现金与银行存款的内部控制.doc

现金与银行存款的内部控制一、现金的内部控制(一)现金内部控制的内容现金是指具备现实购买力或者法定清偿力的通货。在金属货币流通条件下，现金是指金属铸币及其他作辅币使用的铸币；在纸币或者信用货币流通的条件下，现金包括铸币、纸币和信用货币。在我国，外币不能自由流通，现金主要是指人民币，包括纸币和金属辅币。国家对现金管理的主要法规是，国务院于1988年9月发布的现金管理暂行条例和中国人民银行于1988年9月发布的现金管理暂行条例实施细则，财政部于 2001年6月22日发布并于当日开始执行的内部会计控制规范货币资金(试行)。企业在现金的内部控制中应该严格执行这些法规。根据这些法规现金内部控制的内容主要有以下方面： 1现金使用范围的控制 企业可以在下列范围内使用现金：(1)职工工资、各种工资性津贴；(2)个人劳务报酬，包括稿费和讲课费及其他专门工作报酬；(3)支付给个人的各种奖金，包括根据国家规定颁发给个人的各种科学技术、文化艺术、体育等各种资金；(4)各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他现金支出；(5)收购单位向个人收购农副产品和其他物资支付的价款；(6)出差人员必须随身携带的差旅费；(7)结算起点以下的零星支出；(8)中国人民银行规定需要支付现金的其他支出。 不属于现金使用范围而需要支付的款项应当通过银行办理转账结算。 2库存现金限额的控制 按规定企业一般可按35天的日常零星开支所需现金核定库存现金的限额。企业不能超出核定的库存现金限额留存现金。超出核定的库存现金限额的现金应及时送存银行。 3现金收支的控制 它包括：(1)企业的现金收人应于当日送存开户银行，当日送存银行有困难的，由开户银行确定送存时间。(2)企业支付现金，可以从本单位库存现金限额中支付或者从开户银行提取；超过一定限额的现金支出，应当使用支票。不得从本单位的现金收入中直接支付(即坐支)，因特殊情况需要坐支现金的，应当事先报经开户银行审查批准，由开户银行核定坐支范围和限额，坐支单位应当定期向开户银行报送坐支金额和使用情况。(3)单位借出现金必须执行严格的授权批准程序，严禁擅自挪用、借出现金。(4)企业从开户银行提取现金，应当如实写明用途，由本单位财会部门负责人签字盖章，并经开户银行审批后予以支付。(5)因采购地点不确定，交通不便，抢险救灾以及其他特殊情况，办理转账结算不够方便，必须使用现金的，要事先向开户银行提出书面申请，由本单位财会部门负责人签字盖章，开户银行审批后予以支付现金。(6)企业取得的现金收入必须及时人账，不得私设“小金库”，不得账外设账，严禁现金收入不入账。 4现金记录的控制 应当建立健全库存现金账目，经常核对检查库存现金与账簿记录是否相符。现金账目应当逐笔记载现金收付，做到日清月结，账款相符。企业应当定期和不定期地进行现金盘点，确保现金账面余额与实际库存金额相符。发现不符，应及时查明原因，作出处理。 5防止现金违纪行为的发生 它包括：(1)不准用不符合财务会计制度规定的凭证顶替库存现金(即白条抵库)；(2)不准单位之间相互借用现金；(3)不准谎报用途套取现金；(4)不准利用存款账户代其他单位和个人存人或者支取现金；(5)不准将单位收入的现金以个人名义存人储蓄；(6)不准保留账外公款(即小金库)；(7)禁止发行变相货币，不准以任何票券代替人民币在市场上流通。(二)现金收支的主要业务环节1授权办理业务。企业管理部门或业务部门的负责人根据授权批准制度的有关规定和业务经营的需要，授权有关人员办理有关业务，相应地根据业务需要授权有关人员办理有关现金收付。 2填制或取得原始凭证。有关人员在办理业务后，应该按照财务会计制度的规定填制或取得有关原始凭证作为办理现金收付业务的书面证明。其中一部分原始凭证直接作为出纳人员收付现金的依据，一部分作为有关人员向出纳人员交纳现金或现金报销的依据。3审签原始凭证。对于办理业务后填制或取得的有关现金收付业务的原始凭证，有关经办人员应签字盖章，有关部门的负责人或其授权的有关人员作出审核后也应签字盖章，表明批准出纳人员办理现金收付，或表明同意非出纳人员已办理的现金收付，而后应向出纳人员交纳现金或报销现金。4审核原始凭证。会计主管人员或其授权的有关会计人员审核现金收付业务的原始凭证，经审核无误的确认其可以办理现金收付，或确认其向出纳人员应交纳的现金或可以报销的现金。5编制记账凭证。会计人员根据审核无误的现金收付款业务的原始凭证编制现金收付款业务的记账凭证。6收付现金。出纳人员根据经复核无误的现金收付款业务的记账凭证，收入现金或支付现金 (包括现金报销)。 7稽核记账凭证。负责稽核的会计人员结合现金收付业务的原始凭证对现金收付款业务的记账凭证进行稽核。 8登记库存现金日记账。出纳人员根据复核无误的现金收付款业务的记账凭证逐笔登记库存现金日记账。 9登记库存现金总账及有关明细账。会计人员根据现金收付款业务的记账凭证登记库存现金总账，根据有关原始凭证及记账凭证登记有关明细账。 10日常现金盘点。出纳人员应于每日营业终了，结出现金日记账的本日收人合计、支出合计及库存现金余额。并将库存现金余额与实际的库存现金进行核对。如有不符，应查明原因，报经批准后进行处理。 11现金送存银行。出纳人员应将现金收入于当日送存开户银行，当日送存银行有困难的，由开户银行确定送存时间。 12核对账目。有关账簿记录人员应当定期将库存现金日记账、库存现金总账以及有关涉及现金收付业务的明细账进行核对。如有差错，应查明原因，报经批准后进行处理。 13定期和不定期的现金清查。定期和不定期地由清查小组盘点库存库存现金，并将库存现金日记账的现金余额与实际的库存现金进行核对，编制库存现金盘点报告单，反映库存现金的账面结存与实际结存的情况。(三)现金收支业务的关键控制点现金的内部控制应在现金收支的主要业务环节上设置关键控制点进行控制，使现金收支业务始终围绕着企业目标正常、有序、安全地进行。现金收付业务的关键控制点主要有：1审批。业务经办人员在经办了有关涉及现金收付的业务后，应对填制或取得的证明业务发生或完成的原始凭证进行审核，审核无误经签字盖章后交部门负责人审核并签章，表明批准出纳人员办理现金收付活动；或表明同意非出纳人员已办理的现金收付，而后应向出纳人员交纳现金或报销现金。有关人员应在授权的范围内办理业务，批准现金收付。超出授权范围的业务和现金收付，必须报上级有关部门和领导审批。严格按授权批准制度的规定进行审批，有利于加强有关人员的责任感，避免违纪、违规情况的发生，保证现金收付的正确性、合规性、合法性，确保现金的安全。2审核原始凭证。会计主管人员或其授权的有关人员应严格审核现金收付业务的原始凭证，经审核无误的应按规定签字盖章，批准办理现金收付。审核原始凭证，可以检查业务是否合理合法，保证现金收付的及时、安全、正确和有效。3现金收支。出纳人员复核经审签、已批准现金收付的记账凭证，复核无误的办理现金收付。出纳人员办理现金收付以后，应在现金收付的原始凭证上加盖“收讫”或“付讫”戳记，表示款项已经收付完毕，以防止重收、重付或漏收、漏付。4稽核。稽核人员主要审核：现金收付业务的原始凭证的基本内容是否完整，手续是否完备；所反映的降价业务是否具有真实性、合规性、合法性及合理性；现金收付款业务的记账凭证与其相应的原始凭证是否一致等。作为控制环节，稽核可以保证现金收付的现金正确性及会计核算的真实性，能够及时纠正现金收付错误，防止记账失实。5记账。出纳人员根据现金收付业务的记账凭证登记日记账，会计人员根据现金收付款业务的记账凭证登记库存现金总账。库存现金日记账的登记、库存现金总账的登记应严格按照不相容岗位分离的原则分别由出纳人员和其他会计人员登记，以做到互相牵制，互相监督。6对账。现金收付款业务的对账工作主要包括两个环节：(1)库存现金日记账与现金收付款业务的原始凭证及记账凭证互相核对，做到账证相符。(2)库存现金日记账与库存现金总账核对，做到账账相符。7清点和清查。出纳人员每日于营业终了应进行现金清点,将实际库存现金数与现金日记账的现金结存数进行核对,做到经常保持账实相符。企业还应当组成由会计主管人员、内部审计人员及稽核人员组成的清查小组,对库存现金进行定期或不定期的清查,检查现金账实相符的情况。现金清查的目的是加强对出纳工作的监督,防止贪污盗窃和挪用现金情况的发生。二、银行存款的内部控制(一)银行结算账户开立、使用的控制银行存款是企业存放在银行或其他金融机构的货币资金。按照现金管理制度的规定，企业除根据核定的库存现金限额留存一部分现金以备日常零星开支外，超过限额的现金必须及时送存银行；除了在规定的范围内可以用现金直接支付的款项外，在经营过程中所发生的货币资金收支业务，都必须通过银行结算账户进行结算。所以，企业必须在当地银行申请开立银行结算账户，用以办理企业存放在银行的货币资金的存取和转账结算。根据中国人民银行发布的支付结算办法规定的精神，单位、个人和银行应当按照人民币银行结算账户管理办法的规定开立、使用银行结算账户。银行结算账户是银行为存款人开立的用于办理现金存取、转账结算等资金收付活动的人民币活期存款账户。根据人民币银行结算账户管理办法的规定，银行结算账户分为基本存款账户、一般存款账户、临时存款账户和专用存款账户。1基本存款账户。是企业办理日常转账结算和现金收付的账户，它是存款人的主办账户。企业日常经营活动的资金收付及工资、奖金等现金的支取，应当通过基本存款账户办理。一个企业只能选择一家银行的一个营业机构开立一个基本存款账户，不得在多家银行机构开立基本存款账户。2一般存款账户。是指企业因借款或其他结算需要，在基本存款账户开户银行以外的银行营业机构开立的银行结算账户。一般存款账户主要用于办理存款人借款转存、借款归还和其他结算的资金收付。该账户可以办理现金缴存，但不得办理现金支取。存款人开立一般存款账户没有数量限制，存款人可自主选择不同经营理念的银行，既能充分享受多家银行的特色服务，又能适应不同的经济往来对象，更为方便地使用不同银行提供的支付结算工具和手段。3临时存款账户。是存款人因临时需要并在规定期限内使用而开立的银行结算账户。临时存款账户主要用于办理临时机构以及存款人临时经营活动发生的资金收付。临时存款账户可以支取现金，但应按照国家现金管理的规定办理。注册验资的临时存款账户在验资期间只收不付。临时存款账户有效期最长不得超过两年。4专用存款账户。是存款人按照法律、行政法规和规章，对其特定用途资金进行专项管理和使用而开立的银行结算账户。对下列资金的管理与使用，存款人可以申请开立专用存款账户：基本建设资金，更新改造资金，财政预算外资金，粮、油收购资金，证券交易结算资金，期货交易保证金，信托基金，金融机构存放同业资金，政策性房地产开发资金，单位银行卡备用金，住房基金，社会保障基金，收入汇缴资金和业务支出资金，党、团、工会所在单位的组织机构经费，其他需要专项管理和使用的资金。收入汇缴资金和业务支出资金，是指基本存款账户存款人附属的非独立核算单位或派出机构发生的收人和支出的资金。企业应当严格按照支付结算办法等国家有关规定，加强银行账户的管理，严格按规定开立账户，办理存款、取款和结算。企业应当定期检查、清理银行账产的开立及使用情况，发现问题，及时处理。不准违反规定开立和使用账户，企业在银行开立的账户，只供本企业业务经营范围内的资金收付，不准出借、出租或转让给其他单位或个人使用。企业在银行的账户必须有足够的资金保证支付，不准签发空头的支付凭证，不准签发远期的支付凭证，不准利用账户搞非法活动。(二)支付结算的控制根据支付结算办法的规定，企业的支付结算是指在社会经济活动中使用票据、信用卡和汇兑、托收承付、委托收款等结算方式进行货币给付及其资金清算的行为。支付结算工作的任务是，根据经济业务往来情况组织支付结算，准确、及时、安全办理支付结算，按照有关法律、行政法规和支付结算办法的规定管理支付结算，保障支付结算活动的正常进行。支付结算控制的内容主要有以下几个方面：1执行支付结算方面的法律、法规和制度为了规范支付结算行为，保障支付结算活动中当事人的合法权益，加速资金周转和商品流通，促进社会主义市场经济的发展，我国制定了一系列支付结算方面的法律、法规和制度，主要包括：中华人民共和国票据法、票据管理实施办法、支付结算办法、人民币银行结算账户管理办法、国内信用证结算办法、银行卡业务管理办法、关于审理票据纠纷案件若干问题的规定等。企业应当严格贯彻执行支付结算方面的法律、法规和制度。2坚持办理支付结算的原则(1)恪守信用、履约付款。单位之间、单位与个人之间发生交易往来，通过银行办理结算，并根据各自的具体条件，自行协商订约，使收付双方办理款项收付完全建立在自觉自愿、相互信任的基础上。结算当事人应依法承担义务和行使权利，恪守信用，履行付款义务，特别是应当按照约定的付款金额和付款日期办理支付。(2)谁的钱进谁的账、由谁支配。银行在办理结算时，必须尊重开户单位资金支配的自主权，做到谁的钱进谁的账，银行不代扣款项，以维护开户单位对资金的所有权或经营权，保证开户单位对其资金的自主支配。(3)银行不垫款。银行在办理结算的过程中，只负责将结算款项从付款单位账户划转到收款单位账户，银行不承担垫付任何款项的责任，以划清银行与开户单位的资金界限，保护银行资金的所有权或经营权，促使开户单位直接对自己的债权、债务负责。3遵守办理支付结算的纪律办理支付结算的纪律包括：不准签发没有资金保证的票据或远期支票，套取银行信用；不准签发、取得和转让没有真实交易和债权债务的票据，套取银行和他人资金；不准无理拒绝付款，任意占用他人资金；不准违反规定开立和使用账户。4符合办理支付结算的基本要求它包括：(1)企业和银行办理支付结算，必须使用按中国人民银行统一规定印制的票据和结算凭证。(2)企业和银行应当按照人民币银行结算账户管理办法的规定开立、使用账户。(3)票据和结算凭证上的签章和其他记载事项应当真实，不得伪造、变造。(4)填写票据和结算凭证应当规范，做到要素齐全、数字正确、字迹清晰、不错不漏、不潦草，防止涂改。(三)企业与银行的对账企业应当指定专人定期或不定期地核对银行账户，每月至少核对一次。企业与银行的对账是通过企业银行存款日记账与银行对账单的逐笔勾对进行的。企业接到对账单后应与银行存款日记账逐笔勾对。对于企业与银行之间只有单方记录的账项应作摘录，以便下次核对，发现的错账应立即到银行查明原因并加以更正。对账过程中有可能出现企业银行存款日记账与银行对账单之间账面记录的不一致，其原因有两方面：一是记账错误；二是由于收付款结算凭证在企业与银行之间传递需要时间而造成记账时间上有先有后，形成一方已记账而另一方未记账的未达账项。未达账项概括起来不外乎四种情况：(1)企业已收款人账，而银行尚未收款人账的账项；(2)企业已付款人账，而银行尚未付款人账的账项；(3)银行已收款人账，而企业尚未收款人账的账项；(4)银行已付款入账，而企业尚未付款人账的账项。对于记账错误的账项，应立即到银行查明原因后更正或要求银行更正。对于未达账项，为了检查银行和企业账面记录的正确性及企业的银行存款实有数额，可以通过编制银行存款余额调节表进行调节，银行存款余额调节表的格式，如图表3-1所示：(图表3-1)银行存款余额调节表 年月日 金额单位：元项 目金 额项 目金 额银行存款日记账余额银行对账单余额加：银行已收企业未收的款项加：企业已收银行未收的款项减：银行已付企业未付的款项减：企业已付银行未付的款项调节后余额调节后余额经过调节，双方调节后的余额应该相等。“相等”说明企业与银行双方的记账工作基本正确,调节后的余额是企业编表日可以动用的银行存款实有数额。如果调节后的余额不相等,说明双方的记账至少有一方错误,应查明原因后进行更正，然后再编制银行存款余额调节表进行检查。银行存款余额调节表只起到对账的作用，对于调节表中所反映的未达账项，不能据此进行账务处理，应待银行转来有关凭证时再据以进行账务处理。(四)银行存款收支的主要业务环节1授权办理业务。有关业务部门的负责人应根据授权批准制度的有关规定和业务经营的需要，授权有关业务人员办理有关的经济业务，相应地根据业务需要授权业务人员批准办理有关银行存款收付的业务。2规定结算条款。业务人员办理经济业务，同时涉及银行存款收付业务的，应与对方商定款项收付的结算工具或结算方式、结算时间等，并以合同的方式加以明确。3填制或取得原始凭证。业务人员办理经济业务后，应该按照财务会计制度的规定填制或取得有关原始凭证作为办理银行存款收付业务的书面证明。4审签原始凭证。对于办理经济业务后填制或取得的有关原始凭证，有关业务人员应签字盖章，业务部门的负责人或其授权的有关人员进行审核后也应签字盖章，表明已经批准办理银行存款收付的结算。5审核原始凭证。会计主管人员或其授权的有关人员应审核原始凭证，只有经审核无误的原始凭证才能按规定办理银行存款收付的结算。6填制或取得结算凭证。出纳人员根据已批准的银行存款收付结算的业务，选择合适的结算工具或结算方式，填制或取得银行结算凭证。7办理结算业务。出纳人员根据已批准的银行存款收付结算的业务向有关银行办理银行存款收付的结算。8审核结算凭证。会计主管人员或其授权的有关人员结合有关原始凭证对结算凭证的回单联等进行审核。9编制记账凭证。会计人员根据审核无误的结算凭证及有关原始凭证编制银行存款收付款业务的记账凭证。10稽核记账凭证。有关会计人员结合有关结算凭证及其他原始凭证对银行存款收付款业务的记账凭证进行稽核。11登记银行存款日记账。出纳人员根据审核无误的银行存款收付款业务的记账凭证，逐笔登记银行存款日记账。12登记银行存款总账及有关明细账。会计人员根据银行存款收付款业务的记账凭证登记银行存款总账，根据结算凭证及其他有关原始凭证、银行存款收付款业务的记账凭证登记有关明细账。13与银行对账及编制银行存款余额调节表。企业应当指定专人定期核对银行账户，每月至少核对一次。企业与银行的对账是通过企业银行存款日记账与银行对账单的逐笔勾对进行的。企业接到银行对账单后应与银行存款日记账逐笔勾对。对于未达账项应编制银行存款余额调节表进行调节。对于记账错误，应查明原因进行更正。14核对账目。有关账簿记录人员应当定期将银行存款日记账、银行存款总账以及有关明细账进行核对。如有差错，应查明原因，报经批准后进行处理。(五)银行存款收支业务的关键控制点对于银行存款的内部控制，应在银行存款收支的主要业务环节上设置若干关键控制点来进行。这样既可以提高控制的效果，又可以相对简化程序，节约控制成本。银行存款收支业务的关键控制点主要有：1审批。业务经办人员在经办有关涉及银行存款收付的业务时，应对填制或取得的证明经济业务发生或完成的原始凭证进行审核，审核无误经签字盖章后交业务部门负责人审核并签章，批准银行存款收付结算。有关人员应在授权的范围内办理业务，批准银行存款收付结算。超出授权范围的业务和银行存款收付，须报上级有关部门和领导审批。要严格按授权批准制度的规定进行审批，以有利于加强有关人员的责任感，避免违纪、违规情况的发生，保证银行存款收付的正确性、合规性、合法性，确保银行存款的安全与完整。2审核。与审批不同，审核工作是针对银行存款实际收支之前所设的第二道控制关。其主要是由会计主管人员或其授权的有关人员进行的。审核的重点在于原始凭证及其他有关证据。在审核结算凭证及其他原始凭证时，经审核无误的应按规定签章，批准办理银行存款收付结算。审核结算凭证及其他原始凭证，可以检查经济业务是否合理合法，保证银行存款收付结算的及