浅析我国中小企业货币资金的内部控制.doc

1 目 录 摘 要 2 前 言 3 一 我国中小企业货币资金内部控制存在问题及原因分析 4 一 我国中小企业货币资金内部控制存在的问题 4 1 企业现金收支业务管理的漏洞 5 2 企业银行存款收支业务的管理漏洞 5 二 我国中小企业货币资金内部控制存在问题的原因分析 5 1 没有建立完善的货币资金内部控制体系 5 2 忽视货币资金内部控制的关键点 5 二 加强我国中小企业货币资金内部控制的对策 7 一 建立完善的货币资金内部控制体系 7 1 健全货币资金完整性控制 7 2 健全货币资金安全性控制 8 3 健全货币资金合法性控制 9 4 健全货币资金效益性控制 9 二 重视中小企业货币资金内部控制的关键点 10 1 重视现金收支业务控制的关键点 10 2 重视银行存款收支业务控制的关键点 10 三 结论 12 参考文献 12 2 摘 要 随着我国市场经济的不断发展成熟 在日趋激烈的市场竞争中 企业为争得一席 之地 很有必要建立和完善现代化的企业管理制度 中小企业的内部控制更是企业管 理中的重中之重 货币资金是中小企业的血液 具有高度的流动性和控制风险 资金的缺失或周转 不灵将会导致企业经营困难 严重者甚至使企业陷入破产的境地 货币资金的内部控 制是企业内部控制系统的重要组成部分 对其进行内部控制的主要目的是保证企业货币资金开支的合理 合法 确保货币 资金收回的安全可靠 防止贪污舞弊行为的发生 保证企业资产的安全 保证资料的 正确完整 满足生产和经营的需要 因此 加强企业货币资金内部控制工作尤为重要 文章从分析企业货币资金内部 控制的现状入手 针对目前中小企业货币资金内部控制存在的问题 找出货币资金内 部控制效率低下的原因 给出相应的货币资金内部控制的对策 以达到对货币资金合 理 有效地管理控制的目的 关键词 中小企业 货币资金 内部控制 对策 3 前 言 货币资金 现金 银行存款 其他货币资金 是企业生产经营不可缺少的条件 是资产的重要组成部分 是企业生存和发展的基础 是流动性最强 控制风险最高的 资产 由于货币资金具有高度的流动性和控制风险 单位在会计核算的过程中 加强 货币资金的内部控制与核算 在企业中与货币资金相关的岗位设置和职能制约中意义 重大 企业能够更加合理和有效地使用资金 保证各项经济业务的有效进行 如果管理不当容易发生货币资金丢失 短缺 被挤占和挪用等风险 从而造成企 业资金的浪费 削弱企业实力 甚至危及企业的可持续发展 还有我国有些货币资金 内部控制制度度不完善的企业中一再出现贪污 弄虚作假 携款潜逃等问题 说明完 善而有效的货币资金内部控制 对加强单位经营管理 保护单位财产安全 防止贪污 舞弊的发生 保证单位会计信息真实 完整等具有积极推动和促进作用 4 一 我国中小企业货币资金内部控制存在问题及原因分 析 一 我国中小企业货币资金内部控制存在的问题 目前 虽然有部分中小企业建立了一定的内控制度 但仍然不够全面 没有覆盖 到企业所有的部门和人员 没有渗透到企业的各个业务领域和管理流程中 达不到国 家财经法规和相关制度对内部控制制度的要求 个别中小企业甚至没有书面的内控制 度 人治痕迹明显 主要表现于现金的收支业务及银行管理业务的漏洞 1 企业现金收支业务管理的漏洞 中小企业所有者的 任人唯亲 导致会计人员素质普遍较低 有的会计人员 半路出家 业务不精通 方便那些 有心人 利用各种手法贪污现金 在现金收 支管理中 存在以下几个方面的问题 1 更改凭证金额 虚构内容 中小企业会计人员或其他经办人员利用工作上的便利条件或凭证上的漏洞 乘机 更改发票 收据上的金额 贪污相应的款项 或通过添加经济业务内容和金额 将现 金据为己有 2 无证无账或和票据不一致 无证无账是指出纳人员或收款人员利用经手现金收入的机会 在收入现金时既不 给付款方开据收据或发票 也不报账和记账 而是直接将现金占为己有 票据不一致 是指出票时套写或利用假复写的方法 使发票联与记账联不一致 从而贪污其差额部 分 3 撕毁票据 盗用凭证 会计人员或出纳人员对收入现金的票据 乘机撕毁 从而将票款私吞 或用盗取 的发票 向客户开票重复收款或报销 从而隐匿现金 4 少列 多列总额 出纳人员或收款人员将现金收入或现金支出合计数加错 致使现金收入日记账合 计数少记 支出日记账合计数多记 从而将多余库存现金占为己有 5 借款抽单 现象 所谓 借款收单 即单位的出纳人员在办理单位人员因公出差业务过程中 在 收取借条支付现金后 压下借条 不编制付款凭证 不登记现金日记账 在借款人按 全额归还时 出纳收妥现金后 即将还款人的原借条归还给借款人员 2 企业银行存款收支业务的管理漏洞 5 银行存款作为货币资金的另一主要内容 在收支业务管理中的主要漏洞有 1 私自提现 支票套物 会计人员或出纳人员私自签发现金支票 用于提现或购商品 物资 不留存根 不记账 将所提现金 所购商品 物资据为己有 2 涂改银行对账单 有的会计为了赶报表 不认真核对日记账和银行对账单 以为两者金额一致就没 错了 殊不知那些 有心的 出纳正利用了这点 故意少记两笔金额相同的收支业务 或私自提现并涂改银行对账单的发生额 以掩盖银行存款减少的事实 来达到贪污资 金的目的 3 私自背书转让 出借支票 会计将转账支票 汇票及银行本票私自转让给其他单位 或将支票借给他人用于 结算 允许他人使用本企业开设的银行账户为其办理转账业务 从中谋取私利 4 多头开户 套取利息 截留公款 会计人员利用个别银行间相互拉客户的机会 私自利用企业印章在他行开设存款 账户 对收进的款项存入私设的户头 等期末再存入单位账号 将私存期间的利息据 为己有 二 我国中小企业货币资金内部控制存在问题的原因分析 1 没有建立完善的货币资金内部控制体系 中小企业的货币资金管理出现混乱的根源 除了其本身经营特点之外 更重要的 是在企业内部缺乏货币资金控制制度 一个企业的财务规章制度是否健全 货币资金 的内部控制制度是否严格 直接影响到企业的货币资金能否健康运转 关系到企业的 财产能否安全无恙 有的中小企业会计工作秩序混乱 核算不实而造成会计信息失真 有的中小企业 未实行不相容职务相分离的原则 没有必要的内部牵制与制衡 由于内控制度不健全 部分中小企业人为捏造会计数据 私设小金库 乱摊成本 隐瞒收入 虚报利润 恶 意逃缴税款等 当前多数中小企业没有一个健全有效的内控框架 控制环境薄弱 没有建立符合 现代企业制度的组织机构 2 忽视货币资金内部控制的关键点 货币资金的控制要点是现金收支业务和银行存款收支业务的管理 从现金和银行 存款内部控制现状来看 大多数中小企业由于规模小 业务频繁 会计核算简单 会 计制度不健全 同时企业老板出于管理成本的考虑 往往要求财务人员 一个萝卜几 6 个坑 有的企业出纳除了办理涉及现金 银行存款的本职业务外 同时还兼保管银 行存款全套印鉴 审核会计凭证等会计业务 而有的企业会计 偶尔也收取现金 一 个人办理有关现金业务的全过程 加上财会人员素质参差不齐 会计 出纳岗位职责 划分不清 缺乏监督和牵制机制 甚至有时一人身兼数职 混岗和职能的交叉最容易 引起货币资金的挪用和侵吞 没有注重岗位分工 授权批准制度的建立 从而导致了 现金 银行存款漏洞的发生 7 二 加强我国中小企业货币资金内部控制的对策 由于以上因素的影响 造成大部分中小企业货币资金的流动情况不实 会计人员 从中舞弊 贪污 挪用资金现象严重 损害了企业的利益 因此 企业必须加强对货 币资金的管理 建立良好的内部控制制度 已达到确保全部应收进的货币资金均能收 进 并及时准确的予以记录 库存现金银行存款日记账正确 并得以恰当保管 正确 预测企业正常经营所需的现金收支额 确保企业有充足又不过剩的现金余额目的等 我国中小企业数量众多 规模大小不一 业务性质特点各自不同 建立一套完整 科学并行之有效的内部控制制度是必不可少的 企业可以根据实际情况 结合自身的 组织结构 形成纵横联系的分工 协调 制约和监督机制 这样必然会堵塞漏洞 强 化管理 减少违法违纪现象 防止贪污盗窃行为和各种舞弊行为的发生 必然会使企 业走上持续 高效的发展之路 一 建立完善的货币资金内部控制体系 针对目前我国中小企业货币资金内部控制中存在的问题 我们认识到建立健全内 部控制时 要从分析自身的控制环境入手 真正建立一套符合企业实际发展的内部控 制制度 主要从货币资金内部控制的目标着手 包括 完整性 安全性 合法性 效 益性 1 健全货币资金完整性控制 货币资金完整性控制的范围包括各种收入及欠款回收 具体地说 是单位特定会 计期间发生的货币资金收支业务是否均已按规定计入有关账户 其控制方法一般有 1 发票 收据控制 利用发票 收据编号的连续性 核对收到的货币资金与发票收据金额是否一致 以确保收到的货币资金全部入账 对发票 收据必须加强其印制和收 发 存的管理 且必须连号 建账核算 2 业务量控制 根据企业以往某项业务量的大小 来复核货币资金的完整性 3 往来账核对控制 通过定期与对方单位核对往来账余额 评价清欠货币资金是否及时入账 还欠是 否真实 特别要注意已作坏账处理的应收账款是否有收回款项不入账的情况 4 银行对账单控制 8 在银行存款业务方面 主要是由会计人员每月末对银行日记账和银行对账单进行 核对 并且应该在与银行对过账的前提下 才出会计报表 如发现日记账与银行对账 单的余额不相符 应尽快查找不符原因 并编制银行存款余额调节表 可以从未达账 户的分析中发现其是否存在错弊 所以 会计人员应对银行存款每一笔的收支都仔细 审核 弄清楚未达账项的真实性 避免银行存款长期未达 防止循环入账 5 物料平衡控制 其主要是根据原材料在生产 销售过程中量上是否平衡 来判断货币资金是否完 整的一种控制方法 该方法主要适用于生产 加工行业 比如 冶炼行业进行铁元素 平衡 可以及时发现偷卖成品 半成品 废品等违法行为 2 健全货币资金安全性控制 货币资金安全性控制的范围包括 现金 银行存款 其他货币资金 货币资金安 全性控制方法一般有 1 账实盘点控制 据了解 许多中小型企业只在年末 每年的 12 月 31 日 进行一次现金的定期盘 点 由出纳盘出现金的实存数额 会计复核 并与总账的现金数额进行比较 看二者 是否一致 然后填制现金盘点表 中小企业的老板应该重视对现金的内部控制 通过 定期或不定期对货币资金进行盘点 并且增强会计人员的责任感 把这件事情落实到 位 及时发现和处理现金收支保管中存在的问题 以确保企业资产安全 2 库存限额控制 库存现金限额是由开户银行根据开户单位 3 至 5 天的日常零星开支所需的现金核 定 如果开户单位需要增加或减少库存限额的 应向开户银行提出申请 由开户银行 核定 企业出纳人员必须严格执行 现金管理暂行条例 的规定 企业每日的库存现金 不能超过核定的库存现金 超过部分应及时送存银行 防止失窃或挪用现象发生 超 过规定限额以上的现金支出一律使用转账支票结算 相应建立支票申领制度 明确申 领范围 严格申领批准及完备支票签发和报销手续等出纳人员必须根据收付款凭证 按业务发生顺序逐笔登记 现金日记账 日清月结 账款相符 严格白条抵库 规定小企业的资金库存限额 并且将超过限额的货币资金送存银行 可降低货币 资金被盗风险 还能高度集中货币资金 统筹使用 3 岗位分离控制 将某些职务分别由两个或两个以上的部门或工作人员担任 以避免或减少发生差 错和弊端而进行的控制 企业应建立严格的组织分工和货币资金业务的岗位责任制 即在制定组织组织机构方案和向工作人员分配工作时 都应考虑不相容职务的分离 9 应当分离的职务内容较多 一般包括 经济业务的授权者与执行者应当分离 经 济业务的审核者与执行者应当分离 经济业务的记录者与执行者应当分离 财产 物 资 现金 有价证券等资产的保管者与同一资产的或有关交易的记录者和报告者应当 分离 资产的保管者与相关交易的批准者应当分离 交易的批准者与同一交易或相关 资产的记录者和报告者应当分离 总分类账与明细分类账及日记帐的记录者应当分离 企业还应当不断提高企业会计人员素质和职业道德水平 并定期进行岗位轮换 明确相关部门和岗位的职责 权限 确保办理货币资金业务的不相容岗位分离 制约 和监督 实行钱 帐 印鉴分管责任制 以达到相互牵制 相互监督的作用 在具体 运用中 应结合本单位实际情况 根据控制成本与效益原则设计岗位分离控制 4 实物隔离控制 采取妥善措施确保实物的隔离 即除专管人员保管外 其他人员不得接触实物 如 现金只能由出纳保管 银行承兑汇票只能由一人专管等 否则将导致责任不清 并易为不法分子利用岗位制度的漏洞作案 同时 还应采取选择合格的保险箱 安全 的场所等保障措施 确保货币资金实物安全 3 健全货币资金合法性控制 健全货币资金合法性控制是指货币资金收支业务是否合法的内部控制制度 一般 都采用加大内部审计监督检查力度的方法 建立相应的内部审计制度 是检查监督企 业货币资金内部控制制度的一种特殊形式 它是企业内部经营活动和管理制度是否合 理 合法和有效的独立评价机构 在某种意义上讲也可以称为是对其他内部控制的再 控制 中小企业出于管理成本的考虑 一般不设置专门的内部审计部门 所以中小企 业的内部审计控制 可以定期聘请注册会计师对企业的账目进行审核 看是否存在错 误和营私舞弊的现象 4 健全货币资金效益性控制 它是通过运用各种筹资 投资手段 合理而有效益地持有货币资金的控制性方法 货币资金效益性控制方法是制定货币资金收支中 长期计划 如在合理预测一定时期 货币资金存量的情况下 可通过实施一些推延货币资金支付的采购政策和加速货币回 笼的销售政策 还可以通过收回投资 如转让债券 股票或进行票据贴现等 解决货 币支出的缺口 同样 可以通过加快采购货币资金支付的采购政策 可降低采购成本 推行一定的赊销政策 可提高售价或扩大销量或参与各种投资 以降低货币资金的储 存量 为实现以上目的 在进行筹资 投资决策时 对各种方案进行综合分析 并要求 10 对备选方案进行可行性研究 货币资金效益性控制涉及企业的整个经营活动 由于企 业实际情况千差万别 效益性控制方法应与其经营实际紧密联系 二 重视中小企业货币资金内部控制的关键点 从我国中小企业货币资金内部控制中出现的漏洞和原因来看 货币资金的控制 要点是现金收支业务和银行存款收支业务的管理 1 重视现金收支业务控制的关键点 重视现金收支业务的关键点主要有 1 管住现金的流入点 简单地说就是要搞清楚钱是从哪儿来的 以什么形式来的 来了多少 还缺多少 没来的钱怎么办 同时 对已取得的货币资金收入必须及时入账 不得私设小金库 不得账外设账 严禁收款不入账 2 把好现金支出关 控制非法和不合理的资金流出 关键看支出程序是否合法 合理 具体说 首先 要审核支付申请 看是否有理有据 其次要审核支付程序 看审批程序 权限是否正 确 审批手续是否完备 最后审支付办理 看是否按审批意见和规定程序 途径办理 出纳人员是否及时登记现金和银行存款日记账 3 管好现金盘点 现阶段 很多单位的日常现金盘点工作基本上都是由出纳人员自行完成的 这需 要改进 至少应增加其他第三者参与盘点或监盘的内容 还要增加不定期抽盘 保证 现金账面余额和实际库存相符 不出差错 2 重视银行存款收支业务控制的关键点 重视银行存款收支业务控制的关键点主要包括 1 管住银行开户点 应加强对银行账户的开立 管理等要有具体规定 不能在同营业网点开立账户 或者同时跨行开户 多头开户 随意开户 也不能将单位公款以个人名义私存 2 管住银行 客户对账点 一般而言 单位与银行之间的对账较有规律 每月至少核对一次 相比之下 单 位与客户之间的对账难度要大得多 一是因为社会信用危机普遍存在 使得逃债的行 为时有发生 二是客户分布天南地北 相隔遥远 比较复杂 客观上也增加了对账的 实际困难 因此 加强与异地和同城单位之间往来款项的核对 确保货币资金支付合 11 理 回收及时 足额 实在不可忽视 3 管住票据及印章保管点 各单位要加强与货币资金有关票据的管理工作 明确各种票据的购买 保管 使 用 背书转让及注销等环节的职责权限和程序 并专设备查簿登记 防止空白票据的 遗失和盗用 并且备查簿需作会计档案管理 另外还要加强银行预留印鉴的管理工作 严禁一人保管支付款项所需要的全部印章 未经批准严禁在票据上签章 不管是银行存款还是现金的收支 企业的经营活动离不开人这个主体 要保证货 币资金的安全和运作畅顺 就必须保证货币资金业务岗位人员的素质 企业的会计人 员必须要有 会计从业资格证 这是对从事会计工作人员的最起码的要求 对货币 资金岗位的人员进行定期换岗 并应当鼓励会计人员多学习相关知识 定期参加后续 教育 不断提高业务水平 目前 许多企业办理财务开支大都先由企业负责人审批后 再由会计审核记账 企业开支的原始凭证不合法 不规范 白条入账 贪污挪用等违法会计行为屡禁不止 一个很重要的原因就是这种 自上而下 的票据审批程序造成的 如果将这个程序的 顺序调整一下 先由会计人员对原始凭证的真实性 完整性 合法性进行审核 再经 企业负责人审查该笔开支是否与经营业务有关 是否同意开支 变 事后监督 为 事前监督 这样才有利于发挥会计的监督职能及时有效地打击违法行为 12 三 结论 本文以理论联系实际 结合国内外学者的研究成果 并加以综合分析 在阅读了大 量