桐科药品管理系统---计算机使用情况说明.doc

桐科药品经营质量管理系统2013新版GSP计算机系统使用情况说明本药店使用的药品管理计算机系统为桐科药品管理软件（2013新GSP版），系统符合2013年新版GSP及相关的附录要求，系统功能齐全。一、药品管理计算机系统功能模块如下1.基础资料 机构信息、 经营许可证GSP证书、 营业执照 、税务登记证、 药师资格证书 、供应商管理、药品管理、非药品管、理治疗项目、企业变更、会员管理、期初入库2.机构人员 员工信息、员工健康档案、年度培训计划、药店培训记录、个人培训档案3.文件管理 文件管理质量管理制度考核表4.设施设备 设施设备台账、设施设备使用记录、设施设备养护记录、设施设备维修记录、计量器具台账、计量器具检定记录、计量器具校准记录5.采购管理 首营企业、首营品种、采购记录、采购数量调整、进货管理、退货管理、采购记录查询、进货信息查询、退货信息查询、进货明细查询6.收货验收 收货记录验收入库收货记录查询验收入库查询7.陈列储存 库存查询、温湿度记录、空调使用记录、陈列检查登记、陈列检查记录、中药饮片清斗记录、中药饮片装斗复核记录8.销售管理 药品销售、销售退药、项目计费、销售票据重打、销售记录查询、销售明细查询、收费员结算、销售日/月结算、销售相关业务、销售报表9.售后管理 药品召回记录、不合格药品登记表、不合格药品报损审批表、不合格药品销毁记录、药品质量投诉记录、药品质量查询、记录质量信息收集分析记录10.系统管理 操作人员维护、权限管理、国家基本药品目录、假劣药品数据库、毒麻精神兴奋药品目录、操作日志、系统数据备份二、药品管理计算机系统质量管理方式简介1、药店自身经营资质控制：系统必须管理药店自身经营资质，如：营业执照、GSP证书、税务登记证、经营范围，如果资质过期，系统自动锁定，不可以“经营”；通过药店自身经营范围控制，防止超范围经营；2、供货单位资质数据库管理，通过管理各供货单位的经营范围、各种证件管理（GSP/GMP、法人委托书、法人委托书、质量认证证书等），控制是否可以合法采购，控制只能在范围采购，防止超经营范围采购，控制有效期内才能采购；如果任何一项证件过期，系统自动锁定，禁止采购；3、管理药品基本数据库，需要判断药品是否是含麻黄碱、国家特管药品等；4、通过首营药品信息，控制该药品是否可以采购；当药品的批准文号有效期过期，需要药店索取新的该药品再生产批件；延长批准文号有效期后，才可以采购；5、系统有药品有效期进行跟踪，对近效期的给予预警提示，超有效期的自动锁定及停销；6、 系统可以锁定单个品种，停止销售；7、 系统可控制国家有专门管理要求的药品超数量销售；8、系统有各项企业资质到期、供货商资质到期的提醒功能，过期停止相关业务；9、系统有近效期药品提示功能；10、系统可以按日进行数据备份；11、系统记录各种修改痕迹，且不可删除；12、系统药品进货必须通过采购、收货、验收三环节；13、处方药销售必须录入购买者信息，且必须审方、核对才可以销售；三、系统功能模块介绍1.机构信息：登记药店自身机构的相关信息， 选择药店的经营范围； 药店自身经营范围：可以防止药店超范围经营；2.经营许可证、GSP证书、营业执照、税务登记证、药师资格证登记，这些都是药店各项资质；如果资质过期，系统自动锁定； 3. 操作人员及权限管理：维护相应的系统操作人员及相对应的操作权限；4.供货商维护：维护药品供货商；同时上次供货商的各种资质文件；包含：药品生产或经营许可证、税务登记证、组织机构代码证、药品生产质量管理规范或药品经营质量管理规范认证证书、营业执照及其年检证明复印件、印章、随货同行单(票)样式、法人授权委托书、被委托人的身份证复印件、被委托人的上岗证复印件、质量保证协议、药品购销合同、开户户名、开户银行及账号；5.首营企业：登记药品供货商的首营企业信息；内容包含：填报日期、供货单位名称、法定代表人、 企业类型、企业地址、企业电话、 邮政编码、许可证名称、许可证负责人、生产或经营许可证号信息、营业执照信息、税务信息、供货单位销售人员(委托人)信息（委托期限、 身份证、电话）、质量认证证书有效期、质量保证协议有效期、供货单位质量保证体系情况、采购人员意见、质量管理部门审核意见、企业负责人审批意见等等；6.药品信息维护:登记药店经营的药品信息，内容包含药品名称、剂型、规格、批准文号、批准文号有效期、生产厂家、储存条件、养护措施、是否重点养护品种、是否含麻黄碱、是否是特管药品、药品类别、价格、单位、条码号等等。7.首营药品：对新采购经营的药品，药店需要做首营药品记录；登记内容有：首营供应商、填报日期、药品通用名、 商品名、 单位、规格、 剂型、 产商、产商地址、 生产厂商销售人员、 电话、是否是GMP认证车间生产品种、身份证号、委托期限、药品的适应证或者功能、质量等情况、批准文号、 质量标准版号、批准文号有效期、 存储条件、生产许可证号、营业执照号、GSP证书号、首营提供样品批号、包装情况、批发价格、 零售价格、药品合法性证明文件、采购人员意见、质量管理部门审核意见、企业负责人审批意见等等；8.初期入库：针对使用本系统前，药店已存在的库存，可以直接录入系统，形成初期库存。 9.采购记录：做采购记录，审核确定后生产采购记录；点击“采购记录”出现如下页面。输入采购时间、预采购供应商、选择药品、采购数量等后，点击“添加”。如有其他药品重复上述步骤。最后点击 “审核”： 在做采购记录过程中，如果不符合要求的供货商、药品、或者经营范围不符合，或者首营药品、首营企业信息未完成的、或者供货商任何一个资质过期的，都拒绝采购；保证采购的合法性与采购质量；10.收货记录：通过提取采购记录，对比收货信息，同时登记收货信息：供货单位、发票号码、发票日期、运输车辆、温度控制状况、 随货同行单情况、与采购记录是否相符、 是否同意收货、 运输时间等等；确定后，生产收货记录；同时可以下步进行验收入库；11验收入库：提取收货记录，根据验收实际情况，记录验收入库的详细信息：批号、生产日期、有效期、到货数量、验收合格数量、产地、检验报告书编号、 验收结果等；确定无误后，确定验收入库，同时生成验收记录以及相应的库存信息；拒收药品，走不合格药品审批流程；12. 药品销售:这里进行药品销售管理；销售时候，系统自动识别处方药、含麻黄碱药品、国家专门管理药品；根据不同药品，做出不同控制；同时系统通过颜色区分；含麻黄碱药品：系统控制一次销售不能超过控制的最小包装单位；处方药品，国家专门管理药品等在销售的时候，需要录入顾客的姓名，联系方式、处方来源，以及必须经过处方审核、调配，才能销售；13. 药品养护： 药店按照事先定义的养护日期，系统自动提示养护计划；药店可以按实际情况进行药品重点养护或者药品全部养护计划； 形成养护计划，完成养护记录。系统生成养护记录的时候，各药品的养护措施、贮藏条件、货位等信息从药品信息里提取、养护时候的库存是当时的电脑库存数量；养护时候，如果发现问题药品，即可以进行上报锁定，药品该药品当时即不可以销售；14. 药品召回记录：添加或查询药品召回记录；内容包含：药品名称、生产厂商、批号、召回单位、召回原因、召回数量、召回人； 15. 不合格药品管理模块：不合格药品不能随意销毁，要经过一些手续的办理后最终将它们销毁以免再流入市场造成危害。15.1 可疑药品信息登记：可以药品正常来自销售时候，营业员上报、养护时候上报；已经日常发现的可疑药品上报；发现的可疑药品，上报的时候，需要填写该药品的基本信息，批号，数量，有效期，可疑原因，上报人员等；之后可疑药品需要通过审核人员审核，如果是不合格药品，那么提交审批；如果是正常的药品，打回正常状态，解除锁定，可以销售；审批人，进行审核；之后进入不合格药品报损流程；15.2 不合格药品报损审批流程：需要报损的不合格药品来着确定的可疑药品记录，之后通过报损审核、审批即可；不合格药品报损审批之后，进入不合格药品销毁流程；15.3 不合格药品销毁记录：需要销毁的不合格药品来着审批通过的不合格药品记录；不合格药品销毁记录先需要销毁人进行信息登记，之后监督销毁，进行信息复核；销毁后，对应药品库存减少；16.盘存管理：对药品库存进行清点。定期进行药品的盘点有助于控制药品的流失，减少库存差错。系统自动将理论库存导入实际库存中，减少重复录入工作，用户可以修改那些理论与实际不相符的库存即可。第一步：单击菜单“销售管理销售相关业务盘存管理”进入盘存管理主界面。 第二步：单击“账盘”按钮出现在“确定账盘”对话框。单击“确定”按钮进行账盘操作，单击“取消”按钮则取消本次操作。第三步：在药品名称框中输入药品或者助记码，单击“查询”按钮进行药品检索。第四步：对需要订正的药品记录单击对应记录的“编辑”按钮，该行进入编辑状态。填写正确的库存数量。单击“更新”按钮，对实际数量进行调整，单击“取消”按钮该行放弃编辑状态，其他药品的实际数量修改重复本步骤。第五步：确定盘存数据订正结束后，单击“审核”按钮出现在“确定审核”对话框，单击“确定”按钮将订正后的数据修改库存中的药品库存数量，单击“取消”则取消 本 次操作。显示不符药品按钮功能：表格显示订正后账面数据和实际数据不符的药品。 17. 机构人员及档案管理：包含员工信息、健康档案、培训计划、培训记录等；17.1员工信息：药店员工的姓名、身份证、部门、工作岗位、学历等信息；17.2员工健康档案：可用来添加和查询人员健康档案记录；17.3年度培训计划：可用来添加和查询药店培训计划 ；17.4药店培训记录：可用来添加和查询药店培训记录；17.5个人培训档案：可用来添加和查询员工个人教育培训档案； 18. 设施设备管理：包含设备台账、记录用具台账、以及使用记录、养护检查记录、检定、校准记录信息； 19.库存查询：查询各药品当前药库库存； 20.温湿度记录：添加或查询温湿度记录； 21.空调使用记录：添加或查询药店空调使用记录；22.中药饮片清斗记录：添加或查询中药饮片清斗记录；23.中药饮片装斗复核记录：查询中药饮片装斗复核记录；