外贸业务员作业指导书.doc

东莞市比迪电器有限公司 DONGGUAN BIDISCO ELECTRIC CO.,LTD文件编号BD-BD-SOP-001文件版本A/0业务作业指导书生效日期2013-1-15页 码5/3目的：为了更好的规范业务操作，提高业务素养，形成良好的业务团队，提高效率，创造效益。范围：销售部门业务员的日常工作权责：销售部所有业务员操作标准及要求： 1、 所有业务活动应以：维护公司形象、提高公司声誉、拓展公司业务、创造经济效益、推广品牌效益为前提。2、 认真遵从公司的规章制度，严于律己，对外交往中不卑不亢，大方得体，对待客户要快速响应，礼貌周到，热情真诚，信用第一，不做违反职业道德的事情。3、 日常工作：无业务的，每天抽出4-6个小时发布更新平台信息，除了自己管理的平台外，还需多注册一些免费平台发布信息。有业务的，每天抽出1-3个小时时间发布更新信息，抽出时间注册平台或通过外贸全球通、谷歌等软件搜索查找客户信息。提高自身专业知识，多与同事及其他部门沟通学习，通过网络各大交流平台学习。做好工作规划，养成良好的工作习惯，合理分配好工作时间。4、 开发客户：收到客户询盘在工作时间4个小时内尽快回复，通过自己管理的平台和其它商务平台搜索查找客户采购信息进行联系，通过外贸全球通、谷歌等软件搜索查找客户信息进行开发联系，通过展览会分配到的客户联系方式进行联系跟踪。5、 工作报告：所有收集到的客户信息进行归档填写客户档案表保存好，客户下订单及下样板单进行登记保存，平台发布产品的数据做好记录，后台数据进行分析存档比对，每周六将当周填写的客户档案表以及业务团队周报表提交给部门经理。6、 服务：了解客户的习俗及重要节日，在重要节假日里，给客户发送电子贺卡以示问候，也可根据客户的习俗及爱好邮寄礼物以示祝贺，及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录；定期与客户保持联系保持友好关系；了解到客户来中国的可以主动邀约客户会晤;对于潜在的客户，有必要的可以免费提供样板增加诚意给客户对我们的了解并且留下好印象。7、 根据客户要求需打样的必须经过经理签字确认，并在样板单上注明详细要求及参数。8、 打样完成后应仔细审核样品，寄出前，安排业务助理拍照存入电脑档案，并且留底样板测试报告，如果涉及样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付，需请示经理或总经理，由上级决定。总的原则是：如果是新客户的都适当收取样品费，价格为大货价基础上增加20%左右，运费到付，如是比较潜在的客户，客户比较有实力或非常有诚意的可以视实际情况考虑免费样板。 积极主动与客户保持联系，促使客户及早下订单。样品寄给客户之后，应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品，确认客户样品收到后，应及时跟进，发信给客户，非常客气地询问客户对样品的评价，询问客户是否有下订单的意向。 9、 根据成本核算单或咨询总经理，精确地报出销售价格，报价时要实时了解货币汇率，新产品必须经过打样后核算好成本经总经理批示后方可报价。10、 客户下大货订单后，业务员应在第一时间整理出详细信息提供给业务助理下制造命令单，认真对客户的订单进行分析清楚，围绕“主要材质-性能参数-颜色搭配-包装详细-LOGO印刷-特殊要求-电线插头”七个要素，与打样时的最后确认样核对（必要时要再次打样或再次和客户沟通），如有客户交待不清的，应立即发电子邮件与客户书面确认。客户确认后，通知业务助理做好打印出中文订单并下发。业务员发电子邮件后，客户在上班时间的6个小时内没有回复的，此时业务员应立即做两件事：第一，打电话给客户，催促客户尽快书面回复；第二，口头汇报给总经理，讲明情况，如总经理提出新的建议的，按照总经理的要求去做。11、 制造命令单中应绝对杜绝模糊语言，如“与上次一样”、“与去年一样”、“问某某人”等等。 12、 制造命令单经业务员确认后，下方必须经业务员手工签字，不能以打印方式签字。13、 制造命令单的最终确认前提必须是订金或货款到帐或信用证到手。如订金或信用证未到位，可下发制造命令单，计算用料，但要书面通知采购部：“所有物料采购等通知”。14、 随时跟进生产进度，让业务助理与生产部保持沟通，答复客户进度咨询。15、 安排业务助理与采购部和生产部保持沟通，了解订单的算料、物料采购、生产安排、实际生产动态和包装物品到位程度的最新情况。避免客户询问时出现“我不知道”、“我还不清楚”、“大概”这样的言语。16、 安排业务助理或者自己会同生产部、品质检验人员，随时检查成品质量情况。如果发现成品有质量问题，立即通知生产部经理，以便在第一时间采取措施。反映质量问题时，应结合客户要求及公司品质标准，根据实际情况既不能以偏概全、小题大做，更不能视而不见、无所作为。如果客人要自己或指定验货人员来验货的，将查货日期告知生产部，如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间，确定后将验货时间通知生产部。17、 提早与生产部经理沟通，预先安排好大货出货计划。出货计划确认后，先与客户确认，客户确认后立即准备好所有出货资料，交接给业务助理，以便在第一时间安排商检、订好舱位或航班。18、 商检：将商检所需资料给单证员，通常要给商检留出三个工作日（出货日前）。商检时，应提供给单证员一份装箱单，内容包括所装货物名称及数量、体积、毛重、净重、唛头、产品LOGO、工厂型号、客户型号，一份出口电器产品企业检验记录单，提供目的口岸、出口口岸、截关时间、品牌、铭牌、柜型或散货入仓的信息给单证员（以上由业务员协助业务助理或业务助理直接处理）。19、 订舱位或订航班时，应提交给货代公司产品装箱单，并告知出货时间。20、 催讨货款：客户下单按照规定先给30%订金，余款70%在出货前付清，客户支付比例或方式有变动的应及时请示总经理做决定。如业务是信用证交易，走货后，所有单据交银行事宜将由业务协助财务操作，业务员应主动与财务沟通，了解交单情况。如业务为电汇交易，业务员要做的事情如下：如货物空运，应在订航班前要求客户付清余款，收到100%货款后，才可订航班并送货；如货物海运，两种收款方式，第一，做提单付款的，先与货代沟通，看何时能拿到正本提单，拿到正本提单后，立即把发票、装箱单和提单扫描或传真给客户，并书面要求客户付清货款；客户付清所有货款后，把客户要求的所