提单管理规定.doc

深圳市xxx国际货运有限公司提单管理规程 为加强风险防范、为客户提供规范服务，公司对提单的缮制与签发作如下规定：一、提单的缮制 单证员必须通晓提单缮制的基本规范及制作程序。新入职的单证人员必须经过培训、考评通过后才能上岗。单证员在接到操作记录时或每单业务的截关日，向客户发出货柜配船资料，要求其及时提供提单补充资料（以下简称“补料”）。在收到客户的补料后，单证员必须预审资料是否清晰完整，包括：shipper、consignee、notify party、货物描述详细内容、分柜装箱资料，对资料不符合要求的，即刻向客户说明并要求其更正重新补料。对资料齐全清楚的补料，视客户要求及船公司规定校对提单。1、船东提单(包括船长提单/二船东提单) 如果客户补料时要求领取船东提单，单证员应先以无提单格式的形式（简称毛单）及时与客户校对提单内容，单证员必须认真审单，力求使回传给客户的校样清晰准确，要求全部对单过程以不超过三次确认为限，对单时间以船舶离港后两天内完成为限。客人确认内容完全正确后，单证员补料给船公司。在接到船公司的提单校样后，单证员务必仔细核对，确保完全符合客户所对的毛单，要求全部对单过程以不超过两次确认为限。部分船公司校对提单慢时，要特别向客户说明原因，并积极推进进度。 客户对提单显示内容有特殊要求的，单证员一定要认真对待，及时与船公司单证部确认。如属船公司绝对不允许的要求，应尽快通知客户；如属须提供申请或担保书的要求，应通知客户按船公司的规定办理；如客户要坚持违规制单时，单证员要及时报告部门经理或公司领导，交由公司领导审定处理。2、我司提单 如客户补料时要求领取我司提单，单证员应及时制单并回传客户确认，制单中必须严格按照提单规范制单。要求全部对单过程以不超过三次确认为限，对单时间以船舶离港后三天内完成为限。对客户的特殊要求，单证员应谨慎对待，根据不同情况予以处理：a、接货地或起运港：收货地可以与起运港不一至，但收货地、起运港、到达港必须真实。对我司安排头程运输的业务，我们可以同意客户要求在提单上显示收货地。否则，单证员应向部门经理或客服经理请示后，回复客户。b、倒签提单：倒签提单时间以头程船离港日起计，须客户提供盖有其公司公章的保函和信用证传真件，由公司相关业务员本人和单证部经理签字同意，方可倒签。对航程时间在十天以内的提单，不批准倒签；对航程时间在十至二十天的提单，倒签时间不得超过三天；对航程时间在二十天以上的提单，倒签时间不超过四天；提单倒签时间超过四天。须客户提供收货人的保函；原则上我司不接受倒签时间超过五天以上的提单。实属特殊情况时，单证员要及时报告部门经理和客服经理，交由公司领导审定处理。 出好正本提单后给船公司补料时，单证员要注意将shipper的联系方式抹去；与船公司校对memo单时，要求全部对单过程以不超过两次确认为限。每单都必须取得船公司正确的memo单。对船公司不提供memo单的情况，单证员要向单证部经理报备。3、客户自出提单 如客户以自出的提单作补料，单证员应认真审核补料，对严重违反船公司提单制单规范的问题，一定要及时通知客户改正并说明其严重性。如客户坚持不改，则要求其出示同意承担由此产生一切责任的保函。单证员要以清晰的补料传给船公司，与船公司校对memo单时，要求全部对单过程以不超过两次确认为限。每单都必须取得船公司正确的memo单。对船公司不提供memo单的情况，单证员要向单证部经理报备。4、电报放货时的提单签发如客户要求不出提单，以其传真的补料作电放，单证员应认真审核补料，尤其注意consignee必须详细完整。如船公司需要背书放货时，给船公司补料的shipper统一用我司名称；如船公司要求必须提供真正shipper时，要向船公司领取正本提单，寄交客户背书后送还船公司。与船公司校对memo单时，要求全部对单过程以不超过两次确认为限。每单都必须取得船公司正确的memo单。5、目的港代理服务 如果在目的港需用公司代理服务时，单证员应根据操作指令上指明并经海外代理维护员确认的代理，制作每单发送给代理的资料（包括操作委托书、mbl、hbl、费用通知单等），在船开后的一周内将资料e-mail发送给代理,发送给代理的资料要清晰，要求代理提供的服务必须明晰；在货物到达目的港前要再次向代理确认是否收到全部资料和清楚服务要求。要求代理变更服务操作时，应发送明确的指示，并紧密跟踪进展直至放货完毕。单证员发送给代理e-mail必须逐单抄送给相应的海外服务人员，以便其及时协助。凡因单证员指示不明了造成代理服务出错，将按相应责任事故处理（公司另有规定）。二、提单签发与放货 提单的签发以确保运费能及时收回为原则，不同的提单放单要求也不同。1、船东提单 船东提单校对好后，单证员要尽快通知财务部付款并取回船东提单。取回的提单交财务部放单管理人员，由财务部按公司规定放单；同时知会相应的客户服务人员，以便其联络客户安排付款取提单。2、我司提单 我司提单包括：zbs提单、sbi提单、及我司美国代理提单。非美国航线，客户出我司提单，单证员可以通知客服领取提单，并向客户说明必须付清运费后，我司才通知船公司放货给凭此正本提单提货的收货人。在货柜到港一周前，单证员要书面通知客户尽快付清运费以便及时放货，同时通知财务部安排付运费给船公司。收到财务部通知和客户电放申请传真后，单证员要以书面申请通知船公司放货；取得船公司的放货确认后，及时回传客户。出口美国航线的货物，我司将出具代理或sbi提单，此类提单的放单按船东提单的方式办理，即出好正本提单后，将提单交财务部放单管理人员，由财务部按公司规定放单；同时知会相应的客服人员，以便其知会客户安排付款取提单。客户或业务员因业务需要要求委托海外代理提供服务或放货时，单证员应慎重对待，原则上，公司只对向我司订仓的业务提供海外代理服务。我司签发给客户的提单上要显示我司代理，并将相关资料详尽提供给代理（包括操作委托书、mbl、hbl、费用通知单等）。单证员在向船公司补料时，要特别注意shipper（显示sbi）、consignee(显示代理)的变更。根据客户的付款情况向船公司申请放货，待客户按我司规定办理放货手续后，书面通知海外代理放货给收货人，以便收货人顺利提货。并跟踪代理及时准确向收货人收回费用。3、客户自出提单及无提单电放客户自出提单和无提单电放的货柜，在货柜到港前一周前，单证员要向客户发送附款提示，并以我司规定格式的放货申请格式传真通知我司放货；同时通知财务部安排付运费给船公司。客户付清运费后，单证员要以书面申请通知船公司放货；取得船公司的放货通知后，及时回传客户。对用到公司海外代理放货的业务，单证员务必及时在取得船公司的放货信后，根据公司财务签字的放货申请，及时e-mail通知代理在收清我司委托收取的相关费用后，放货给收货人。单证员必须跟踪至收货人顺利提货为止。三、预借/预放提单公司不提倡预借/预放提单给客户，如果客户要求预借/预放提单，公司可以给予有长期良好合作信誉的直接客户（货代公司除外）预借/预放提单。公司也可以向管理制度完善的分公司、子公司预借/预放提单。公司由客服经理负责可否预借/预放提单的审批，单证部经理负责此项工作的日常管理。1、预借提单客户、公司分公司、子公司必须提供公司规定格式的预借提单保函。预借提单的数量一次不超过20套。客户每出一套提单，必须将所出提单全部内容传给我司，经单证员审核确认无误后，方可打制正式提单。单证人员审核时要特别核对提单号必须是由我司给出的；分公司自行在当地订舱的业务，也必须以fms系统的工作号作为提单号。客户必须要记录所出提单编号、所出提单号、出提单日期等。客户、分公司/子公司续领提单时必须传真前次预借提单的核销清单，才可以申领新空白提单。凡作废的提单，单证部经理必须督促客户、分公司/子公司寄还公司。2、预放提单客户要求预放提单时，必须向我司提供预放提单保函正本和出口报关确已放行的证明，经单证部经理批准后，方可预放提单给客户。有特殊情况时，交由客服经理处理。四、提单更改客户已领取提单后，要求更改提单时，必须先提供改单申请，单证员要及时与船公司确认能否更改、改单费是多少等，按不同情况予以处理。1、 对货柜未到卸货港前的提单更改a、船东提单/我司提单在得到船公司的费用确认后，单证员将此操作费通知客户确认；待接到客户同意支付费用的确认和交回原提单全套正本后，单证员及时通知船公司改单，并通知客户付清相关费用后才可领取改正的提单。b、客户自出提单/电报放货在得到船公司的费用确认后，单证员将此操作费通知客户确认费用；待接到客户同意支付费用的确认后，单证员及时通知船公司改单，并通知客户付清相关费用后才可申请放货。2、 对货柜到卸货港后的提单更改货柜到达目的港后，原则上公司不同意更改提单，尽量说服客户让收货人在目的港更改。如果客户只能在起运港更改时，单证员一方面要立即报告部门经理，同时必须在收到客户的改单申请后，及时与船公司沟通和申请；只有在船公司同意更改的情况下，我司才通知客户同意更改，并通知相应的客户服务人员将改单费发票及时送交客户；并要求在收到客户盖章的正式书面申请后，单证员要及时向船公司领取改单费发票，通知财务向船公司付款；单证员要跟踪情况至改单完成，务必待财务部同意后方可通知船公司出正本提单和电放货物。否则，回复客户和相应的客服人员不能更改。对客户有其它不合理要求的，请示部门经理或客服经理，由其给出处理意见后，再回复客户。如客户更改提单的业务，涉及到运用公司代理在目的港服务时，单证员应及时将情况通告代理，明确指示代理暂停任何业务操作，待我们新的正式通知后再操作，同时要知会海外维护人员，海外维护人员应积极配合单证员与代理沟通，并跟踪直至问题解决完毕。如操作中有费用的变更和支付，必须知会财务部，特殊情况交财务部经理审批后，安排支付款项。五、提单丢失如果客户在提单移交过程中丢失，在收到客户的通知后，单证人员应立即报告部门经理以及相关领导，直至总经理，同时回复客户立即在丢失当地的政府大报上刊登遗失声明连续三天，并通知其不可再出任何正本提单，只能改做电放。相关领导在被报告后，应密切跟踪事态进展的每一步，确保风险的合法规避和事情的圆满处理。如果丢失的是船东提单，单证人员应及时通知船公司，要求其目的港代理给予关注。同时向船公司咨询遗失提单的处理和放货程序；及时回复客户按船公司的要求办理。如果丢失的是我司货代提单，单证人员应立即通知船公司更改提单补料，并将此单货改为做电放。在确认船公司收取的更改费用通知后，单证员即刻通知客服人员核计相关费用，并出具发票给客户。在收到客户必须提供的文件（包括登报原件三份、正式保函、费用确认）后，再给予更改，同时补料给船