任何借口和理由对数据工作直接或间接的拖延或影响。二、奖励1、 根据各部门每年度“数据收集员”和“数据维护员”的工作绩效表现，每季度在整个股份公司范围内评选三名奖金获得者；有资格者需满足以下几点：一季度内没有因数据问题被投诉、罚款及被行政处分过；季度内没有缺勤过数据例会；季度内没有违反过数据管理细则；对系统的数据工作积极主动；此奖项获得者，奖金金额为200元，另加通报表扬一次；注：对于积极维护公司数据利益为公司挽回损失者，如：发现数据有异常，及时主动的反馈给相关数据责任部门；以及其它为维护公司SAP数据利益、有特殊贡献者；据实际情况，除给予50-200元物质奖励（或其它奖品）外，并予以通报表扬。2、 各奖项应严格根据各人的贡献发放，应奖励事项，由相关部门向人事部提出申请，由人事部和ERP办公室组织和考核，考核后，经管理本部分管副总批准，由人事部负责实施；三、处罚有以下情形之一的，由惩罚建议人书面申请，提交人事部或审查部，由人事部、审查部和ERP办公室负责考核，呈请管理本部分管副总批准；由人事部予以处罚：（1） 对于没有及时提交“数据维护申请表”、提交的数据不够准确、对提供的数据没有及时录入或录入错误，以及相关部门所填写的参数错误或不全等，因工作不力而使数据不能及时(或错误的数据)录入系统；或其它违反以上数据管理细则者；造成轻微影响，而没有造成损失者，根据情节轻重，给予口头警告或向其部门经理通报；多次出现上述操作错误者，对相关人员每人至少给予50元罚款，并予以通报批评；给公司造成损失者，根据情节轻重，除给当事人每人至少100元以上罚款外，同时给予一定程度的行政处分。（2） 对数据维护员如有下列行为之一者，一经发现，将据情节轻重，处以200元罚款，并警告一次；情节严重者，调离原岗位并予以降职使用； 不使用更改号更改BOM者