校友信息系统需求说明.doc

校友信息系统系统需求说明书校友信息系统需求说明书第1章 引言本文档是描述“校友信息系统”的业务需求说明。本文档通过分析，初步说明了“校友信息系统”开发建设需要达到的目标、使用这个系统的用户以及此软件系统应该具有的功能、性能等问题。校友信息系统为校园信息化建设工程的重要组成部分，为保证最终用户与系统开发人员对本系统的共同理解特编写此需求，以求达成最终共识的目的。此需求说明书的读者主要是校友总会领导、办公室工作人员、项目评估人员、业务或需求分析人员、测试人员、用户文档编写者、项目管理人员。1.1 项目背景从的现状看，往届的毕业生在毕业之后，离开了母校，开始和母校之间的联系逐渐减少，导致校友与母校之间的信息沟通交流也变得十分困难，同时校友与校友之间的信息沟通也十分困难。虽然有一些院校会保留毕业校友的各种信息以便日后联系，但与此同时对应的问题是校友信息的更新与维护。这可以说是目前所面临的校友资源的流失问题。校友是学校的一种珍贵的社会资源，他们能为学校建设投入资金，给在校学生提供就业指导和就业机会，是学校和在校学生在校外的一股庞大的潜在财富。从现状看，每年毕业的校友有上万人，而已经毕业的校友多达几十万。对这么多校友进行管理既是一项很重要，又是一项很繁琐的工作，传统的人工管理已经明显不能满足需求。随着互联网的普及和应用，提供一个权威的官方社区网站，让认证的校友自组织和管理信息，是目前最好的解决方案。通过该社区网站，校友可以建立和拓展自己的人脉和圈子，当校友不断享受着母校社区带来的资源，自然而然，也愿意为母校付出，收获，回馈将形成良性的循环。校友总会隶属，是负责校友工作的常设业务管理机构。目前校友总会工作人员少，业务种类繁杂，数据量大。随着学校校园信息化建设的不断深入，迫切需要一款能够提供规范化管理模式的校友信息系统，包括目前应用广泛的SNS（Social Networking Services，即社会性网络服务）校友社区建设。“校友信息系统”由校友总会提出，并委托校网络中心对该系统的开发进行全程参与和协助。该系统应与学校信息化平台为基础，主要目的有二点，一是建立校友信息管理系统，以提高其工作效率，减轻其工作压力，二是以此为基础，建立校友社区，以达到凝聚校友、增加校友间活动和联系的目的，为推进数字化校园建设和长远发展做出贡献。1.2 术语、定义、略语和缩写词1) 系统：校友信息系统2) 校友会：校友总会3) 校友：是指曾在学习过的人员，既包括从毕业的学生，也包括曾经学习或者生活过的教职工或兼职人员。1.3 参考资料本文档编写主要参考了校友总会网站、相关管理办法、各类申请表等资料、相关规章管理制度以及校友总会相关规章管理制度。第2章 系统建设目标校友信息系统建设的目标是整合校友资料、沟通校友感情、培养和管理各地分会，引导校友活动，凝聚校友资源。校友信息系统应该能提供各地校友分会(同学会)管理功能，通过互联网建立起一个遍布世界各地的校友网络；实现校友联谊管理，通过发起活动、提醒、群发等服务功能，方便各地校友相互联谊。其系统的主要特点如下：1、完整的校友功能提供各地校友分会(同学会)管理功能，通过互联网建立起一个遍布世界各地的校友网络;实现校友联谊管理，通过发起活动、提醒、群发等服务功能，方便各地校友相互联谊。 2、实用性基于完整校友需求，针对校友会系统用户分散在世界各地的特点，提供了实用的校友身份认证，校友注册，建立人脉圈子，散失校友搜集寻找等实用功能。 3、易用性用户易于访问系统，系统为不同身份的用户提供量身定做的服务功能。 4、增强同学会管理针对校友中同班同学联系较多的实际情况，开发方便实用的校友同学及班级管理多种群组，实现同学会及班级管理员用户自主地灵活地管理功能。 5、方便数据导入校友会系统可以从数字校园系列产品之教务系统或一卡通中，直接采集毕业生数据，实现学生数据从入学到毕业完整的一条龙管理模式，历史校友数据可以通过导入设定的标准模板Excel文件。6、信息规范化本系统是校园信息化平台建设内容之一，因此不仅要保证系统的高可用性及高可靠性，还要符合校园信息化建设规范。7. 信息的保密性 本系统要根据用户的级别划分访问权限，并且要有好的保密措施防止信息被非法人员盗取和恶意篡改。第3章 系统功能需求3.1 系统集成需求1、认证集成系统需采用学校统一身份认证管理平台实现统一认证和单点登录，通过与统一身份认证管理平台对接，调用统一身份管理平台的认证接口，实现用户身份认证和单点登录功能。2、数据集成系统对外提供的共享数据，由系统开发方按照学校统一的接口规范提供数据接口，能够将共享数据从系统提取至公共数据平台，以供共享。数据接口可以采用通用的Web Services方式。3、短信群发功能要通过网络中心短信平台进行。3.2 数据库设计校友信息数据库主要包含两个方面：数据字典管理和校友个人信息管理。1、数据字典包括：院系、专业、学历、所属校友会、国别、省别、校友类别（在系统管理选项中打任意字，可提供含该字的多重选项）2、校友数据字段包括：身份证号（加密）、姓名、性别、出生年月、（学号、入学时间、毕业时间、院系、专业）学历层次、工作单位、职务、校友类别（厅级以上、杰出校友（第X届）、作家、军干、企业界、地方校友会任职、总会任职、院系校友负责人、院系校友工作者、毕业生联络员（可添加年份），可增选多重身份）手机、电子邮箱、电话、QQ号、微博、通讯地址、邮编、国别、省份、城市、所属校友会、任意字索引标识、校友档案（订阅刊物、捐赠、校友个人简历、参加各项活动信息的记录（活动内容有标记）等。由于校友历史数据庞大，历史数据导入和新注册数据的重复检测是系统必须考虑的，系统应该因此还需要建立供检测和审核的官方校友数据表（数据由校友会提供）。3.3 系统功能需求根据本系统用户的特点，本系统采用B/S和C/S相结合的架构。首先、管理员工作场所比较固定，从安全和维护方便的角度采用C/S架构比较合理；其次、因为本系统涉及到大批量数据的导入导出，网络响应速度必须考虑；最后，本系统对管理界面的易用性和人性化布局方面要求高，C/S架构能够更好的实现这些功能。而校友数量多、分布广、操作不确定性大，维护难度高，因此校友社区采用B/S架构。3.3.1 管理功能1、校友信息的管理1）录入会员的各类信息如：姓名、单位、证件、各类联系方式、照片、各类扫描件、文档等。可以根据需要随时增加信息字段（管理员可任意定制及可随时修改数据库字段）。2）校友可以通过网站更新个人信息，管理人员审核，实时记录日志。所有的校友申请修改的信息必需由管理人员确认才能修改，避免校友数据的错乱。3）方便快捷的筛选查询、分类查询、去重查询(将有相同属性的会员查找出来)。4）有日志记录数据录入来源，并可以审核（客户端提出修改申请，总会审核，审核通过，既可修改）。2、校友活动管理1）将校友活动发布在社区网站，可以在线设置需要校友回答的问题（如问卷调查等），校友通过网站在线报名，管理人员可以对报名参会人员进行管理、短信通知、打印胸牌、确认是否到会，会后总结等功能。2）校庆公告、校庆贺信、校友祝福、各地校友校庆活动项目管理。3、校友在线实时交流管理1）管理人员可以同校友在线进行交流，并记录所有交流记录，方便领导视察及管理人员配合跟进工作。2）校友的任何需求都可以通过留言给管理员，管理员能够针对需求人工与校友取得联系来满足需求。4、群发信息1）校友个性化群发短信、邮件、传真：管理人员可以个性化使用短信、邮件、传真功能联系校友，发放各样的通知。手机短信：给校友发送或群发手机短信，并能设置签名。电子邮件：给校友发送或群发电子邮件，并能发送模式化邮件内容，HTML邮件等，并能设置个性化签名。系统消息：给各类团体或群组发送通知类消息2）能够按出生月日筛选信息，自动群发电子邮件、群发手机短信的功能。3）邮件群发功能应采取异步方式，控制合理的发送速率，以避免同时发送太多导致邮件服务器拒绝发送。而且可以采用多个帐号一起发送的方式，减少每个帐号的发送数量。 5、校友活动标签及信函的打印1）管理人员可以设置个性化的模板，方便的打印校友会名册、活动桌牌、校友胸牌、校友卡、校友通知、信函等个性化的打印功能。 6、校友群组管理管理人员可以自定义各届别、各地区、各职位等群组，校友会可以分配相关校友成为相应群组，也可以选择让校友申请加入相应群组。7、报表统计功能1）校友会名册、档案入档、统计数据，分析数据，报表打印，可以按需生成相关数据报表。2）数据查询及导出便利，可以根据单项或多项索引条件查询需要的数据；可以按需生成EXCEL表格；可以按需打印WORD或PDF版本的通讯地址。3）计数统计：计算列表数量与合计结果。8、系统管理权限功能1）可以添加、删除管理员；可以按需设定不同层次操作权限；能够对各院系、校领导、部门（教务部、招就处、研究生院、档案馆）、各地方校友会分配不同权限。2）有数据字典维护的功能。9、其他人性化功能1）软件可更换不同风格皮肤（窗口底色，可根据个人喜好选择色彩与深浅）。2）日志可以跟踪录入、更改记录的时段与人员（或电脑）。3）数据显示，可以按（任意字索引标识；多重选项）排序。4）数据处理功能：能够批量导入数据、批量修改数据、批量删除数据、批量更新数据；数据更新时，只替换需要更新的项目，不需要更新的项目在数据库中保持原数据。5）根据相关数据标识自动筛查重复数据，以避免重复录入和注册（能够列出不同学历的同一个人，以方便管理员合并数据）。6）列表窗口下，可以屏蔽不需要的栏目信息，只出现所选择的数据栏目，并通过拖拽来定制需要显示的数据项。7）管理界面的窗口布局可以按照管理员的喜好自行设置。8）颜色标记：在列表中用不同的颜色将不同类型校友区分。9）系统升级：在有新功能或功能升级时系统会提示更新。3.3.2 校友社区功能1、校友注册1）新校友注册（在注册时使用与以前的资料（身份证）匹配来验证注册的人员是校友的真实性）、毕业生数据导入、校友信息导入、特殊校友管理。无身份证号校友可以根据页面提示确定自己的信息，并完善身份证等信息，管理人员审核后注册成功中。2）每个校友有一个社区网站的帐户，通过系统的个性化短信功能，校友会可以一次性通过短信告之所有校友其网站用户名及密码。2、校友信息在线管理1）校友可以在我的档案内更新最新的个人信息，自定义设置个人隐私。2）校友可以建立（分享）自己的相册、视频等功能。3）活动功能：查询全球校友共享的活动信息，活动推荐：设置推荐活动，活动查询：按关键字、时间、列表等查询活动，报名活动：校友可以报名参加活动，不同专业的校友可以在线交流。邀请朋友：校友可邀请朋友参加活动。4）发布招聘信息等模块，方便将自己的近况发布到网上，让更多的人了解。5）对于在校生，还提供了发布简历模块，方便毕业校友挑选合适的在校生完成校友的某些工作。6）校友可以在线发送及接收私信，方便校友间的交流。站内消息：类似MSN，QQ类的通讯平台，可以给会员发送即时消息，其方式类似于图书馆的参考咨询系统。7）通过姓、名、工作单位查询校友，可以通过人脉搜索功能建立自己的商业机会。在搜索时对搜索的范围和搜索的内容进行限制，以防止个人资料的泄露。8）在线交流微博:发布个人微博文章。3、校友会(同学会)群组管理1）群组：建立不同类别的群组（班级，各地校友分会，学习组，同学会，俱乐部等)、申请及管理。2）校友可以申请设置或加入协会设置的相应群组，校友在群组主页内进行交流。3）群组公告栏能够方便的发起集体活动（各地校友研讨会、联谊会、座谈会、讲座、拜访、旅游等各类活动），让群组同学都能看到公告及回复公告。（组内建立讨论组和重要事情公示栏）4）校友可以通过网站了解未来一年或更长时间的协会活动，并可以在线报名。5）群组日志和群组相册能让群组内的校友都知道群组目前的状况。4、校友捐款管理1）发布捐款项目，接受校友捐款，公布捐款明细，校友致谢名单。2）校友可以通过网上银行系统在线捐赠、支付参加活动等费用。5、校友网站管理校友会公告、校友新闻、校友投稿、师生友谊、校友交流、校友合作等栏目。能够将学院或者学校最新的动态发布到新闻栏，以让校友能够更加了解母校的近况。对于在校生，该系统提供了校友风采能够让在校生了解优秀校友的情况，以更好的认识校友。校友可以在系统中在线投稿。6、第三方应用的集成 校友社区的个人主页可以集成或调用第三方的应用。3.4 安全和性能需求从长远看，校友社区使用人数将不断增加