某集团公司公文行文管理制度.doc

第一章 总 则 第一条 为了保证公文的规范性、完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便，经参照国务院办公厅国家行政机关公文处理办法及结合本公司的实际需要，特制定本规定。 第二条 公司各部门应配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备有关专业知识。 第三条 公司中、高层管理干部要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，改善办公手段，规范办公程序，努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精，注重效用。 第四条 公文处理必须做到及时、准确、安全。公司对外的公文由办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。第二章 公文格式 第一条 外形格式一、用纸：公文要求使用统一的纸形，以便于管理。 （一） 公司文件用纸统一使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)公文用纸；（二） 公文附件中的图纸、表格等尺寸过长或过宽，要折叠整齐。特殊情况下，可根据需要放大或缩小。二、页边与图文区 （一） 公文文面的天地页边要空留恰当，文字不得打印过满，以清晰悦目，便于阅读（详见公文格式模板）； （二） 根据实际情况，版面尺寸可作调整，力求美观、整洁； （三） 图文区内文字符号一律采用从上至下、从左向右横写横排，正文文字的每行长度与图文区宽度相等； （四） 字距、行距的安排以便于阅读、郑重、大方为原则。可根据文种要求掌握选用，尽力作到匀称、整齐； （五） 公文应采用页码编序，页码为阿拉伯数字，位于文件下端，居中排列。 二、装订 （一）装订要求： 1公文版面是横书横排的，按照一般规律和阅读习惯，在左边装订； 2装订时不要太靠边，也不要太靠里压字，给阅读带来不便； 3装订通常都应订两个书钉。两个书订的位置，以距两端各四分之一处装订为宜，平面平订装订线距左边12mm左右，书钉应与纸边平行，不要歪斜； 4装订好的文件要不缺页、不重页、不错乱页码顺序； 5凡有附件的公文，文件和附件要装订在一起，并在正文末尾注明各附件的标题；如不能装订在一起的，应在附件的首页上注明主件的文号，与主件同时报送。 （二）装订方法： 一般采用二孔文件夹、活页文件夹、抽杆式文件夹、钉装、活动夹、半开口塑料文件套的办法：序号装订方法标 准要 求用 途1二孔文件夹1.文件夹封面有文件主题2.文件夹背脊有文件主题1.40页以上2.使用分页纸1.对外可行性报告2.内部重要会议文件2活页文件夹1.活页齿圈直径与文件厚度适中2.使用卡纸做封面、封底3.使用透明塑料胶纸做外壳1.40页以上2.庄重、美观、 大方1.可行性报告2.会议总结3.活动方案3抽杆式文件夹（厚度0.5cm）1.有文件封面1. 公司内部；1030页2. 对外资料：至少5页以上1. 请示、报告2. 重要对外活动日程及备忘录4抽杆式文件夹（厚度1cm）1.有文件封面3080页内部使用5钉装1.公司发文210页内部使用序号装订方法标 准要 求用 途6活动夹（大中小）1.暂不宜装钉的文件根据文件厚度灵活选用1.内部使用2.个别外送文件可根据具体情况采用7半开口文件套1.公司内上行文310页，钉装或用曲形针内部使用 第二条 文头格式 一、份号： （一）文件份号是同一文稿印制若干份文件时每份的顺序号，用6位数字码标识（000001999999）； （二）份号印制在版头纸图文区第二行左起16字位置； （三）一般文件的份号可以省略，但机密、绝密公文应该标识文件份号，且在发文时予以登记。 二、秘密等级： （一）秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。带密级的公文分别称之为绝密件、机密件、秘密件，不带密级的公文称之为平件（或普通件）； （二）秘密的标识为“”，前标密级，后标保密年限，位于文件版头纸左上角、份号下方位置，顶格书写，用三号黑体字； （三）如果不标注保密年限，则绝密件保密期限为三十年，机密件保密期限为二十年，秘密件保密期限为十年。普通文件，无密级限制，则此位置空缺； 三、紧急程度： （一）紧急程度是对公文印制、送达和办理的时限要求； （二）公文按紧急程度一般分特急件、急件和普通件； （三）紧急程度标记印制在密级下方，用三号黑体字； 四、版头： （一）版头包括两部分： 1 由发文机关名称（全称或规范化简称）和“文件”二字组成的文件名称；2 间隔线。文件名称用大号字体位于间隔线上方正中央； （二）版头套红印刷； 1几个机关联合行文，可用主办机关一家版头，也可并用几家版头，将几个机关名称都套红印在版头上，主办单位排在第一位。 2平行单位之间、同级机关可联合行文。上下级机关之间、本机关和机关内有关职能部门不能联合发文。 五、发文字号： （一）发文字号是由发文单位按发文次序编排的表明发文的单位、时间、次序的文件号； （二）发文字号由发文单位代字、发文年度和当年发文顺序号三部分组成； （三）发文号字体大小与正文字体大小相同，居于文件名称与间隔横线之间的正中处，适当靠近间隔横线； （四）发文单位代字、年度、顺序号的次序不能颠倒。年度应写全称，年度外使用方括号； （五）公司发文字号规定为“集团发号”。六、签发： （一）上报的公文，应标注签发人。联合行文应标注各联合单位的签发人；（二）标注格式为：在发文字号后（空两个字），打印“签发人：“，字体与正文相同，发文字号相应适当左移。 第三条 主文格式 一、 标题： （一）标题应当准确，能正确地表达正文的主要内容，简短、扼要，一般不宜超过30个字； （二）标题可以根据具体情况适当简化，力求明确、简要、醒目。在某些公文的标题中，发文机关、事由可以省略，但在任何情况下文种不能省略； （三）允许省略发文机关或事由的情况有： 1 版头中已有发文机关名称，下行文的通知、批复等标题中可以省略发文机关； 2 报告、请示等上行文和给上级、平级机关的函件一般不在标题上标明发行文机关名称，而只在正文之后署名； （四）除发布法规性文件外，标题中一般不加书名号或其它标点符号； （五）为了使标题突出鲜明，大标题一般用小二号或三号黑体字，小标题一般用三号或小三号黑体字。标题与间隔线和正文（或主送单位）之间应隔一行的距离； （六）标题的排列： 1 标题居中排列，字数较多的标题可分成两行或三行；两行标题一般有三种排法：齐行，上短下长，上长下短；三行标题一般有两种排法：短长短，倒梯形； 2 标题分行时要注意不能把词或词组分割开，应遵循阅读习惯及版面美观的原则。 二、 主送机关： （一）确定主送机关必须遵循两个原则，一是文件的内容和工作需要，另一是隶属关系，不能乱送； （二）主送机关位于标题正文之间的左侧，顶格书写，加冒号； （三）通告、公告、布告等公文一般采用张贴或用新闻媒介公布，不写主送机关。通报、决议、决定等文种一般将主送机关放置文尾，主题词之下； （四）下行文主送单位六个以上，主送机关一般使用泛称（例：各部门）； （五）请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他有关上级机关，应用“抄报”形式； （六）请示件的主送单位必须是正式批复的机关； （七）平行单位之间发文（平行文），如有多个主送单位，不采用泛称的写法。在打印文件时将主送单位空下，待文件打印完以后再逐一填写（或分别打印主送单位名称）； 三、正文： （一）正文指主送机关以下至落款前的部分。正文起段空两个字，回行时要顶格书写。最后一页如果只有一行字，则字一般不应少于五个； （二）正文一般用宋体四号或小四号字； 1 公文中字号的选用一般按发文机关名称、大标题、小标题、正文及注释说明等顺序依次从大到小地选用； 2 文件标题一般用黑体、粗宋体小二号或三号字体，一般公文的正文、主送机关、抄送机关、无正文说明、附件说明、发文机关、发文字号、成文日期、印发说明、注释或特殊要求说明等，采用四号或小四号宋体字。 （三）正文中用数字表示多层次结构时，其方法如下：第一级用：一、二、三，序次语后面用顿号；第二级用：(一)、(二)、(三)，序次语后面不加标点符号；第三级用：1.、2.、3. ，序次语后面用圆点（）；第四级用：、，序次语后面不加标点符号；第五级用：、，序次语后面不加标点符号。 （四）用于章程、合同及规章制度的序次语第一级一律条用第一条、第二条、第三条的书写格式，序次语顶格书写，序次语后空一个字符的位置，采取正文字符提行时上下行左对齐的格式；或空二个字的位置书写序次语，正文提行顶格书写的格式。 （五）公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比和其他必须用阿拉伯数字者外，一般用汉字标识。在同一公文中，数字的使用应保持前后一致。 （六）公文中正确书写标点符号，其方法如下： 1不能把括号写成单书名号。如不能把“（一）”写成“”； 2 横线分半字线(-)占半个字，一字线()占一个字，双连线()占两个字；半字线用于产品等编号，如“-1b基因工程干扰素”等；一字线用于地点的起止，表示相关人物或事物的联系，标准号之间的连接等，如“深圳广州准高速大巴”等；双连线用作破折号，不能把一字线连线使用。 3 由低限到高限的范围号应用“”，如“510年”； 4 七种点号：句号、问号、叹号、冒号、分号、逗号、顿号，一律不能用在一行的开头。三种标号前半边不能放在一行的末尾，后半边不能放在一行的开头，包括：引号（单引号、双引号）、括号（圆括号、方括号、六角括号）、书名号（单书名号、双书名号）。省略号、破折号占两格，行首或行末都可放置，但不能分成两半而将一半置于一行的末尾，另一半置于下行开头； 5间隔号()不能写在行首第一格。间隔号在一格的正中央，不能写成数学上的小数点(.)； 6 用阿拉伯字表示的“年、月、日”数码在其下方用一个圆点，一位数的月、日前加“0”，如：1999.05.04。 7 属于下列情况者，不能拆排两行：整个数据，如：5000；数据前后有附加符号，如：95%、-35等；用缩写字母表示的名称，如：DNA、FAA等；遇到首、尾不能放的标点符号，用重新排版来调整，做到文面左边整齐，防止文面右边参差不齐； 8 夹杂在文中的分数或分式，尽量不要用叠式，改用斜式，以免多占一行位置。如写成1/2，同时，也不可写成2分之一。 四、附件：附件是附在正文之后的文件、材料。 （一）附件名称写在正文之后（不留空行）、发文机关和生效日期之前，另起一行，空两格书写； （二）必须把附件的具体名称和件数写明，如附件种类较多，应设序码分别依次标明，附件名称不加书名号，末尾不用标点符号； （三）附件上应标明是第几个附件与附件名称，每一个附件的页码应单独编排； （四）在发文时，一定要将附件随正文一起发出。如因某种原因附件不能随正文一起发出时，必须在附件名称后面用圆括号注明“另发”字样；（五）批转类（转发、颁发、印发等）文件，正文只起到批准、发布或批语的作用，而形式上的附件实际是主要的正式文件，这种被批转的文件名称已在正文标题中标出，就不应再将它作为“附件”标在正文之后，被转发文件的标题前也不应加“附件”字样，文尾应放在被转文件的后边。若被转发件采用复印件时，文尾可放在转发单位署名和日期之后。 五、 发文机关 （一）发文机关即公文的成文单位，写在正文的下面偏右，一般又称“落款”。落款有两种：一是单位落款，二是领导个人名义落款； （二）落款在隔离正文一定距离的右下方，字距要比正文字距稍大，落款最末一字与图文区右边沿相差四个字的距离； （三）文件在排版时，应尽量避免出现“（此页无正文）”的情况。若文件正文占满了页面，则应在另页空白纸上落款，但落款要在空页的适当位置，不宜靠近顶端，宜在下半页，并在空白页第一行位置用圆括号注明“此页无正文”，顶格书写； （四）有固定版头的文件，落款处可不署发文机关名称，只在成文日期上加盖发文机关印章即可； （五）联合行文时落款处应打印发文机关名称，便于加盖印章。几个单位在落款处的排列，要整齐美观，按文头顺序排列，主办单位应排在第一位；（六）以领导个人的名义向下行文，应在姓名之前冠上职务。个人印章应是领导者本人手写体且四周不带边框（类似于签字），从左至右横排。 六、 印章印章是行文机关表示对公文负责并标志公文生效的凭证。印章必须清晰端正地盖在年、月、日的中间，骑年盖月。行政公文必须加盖印章，否则视为无效。 七、成文日期成文日期即公文形成的日期。 （一）会议通过的公文，如决议等的成文日期为会议通过的日期； （二）一般文件用领导人在“文稿的发文签”上签发的具体日期； （三）一般性公文材料，如涉及具体事宜的通知、函等的成文时间，通常用它的印发的时间； （四）会议通过的公文，其成文日期加圆括号在标题下方，与标题之间不空行；其它公文的成文日期打印在落款的下方偏右一点，成文日期中的数字用汉字小写，成文日期必须年月日齐全。第四条 文尾格式 一、注释：注释位于公文生效标识以下、主题词之上，用以说明在公文中的其他区域不便说明的各种事项（如：需要加以解释的名词术语、使用方法、阅读范围等）； 二、主题词：主题词用以表示公文中心内容的词，作为公文主题标引和检索使用。主题词位于公文注释或特殊要求域以下，抄送机关标识域之上。按主题词构成因素顺序标识，每个主题词之间空一个字。主题词用黑体字，字号同正文。 三、抄报、抄送机关： （一）抄报、抄送机关，位于主题词以下，印发说明之上。字体同正文。整个区域用两条等宽的平行细线作为界限； （二）向下属单位颁发重大方针、政策的公文，应“抄报”上级机关备案；向上级请示的公文，可根据需要“抄报”给与请示事项有关的其他上级机关； （三）对需要了解公文内容的其他机关用“抄送”，并按机关性质、职权、隶属关系及其逻辑关系依次标注抄送机关的全称或规范简称。最末一个抄报、抄送机关的后面不加标点符号； （四）在抄送栏的尾部打印存档份数。 四、印发机关与印发日期：印发机关一般是发文机关的办公部门，印发日期是办公部门接到定稿后起印的时间。一般写成办公室，年月日印发。印发机关与印发日期在文尾的下部。 五、份数：按分发范围包括上报、下发、抄送、留用、存档计算文件印制的总数。印制份数一般在文尾印发日期的下方。文尾放在图文区的底部。第三章 公文行文规则 第一条 公司各部门的行文关系，应当根据隶属关系和职权范围确定。 第二条 各部门的行文不分上行文、下行文，统一按行文次序编排文件号。 第三条 各部门的行文字号规定以部门名称或规范化简称、行文年度和行文顺序号组成。统一采用小五号宋体字标注在文件的右上角。 第四条 各部门的行文字号分别为：总裁办公室总办2000 号办公室 企管2000 号财务部 财务2000 号工程管理部 工程2000 号项目管理部 项目2000 号物业管理部 物管2000 号 第五条 各部门向下级机构的重要行文，应当同时抄送直接上级部门。 第六条 各部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，办公室有权责令纠正或撤销。 第七条 各部门的行文一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄报被越过的上级部门。 第八条 “请示”应当一事一文；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。 第九条 “报告”中不得夹带请示事项。 第十条 公文的起草不得使用圆珠笔、纯蓝墨水笔、红墨水笔和铅笔，以及用其修改和批阅、签发文件。第十一条 人名、地名、数字、引文要准确。时间应写具体的年月日，并以24小时制规范化书写。为统一格式，“2000”的书写出现在标题、正文、落款中时统一为“二年”，其它年份以此类推。其中“”为几何图形里的圆。 第十二条 公司采用统一格式模板的收文签、阅文签、发文签。 一、收文签 供各部门使用。用于管理公文的签收、处理和内部文件登记，呈办意见采用电脑打印，办公室方可受理； 二、阅文签 用于各部门呈送的需领导批示的上行文、下行文。各部门按行文隶属关系和职权范围呈送电脑打印的拟办意见，并由相关责任人签字后交办公室传递； 三、发文签 限办公室使用。用于公司总裁办公会决定的各项事宜及以公司名义对外的各种文件的签发。送呈领导的发文签内容一律采用电脑打印。第十三条 各部门经理对本部门撰写的文稿负责，审核文稿内容是否需要行文，是否符合行文规定；文字表达是否顺理成章；文种是否使用正确；格式是否符合规定。第十四条 各部门的行文不符合第十至十三条的撰写规定，办公室一律不予受理。第四章 公文处理程序 第一条 上行文报送公司高层管理机构及与公司业务有关的上级主管部门的公文。如请示、报告等。其行文程序如下：部门经理呈拟办意见 主管领导或公司领导审批 办公室分办 承办部门据批示办理并总结经办情况 交办公室存档 第二条 平行文指发往公司内部平行部门或其部门负责人，以及与公司有相关业务或不相隶属的单位或个人的公文。如函、通知等。其行文程序如下： 部门经理呈拟办意见 主管领导审批或其它部门负责人会签 部门行文 部门存档 第三条 下行文指发往公司属下各部门的公文。如决定、通知、通报、通告、会议纪要等。其行文程序如下：办公室拟稿 主管领导或常务副总裁会签 总裁签发 办公室发文 公司存档第五章 管理文件规范 第一条 管理文件指对全公司的管理和动态的工作流程进行规定和描述的指导性文件，包括技术标准、管理标准、工作流程、岗位职责。 第二条 管理文件系统实行分类和编码：层 级业务领域系统类别编 码公司级办公行政人力资源财务行销开发采购仓储-行政行政WM-M01-XXXWM-M02-XXXWM-M03-XXXWM-M04-XXXWM-M05-XXXWM-M01-XXX采购仓储-生产生产质量工程设备GMP参见文件MS-08-001部门级部门行政部门拼音缩写-M-XXX备注：XXX代表顺序号第三条 管理文件根据保密性要求分两类：一、G类（General），即通用类，对保密性无要求；二、S类（Secret），即机密类，限制在公司高层管理人员和相关人员范围内。 第四条 管理文件设置版本号。首次制订的管理文件，版本号为01；修订后，版本号逐次递增。 第五条 管理文件编制要求： 一、GMP系统管理文件：参见文件MS-08-002；MS-08-003； 二、行政系统管理文件 （一）文字：严谨、简练、规范、准确； （二）内容：以企业价值为导向，具有科学性、规范性、操作性、公正性。 第六条 管理文件编制格式 一、GMP系统管理文件格式：参见文件MS-08-002；MS-08-003； 二、行政系统管理文件格式公司标志文件编号：密 级：版 本 号：页 码：管理文件标题（粗宋体，二号）第一章 章节标题（黑体，三号）（空一行）第一条 （黑体，小四号）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（一） XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 1 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 正文（宋体，小四号） 第七条 管理文件制订、审批流程一、 GMP管理文件：参见MS-08-004二、 行政系统管理文件 （一） 公司级管理文件 1填写管理文件审批表； 2制定、审批流程：部门提议 主管副总裁审核 总裁审核 办公室发文 （二）部门级管理文件制订、审批流程：部门提议 主管领导审核 办公室备案 第八条 管理文件的修订已签发实施的所有管理文件，若在执行中发现有重复、遗漏、矛盾外或已不适应公司发展，需要进行修订甚至废除，其程序同三十二条。第九条 管理文件的废止 一、文件进行修订，且新修订的文本已被批准使用，则原文件自新文件生效之日起废止； 二、一般的文件有效期为两年，每年由办公室会同各部门对管理文件作一次全面审查，对不适应公司业务发展的管理文件，审批后由办公室发文，自发文之日起废止； 第十条 在实施规范管理文件过程中，若对有关条款所持意见不同或解释各异时，由办公室负责解释或仲裁。 第十一条 管理文件一经正式签发实施，即具有强制作用，各级人员必须严格遵照执行，未经批准不得在执行过程中擅自变更。 第十二条 各项管理制度颁布实施时，各部门必须在五日之内组织学习活动。 第十三条 各部门应加强制度执行情况检查工作，并及时将存在问题报告办公室，一般每两月上交一篇制度执行情况报告。第十四条 制度健全、制度学习、制度贯彻检查情况为各部门、各级管理人员的考核指标之一，办公室将定期予以通报。第六章 公文立卷、归档和销毁 第一条 公文办完后，应当根据中华人民共和国档案法和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。 第二条 公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完全，能准确反映本单位的主要工作情况，以便于保管和利用。 第三条 联合办理的公文，原件由主办部门立卷，其他部门保存复制件。 第四条 公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖公司公章，视同正式文件妥善保管。 第五条 案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向公司档案室移交。个人不得保存应当归档的公文。第六条 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，由公司档案室统一负责，并进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。第七章 附 则 第七条 本规定由办公室负责解释。 第八条 本规定自颁之日起实行。其他有关公文处理的规定，凡与本规定不一致的，以本规定为准。 附件一 公文行文标准附件二 公文格式模板附件一公文行文标准第一章 公文的用语 第一条 公司文件运用语言应当做到准确、简明、庄重、得体 一、准确：用词准确无误，造句合乎语法和逻辑。禁止用词含混，造成歧义；用语不慎，造成前后矛盾；概念不清，造成漏洞；判断不当，造成结论模糊等结果带来的理解和执行上的困难，保证公文的权威性与严肃性。 二、简明：用最少的文字表达尽可能多的内容，做到“文约而事非”，简短明了，精练准确。掌握公文写作的特定用语，恰当地使用缩略语、成语、准确地使用引用语，力戒空话、套话和使用生僻的词语； 三、庄重：使用规范的书面语言，公文用语庄严、郑重； 四、得体：公文语言的运用与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。适应行文的语体风格，分清上下级关系，掌握分寸，运用公文专用语。第二章 公文的撰写 第一条 决定决定是一种带有制约、法规、指导作用的下行文。主要用于对某些重要事项或重大行动做出安排、决策和规定。一、 决定的特点 （一）强制性； （二）规范性； （三）广泛性。 二、决定的类型常用的决定有五类：方针政策性决定；指示部署性决定；法规性决定；表彰性决定；处分性决定等。 三、决定的写作决定由标题、正文、落款三部分组成。有些决定带有附件。 （一）标题：标题一般由机关名称、决定主要内容和文种三部分组成； （二）正文：正文有三种写法。第一种是直述式，采取标题之下直书决定的诸项内容。第二种是两层式，第一层写明决定的缘由和根据，第二层写决定的具体内容，内容较多的可采取分条列项的方法。第三种是三层式，先写决定的缘由和根据，再写决定的具体内容，最后提出号召和要求； （三）落款：标明发文机关名称（或盖章）和发文时间。四、注意事项 （一）根据要充分，有理有据； （二）对人、对事的评价要准确、中肯，实事求是，不可空泛笼统，要求有很强的针对性； （三）注重理论、政策、把决定的事项写得鲜明、扼要，有较强的指导性和可行性，使阅文者能透过决定的事项，受到启发和教育，提高执行的自觉性； （四）普发性决定不写受文单位，不落款，发文单位体现在标题上。 第二条 决议决议是领导机关对某些重大问题或重要事项，经过一定的会议讨论通过，要求下属单位或部门贯彻执行时使用的文种。决议有两种，一是对会议讨论通过的文件作出决议，二是对会议讨论决定的事项作出的决议。 一、决议的特点： （一）决议的议题，必须经某一机关或机构的决定会议进行集体讨论，决议具有权威性； （二）议题讨论的结果，必须由法定多数表决通过，决议具有集体性； （三）表决通过的议题，讨论结果必须形成正式文件，并以会议名义在一定范围内公布。 二、决议的类型：决议大体可分为三种类型： （一）审批性决议：一般是由机关依照其职权，通过会议决议形式批准某一重要报告或其他文件； （二）指示性决议：主要是就某一重要事项阐明原则，提出要求和决策性意见； （三）论断性决议：主要是针对某个时期某些方面的重要问题，作出分析、结论和评价。 三、决议的写作： （一）审批性决议一般连同所通过的文件一起下发，因此，决议内容和文件有一定联系。由标题和正文组成： 1标题：一般由会议名称、事由和决议文种组成。标题之下应注明什么时间、何种会议通过。 2正文：一般包括三方面的内容：一是决议引据。通常用简要的语言写明什么会议，审议批准了什么文件。二是决议事项。这是正文的主体部分，一般对前一时期工作作简单地回顾和总结，重点对会议审议批准的文件作评价说明，并对今后工作提出要求和决定性意见。三是决议的结尾。根据会议的宗旨和文件的主要内容，向有关方面提出带有鼓动性的号召； （二）指示性决议包括三个部分：一是决议的引据。即写明什么会议，根据什么，提出什么结论性的意见；二是决议事项。主要写指示性的要求，根据内容，可采取按问题分类，并根据内容的需要，可适当进行必要的论述，以增强决议的思想性；三是正文的结尾。一般对学习执行决议提出一些号召性的要求。 （三）论断性决议一般是从理论和实践结合上，对某一重大问题进行全面和科学论断。通常分若干问题来写，语言讲究准确、周密、恰当。四、注意事项： （一）运用决议行文，必须是经过会议讨论和法定多数通过的重要文件或事项，未经会议讨论通过的任何事项，不能使用决议文种； （二）内容安排要详略得当，层次分明； （三）选词用语要恰当、确切、概括、凝炼。对评价和指示性、论断性的重要事项，表述要准确，要讲究语言的运用。第三条 指示指示是领导机关对下级机关或所属单位的工作做出部署，提出意见，指出方针，明确原则、方法、步骤的指导性文件。 一、指示的特点 （一）制发机关必须具有相应的权限； （二）指示的事项及内容针对性要强，要具有较强的指导作用； （三）文件制发具有一定的时效性。撰写和传递，都要有很强的时间观念。 二、指示的写作指示由标题、发文字号、主送机关、正文、发文机关和日期等组成。 （一）标题：一般由发文机关、事由和文种组成。这三个部分通常不省略； （二）正文： 1指示缘由。主要写明发出指示的原因、根据或目的，回答何以发出指示。这部分内容要求写得简明扼要，直陈其旨，顺理成章。写完指示缘由后，一般常用“现指示如下”，“特紧急指示如下”等承启用语过渡，引出下文。有的指示也可以省略指示缘由部分，直接写指示事项。 2指示事项。是指示的主体部分，这部分内容包括工作任务、工作活动的指导原则、督促检查措施和方法等，多采用分条方式来写。 3执行要求。是对指示事项的补充和说明，作为实现指示的保证。通常要写出执行指示的希望和要求，或执行指示时需要注意的问题等，并以一段落安排在正文的结尾。有的指示也将执行要求与执行事项结合一起来写，即可省略这部分结尾内容。 三、注意事项 （一）要切合实际。不仅提出的工作任务、指导原则有反映客观实际的科学依据，而且拿出的具体措施、方法也要符合客观实际，切实可行； （二）要明确具体。凡需要明确的事情，都要写明白、清楚，不得含糊其词，抽象笼统。注意留有余地，以便使下级机关或所属单位在执行指示中，能从实际出发，灵活掌握； （三）主题要鲜明。紧紧围绕主题，提出有关政策、措施、办法等，使人容易抓住要领。 第四条 通告通告是在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 一、通告的特点法规性和周知性。二、通告的类型 （一）制约性通告：有关部门公布的确保某一重要事项的执行，让有关单位和人员知照和遵守的，具有一定法规性和行政约束力的通告； （二）知照性通告：内容单一，篇幅短小，对公众约束力很小，仅仅告知一些行业性的事务工作或临时性事项的通告。 三、通告的写作通告一般由标题、正文、发文机关和日期组成。 （一）标题：通告的标题有两种形式。一是由发文机关、事由、文种三者组成的标准式标题；二是省略事由的标题； （二）正文：通告正文由通告缘由、通告事项、通告结语三部分组成。 1通告缘由：即正文开头，一般定发通告的原因、依据和目的、意义。 2通告事项：即正文主体，这些事项是具体的规定和要求等，是一定范围内有关单位或有关人员周知或遵守的。 3通告结语：即正文结尾，或对通告内容作强调和要求，或对通告加以说明，或提出奖惩要求，或以“特此通告”的习惯用语作结尾。有些通告，正文完了，直接落款日期，没有结尾。 四、注意事项 （一）熟悉有关政策法规； （二）简明准确； （三）通俗易懂。 第五条 通知通知是要求有关单位了解、协作、执行和办理的指挥性和知照性皆具的公文。通知行文方向以下行为主，也可以作平行文及用在不相隶属机关之间告知有关问题。一、通知的特点 （一）应用的广泛性； （二）法定的权威性； （三）对象的专指性。二、通知的类型 （一）指示性通知：又称指挥性通知，主要用于向下级机关布置工作，作出指示，但又不适宜用命令或指示时使用； （二）转发（批转）性通知：包括批转下级机关公文的通知、转发上级机关和不相隶属机关公文的通知； （三）规定性通知：以通知的形式发布规章或规定，宣布该规章或规定的执行标准和有效性，以便下级机关和有关人员有所依循；规定性通知有两种形式，一是直接发布规章的通知；二是对有关法规、规章制度在执行过程中的不完善之处加以补充、修订或为即将制订的法规、规章提出几条原则性规定的通知。 （四）事务性通知有关机关日常事务的通知； （五）任免和聘用的通知一种专用的事项性通知，专门用来任免、聘用干部。通知发出时就生效，无须下级办理。篇幅简短，知照性强。 三、通知的写作通知一般由标题、发文字号、主送机关、正文、发文机关、日期组成。 （一）标题：一般有两种形式。一是发文机关、事由、文种三者的标准式标题；二是省去发文机关，只由事由、文种组成的标题，主要用于短小的事务性通知； （二）正文： 1指示性通知：一般由通知缘由、通知事项、执行要求三部分组成。通知缘由：说明发通知的目的或根据；通知事项：主要部署工作任务，阐述工作意见、措施、办法以及需要注意的问题；执行要求：是正文的结尾。一般以“特此通知，请认真贯彻执行”、“本通知自发布之日起实行”等惯用语作结尾。 2转发（批转）性通知：有两种结构形式。一是单一的“转发（批转）通知”，写被转发（批转）文件的名称和转发（批转）机关的态度、要求。后面被转发的文件，作为通知的具体内容；二是除“转发（批转）通知”外，后面再加指示，对转发（批转）的文件精神加以撮要、补充、强调以及提请注意的问题。 3规定性通知：一般由通知缘由、通知事项组成。通知缘由：以简要的文字交代制文的日的或依据，要有适当的分析。通知事项：即政策性的原则规定，分项写，直接加以说明。 4事务性通知：一般由通知缘由、通知事项、结尾三部分组成。通知缘由：写发通知的原因、目的或根据，不必分析，比指示性通知的缘由更直接与简约。通知事项：只告知受文机关需要了解、知照的事项；结尾：一般以“特此通知”作结尾，不提执行要求。也可以没有结尾。 四、注意事项 （一）要有针对性； （二）要具体明确； （三）行文要及时。 第六条 通报通报是表彰先进、批评错误、传达重要精神等事件时所使用的文种。 一、通报的特点 （一）真实性； （二）典型性； （三）及时性。 二、通报的类型 （一）表彰性通报：用于表彰先进人物和先进单位，通报先进典型或先进经验，使人们得到启发与教育； （二）批评性通报：用于通报事故或反面典型，批评错误行为，以引起有关单位及所属人员的注意，达到警戒和教育作用； （三）传达性通报：用于传达重要精神予以通报，以引起下级机关或有关方面的注意和重视，及时采取必要的措施，更好地开展工作。 三、通报的写作通报一般由标题、正文、发文机关和日期组成。 （一）标题：由发文机关、事由、文种三部分组成； （二）主送机关：通报有的写主送机关，有的不写。一份通报一般应写主送机关，如果不写，要在正文的左侧下角注：“此件发至（县团级）”。一般情况下，凡发文机关级别偏高并要求下级机关特别注意或贯彻执行的，正文之前要写主送机关； （三）正文：一般由主要事实、事实评析、决定和要求组成。主要事实：概述事实发生的时间、地点、单位或人、经过、结果。事实评析：对通报的事实进行恰如其分的议论分析，指出事实的性质和产生的原因，阐明通报的意图。决定和要求：针对通报事实，作出表彰决定或对错误者的处分（处理）决定，并由此引伸出应当吸取的经验或教训，提出希望与要求； （四）发文机关和日期标题中已有发文机关名称，落款处可不标，但发文日期要标明，不可省略。 四、注意事项 （一）要有针对性； （二）要注意及时性； （三）要注意准确性。 第七条 报告报告是下级机关主动或应上级要求，向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关询问的陈述性公文。 一、报告的特点 （一）陈述为主； （二）一事一文； （三）结构严密、层次清楚、文字流畅、简明扼要； （四）格式与内容统一。 二、报告的类型 （一）按内容分：情况报告、答复报告、报送报告情况报告：是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议的报告。答复报告：是对上级机关所询问的问题作为答复的报告。报送报告：是向上级机关报送文件或物件时，随同文件或物件一起发送的报告。 （二）按要求分：呈报报告、呈转报告呈报报告：是向上级机关直接汇报工作，反映情况的报告，不要求上级机关批转。呈转报告：是向上级机关呈送，建议批准并转发有关地区或有关部门执行或参照执行的报告。 （三）按性质分：综合性报告、专题性报告综合性报告：是向上级机关汇报全面工作或几方面工作情况的报告，内容具有综合性特点，但也要突出重点。专题性报告：是向上级机关汇报某项工作、某个问题或某一方面情况的报告，内容具有单一性、专项性。 三、报告的写作报告一般由标题、主送机关、正文、发文机关和日期组成。 （一）标题：报告的标题主要有两种形式。一是采用发文机关、事由、文种三者齐全的标准式标题。二是省略发文机关，只有事由、文种组成的标题； （二）主送机关：报告的主送机关，即发文机关的直属上级机关； （三）正文：一般由报告缘由、报告事项、结尾组成。报告缘由：是报告的正文开头，交代报告的起因、原由或说明报告的目的、主旨。它承接标题中的事由，落笔入题，直截了当地讲明为什么要写报告，报告的主要内容。报告事项：即报告正文主体内容，一般要围绕主旨展开陈述，写明主要情况、措施与结果、成效与存在问题；经验或教训、意见或建议、打算或安排。报告结尾：一般用惯用语，如“特此报告”，“以上报告，如有不当，请指正”等。 （四）发文机关和日期报告的落款要写明发文机关与日期。 四、注意事项 （一）情况要确凿； （二）重点要突出； （三）报告要及时； （四）陈述有序； （五）不得夹带请示事项。 第八条 请示请示是下级机关向上级领导机关或业务指导机关请示指示、答复、审核和批准有关事宜时使用的请求性文种。 一、请示的特点 （一）请求性； （二）事前行文性； （三）内容单一性。 二、请示的类型 （一）请求指示的请示：主要是在工作中遇到重要的疑难问题，或新情况新问题，需要请求上级机关作出指示或加以解释说明的；或对上级指示和有关政策领会不明不透、有疑问和有不同理解，需要请求上级机关进一步加以明确的阐析、指导、裁决的请示； （二）请求审批的请示：为了使某一事项的解决办法得到上级机关的审批认可的一种请示，即因权限关系，对涉及到经济、物资和人员编制问题，下级机关自己不能作主，需要上级机关审批的请示。 三、请示的写作请示由标题、发文字号、主送机关、正文、发文机关和日期组成。 （一）标题、发文字号、主送机关、发文机关和日期的写作要求与其它通用公文相同； （二）请示的正文，一般由请示缘由、请示事项、请示要求组成。请示缘由：简单概括地写出请示原因、目的或依据。请示事项：是请示正文的主体，是要求上级机关给予指示、审核、批准的具体问题或所要求的具体事项。请示要求：是请示正文的结尾，是向上级机关提出肯定性要求。一般用“当否，请批复”、“以上请示是否妥当，请批复”等惯用语作结尾。四、注意事项 （一）请示的问题，必须是工作中急等解决的重要问题，理由必须充足，不要把一般化问题或矛盾上交，不要给上级领导出难题； （二）坚持一文一事； （三）拟准主送机关； （四）要逐级请示。 第九条 批复上级机关针对下级机关来文所提出的请示而表明态度或做出明确回答的指示性文件。 一、批复的特点 （一）针对性； （二）单一性； （三）权威性； （四）鲜明性。 二、批复的类型 （一）对请求指示的批复：针对下级机关提出的难以解决的政策界限问题和没有明文规定的实际疑难问题，作出具体的解释或答复，表明意见和态度； （二）对请求批准事项的批复：主要针对下级机关请求批准的事项，进行认可和审批，带有表态性和手续性。 三、批复的写作批复一般由标题、发文字号、主送机关、正文、发文机关和日期等组成。 （一）标题、发文字号、发文机关与日期的写法，与一般通用公文相同； （二）主送机关：批复一定要定明主送机关，而且必须是来文请示的下级机关； （三）正文：批复正文一般由批复引据、批复内容、批复尾语三部分组成。批复引据：是批复的起因或依据。主要说明应什么来文而批复，批复的引据较为固定，如：“你