物资采购管理办法.doc

FDJT集团有限公司物资采购管理办法第一章 总 则第一条 为本着对企业负责、降低采购成本，实现物资采购全面管理目标，使采购全过程中的工作规范化、制度化，根据集团及下属各公司的实际情况特制订本物资采购管理办法。第二条 本办法所称的物资是指公司所有原辅材料、零部件、办公用品、机器设备、工程物资等；所称的采购不仅是企业生产活动的起点，而且是贯穿于企业生产全过程的因素；所称的物资采购全面管理目标就是适时适量保证物资供应、保证物料质量、费用最省（具体内容见附表1）。第三条 本办法适用于集团公司及集团下属各公司的采购活动。第二章 采购体制、权限与人员第四条 集团对各公司的物资采购实行集中与分散相结合体制的管理体制。即集团市场运销部为物资采购的归口管理部门，引领、统辖集团及各公司物资采购管理工作。第五条 集团授权北京方大集中采购炭素企业使用的进口针状焦，授权方大高新集中采购炭素企业使用的国产石油焦和供应自身生产的锻后焦，其他物资采购暂由使用企业自行采购。第六条 采购人员要严格履行自己的职责，自觉维护企业利益，努力提高采购材料质量，降低采购成本；加强学习，提高认识，增强法治观念，提高商务工作的能力；增强跟踪办事负责到底的责任意识，严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督；尽职尽责，在商务工作中做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。第三章 分工与职责第七条 集团及各公司需求单位负责编制本单位物资需求计划；物资采购部门安全生产部（运输车队所需汽车配件）、设备部（计算机、复印机、网络等专业设备）、办公室（行政职能部室办公用品）、机修厂（地方建筑材料）、物业公司（零星维修物品）等单位负责编制物资采购计划。第八条 物资采购部门负责执行物资采购计划、供应商的选择、草拟采购合同、办理物资采购业务等专业管理。第九条 财务部负责物料采购预算的审核，各处物料与劳务付款方式的规定，物料付款凭证的审查与支付，供应商违约赔偿、扣款等的执行和有关会计核算。第十条 技术质量部负责购入原料的质量管理，研究所负责购入原料的样品检验工作，设备部负责备品备件和机物料的质量管理。第十一条 物资保管部门应分别负责原料、材料采购的验收和实物保管等物资管理。第十二条 法律事务部负责合同中的法律条款审查。第十三条 审计部负责对采购业务中的全过程审计与监督管理。 第四章 采购计划的编审第十四条 各公司物资需求单位每年十一月份要根据公司年度生产经营计划、材料消耗定额、相关费用材料费定额和现有库存情况，制定下一年度采购计划预案。根据年内生产进度安排、资金情况和库存变化，相应制定半年、季度或月度的“物资需求计划”（包括到货期限），该计划按期滚动修订。 第十五条 集团及各公司要从内外两方面着手，提高物资需求计划的准确性、及时性和规范性。一是建立物资计划例会制，督促各环节及时处理计划、接收反馈的信息、协调解决出现的问题。二是要求采购人员加强物资计划工作，明确职责，确定相应的程序，接到物资需求计划后，主动对接，落实资金、落实项目、落实时间、落实货源，逐步规范工程项目、委托采购等方面的物资需求计划。第十六条 物资采购部门应审核汇总需求单位的“物资需求计划”，并结合需求物资的库存情况和需求物资库存定额，定期（年、季、月）编制“物资采购计划”。第十七条 各公司年度采购计划须经总经理办公会议批准实施，半年、季度、月度采购计划应先报主管副总审批，然后再报公司总经理审批后实施。第四章 供应商选择与管理第十八条 集团市场运销部及各公司采购部门要随时搜集、掌握市场价格最新信息，了解市场变化情况和所购物资的生产、流通、消费情况，熟悉供应商的情况，建立供应商信息档案库系统。第十九条 供应商选择原则：1、原辅材料的供应商具有公司（工厂）营利事业登记者，必须证照齐全，具有生产产品的合法证件。变更原辅材料的供应商必须经过送样检验、小试、中试，征得生产、质量部门同意。必要时，报集团市场运销部批准备案。2、对于大宗和经常使用的商品或服务，采购部应较全面地了解掌握供应商的生产管理状况、生产能力、质量控制、成本控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好业务记录，会同企业生产、质量、采购部门对供应商定期进行评估和筛选。3、固定资产及零星物资采购在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。4、为保证原、辅、包材质量的稳定，为确保货源，采购人员对于经常采购的原物料，应寻找两家以上的供应商作为储备或交互采购，以稳定货源、降低价格。5、为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，对于生产运营所必需的商品，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。大宗商品应同时由两家以上供应商供货，以保证货源、质量和价格合理。第二十条 集团及各公司应由本企业的采购部门、技术研发部门、质检部门等相关部门共同对供应商进行评价:1、由采购部依下列因素作评核：供货价格、运输费用、交货周期、付款方式。2、由技术研发部依下因素作评核：供应商的技术水准、设备状况、工艺流程与作业标准。3、由质检部依下列因素作评核：品管组织与体系、品质规范与标准、检验之方法与记录、纠正与预防措施。第二十一条 集团市场运销部及各公司要加强供应商网络管理，着力培育主力供应商和战略合作伙伴。强化对供应商的动态考核，吸收有实力、重信誉的供应商加入网络系统，排除产品质量、服务或业绩不佳的供应商，保证供应商网络有进有出竞争态势的形成，从而进一步择优、筛选新供应商的开发工作。第二十二条 集团及各公司采购部门在物资采购过程中要注重协调与配合, 加强信息的沟通与交流，克服各自为政。遇同一供应商时，应统一洽谈和签约，尽量避免多家公司对同一供应商分别洽谈和签约。第五章 采购方式的确定第二十三条 集中和招标采购。大宗原材物料、机电设备、公共用品统一集中采购；凡大宗或经常使用的材料，如原、辅、包材料、零星且繁杂的物资、办公用品等都应通过询议价或招标的形式，由生产、质量、财务、审计、采购、总裁办等相关部门共同参与，定出一段时间内（半年或一季度或一个月）的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的材料，除缩短招标间隔时限外，还应随着掌握市场行情，调整采购价格。第二十四条 严格执行询议价程序。凡未通过招标确定供应商价格的物品的采购，每次采购金额在2000元以上，必须有三家以上供应商提供报价，在比质比价比服务（权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素）基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。第六章 采购合同的签订与审核第二十五条 对于批量（一个月或几个月生产需求量）采购合同中所涉及的付款约定，应按着经济采购批量约定支付货款，不能按合同总量约定付款。第二十六条 采购合同应约定采购发票应为一般纳税人的增值税发票（少数的不能开具增值税发票的，采购部门应作出普通发票比增值税发票的价格降低多少的理由说明或确实不能开具增值税发票的理由说明，但发票必需是真实有效的正规发票）。第二十七条 常规材料、标准备件和工程项目用料等物资采购，应遵循“挂账两个月付款”的赊销政策，并在物资采购合同中加以约定。第二十八条 1000元以下的小额零星物品可采用直接购买方式，可不签订采购合同。第二十九条 固定资产的采购合同，必须经过有关部门如生产管理部、质量部、财务部、审计部、生产企业总经办、设备维修部共同参与，调研汇总各方意见，必须由总经理、副总经理和相关部门负责人通过会议或其它形式实行集体决策，增加透明度。第七章 采购实施第三十条 采购实施贯彻“五适”方针，即以最适当的价位、在适当的时间、从最适合的地点，购进适当品质及适当数量的物料。第三十一条 公司采购部门应按照审批后的“物资采购计划”和“物资采购合同”，组织物资采购。公司物料库存降低到安全库存量或控制标准时，可随时提出采购申请，并分为定量订购和定时订购两种方法实施采购。 第三十二条 公司采购部门不得无计划采购物资，也不能超计划采购物资。第三十三条 采购人员定购的物资或服务必须与请购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改请购单作为依据。第三十四条 集团市场营销部要借助电子商务网站可以实现企业集团内部物资采购管理信息的大容量、快速传递，为各公司物资采购决策者提供更多、更准确、更及时的量化决策信息。第三十五条 各公司要进行采购VA价值分析，即分析各项物资的性能与成本，在保证物资的品质、性能的前提下改善采购方法或选用替代品，籍以降低成本。第八章 采购物资的验收第三十六条 公司采购物资进厂前，采购部门应分别通知公司总调度室、设备部检斤单位、生产部原料库房或设备部材料库房、技术质量部或设备部（质量检验单位）。第三十七条 库房管理员对照物资检验登记表，确认物资质量合格的准予入库，对入库的物资进行登记，填写“入库表”和“入库单”。入库单一式三联，一联由库房管理员保留，一联由供货方保留，另一联交给财务部。第三十八条 物资入库后，库房管理员及时将物资信息反馈给各部门，以备及时领用。第三十九条 物资验收入库实行“三审一检”的内控原则，即采购计划审核、价格审核、合同及票据审核和质量检测。第九章 采购物资的退货与折价第四十条 经检验属于质量不合格的物资，由技术质量部或设备部报请公司主管副总、总经理批准，决定退货的物资，物资保管部门不能验收该批物资，由采购部门负责办理须退货物资出厂手续。第四十一条 需退货的物资出厂前，财务部门应审核是否存在预付、垫付款项，如存在，待相关款项清回后，再准许退货物资出厂。第四十二条 已验收入库的物资，发现质量问题后，由技术质量部或设备部报请公司主管副总、总经理审批后决定退货的物资，财务部根据库房或使用部门的退料单（或验收单红字），进行相应账务处理；采购部门负责办理须退货物资出厂手续。第四十三条 对于质量不合格的物资，经与供应商协商，同意按折价处理的，采购部门应按照公司经济合同管理办法与供应商签订补充合同，财务部依据补充合同相关规定进行账务处理。第十章 库房管理第四十四条 库房管理员对物资进行分类编号，日常办公用品和物业中心物资分别存放。第四十五条 库管员应熟悉掌握物资的性能、特性、分类情况,妥善保管各种物资,并要分类上架存放,做到摆放整齐、仓位通畅,对不宜架存的物资要堆垛整齐,并采取防潮措施,便于发放。对所管物资要熟悉存放位置,经常检查,防止霉变、生锈、虫蛀、鼠咬及差错事故等。第四十六条 实行物卡管理制度,卡物相符对位。第四十七条 库房要保持卫生，做到物架、物资、地面无尘土、无污迹、无杂物。第四十八条 对返回的废旧物资及时填“废旧物资回收清单”,由专业人员对回收原因及处理方式进行鉴定，以便统一处理。第四十九条 对库存的物资,要经常分析库存结构,掌握库存动态,对超储积压物资要定期填列“超储积压物资报告单”,注明原因,呈报招标采购部经理酌情处理。第五十条 对库存短缺的常规备用物品,按月列出“库房请购单”,经审批后购买物资补充库存。第五十一条 库房管理员每个月末对物资进行盘点，填写“物资盘点统计表”。根据物资的入库、出库情况确定物资品种、数量、规格是否准确。如果有错查找原因，有必要的追究当事人责任。第五十二条 库房管理员要做好防盗、消防工作。第十一章 采购结算第五十三条 采购部门应根据物资采购发票、物资验收单等原始单据，与相应的物资采购合同进行核对，核对相符后，填写“材料报销单”，按照“材料报销单”规定的审核、审批程序，办理物资采购结算手续。第五十四条 财务部应审核采购部等采购单位填写的“材料报销单”，负责对采购合同、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证上的供应商名称、采购数量、采购单价等内容的核对工作。第五十五条 财务部应复核采购发票上的单价、进项税金、合计金额等计算是否准确；审核每一张采购发票等原始票据的真实性、合法性,审核采购发票等原始票据的内容是否完整，章印是否齐全。第五十六条 财务部应根据审核、审批手续完整的“材料报销单”等原始单据及时进行会计帐务处理。第十二章 采购付款第五十七条 采购部门应根据物资采购计划、物资采购合同编制“采购资金支付计划”。财务部应根据物资采购计划、物资采购合同和公司赊销政策审核“采购资金支付计划”，然后由采购部门报公司主管副总、财务总监、总经理审批。第五十八条 采购部门应根据物资采购合同的规定，填写“资金支付申请单”，按照“资金支付申请单”规定的审核、审批程序，办理采购资金支付手续。第五十九条 财务部应审核采购部等采购单位填写的“资金支付申请单”，审核“资金支付申请单”上的收款单位、金额等是否与物资采购合同相符，是否属于采购资金支付计划支付的内容。第六十条 如果是预付款，财务部应审核预付款单位是否存在历史陈欠，如存在，应书面提示相关单位和公司领导。第六十一条 财务部应根据审核、审批后的“资金支付申请单”，办理采购资金付款、挂帐或冲帐等会计业务。同时，对于采用背书转让的承兑汇票、银行汇票、银行转帐支票等结算方式或以现金支付采购资金时，应由采购部等采购单位向供应商索要收款收据。第六十二条 采购部门应指定专人建立物资采购、付款、结算、未结算、欠款、预付款等内容的采购业务往来帐，每月月初与财务部核对上月账目，做到账账相符。第六十三条 财务部应及时清理采购预付账款，应按照物资采购合同的相关约定，其清理期限不能超过采购合同中相关约定的期限。如果超过清理期限未清理的预付账款，财务部将停止办理该采购部门预付账款业务。第六十四条 财务部门每季度末应与供应商核对预付账款等往来款项，填制往来款项签认表。如有未达账项，应查明原因，及时处理。第十三章 效率规定第六十五条 采购需求计划的确认1、公司物资需求单位应于每月18日前完成下月物资需求计划的编制；物资采购部门应于每月23日前完成下月物资采购计划的编制、审核和审批工作。2、公司需求部门的临时采购需求或变更采购计划，物资采购部门应于三个工作日完成物资采购计划的增加或变更工作的审核和审批工作。第六十六条 采购合同签订采购部门应于一个工作日内完成拟定采购合同工作，三个工作日内完成采购合同会签和审批工作。第六十七条 物资采购公司原料采购应按照供应商的原料供货计划进货；其他材料应按照合同约定组织进厂。第六十八条 采购物资的验收1、技术质量部和设备部应于物资进厂日起或取样日起三个工作日内完成采购物资质量检验工作。2、物资保管单位应于质量检验完成日起一个工作日内完成采购物资验收工作。第六十九条 采购物资的结算1、采购部门应于收到物资采购发票日起三个工作日完成物资采购发票的验收工作，其中，物资保管单位应自收到采购发票之日起当天完成验收工作，物资采购发票完成验收工作日起七个工作日完成物资采购发票挂帐审批工作。2、财务部应于物资采购发票挂帐审批完成之日办理相应的会计业务。第七十条 采购物资的付款财务部应于采购付款审批完成之日起两个工作日内，办理完采购付款和相应会计处理业务。第七十一条 考核各公司人力资源部负责拟定考核细则并监督实施。第十四章 内控、监督和审计第七十二条 物资采购部门在采购过程中，应明确相关岗位的职责和权限，遵循下列岗位职责分离的内控原则：1、请购与审批；2、询价与确定供应商；3、采购合同的订立与审核