行政管理部制度培训资料.doc

行政管理部制度目录第一部分 部门职责 2-3页第二部分 组织结构与岗位描述 4-7页第三部分 部门制度 8页第一章 行政管理制度 8页一、 员工日常行为规范 8页 六、 工服管理 15页 二、 考勤管理 9页 七、 车辆管理 15页三、 公司财产及办公用品管理 10页 八、 工作计划管理 18页四、 会议管理 11页 九、 印章管理 18页五、 文件、档案管理 11页 第二章 人力资源管理制度 20页一、 人力资源管理原则 20页 七、 试用期和实习期的管理 22页二、 招聘需求的申请和批准流程 20页 八、 员工培训管理 23页三、 招聘周期 20页 九、 离职管理 24页四、 招聘实施 21页 十、 违纪管理细则 25页五、 入职办理 21页 十一、请休假管理 27页六、 入职培训 22页第三章 后勤管理制度 28页一、 办公区、生活区卫生管理规定 28页二、 消防、安保管理 30页三、 生活配套的管理 31页四、 食堂的管理 31页第四章 招待管理制度 33-35页第五章 工资薪酬管理细则 35页一、 公司中层以上管理人员年薪管理办法 35页二、 月薪超过5000元的技术人员和主管的工资管理办法 35页三、 营销部绩效提成考核办法 36页四、 普通员工工资管理办法 36页五、 试用期员工工资规定 36页六、 员工工资变更 37页七、 关于优秀部门及优秀部门经理的评定 37页八、 优秀员工的评定 37页九、 突出贡献奖的评定 37页十、 年终奖金的标准 37页十一、年终各类奖金发放时间和方式 37页十二、津贴的标准 37页十三、员工奖励 38页第六章 部门绩效考核细则 38-40页第一部分 部门职责行政管理部工作职责一览表行政部部门职责职责细分备注1日常办公事务管理（1）企业各种日常办公事务的计划、组织、协调与控制（2）会议的组织、协调，会议内容的记录与传达(3)参与整理公司工作总结和工作计划，各部门管理制度的汇编（4）积极、主动为主要领导提供优质的服务在建立办公自动化系统方面有给予协助的职责2办公物品及设备管理（1）负责制定办公物品及设备的采购、保管、发放与使用制度（2）负责办公物品及设备的采购事宜（3）办公物品的保管、发放、使用（4）办公设备的日常保养与故障维修计算机及网络设备的故障一般由专业人员维修3文书资料管理（1）印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理（2）企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅（3）做好文书资料以及内部信息的保密工作4车辆管理（1）办公车辆的调度管理（2）安排日常维修、定期保养、车辆年检、保险等工作（3）对司机人员进行安全驾驶教育、考勤等日常管理5人事事务管理（1）员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作（2）对员工生活福利、安全保健、卫生等方面的管理（3）组织员工开展各种形式的活动（4）组织员工招聘、培训、职称评定与考核等工作（5）核定劳资待遇、申报公司福利、津贴、保险（6）人事劳资档案的管理6后勤保障事务管理（1）企业环境绿化、卫生和厂区及宿舍财产、员工安全管理（2）企业员工食堂、宿舍的日常管理（3）维持企业水、电等动力系统的正常运行及相关设施维修（4）企业日常安全保卫及消防管理7涉外事务管理（1）来客接待事宜管理，包括前台接待、客人来访登记与迎送等（2）企业对外宣传、公关联系（3）牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案8法律事务管理（1）审议合同的合法性，保障企业的合法利益（2）协助处理日常涉法事务及管理合同（3）参与企业重大合作项目和重大业务项目的谈判（4）代理企业涉讼案件9.生活基地管理（1）基地设施、设备的维修、维护（2）基地产品的安全、卫生、防疫（3）基地生产的计划、组织和管理（4）养殖、种植产品的收储、出栏、派送等工作第二部分 行政管理部组织结构与岗位描述部门行政管理部部门负责人高殿宁直接上级卢良晶部门编制职务岗位描述经理级2人主任1. 掌握公司主要工作的进展情况，负责制定、落实行管部工作计划和行管部内部的管理；2. 统筹管理公司行政后勤服务工作；3. 统筹负责公司的档案文书管理，负责相关会议的组织，以及会议决议的督办事项；4.负责公司的接待工作及政府关系、公共关系的建立、维护、及保持；5. 制订本部门年度、月度工作目标、工作计划；监督指导工作计划的落实；6. 负责本部门员工队伍建设，提出对下属人员的调配、培训、考核意见；7. 制定并完善公司行政管理制度和部门管理制度，检查公司和本部门制度执行情况；负责协调下属员工之间、本部门与相关部门之间关系；8. 监督本部门的工作目标和经费预算的执行情况，及时给予指导；9. 负责公司的接待工作及公共关系的建立、维护及保持；10. 安排组织公司财产的造册登记和盘点等相关工作11. 负责外部接待等涉外事务12. 组织、安排公司年会的相关事务13.完成上级交办的其它各项工作。副主任专员级4人行政专员1. 统筹安排公司日常行政事务；2. 负责组织、协调、安排办理项目业主房产证的工作3.负责公司行政事务的上传下达；负责公司的印章管理；4.负责节假日的通知和值班安排；5.负责各部门之间和领导之间的协调；6.负责相关会议的组织，以及会议决议的督办事项：负责会议场所的安排与布置；负责会议相关活动的安排；负责会议决议的督办事项；7. 统筹负责档案文书管理：负责制定、完善档案文书管理的各项规章制度，并监督执行，做好保密工作；8. 负责来访人员的接待；负责公司相关的公共关系建立、维护、保持；9. 协助办理回迁户地下室和车库、车位的手续10.完成上级交办的其它各项工作。人事专员1. 负责人事工作制度的制定与完善；2.负责招聘、面试、录用、入职、调岗、离职、建立员工档案等人事工作；3.负责组织、安排公司员工培训；4.负责员工日常管理和考核；5.负责员工康体、体检、拓展训练等事务；6.负责人员提升和晋级的审查和考评；7.负责不合格人员的辞退；8. 负责员工待遇、福利、保险等方面事务；9. 了解员工的思想动态、处理心理问题、提高团队凝聚力；10. 负责公司企业文化建设；11. 负责公司合同、协议等相关法律文件的送审及法务的沟通和协调；12.完成上级交办的其它各项工作。车管专员1. 认真学习惯彻国家相关法律法规，负责车队管理工作；2.严格执行公司车辆管理规定，负责交通补助报批的执行；3.负责驾驶员的管理，考核工作，监督驾驶员的驾驶证按规定时间检审，对驾驶员的违章行为按照公司制度进行处罚；4.负责营运车辆的管理和调度工作，按期进行车辆年检，综合性能检测，二级维护，及时修理和排除车辆故障，确保车辆技术状况完好；5. 负责对营运车辆保险的管理，按期投保，确保车辆保险不脱期；6.组织驾驶员安全教育培训；7.负责建立公司车辆档案，驾驶员档案；8.负责交通事故的协调处理等善后事宜；9.完成上级交办的其它各项工作。基地管理员1. 负责基地养殖、种植的统筹安排和日常处理工作；2. 建立完善基地内的养殖、种植项目的台账管理工作；3. 负责基地内水、电、暖等设备、设施的维护、维修和日常检查工作；4. 负责基地仓储产品的保质、保鲜等卫生检查管理工作；5. 负责预防基地病、虫、害、瘟疫的发生和处理等工作。后勤专员1. 配合行政专员负责监督、管理后勤日常工作，并提出改进意见；2.根据公司制定的各项规章制度，制定符合后勤管理工作的规章制度实施细则，负责修改并监督执行；3.负责公司办公区、生活区内的消防、安保、卫生等方面的管理和检查；4.帮助公司员工解决遇到的问题，增强团队凝聚力；5.配合其他部门完成相关工作；6.负责食堂的管理；10.完成领导交办的其他工作。员工级7人文员1. 负责日常事务性工作；各种文稿的打印、发送，文件材料的领取；2. 负责办理各类文件的收发、登记、阅签、清退、整理、归档、保密工作；3. 负责行政部的日常管理工作，负责受理投诉和来访接待、收发传真、考勤登记、接听电话等工作；4. 负责会议的筹备、会议通知的拟写、下发工作，负责会议记录和文字材料的整理； 5. 负责收集与公司有关信息，及时向领导反应问题和提出建设性意见；6. 负责检查、整理劳资、库房、档案等相关工作； 7. 完成领导交办的其它工作。办事员1. 后勤采购等相关工作；2. 完成领导交办的其它工作。驾驶员1.保持良好的职业道德，热诚的服务态度；2.自觉遵守公司各项规章制度，服从公司领导的调配，定期汇报车辆的运行情况，保证车辆在安全的状态下行使，并记录车辆的行使路线及行程；3.自觉做到不违章行车、不私自用车、不酒后开车、不开赌气车；4.上班不出车期间，必须按公司作息时间准时到行政部，服从调度；5.车辆维修、保养费用必须预先申请，经批准后，到指定维修厂维修，保持良好的车状及车辆的清洁；6.负责车辆各种税费的缴纳、车辆季审、年审以及车辆变更业务的办理；7.各部门办公需用车辆和驾驶员的安排、调度；8.执行上级交付的其它工作任务。保洁员1人1.办公区内日常保洁工作安全员3人1. 门岗出入管理2. 消防/安保管理3. 大院卫生管理4. 狗舍管理5. 锅炉管理炊事员2人1. 负责食堂食品的加工和制作2. 负责食堂的卫生和食品安全等工作3. 负责对外招待、员工会餐的食品制作和加工南院5人1.按公司要求完成基地内的养殖、种植任务2.遵守基地内的安全和卫生等管理制度3.反应工作中存在的问题和隐患4.发挥专长，努力做到增产增收，减灾避险5.做好台账和出入库登记第三部分 部门制度第一章 行政管理制度目的：为了加强公司日常管理，规范员工行为，提高员工素质，保持良好的工作环境，维护公司良好工作秩序。适用范围：公司全体员工内容：一、员工日常行为规范1.仪容仪表要求1.1仪容1.1.1发型：适时梳理，无头皮屑；发型朴实大方。员工不可将头发染成黑色以外的颜色。1.1.2面部：注意清洁与适当修饰，男员工胡须应剃净；女员工化浅淡妆，不可浓妆艳抹。1.1.3指甲：要经常修剪与刷洗指甲，保持手部清洁，不留长指甲，不涂有色指甲油。1.1.4个人卫生：勤洗澡、勤换衣物、勤漱口。1.2仪表1.2.1整齐：上班时间必须穿着大方得体，内衣不外露；不挽袖、卷裤腿；不漏、掉衣扣；领带、领结平整、干净，系戴端正；工牌佩戴在指定位置。1.2.2清洁：衣裤无污垢、油渍、异味。领口与袖口保持干净。1.2.3挺括：衣裤无褶皱、破损、开线、掉扣，穿前烫平，穿后挂好，做到衣装平整、裤线笔挺。1.2.4员工工作时间因公外出，应注重仪容仪表，不得着有损于公司形象的服装（如无袖衫、拖鞋等）外出公干。2.言行举止的要求2.1严禁以权谋私、营私舞弊、索贿、受贿、或利用职权间接获利的行为；2.2严禁私设小金库，指使下属做假帐的行为； 2.3 未经公司批准不得在外兼职；2.4 严禁纵容打击报复员工或顾客的行为；2.5严禁挪用或盗窃公司或顾客财物； 2.6 严禁窃取或泄露公司或顾客资料；散布谣言、和泄露个人隐私； 2.7 严禁收费不给票据； 2.8严禁在工作场所与顾客或与同事激烈争吵或打架； 2.9 严禁拾遗不上交； 2.10严禁向顾客或外部单位（含个人）索要物品或其他报酬；2.11严禁玩忽职守，违反操作规程，造成严重后果；2.12严禁工作时间酗酒、赌博；2.13工作时间内严禁从事与工作无关的事务；2.14 严禁做虚假或夸大的宣传和承诺；2.15严禁搞小团体和破坏团结的事情。二、考勤管理1. 作息时间规定1.1公司实行每周5天工作制，周六上午时间，可灵活用于学习、培训、例会、团队建设及各自单位、部门自行安排的活动，不统计考勤，周日为休息日；2公司每日工作时间为：冬季：（1-4月份、11-12月份）上午工作时间午休时间下午工作时间8：3012：0012：0013：3013：3017：30夏季：（5-10月份）上午工作时间午休时间下午工作时间8：3012：0012：0014：3014：3018：00 特殊岗位按照工作需求制定本部门的工作时间，各部门合理安排员工倒班工作，确保员工每周休息时间。3.考勤管理细则：3.1公司采用打卡的方式来记录员工的考勤情况，考勤记录和出勤率作为计发工资和员工评优晋升的重要依据；3.2考勤统计周期为自然月，由行政管理部负责考勤的统计工作，各部门于每月1日中午前将相关负责人确认的请假单、加班申请单等报至行政管理部人事专员处，遇到节假日提前上报；3.3员工上、下班均须打卡，以记录本人的出勤情况；3.4员工忘记打卡，应当及时补打，由部门负责人写明情况后报至行政管理部人事专员处，每月忘打卡两次内给予口头警告；次数超过3次（含三次）少于6次按半天事假处理，超过6次给予记过并按照旷工半天处理。3.5员工因外出工作不能上、下班打卡，由部门经理在当天书面或电子版通知人事专员按正常出勤记录。3.6请假规定按照请休假管理制度执行。3.7 员工因公出差的，须在出差前到行政管理部填写出差申请表，记录外出时间、人员及事由，出差返回后在出差申请表上补报返回时间，由部门经理、主管副总签字确认后，交由行政管理部在考勤表上进行相关记录；3.8行政管理部在统计公司员工考勤记录时，如发现员工录入异常，也未曾提交请假单、出差申请表和部门经理书面或电子版通知的，则认定该员工属于旷工；3.9公司员工因玩忽职守、不负责任，造成考勤纠纷的，属于违纪，视情节给予相关责任人警告、记过、辞退等处罚。4. 迟到与早退4.1员工每月上班迟到（下班早退）20分钟以内1次的，按照员工违纪管理规定中“口头警告”的情形进行处理；4.2员工每月上班迟到（下班早退）20分钟以内2次以上（含2次）的，每出现一次，按照员工违纪管理规定中“书面警告”的情形进行处理；4.3员工每月上班迟到（下班早退）20分钟以上、60分钟以下的，每出现一次，按照旷工半天进行处理。4.4员工每月上班迟到（下班早退）60分钟以上的，每出现一次，记过一次并按照旷工半天进行处理。5. 旷工5.1 员工出现下列情形之一的视为旷工行为：5.1.1因迟到、早退造成违规情形；5.1.2未请假或请假未获批准，私自不到公司上班者；5.1.3不服从公司工作调动，不到公司上班者；5.1.4违纪违法致使不能到公司上班者；5.2 对于旷工行为的处理：5.2.1旷工一天，按当月工资（基本工资+岗位工资）核算出的日工资的1.5倍扣薪；旷工半天，按上述标准减半扣薪。5.2.2连续旷工2天，或月度内累计旷工3天，给予记过；月度内累计旷工超过3天，属于严重违纪，按照员工违纪管理规定相关条款处理。三、公司财产及办公用品管理1.公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政管理部全权负责。2.办公用品购置应遵循以下程序：2.1每月25号之前各部门将所需办公用品报至行政管理部，行政管理部根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划。2.2办公用品购置前需经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体情况进行灵活处理，但必须经部门主管批准。2.3办公用品一次采购金额超过1万元需经主管副总审批；超过5万元还需经总经理批准方可采购。2.4根据物品所属类别建立台账，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符；对固定资产和低值易耗品进行编号、登记、检查使用情况；账目登记与收发分别由专人管理。3.各部门申领办公用品时行政管理部应及时发放，并做好领用记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。4.任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。5.办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。6.行政管理部建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。7.管理员每月对公司财产、办公用品进行盘点，核实库存，保证出入账目清楚。8.入职员工办理入职手续后即可领用基本办公用品。9.各部门应加强领用的低值易耗品的管理，行政管理部定期检查，如有人为损坏，责令责任人照价赔偿；因自然损耗或折旧造成领用品不能使用，应以旧换新，各部门不得私自丢弃。四、会议管理公司会议分类：公司工作例会；年度总结会；经理会；职工大会；专题会；部门例会；评审会；座谈会。1.公司工作例会、年度总结会、经理会要求:1.1收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。1.2参会人员禁止吸烟、手机调成振动，行政专员负责做好相应的会议记录。1.3行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议纪要或者会议决议，打印并分发。1.4按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。1.5会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。2.职工大会要求:2.1行政管理部负责会务安排;2.2行政管理部负责会议文字资料和影像资料的整理和归档；2.3参会人员按时入场、禁止吸烟、手机调成振动、参会人员不得任意走动，遵守会议主持人宣布的其他会议纪律。3.专题会、部门例会、评审会;座谈会要求：3.1各牵头部门派专人做好会议记录； 3.2会议重要事项列入工作计划，部门经理协调、督促会议精神和指示的落实；3.3 如需使用公司会议室，各部门需提前通知会议时间由行管部安排会议室；3.4 会议结束后，及时关闭电源并通知保洁人员清理。五、文件、档案管理档案分类：.文书类档案（政府部门各类文件；公司对外、对内各类正式发文；法律公文；项目文件）；工程技术类（建设手续档案；预算合同档案；工程档案）；财务类档案；合同、协议类档案；公司各类证照。1.归档工作流程1.1档案工作分为八个环节：收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。1.2各部门以工程项目为单位，按档案分类要求，在第一时间将文件、证照原件整理后，移交至行管专员并由其归档；1.3以上五类档案原件全部留存纸质版与电子版各一套。2.档案管理细则2.1各部门按要求建立档案，做好档案登记目录，经部门负责人审签后，及时交送行政管理部档案室备查，如部门确需留存原件的，应与行政管理部综合档案室办理档案借阅、借用手续。 2.2归档要求2.2.1归档文件必须完整齐全。2.2.2归档文件必须按规定分类整理、编目。（登记目录见附表1）2.2.3归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不能归档。2.2.4音像档案要求:1.磁带、录像带、光盘要原版；计算机软盘、光盘要可运行；2.照片、底片要求清晰完整，并附有说明文字材料，包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素；3.录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明：题目（内容）、制作日期、制作人、盘数、序号等。2.3档案编目2.3.1文书类档案：年度+项目+部门+案卷号 如： 2014-尚品馨界1期-工程部-0012.3.2工程类档案：年度+项目栋号+工程类别+档案分类+案卷号如： 2014-尚品馨界5# 楼-外线施工-图纸-0012.3.3财务类档案：财务部设置编目要求2.3.4合同、协议类档案：年份+项目+部门+合同类型+案卷号如：2014-尚品馨界2期-规划设计部-方案设计合同-0022.3.5各类证照： 年度+项目+证件名称+案卷号如： 2014-尚品馨界1期-10# 11#楼预售许可证-0012.4档案借阅、移交2.4.1公司档案室档案原则上不外借其他单位，如确需外借，需经公司主管副总批准。2.4.2借阅档案、证照一律办理借阅手续（档案借阅单见附表3）。档案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。2.4.3各部门只能借阅本部门形成档案，若跨部门借阅，须经档案行管部负责人批准。2.4.4公司档案管理人员在调离岗位、或离职时，由行管部主任负责监督办理档案的交接工作,将档案移交表填写清楚。2.5保管和保密制度2.5.1存放档案的档案柜排放整齐；采用统一的档案盒，且要求标识明确。2.5.2档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。2.5.3密级的定义：秘密：公司工商证照、开发资质证；公司人事档案、人事合同和协议、职员工资性收入；尚未进入市场或尚未公开的各类信息属于秘密范围。机密：公司项目的规划设计方案、图纸；投资分析报告、财务资料、统计资料；重要会议记录；公司年度工作计划和筹资计划；公司对外交往中签订的合同、协议；公司经营情况属于机密范围。绝密：公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料（例如：公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等）；客户的资料及供应商资料；一切装备的技术资料；所设计的图文资料；专有技术；公司认为是绝密的其他重要资料属于绝密范围。非保密事项：一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件；外来文件不属于保密范围。2.5.4密级的内容：2.5.4.1密级文件的分类、范围、密级确定和标识2.5.4.1.1 密级文件的分类文件保密等级按泄露后可能使公司权益遭受损害的严重程度分为三种密级：a) A级绝密文件：泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重损害的公司最重要文件。b) B级机密文件：泄露会使公司的权益和利益遭受严重损害的公司重要文件。c) C级秘密文件：泄露会使公司的权益和利益遭受损害的公司一般文件。2.5.4.1.2 密级文件的范围a) 关键设计图纸：具有专利性与独创性的设计图纸。b) 技术性资料：独特技术性的改造方案、与外方技术合作或外方技术指导资料、产品配方、产品开发、改良或试验资料、重要资产管理资料、国外现场实习报告及其他技术上属于保密的资料。c) 业务性资料：财务资料、目标及资金计划资料、人事资料、审计资料、销售成本资料、市场情报、合同及协议、国外业务考察报告及其他业务上属于保密的资料。d) 文件资料：标明为绝密、机密、秘密的文件资料。e) 其他列入密级文件管理的资料。2.5.4.1.3 密级的确定a) 企业经营发展中，直接影响企业权益的重要决策文件资料为A级绝密文件；b) 企业的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、企业经营情况为B级机密文件；c) 企业主体基本资质、产品资质、企业人事档案、合同、协议、职员工资性收入尚未进d) 入市场或尚未公开的各类信息为C级秘密文件。d) 一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件、外来文件不属于保密范围。e) 按照“谁主管、谁负责”的原则，由责任部门按照秘密信息密级划分表和实际工作需要，确定文件资料的密级。如果对密级的确定有异议，由总经理最终确定文件的密级程度。2.5.4.1.4密级文件的标识a) 密级文件的标识应在封面文件受控状态标识旁予以醒目、清晰、持久的密级标识。密级：A级绝密；B级机密；C级秘密。b) 密级文件由总经办的行政管理部或各部门的文件管理员进行标识。2.5.4.1.5密级文件的归档整理和保存a)归档要求:归档的密级文件材料须是原件或正本。归档时，须把同一内容、不同载体形式的密级材料一起归档，如纸质文件、电子原件、软件光盘等。归档的密级文件材料须按本规范要求分类整理，将文件材料的密级、保管期限和份数标注完毕。外文资料的题名需译成中文，必要时，其卷内章条目录也须译成中文，并与原文一起归档。b)归档时间属于各部门保管的密级文件材料，各部门文件管理员须在相关事项办结后的3个工作日内归档完毕。属于行政管理部保管的密级文件，各部门文件管理员或者经办人员须在相关事项办理结束的3个工作日内，或者收到密级文件的当日内，将密级文件材料整理齐全提交行政管理部。文控专员应当在收到密级文件之日起的3个工作日内，做好密级文件的整理和归档工作。行政管理部和各部门对密级文件的保管范围，具体详见档案管理规定。c)归档方式纸质密级文件归档时，密件经办人可视密件等级，确定是否需将密件封套后归档。密级文件归档时必须在封面上注明归档单位、归档人、文件名称、附件数、件数、页数、成文日期、保存年限、机密等级、保密期限、解密条件等相关检索性信息。密级文件归档时应制作一式两份的档案移交目录，交接双方根据移交目录对归档文件进行清点核对，并在移交目录上签字确认。签字后的档案移交目录由档案室和移交部门各留一份。d)密级文件的保存密级档案应单独建立档卷，须与公共档案分开存放，绝密、机密档案实行专区、专柜、专人管理。密级档案须以件为单位装盒入柜保管，盒内档案以文件编号的先后顺序进行排列，不同密级的档案不得装入同一盒内。企业须根据密级档案资料的数量、未来发展规模，设置安全、坚固、适用的档案专用档案柜，配备专业档案保管设备，妥善保管好档案。2.5.4.1.6密级文件的解密行政管理部或部门文件管理人员每年年底清理档卷，将认为已无需继续保管或已消失秘密性质的文件，填写“密级变更申请表”，报分管领导审核、总经理批准后处理。2.5.4.1.7密级文件的使用a) 各部门需调阅密级文件时，应指定专人负责办理调档借阅、使用登记及归还等工作。借阅人应填写文件借阅登记表，注明调卷期限及用途，经调阅部门负责人签字证明，根据不同密级经公司领导批准后，才能调卷。b) A级-绝密文件资料：一般禁止出借，除非经总监或总经理签字同意，方可出借。c) B级-机密文件资料：只能在行政管理部阅览，一般不准外借，除非经总监或总经理签字同意，方可出借。d) C级-秘密文件资料：经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时，借用时间不得超过1周；如需出借，应当由出借部门的最高主管和保管部门主管签字同意。e) 密级文件资料的借用，本部门由部门负责人审批，跨部门的由文件存放部门主管批准；属于公司的密级文件借用由总经理批准，总经理因公外出时可委托董事会秘书或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。2.5.4.1.8密级档案只许在行政管理部的档案室查阅，不得带离档案室。非经总监或总经理批准，任何人不得对密级文件进行复制和摘抄。2.5.4.1.9在对外交往与合作中需要提供企业秘密事项的，应当事先经总经理批准。2.5.4.1.10销毁档案要由专人监销，防止泄密。2.5.4.1.11节假日期间，档案库房、档案柜要加封条。2.5.4.1.12附则：工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制定。2.5.5附件：2.5.5.1附件一 密级文件范围、权限一览表2.5.5.2附件二 密级文件印章模板六、 工服管理1.工服配备1.1配备方式为:春秋装、夏装。2.工服配备明细 性 别春秋装夏装男上装、裤子，长袖衬衫、领带 、胸卡短袖衬衫、裤子女上装、裤子或裙子，长袖衬衫、纱巾或领结、胸卡短袖上衣、裤子或裙子3.配备、管理方式3.1行管部汇总各部门工服申请后，报总经理审批。3.2工服由申请部门安排制作或购买。3.3工装申请部门负责工服统一发放、管理，领用人签字领取，工装领用清单由部门统一制作、填写、存档并报行管部备案。4.工服管理规定4.1自工服配备起6个月内离职员工，须交纳工服总费用的100，工服归个人所有；4.2自工服配备起6个月至12个月内离职员工，须交纳工服总费用的50，工服归个人所有；4.3自工服配备起12个月以上离职员工，离职时不再交纳工服费用，工服归个人所有。5.着装规定5.1配备工装的部门，在上班时间内员工必须着工装上班。5.2违反公司规定的将给予一定经济处罚。5.3违规一次给予人民币50元处罚；5.4累计三次违规将扣除当月奖金。七、车辆管理1.公司车辆管理（含机动车、电动车）1.1行政管理部负责所有车辆管理工作，包括车辆调派、维修保养、费用预算、核准、车辆年检及证照管理、投保、续保与出险索赔及司机管理；1.2公司根据实际工作需要给个人配备专车的，凭票据报销。特配部门使用的专车费用由公司稽核报销；1.3其他部门及人员原则上均不配置专用车辆，确需配置，须由其部门主管或个人以书面报告形式报行政管理部，由公司总经理审批，经批准同意后方可配置，并严格执行费用预算，超出预算的费用需经总经理审批后方可报销；1.4公司所有车辆原则上由公司专职司机（含专车使用人）驾驶，公司其它持有驾驶证的人员驾驶公司车辆公出或私用必须按规定填写车辆使用申请单（附件1），经批准后方可使用。无驾照人员严禁驾驶公司车辆。车辆管理员应定期对公司车辆进行检查和保养，确保行车安全；1.5行管部车辆管理员每周对部门使用公车违章情况进行检查，通过对照公车使用记录，清理违章行为；1.6车辆行驶证日常由专车使用人负责保管，如专车使用人出差或休假，需将专车车辆行驶证及车辆钥匙交由行政管理部保管；保险单由行政管理部车管员统一保管，按车建立资料、费用档案；1.7每车设置车辆行驶记录表（附件3），当班司机使用前应核对车辆里程表与记录表是否相符，与前一次用车记录是否相符，外观是否有刮蹭，使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途、费用明细等，对发生的票据编号整理，以备报销时核对；1.8车辆每日使用完毕和节假日应停放在公司指定场所，并将车门锁好，将钥匙交回给行政管理部保管，由行管部核对车辆行驶记录表；1.9行政管理部人员每月不定期抽查，如发现记载不清、不全或者未记载的情况，应通报司机并对相关责任人提出批评，不听劝告、屡教屡犯者应给与处分，并停止其使用资格。2.车辆使用2.1车辆使用范围：:（1）公司员工在本地或短途外出办事、联系业务、接送；（2）接送公司宾客；（3）专车专用。2.2车辆使用实行派车制度：2.2.1公司使用车辆由行政管理部统一调派，使用人向行政管理部提出申请并填写车辆使用申请单，说明用车事由、地点、时间等，部门经理签字后交行政管理部负责人审批调派。行政管理部负责人依重要性顺序派车，各部门用车不得直接与司机联系，不按规定办理申请者，不得派车。车辆使用申请尽量作到当班用车1小时前申请，下午用车上午申请，次日用车当日申请，夜间用车下班前申请，集体活动用车3天前申请，以便统一安排；2.2.2任何人均依上述程序申请派车，否则不予派车，司机不可擅自出车，擅自出车一次罚款200元；2.2.3遇紧急情况或突发事件可随时派车。事后一天内由使用人补办手续；2.2.4 部门专属车辆外借其他部门使用时必须在车辆使用登记表中注明；2.3司机按用车人员的目的地行车，行车前需选择好最佳路线。对同一方向、同一时间段的派车要求尽量合用，减少派车次数和车辆使用成本；2.4用车完毕，司机填写用车实际情况记录，使用人用车完毕在车辆使用登记表上签字确认；2.5车辆驾驶人员必须持有与使用车辆相应的驾照，熟悉并严格遵守交通法规；2.6驾驶人员于驾驶车辆前，应对车辆做基本的检查（如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等）。如发现故障、配件失窃等现象，应立即报告，隐瞒不报而由此引发的后果由驾驶人员承担（部门专属车辆由部门驾驶人员承担）；2.7驾驶员不得擅自将公用车开回家，或做私用，违者受罚，经公司特别批准的除外；2.8车辆应停放于指定位置、停车场或者适当的合法位置。任意放置车辆造成违反交规、损毁、失窃，由驾驶人员赔偿损失，并予以处分；电动车充电超时或发生碰撞隐瞒不报视情节给予书面警告、记过等处理；2.9驾驶人员应爱护车辆，保证机件、外观良好，使用后应将车辆清洗干净。3.车辆维修、保养3.1公司车辆的维修、保养，原则上按照车辆技术手册执行各种维修保养，并须按照预算执行。3.2公司车辆维修、保养、加油程序：3.2.1司机发现车辆故障或者需要保养时，应先填写车辆维修保养申请单（附件）向行政管理部提交车辆保养维修申请、申报维修保养的项目及费用预算，行政管理部会同相关人员进行确认核实，由总经理批准后送指定维修厂检修。3.2.2维修结束，提车时，送修人应对维修车辆进行技术鉴定，检验合格，收回更换的旧部件，并核定维修费用的合理、准确性后，方可在维修厂家的单据上签字。送修人对费用的真实性负责。3.2.3车辆的维修保养应在指定厂家完成，否则维修保养费用一律由送修人承担。3.2.4可自行维修的，报销购买材料和零件的费用。3.2.5车辆于行驶过程中发生故障急需修理时，可根据实际情况进行修理，但非迫切需要或者维修费用超过2000元时，应与公司行管部主任联系请求批示。3.2.6由于司机使用不当或者疏于保养造成车辆损坏或机件故障，所需费用视情节轻重，由公司和司机按照比例共同负担。3.2.7行政管理部每月负责统一购买汽油，并分配到各车辆油卡上。一律采用油卡加油，非特殊情况严禁现金加油。特殊情况下（加油卡损坏、加油点网络中断、私车公用出远门）需现金加油者，向行政管理部说明原因，得到允许后方可加油。公司车辆每次加油时，司机需在车辆使用登记表中注明，以备报销时核对。3.2.8行政管理部对公司车辆进行不定期的检查，内容包括：本制度执行情况、车内外卫生、一般保养状况等。检查不合格者，对司机或相关责任人处50-200元不同程度的罚款，情节严重者取消驾驶员驾驶资格。4.车辆保险4.1公车、专车由行管部提出建议，经总经理审批确定承险保险公司。4.2公司车辆的保险由车管员建档并管理，在保险到期前一个月向行管部主管提出续保申请，经审批后由公司财务部支付。公司车辆投保、续保险种以及标准按照审批意见执行，不得私自增加或减少投保险种，也不得私自提高和降低额度。4.3一旦出现车辆保险索赔事件，行政管理部车管员应在第一时间与保险公司取得联系，并保存好索赔资料，事故处理完毕后，办理索赔手续。5.违规与事故处理5.1在下列情形之一的情况下，违犯交通规则或发生事故，由驾驶人全部承担责任和处罚：无照驾驶；未经许可将车借给他人使用；酒后驾车；有交补的私车办理私事时发生的违章或事故；无交补的私车发生违章或事故；5.2使用公车违反交通规则，其罚款由个人（含非专职司机）承担，涉及驾照扣分的由当事人承担。行政管理部负责每周在网上查询违章记录一次，并做好处理。5.3各种车辆在办公过程中发生重大事故，应先急救伤患人员，并向附近公安交通管理部门报案、保险公司报险，同时联系行政管理部车管员协助处理。如属小事故，可自行处理后向公司行管部报告。5.4办公途中发生交通事故并造成车辆损坏的，在扣除保险理赔后，再视情况由司机与公司按比例承担。5.5办公途中发生重大交通事故出现人员伤亡的，如需向受害当事人赔偿，在扣除保险金额后，再视差额由司机与公司按比例承担。6.费用报销1、公司车辆维修保养及过路费用按凭证实报实销。司机于每月10日、25日前将所负责车辆当月高速费、过桥费及停车费等票据贴好，连同该车辆使用登记表交行政管理部审核签字后，交财务负责人审核签字，最后报主管副总、总经理签字后，方可报销。2.公司车辆办公出远差(来回超出100公里)，可现金加油并凭加油票据经部门经理、主管副总、总经理签字后报销。八、工作计划管理1.工作计划分为工作总结和工作计划1.1.工作计划1.1.1依照公司年度发展目标制定部门年度工作计划1.1.2部门经理制定部门每周的工作计划；1.1.3做好月工作完成情况与部门年度计划的比对，采取有效措施，组织部门完成部门年度计划。1.2工作总结1.2.1总结本周工作内容；1.2.2总结本周工作是否完成及完成情况； 1.2.3通过本周工作情况计划下周工作；1.2.4总结工作中出现的偏差、不足，及时弥补失误和纠正错误；1.2.5每季度汇报、总结工作完成情况上报主管副总。2.制定时间2.1以周为一期，周周制定；2.2每周五下午经主管副总审定后提报给公司行管部行政专员；2.3部门经理将每季度工作完成情况汇总，于下月5日前报送主管副总。九、印章使用管理1.公司印章的使用范围公司的印章主要包括公司公章、行政章、专项业务章（合同章、财务章）、总经理（法人）专用个人名章。公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。1.1公司公章的使用范围主要为：公司对外签发的文件。公司与相关单位联合签发的文件。由公司出具的证明及有关材料。公司对外提供的财务报告。公司章程、协议。员工调动。员工的任免聘用。协议（合同）资金担保承诺书。1.2公司合同专用章的使用范围主要为：对外投资、合资、合作协议。各类经济合同等。1.3公司总经理（法人）个人名章，主要用于需加盖私章的合同、财务及报表、人事任免等各类文件。1.4财务专用章，主要用于货币结算等相关业务。1.5公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用，不得对外。2.公司印章的管理职责2.1公司总经理负责公章的使用审批工作。2.2行管部专人负责公章的使用、保管、登记等工作。2.3各部门负责人负责本部门专用章的使用、保管、登记等工作。2.4印章管理员负责印章的保管。 负责设立印章使用登记台帐。 负责印章使用的审核工作。 负责制定所保管印章的使用程序。 3.公司印章的管理、使用及保管3.1印章的管理3.1.1公司行政章由行管部专人负责管理。 3.1.2专项业务章（财务章、合同专用章等）由财务部指定专人负责管理。 3.1.3法人个人名章，由公司指定专人负责管理。3.1.4各部门须将印章管理员名单报行管部备案。3.1.5印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可由部门负责人指定专人代替，但必须办理移交手续，并填写印章移交登记表。（见附件：表3印章移交登记表）3.1.6为保证资金的绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。3.2印章的使用3.2.1印章的使用必须严格遵循印章使用审批