物资管理培训课程讲义.ppt

中铁十七局集团第三工程有限公司物资管理培训 工作流程及内业资料 二 一一年六月 石家庄 工作流程及内业资料 尊敬的各位领导 同事 借此次培训机会和大家一起学习 探讨一下物资管理方面的一些好的管理办法 制度和经验方法 希望通过这次培训学习能对项目物资管理方面作个总结 在物资管理标准化方面得到提高 下面我以项目物资管理流程为主线 谈谈在物资管理过程中应做好哪些基础工作 应产生哪些内业资料 若有不当之处或需优化的地方请大家及时提出 以求改正 在此表示感谢 物资工作流程图 项目物资需求总计划是在项目进场时由物资部向计划部索要单项工程需用材料明细表 工程分包表及甲供 甲控材料清单 工程部提供以上清单的工程设计量 物资部以此为依据编制 项目物资需求总计划 相关部门签字确认后 上报项目领导审批后入档 并上报公司物资部 此表中需求时间为开始使用时间 需求地点为项目分段里程或某大桥等 根据项目工期目标由计划部提供当年工期任务的安排填制 年度物资申请计划表 此表是物资当年物资需招标重要依据 相关部门签字确认后 上报项目领导审批后入档 并上报公司物资部 需求时间与需求地点同总体计划表中 每季度未月的20日项目物资部需编制次季度的 季度物资申请计划表 通过此计划可以对下季度物资的需求情况有所掌握 方便总体安排和协调 同时也了解了各工点剩余工程 结合已发生材料消耗来分析对应工点材料的使用情况 以便于提前做出调整和控制 月计划是季度计划和年计划的适时调整 是较接近现场实际需求情况的 是物资采购进场安排和整体协调安排的重要依据 同时也是项目对下月材料款支付安排的依据 每月20日项目物资部需编制次月 物资申请计划表 在编制月申请计划时要结合 工点限额供料台帐 来填制 若发现已供应数量 计划数量 限额计划数量 要及时的就此对应的工点 施工单位的工程材料进行核算 分析原因 在合理使用情况下以报告的形式增加限额计划供料数量 经项目领导审批处理 若是因使用 保管不当产生的超耗 同样报项目领导审批处理 同时按照管理办法扣除超耗部分的材料款 工点限额供料明细帐 是在项目进场时即开始编制 在施工供料过程中逐步填写的 在进场时根据计划部门提供的材料清单 施工单位在对应工点的计划任务量来填写施工单位名称 工点名称 材料类别及计划总量 凭证号为每次发料时的单据凭证号 摘要主要对使用情况进行描述 如某工点某桩基有料 供应数量为实际领发料数量 采购单价是对应批次材料进场时的实际单价 合同价或市场价 供应单价为项目对材料作出的预算单价 累计数量为该施工单位在对应工点此材料总的领用数量 结存 计划总量 累计数量 当结存数量接近单次供应数量时 要及时关注现场材料使用情况 当现场未完工程数量 结存数量 库存数量时 要对此进行核算分析 报项目领导审批 在审批结果未出前严禁供料 在根据项目施工材料使用计划对满足招标采购条件的必须进行招标 在招标前招标小组要对潜在供应商进行调查 调查内容如表内 同时要对相关资质证明 营业执照等资料进行收集 招标条件 钢材200吨及以上 木材100立方米及以上 水泥1000吨及以上 有集中供应条件的砂石料1000立方米以上 其它材料单项品种采购价值达到或超过5万元 单项周转材料月租金超过3万元及以上 低于上述标准有条件的也应招标采购 如果有业主指定供货商或生产厂家的项目可在指定范围内进行招标 询价意向招标采购范围 除正式招标范围以外的小批量采购及低值易耗品等物资 对通过初次评审的潜在供应商发送招标邀请通知书 此报价表包含在潜在供应商的投标书中 若是以询价 议标等形式 需有此表作为议标的基础资料 并需记入归案 在供应商报价表收集后进行业务汇总 招标小组进行评标 对评标过程进行记录 评标小组成员对 项目材料采购招标情况会签表 签字以确认招标结果 并以 评标报告 形式对整个评标过程和结果进行记录 招标小组成员及相关监督人员要对 评标报告 签认 在评标结果出来后对各投标单位发送 中标通知书 并通知中标单位签订合同 合同必须经过招标小组评审过的内容和格式 内容包括 物资名称 规格型号 数量 单价 合同总金额 结算方式 付款方式及解除合同条件等 对局集团公司 公司对物资采购合同的几点要求不得删减和修改 如 合同履行地点必须为我方法人住所地 纠纷上诉为我方法人住所所在地的法院等 同样对询价 议标等所有物资采购合同都必须经招标小组评审 所有合同我方至少三份归档 物资 财务和计划合同部 对所有签订合同的合格供方进行 合格供方名录 登记 物资采购进场时要求物资部材料员 架子队材料员和作业队材料员共同对进场物资进行验收 并在收料单中签字确认 无相关技术资料的物资严禁收货 合格证 材质单等 对物资名称 规格型号 实收数量等必须认真填写 过磅计量的物资收料单必须附上磅单 磅单上要有相关过磅人员签字 此单据是结算的唯一凭据 此单据在办理月结算或最终结算时收回 在供方方面最多只能有一联或一份收料凭据 严禁使用供方或送货方的收料单据 下面是三种格式的收料单 建议地材和拌合站混凝土原材料验收使用 物资验收单 油料使用 加油单 其他材料使用 收料单 并在项目进场时印制成无炭复写装订成本使用 打上编码 在填写错误时盖作废章保留 在办理完现场验收手续后 架子队材料员要及时对进场物资登记入 原材料进场登记表 并填写 试验通知单 送试验室以便试验室对进场材料取样检验 在试验室对材料检验合格后返物资部一份检验报告 物资部将检验结果通知架子队材料员 原则上未经检验或检验结果未出的材料严禁使用 对检验不合格的已进场材料一定要作不合格材料评审 并将评审内容和处理结果详细记录 登记台帐 并将处理意见通告供方并签认 如果供方对材料检验有意见 可由双方共同取样送第三方检验 费用由供方承担 对不合材料的记录要纳入供方再评价中 对多次出现不合格材料进场 质量不稳定 质量安全隐患大的供应商要作处理直至清理出合格供方 对进场检验合格的材料 要求供应商每月20日对一月内 上月21日至次月20日 所供材料办理结算 办理结算时要求供应商填制 物资结算汇总表 并将 收料单 作为附件经架子队材料核实签字后与发票一并交由物资部办理结算 原则上当月不办理的或出现上次结算期内的收料单均作废处理 对当月开据发票有困难的可进行预点但必须对数量进行结算 根据结算单和发票对进场物资进行点验入帐 对未办理结算的物资要根据进场台帐预点入帐 以便真实的发应当月材料发生情况 便于成本核算和资金支配 其中供应价是对下供应材料预算单价 一般由计划部提供 差价 供应价金额 采购价金额 物资采购报销审批单 的附件包括 点验单 结算汇总单 收料单 及对应的发票 在报财务记帐后要求材料返回加盖财务结算章的 物资采购报销审批单 复印件 此复印件要与 点验单 的 业务记帐 联一起归档 以便核查 物资进场后架子队材料员根据项目审批的限额发料计划进行限额发料 并对 发料登记簿 进行登记签字 发料在项目现场管理中实际相当于进场 所以在计划采购进场时即对限额数量进行审核 在限额内方可采购进场 若超出限额量必须分析原因 经领导审批处理 发料登记可作为附件将作业队现场存放的材料成本挂入财务帐中 避免计价款余额小于作业队存放材料价值 出现盗卖材料而无法追回损失 以下几种情况需要对现场材料进行盘点 1 月结算时 即是每月20日要对现场物资进行一次盘点 2 个别作业队决算时要对该队材料进行一次清理 以便准确的对其材料使用情况进行分析 3 在材料供应过程中出现异常情况 如个别队伍计划量超出限额量 现场剩余工程量和限额结存量明显不符和材料供应紧张时 盘点时应做好几项数据的准备 以便于及时发现盘点中的较大误差 上月库存数量 本月供应数量 本月完成工程量 当本月库存数量明显大于或小于上月库存数量 本月供应数量 本月完成工程量时 要对现场盘点进一步核实 在盘点时要做好现场盘点记录 要求架子队材料员和作业队材料员共同对盘点记录进行签认 以便在核算材料节超后进行处理手续进行 此处发料实际为作业队实际收到数量 也就是 发料登记簿 的归类汇总 本月材料实际消耗数量 上月结存数量 本月进场数量 本月库存数量 节超数量 本月材料实际消耗数量 本月已完工程设计量 本月实际消耗数量根据合同交底和项目管理办法登记入帐 对节超数量进行分析 若是工艺改进等保证质量情形下节约应进行奖励和推广 若是偷工减料等影响工程质量要加以处罚 并引以为戒 若是不合理使用出现超消耗的要在计价款中扣除相应的材料款 甚至加倍扣除 倘若是因现场施工要求产生的必要超耗 要形成报告 现场管理人员和技术人员签认后报项目领导批示处理 物资器材总帐是物资管理软件生成的 在此要注意物资管理软件中的发料应为实际消耗数量 不可等同于实际发料数量 在每月业务处理完成后要与财务及时进行一次对帐 对出现的错误即时更正 做到帐目一致 在业务处理上还有两项关于供应商管理的 合同登记台帐 和 供方再评价 合同登记台帐 是反映合同的执行情况 应该在每笔业务发生时登记 便于掌握合同的现场执行情况 及时对物资采购作出调整 供方再评价 一般是一个供应段或是一季度进行一次 反映的是供方在物资供应过程中信誉情况 内容包括质量 时效等 供方再评价 是对投标结果的一种执行监督 有利于规避供应商中标后对投标内容的执行不力 在物资管理中还有一项重要的质量工作 就是材料使用的可追溯性 即材料进场 检验 使用的一个质量过程的控制 此过程通过 原材料消耗台帐 记录和体现 填制该表时注意以下几点 1 此表为拌和站和钢筋厂填制 每完成一次灌注填制一次 物资部负责督促 每月交物资部审核 2 每一个考核周期一般为一个月 3 施工部位为每一个分部工程 不能笼统填为某一单项工程 比如填某座桥的桥墩或承台 不能填整座桥 4 混凝土和钢筋的数量