采购与供应商管理程序.doc

德信诚培训网采购与供应商管理程序1.目的对采购过程及供应商进行控制和管理，确保采购的产品符合规定要求。2.适用范围适用对产品生产所需的原材料和零件采购、外协加工（外包）及供应商提供服务等活动的控制。3.术语供应商：是指向公司提供产品和服务的组织或个人（简称供方）。采购部门：本公司主管原、辅材料和零件采购，以及外协加工（外包）活动的科室（采购管理部和各制造部生产设备科下属的外协）。4.职责4.1采购部门4.1.1采购部门为采购控制的归口部门，负责编制供方评价准则和要求，并组织对供应商进行评价。4.1.2负责编制合格供应商名录。4.1.3负责与供应商签定采购协议，制定采购计划，实施采购作业，确保产品符合规定要求。4.2研究所负责向采购部门提供采购物资及其分类明细表，并参与评价合格供应商。4.3品管部或各制造部技术质量科负责对采购物资的进货检验或验证，提供报告，并参与评价合格供应商。4.4管理者代表负责审核合格供应商名录。4.5公司总裁负责批准合格供应商名录和采购计划。5.程序5.1采购物资及其分类研究所负责制定并向采购部门提供相关产品的采购物资及其分类明细表，包括采购物资或产品的定额和技术要求。根据采购物资对随后公司产品实现和最终产品的影响，以及法规要求和顾客要求分为A、B、C三类。a重要物资（A类）：直接影响最终产品使用或安全性能及顾客要求的特殊特性的产品和物资，如钢板、注塑原料、线缆、灯头等。b一般物资（B类）：它一般不影响最终产品的质量，或即使略有影响，但可采取措施予以纠正的物资，如维修工具、一般工装。c辅助物资（C类）：非直接用于产品本身的辅助作用的物资，如一般包装材料等。5.2对供应商的选择和评价5.2.1采购部门根据采购物资及其分类明细表的分类，制定不同类别的供方评价准则和要求，评价供应商的准则应包括以下内容：是否合法经营;产品的功能、性能和质量是否满足公司和法规的要求;质量管理水平（含体系）;技术能力;制造过程能力;交付能力;售后服务能力以及价格等方面是否符合公司要求。5.2.2采购部门根据评价准则和要求，对选择的供应商收集有关资料，组织公司相关部门进行评价，并填写供应商质量保证能力调查表、供应商评定记录表。采购部门将评价合格的供应商列入合格供应商名录，经管理者代表审核，报总经理批准后生效。同一采购产品，原则上应评定两个以上“合格供应商”。如果顾客有指定的供应商，经考核评审合格后，可列入合格供应商名录。如考评不合格应与顾客协商，最终仍取决于顾客。5.2.3评价A类物资的供应商，要收集和提供包括以下一项或多项内容的证明材料，以证实其质量保证能力：A供应商质量体系认证证书，以符合ISO/TS16949：2009为目标，对供应商提出质量体系要求。供应商应通过GB/T19001：2008体系认证。b本公司对供应商质量体系进行调查评价的结果；c本公司相关部门对供应商过去供货业绩的评价；d供应商产品的质量检验报告和试用报告；e供应商的供货能力、市场信誉和同行业顾客满意度等有关资料。5.2.4对第一次供应重要物资的供应商，除收集和提供的书面证明材料外，必须经样品测试及小批量试用和有关质量报告，符合要求才能成为合格供方，其程序如下：a要求新供应商提供少量样品（一般为35件）和相关质检报告。b品管部或制造部技术质量科对样品进行检验，出具检验报告，反馈给采购部门。c样品如不合格可再送样，但不能超过两次。d样品检验合格后，品管部或制造部技术质量科留一件标识后封样，其余合格样件标识后交生产部门试用，并由专人到主机厂跟线服务，确认无问题后，采购部门通知供应商送小批样品（30件），经质量部进货验证后，交生产部门试用（试用情况同上），由质量部和生产部门出具样品试用报告，反馈给采购部门。e 小批样品验证或试用不合格的供应商，则取消其供货资格。样品验证、小批试用均合格的供应商，经管理者代表批准后，可列入合格供应商名录。5.2.5新的一般供应商，只需要样品检验合格，经技术、质检与生产等部门评价，并填写供应商质量保证能力调查表，合格的供方，经管理者代表批准后，可列入合格供应商名录。5.2.6新的辅助物资供应商，技术质量部对其样品进行验证，填写供应商质量保证能力调查表，合格者由管理者代表批准后，即可列入合格供应商名录。对零星采购的辅助物资，其进货验证记录即为对此供应商的评价。5.2.7供应商产品如出现质量问题，采购部门应根据质量部门的反馈，向供应商发出质量整改通知单，如两次通知，而质量没有明显改进的，应取消其合格供应商资格。5.2.8采购部门每年对合格供应商进行一次复审，对供应商的业绩从交付产品质量，影响顾客生产中断包括退货，按期交付包括附加运费情况，以及质量交付异常时的顾客通知等方面进行监控，并促使其对制造过程进行自身监控。填写供应商业绩评定表，评价时按百分制，质量分占50%，交货期占20%，其它(如价格、售后服务等)占20%，生产过程中合格品及顾客装车合格品占10%，评定总分低于70（或质量评分低于38），应取消“合格供应商”资格，如因特殊情况留用，应报管理者代表批准，但应加强对其供应物资的进货验证和100%按期产付的控制，采购部门建立采购台帐，记录到货时间，以监视供应商的交付能力和附加运费，连续第二次评分仍不及格，应取消其合格供应商资格。5.2.9对外包和外协加工的控制，除执行上述条款规定外，每年初针对供货质量情况，由采购部门组织相关部门定期到外包方现场监控其生产过程是否受控和符合要求，保持适当记录供应商质量过程能力评定表。5.3采购5.3.1 采购协议 在向供应商初次批量采购前，采购部门应与供应商签定适当的采购协议，其内容应包括：质量体系开发，100%按期交付和生产件批准程序（如产品和生产过程变化应通知，必要时批准等要求），以及售后服务等长期通用采购要求。5.3.2采购计划a制造部调度员根据制造部的生产计划及物管科月盘存报表编制采购计划， 经总经理批准后，采购部门实施采购，对于临时采购的物资，相关部门填写临时采购物资申请单，根据审批权限报公司领导批准后，交采购部门实施采购。b.采购计划应包括如下采购信息：产品的名称、型号、规格、等级、数量等;产品的质量要求（可直接引用相关标准或规范、图样等技术文件）;其他要求，如价格、到货期、交付和服务等。 c. 采购部门应根据应急要求和确保100%按期交付，制定不同种类原材料和配件的最底库存计划。5.3.3采购实施a采购部门根据批准的采购计划或临时采购物资申请单，按照采购物资技术标准在合格供应商名录中选择供应商进行采购。b采购重要和一般物资时，应签订采购协议，明确品名、规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任和供货期，以及适用的质量管理体系要求等。c向长期合作的有信誉的供应商采购时，可采用电话和传真等方式进行传递采购信息和计划。5.4采购过程所形成的文件和记录，包括采购物资及其分类明细表、供应商质量保证能力调查表、供应商年度业绩评定表、供应商质量过程能力评定表供应商供货质量状况监控记录、合格供应商名录、采购计划、临时采购物资申请单、订单、采购协议及附件等，由采购部门收集保管。5.5采购产品的验证5.5.1对采购的产品可以采用如下一种或几种验证方式：a)由品管部或制造部技术质量科人员进行进货验证，包括验证其出厂合格证、到货规格、数量是否相符，或实施测量，或试验等;b)由顾客在本公司现场实施验证;c)由本公司在供应商现场实施验证;d)由顾客在供应商现场实施验证;对后两种情况，采购部门应在采购文件中给予具体规定我公司一般采取第一种检验方式。5.5.2验证活动可包括检验、测量、观察、工艺验证、实验室评价、提供合格证明、文件或顾客提出的其它方法等。5.5.3顾客的验证、采购由顾客指定的货源，不能免除本公司提供合格产品的责任，也不能排除其后顾客拒收的可能。5.5.4采购产品到货后，由采购部门填写进货检验通知单交质检部实施产品验证，记录结果和结论，并返回采购部门，采购部门将合格品办理入库，不合格品通知供应商办理换货或退货。6相关文件6.1供应商质量过程能力评分及考核表6.2采购物资及其分类明细表6.3材料或配件最低库存计划7质量记录7.1供应商质量保证能力调查表 TR/DXC7.4017.2合格供方名录 TR/DXC7.4027.3供方供货质量状况监控记录 TR/DXC7.4037.4月份采购计划 TR/DXC7.4047.5临时性采购物资申请单 TR/DXC7.4057.6订单 TR/DXC7.4067.7采购协议 TR/DXC7.4077.8送货检验通知单 TR/DXC7.4087.9质量整改通知单 TR/DXC7.4097.10全年供货合格率、及时率、达成率趋势图TR/DXC-7.4-107.11供应商年度业绩评定表TR/DXC-7.4-147.12供应商审核表TR/DXC-7.4-13供应商审核评价综合标准评审区域满分实际得分说明A、系统管理80B、过程管理80C、采购和供方管理40总计200评价等级得分率实际得分和得分率优秀供应商85%实际得分 ,实际得分率 良好供应商85得分75实际得分 ,实际得分率 合格供应商75得分65实际得分 ,实际得分率 备选或重点监控供应商65得分60实际得分 ,实际得分率 淘汰或不接受供应商60%实际得分 ,实际得分率 一、系统管理：（80分）序号评审内容标准条款主要审核方式分值得分评审记录严重度1组织是否已经建立质量管理体系和有害物质过程管理体系？是否取得了相关体系认证？4.1查阅质量手册、程序文件、三级管理制度和认证证书42是否有外包加工过程？如果有，是否有制度规定对这些过程进行质量和HSF符合性管理和控制？4.1/4.1.31.询问有哪些外包加工过程和外包加工供应商；2.查阅2家加工供方的资质审查记录、加工协议和最近3次的发货记录23是否识别并和记录组织中使用的所有有害物质？4.2.1查阅HSF清单并核实是否包含了公司所有的HSF物料44是否编制文件控制程序并按规定进行文件的管理？如何对外来文件或图纸进行控制？4.2.31.查阅受控文件和资料清单及文件发放及回收记录；2.查阅外来文件或图纸的登记、发放、变更和回收记录35是否编制记录控制程序并按规定进行记录的的控制？ 4.2.41. 查阅记录总览表；2.查阅各部门记录的标识、保存、批准、处置是否与规定一致46是否制定了质量方针及HSF方针？是否在组织内得到了沟通和理解？5.3询问3名员工对质量方针和HSF方针的理解37是否制定了质量目标及HSF目标？是否已在相关职能和层次上得到分解？ 5.4.1查阅技术部门、品质部门和生产部门所分解的目标，及其最近3个月目标的测量和落实情况48是否明确规定了各部门和有关岗位人员在质量管理和有害物质过程管理方面的职责和权限，并得到沟通和理解？ 5.5.11.查阅技术、采购、生产、品质部门的管理职责是否有HSF方面的明确规定；2.询问3名员工并核对岗位职责文件49是否任命管理者代表并规定其在质量管理体系及有害物质过程管理体系方面的职责和权限？5.5.2/210有无建立质量管理体系/有害物质过程管理体系的管理评审机制并按规定进行评审？5.6查阅最近的管理评审输入资料和输出资料，评审记录，评审形成的改进决定和纠正措施的落实情况413是否制定了员工培训控制程序或制度？6.2.2/214是否制定了合理的年度培训计划并实施？是否评估所提供培训的有效性？6.2.21.查阅计划中是否包含有各岗位的质量管理、质量技能和操作技能的培训；2.查询面试、笔试、实操的考评记录315组织是否确定从事影响产品/HSF产品质量人员所必需的能力？6.2.2查阅是否有规定明确对影响产品/HSF产品质量人员的能力要求216是否提供HSF产品中有害物质的识别、使用和消除所需的培训？6.2.2查询培训记录217是否对从事关键工序、特殊工序和产品质量检验人员进行重点培训和资格考评？6.2.2查询3名重点岗位人员的培训和考评记录218是否建立员工绩效评价管理制度？/219组织是否明确并确认顾客的各种要求？7.2.1查阅是否有客户要求的清单220组织是否收集并执行与产品相关的HSF法令法规的要求？7.2.1查阅所收集的HSF法律法规并核实执行的证据221组织是否将其可能造成有害物质污染的过程通知客户？7.2.2/222组织是否建立了顾客沟通程序？7.2.3/223是否制订了设计开发程序？是否明确设计开发的职责和权限？7.3.1查阅至少2份设计开发计划书内的职责和权限规定324设计开发HSF产品时，是否对任何禁用物质的使用和加工过程作出明确规定？ 7.3.1查阅至少2份HSF产品的设计开发计划书其HSF的使用与加工是否被明确规定325是否对设计开发进行评审、验证和确认？是否有新产品试用程序？7.3.47.3.57.3.6查阅3份设计开发评审、验证和确认记录，审核其评审、验证和确认内容是否与程序规定一致426设计或开发变更（含HSF变更）时如何管理？7.3.7查阅至少1份设计开发的变更管理227是否收集并分析处理顾客满意信息？8.2.1查阅公司主要客户的最近满意度调查及分析结果328是否制定内部审核程序并按规定进行内部审核？8.2.2查阅最近的内部审核的审核方案（准则、范围、频次和方法），至少2名审核人员的资质证明，审核记录及审核中发现的不合格项的纠正措施落实情况429是否建立环境保护的相关制度，并有意识在日常生产、生活遵守相关环保法规、节约资源、减少污染等ISO14001标准查看相关管理制度，查看生产、管理现场，询问相关员工2-3名，了解环保要求的落实情况。230是否建立保障员工职业健康和安全方面的管理体系或相关的制度，并有效实施？OHSAS18000标准查阅内部有关员工职业健康和安全的相关文件，并到现场询问3名以上员工，以确定是否得到有效的实施。231是否建立体现企业社会责任的管理体系或相关制度，符合劳动法规并有效实施，如员工的作息时间、薪资制度，歧视性规定，童工、未成年工等管理？SA8000标准查阅员工的考勤记录、工资资料、人事档案，并询问3名以上员工的工作时间、休息时间、住宿环境以及干部和员工的关系等进行查询，以确定相关要求和制度是否得到有效实施。2二、过程管理：（80分）序号评审内容标准条款主要审核方式分值得分评审记录严重度1是否制定了设备/模具维护管理制度并执行？6.3查阅设备/模具的维护、点检和维修后确认记录32是否建立了设备/模具台帐、设备/模具档案及设备/模具保养计划？（此处不含计量设备）组织的过程设备能否满足产品实现的需要？6.3查阅设备/模具台帐，检查硬件、软件及设备的完备性和有效性33设备（含生产/计量设备）是否均制定了操作规程？相关人员是否能熟练操作？6.37.5.6查现场生产设备的操作规程并检查员工是否按规定操作检查每个计量设备的操作规程抽查至少2名员工对不同的计量设备进行现场操作44是否有计量设备清单？所有的计量设备是否都被校准、标识和维护，且在有效期内？组织现有的计量设备能否满足实际检测需要？7.5.6检查至少3个计量设备的校准记录和维护记录查阅其标准所规定使用的计量仪器是否齐备（包含我司企业标准所规定的）45如发生事故，是否制定相关的应急措施？6.3检查生产现场是否有应急处理规定26现场和各工序的5S是否整洁有序？6.41.检查现场的整洁性；2.检查各现场和工序的物料、工具的摆放是否整齐有序易识别37生产现场是否有工序流程图？现场每个工序是否都有操作指引（含HSF工作指引）？7.5.11.查作业指导书或操作卡；2.询问至少2个不同工序的员工对本岗位质量和HSF要求的了解38组织是否识别其可能造成有害物质污染的工序或过程？是否采取防止可能污染的预防措施？7.5.1检查仓库、生产中是否有可能造成污染的环节，是否采取预防措施，并核实预防措施的有效性49是否识别关键工序或特殊工序？关键或特殊工序是否有管理的方法和手段？7.5.2检查现场是否标明关键工序查阅关键工序的管理制度3是否制订有效的标识和可追溯性控制程序？7.5.3检查一单物料的来料入库单、领用单、生产排产单、成品入库单和出货单，是否能确保产品的追溯性411HSF产品和非HSF产品是否被明确地区分标识和隔离？7.5.3检查原材料仓库、生产过程、成品仓库的HSF产品是否都被明确标识和隔离212是否对待检、合格、不合格、待处理等产品和物料进行明确的标识区分？7.5.3检查原材料仓库、生产现场、成品仓库各种产品或物料的状态是否均被明确地区分标识3是否针对每种来料均制订了原材料料检验标准并执行？是否明确有HSF要求？8.2.4查阅至少3种不同物料的检验标准查阅仓库至少2批原材料的HSF标识、检验记录并核实是否与标准规定一致314是否制订了巡检检验制度并执行？8.2.4检查不同日期的3单检验记录是否与规定一致（如现场在生产志高产品，检查其是否按志高的规定执行）315是否有生产工艺控制管理规定？8.2.3检查现场至少2台设备的工艺参数控制是否与规定一致216是否对关键工序进行了监视和测量（含HSF关键工序）？8.2.3检查每个关键工序的检测记录是否与规定一致317制程中是否有明确的HSF控制管理规定？8.2.3检查是否有混线生产清线记录和HSF物料领用控制记录等318是否建立了首件检验制度并执行？8.2.4检查至少2份首件检验记录并核实是否与规定一致2是否针对每种成品均制订了检验标准并执行？8.2.4查阅成品检验标准检查仓库至少2批成品的检验记录并核实是否与规定一致3是否建立成品及零部件型式检验制度8.2.4检查型式检验记录是否与规定一致与我司标准比较是否有缺失项目421是否对HSF物料进行风险等级划分并形成检验制度？8.2.4查阅HSF物料检测（自检或外检）计划，并检查至少3种物料的检查报告是否齐全有效3是否制订不合格品控制程序，以对不合格品进行标识、记录、评价、隔离和处理？8.3检查来料和成品中至少3单不合格品（含HSF不合格品）的评审处理记录是否与规定一致423不合格品返工后放行是否重新进行检验？8.3查二次报检记录224是否进行了系统的质量统计分析？是否运用SPC和CPK，主要参数如何被确定？8.4查阅连续3个月的质量统计分析报表查不良统计数据是否公布在现场425是否定期与技术、采购、生产等部门召开品质分析评审会议，使得质量信息及时、正确、全面地在公司内部传递并能采取有效的管理对策？5.5.3查阅至少2次评审会议并检查其决议是否被执行226是否制订了纠正预防措施控制程序？针对统计分析的数据是否采取了有效的纠正预防行动？8.5.28.5.3检查至少3单纠正预防措施的评审处理是否按规定执行并验证其有效性4三、供方和物料管理：（40分）序号评审内容标准条款主要审核方式分值得分评审记录严重度1是否建立了采购控制程序并执行？是否按规定对采购订单进行评审？7.4.1至少核实2条规定的实际执行情况检查2个订单的评审情况32是否形成供应商名单（含HSF供应商名单）？组织所有物料是否都在名录中的供方采购？7.4.1检查仓库内至少3个物料的供应商是否在供应商名单内53新供方或新物料（含已合作供方提供以前未提供的物料）如何引入？ 是否有管理机制？7.4.1查2个新供方或2种新物料的引入确认记录34是否建立供应商评价管