超市行政后勤管理作业规范.doc

北京东方国泰商业顾问有限公司 综合管理篇-行政后勤管理作业规范 超市实用指导工具书综合管理篇行政后勤管理作业规范北京东方国泰商业顾问有限公司二零零九年一月目录前 言3充分发挥企业的管家和后勤功能3第一章 行政部组织架构及工作职能4第二章 办公秩序及行为管理规定8第三章 办公环境及卫生管理规定9第四章 前台接待作业管理规定12第五章 电话（传真）接听/使用管理规定13第六章 办公耗材管理规定16第七章 合同管理制度18第八章 介绍信、印鉴管理制度20第九章 车辆使用管理办法22第十章 档案管理制度24第十一章 公文处理操作规定31第十二章 文印室管理规定39第十三章 办公电脑管理制度40第十四章 来访人员接待制度42第十五章 更衣柜(室)管理制度44第十六章 员工工服管理规定45第十七章 员工工作餐管理规定48第十八章 员工宿舍管理规定50第十九章 外包保洁作业管理规定52第二十章 行政费用节约管理办法54前 言 充分发挥企业的管家和后勤功能行政部门是以筹划和运用人力、物力、财力，从物资、管理等方面而保障公司正常经营的后勤服务支持部门,其所有工作必须紧紧围绕着公司经营活动而进行。任何一家工矿企业、事业单位、公司、团体单位都有行政工作，虽然他们在各单位肩负的任务不尽相同或者部门名称不同，但所起的作用是相同的，都是围绕主要工作目标的实现，充分发挥服务和保障作用，以创造良好的工作环境和生活环境，确保主要工作的正常进行。行政管理包括的内容多、范围广，涉及到许多方面的业务知识。为了规范行政管理工作，我们编写了这本行政后勤管理作业规范。在编写中，我们力求突出行政管理的原理，全面介绍行政管理的内容、任务、职责、流程、标准、各项规章制度及操作知识。行政工作的核心是“服务”和“管理”，只有把“管理”理解为标准化的服务、科学化的服务，而不是“关卡”，才能做好后勤保障工作。一些从事行政工作的同仁一定要扭都头脑中长此以往存在的衙门作风和意识，要牢牢树立“销售”的观念、“成本”的观念，确立“没有销售、不讲成本，什么利益都无从谈起”的忧患意识。 通俗地讲，行政管理工作就是要做好企业的管家和后勤工作，既要为一线服务好，创造更好的业绩，又要精打细算，为企业节省每一分钱，这就是行政工作的精华所在。希望这本行政规范管理作业手册能够给予从事行政工作的同仁一些示意，是我们更加明白自己的“身份”，也要明白自己的重要性，在自己的工作岗位上扎扎实实的工作，为企业的发展奉献自己的光和热。 北京东方国泰商业顾问有限公司 二零零九年一月第一章 行政部组织架构及工作职能1 0目的明确行政部组织架构以及部门职能，加强职能工作意识，为一线部门做好行政服务工作，特制定本规范。2 0适用范围适用于公司行政部员工作业。30工作程序3. 1 组织架构3. 2 部门职能3.2.1人事部门： 3.2.1.1 检查全体员工出勤状况，按照公司有关规定，督促员工遵守公司规范和人事纪律；3.2.1.2 收集及存档相应的劳动、人事法规及公司下发文件，向店内管理人员提供人事规范咨询；3.2.1.3 负责店内各项人事制度的传达，实施和检查；3.2.1.4 负责店内员工的招聘工作；3.2.1.5 店内全体员工的合同、档案管理和薪资管理；3.2.1.6 负责店内全体员工绩效考核的组织、实施和总结；3.2.1.7 负责规划、执行员工的培训工作；3.2.1.8 与政府有关职能部门保持联系，保证商场良好的外部环境。3.2.2 行政部门3.2.2.1 安排各部门定期费用预算申报并核实；3.2.2.2 根据审核的预算和各部门的申请，按时采购各种用品；3.2.2.3 监督检查物料员的工作，统计内部领物单数据，负责编制本门店每月物料费用统计表交店长室。3.2.2.4 负责店内用品的管理，发放工作；3.2.2.5 根据工作需要制定各部门用车计划，及时通知驾驶员。3.2.2.6 负责门店旧包装的处理和处理资金的回收上缴。3.2.2.7 负责员工餐厅的饮食卫生、成本核算和秩序管理；3.2.2.8 与政府有关职能部门联系，保证商场良好的外部环境。3.2.2.9 每季度对自己管辖的耗材、办公用品、低值易耗品进行盘点，发现问题当月处理。3.2.3 企划部门：3.2.3.1负责促销方案的具体实施。3.2.3.2 负责门店促销氛围的布置。3.2.3.3 负责对促销人员的管理。3.2.3.4 负责超市美陈管理3.2.3.5 负责促销专柜的管理3.2.3.6 负责市场部促销方面工作人员的工作安排和全面考核评估（包括技能的培训、素质培养等方面）。3.2.3.7 处理企划部其它日常事务。 3.2.3.8 管理企划耗材使用，并根据使用情况和需求进行耗材的申买，每个月对部门所管辖的企划耗材进行盘点，发现问题当月处理。3.2.4 信息部门3.2.4.1负责门店所有电脑使用人员的操作指导和使用培训工作。3.2.4.2 负责电脑系统各种设备的报修工作，协调门店与外包协作单位的工作。3.2.4.3 负责电脑室的安全工作。3.2.4.4 为其他部门提供相关各种报表。3.2.4.5 与相关协作单位进行沟通，记录外包单位的服务情况，及时反馈给公司信息技术部。3.2.4.6 计算机内统计数据的对比分析提示，计算机内统计管理数据中异常状况的提示汇总工作。3.2.4.7 执行公司电脑系统密码管理规定，履行系统维护职责，保证系统使用安全。3.2.5 财务部门3.2.5.1 负责门店预决算编制工作，并按月做出预算执行情况分析报告。3.2.5.2 负责门店的经营成本核算工作。3.2.5.3 负责原始凭证报表的审核工作。3.2.5.4 负责门店资金运用的监督管理工作，并按公司具体要求回笼公司资金。3.2.5.5 按照国家财务法律法规以及公司相关制度规范操作。3.2.5.6 负责监督财务规章制度的落实。3.2.5.7 定期检查前台现金操作及金库管理工作。3.2.5.8 落实总部布置的其它财务工作。3.2.6 工程部门3.2.6.1 保障商场各项设备的正常运行；3.2.6.2 检查店内各项水、电、空调等设施的安全运行；3.2.6.3 按照店长和上级部门要求，负责实施工程改造；3.2.6.4 指导店内工程施工，控制工程成本；3.2.6.5 店内各项专业设备的维修、保养；3.2.6.6 负责工程工具、用料的管理；3.2.6.7 负责工程技术专业文件的归档工作；3.2.6.8 与政府有关职能部门联系，保证商场良好的外部环境。3.2.7 保洁部门 3.2.7.1负责卖场、库房卫生清洁工作。3.2.7.2 负责超市外围清洁工作。3.2.7.3 负责店内办公区域清洁工作。3.2.7.4 负责电梯等配套服务设施的清洁。3.2.7.5 负责超市公共设施清洁工作。第二章 办公秩序及行为管理规定10目的为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围，特制定本规定。20适用范围适用于公司办公室环境秩序及员工行为管理。30工作程序3. 1服务规范：3.1.1 仪表：公司职员工应仪表整洁、大方。3.1.2 微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方。3.1.3 用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。3.1.4 现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待。3.1.5 电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。（详见电话（传真）使用管理规定）3. 2 办公秩序3.2.1 工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。3.2.2 职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。3.2.3 职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。3.2.4 部、室专用的设备由部、室指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。3.2.5 发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。3. 3 责任3.3.1 本制度的检查、监督部门为行政部、店长共同执行，违反此规定的人员，将根据公司相关规章制度给予50-100元的扣薪处理。本制度的最终解释权在公司。第三章 办公环境及卫生管理规定10目的为了建立公司办公环境卫生管理制度，明确卫生清洁工作和维护工作的责任和标准，使公司办公的环境卫生保持优美舒适、整洁有序，特制定本规定。20适用范围本规定适用于公司全体正式员工、试用员工、临时聘用员工和保洁员工。30工作程序3. 1卫生管理责任划分3.1.1 公司办公区域范围内环境卫生由行政部归口管理：3.1.1.1 负责联系和监督公司签定的保洁公司对公司办公区域的环境卫生进行日常清洁和定期保洁工作；3.1.1.2 制定卫生清洁标准；3.1.1.3 指导公司各部门卫生责任区的卫生维护工作；3.1.1.4 定期组织检查、考核和评比工作。3.1.2 公司各部门以办公区域划分卫生责任区，按本规定有关卫生维护要求负责本部门办公区域范围内环境卫生的日常维护工作。公共区域的卫生维护工作由保洁部部负责。3.1.3 公司员工以个人办公区域划分卫生责任区，按本规定有关卫生维护要求负责个人办公区域范围内环境卫生的日常维护工作。公司领导办公区域卫生维护工作由行政部负责。3. 2 卫生清洁要求3.2.1 行政部严格要求保洁公司清洁人员按日常保洁细则执行（保洁细则另见保洁公司日常保洁计划），保持地面、墙面、门窗、灯具、办公家具、办公设备、办公器具日常清洁整齐，无灰尘，无损坏。3. 3 卫生维护要求3.3.1 员工个人办公区域环境卫生维护要求 员工应注意保持所在工作区域卫生环境的整洁、有序和完好无损，具体要求为： 3.3.1.1 爱护公司财产，办公家具、办公设备使用时不允许乱写乱划。3.3.1.2 办公桌面各种资料、工具、文件、配件等均应放置整齐美观。 3.3.1.3 文明使用卫生间，及时冲洗。严禁往水池、抽水马桶内乱扔垃圾。 3.3.1.4 参加会议（洽谈）结束后，应自觉清理好面前的杂物，放置好自已的座位，必要时要及时通知保洁人员进行清洁，恢复会议（洽谈室）的洁净。3.3.1.5 下班时，应整理干净办公桌上所用物品，座椅置于桌下，所有品必须投放于清洁袋中。3.3.2 各部门办公区域环境卫生维护要求 各部门应负责维护本部门办公区域范围内环境卫生的整洁、有序和完好无损，具体要求为： 3.3.2.1 负责按公司规定教育和加强本部门人员保护环境卫生的思想意识和行为规范。3.3.2.2 负责本部门共用办公家具、办公设备安全卫生使用。3.3.2.3 本部门共用的各种书籍、资料、工具、文件、配件等均应放置整齐美观，不随意堆放物品。3.3.2.4 本部门组织会议（洽谈）后，应负责清理遗留的杂物，放置好桌椅，通知保洁人员进行清洁，恢复会议（洽谈室）的洁净有序。 3.3.2.5 公司组织（非部门组织）的会议（洽谈）后，行政部应负责清理遗留的杂物，放置好桌椅，通知保洁人员进行清洁，恢复会议（洽谈室）的洁净有序。3. 4 卫生管理工作要求和有关奖惩规定 3.4.1 行政部应指定专人负责卫生管理工作，应按本规定要求负责公司范围内的所有环境卫生清洁维护的指导和检查工作，并有责任和权利要求公司各部门、各员工遵循本规定的执行。3.4.2 保洁人员每日上班要打卡，卫生管理员负责按公司打卡规定对保洁人员进行考核和管理。3.4.3 卫生管理员定于每天上班前，巡视检查公司范围内的所有环境卫生情况，发现问题及时解决并进行记录，并于每月2日前将上月卫生检查情况上报部门负责人审核后形成卫生通报发公司各部门，卫生通报内容按责任区域反映上述各项清洁和维护工作情况，卫生评价采用以下标准： 3.4.3.1 正常：符合各项卫生要求； 3.4.3.2 优良：连续三个月正常； 3.4.3.3 较差：有一至二项不符合卫生要求； 3.4.3.4 很差：有三项以上不符合卫生要求。 3.4.3.5 卫生检查如有较差或极差情况，应注明责任部门或个人以及卫生不符合要求的具体情况。3.4.4 公司各部门、全体人员及保洁人员应积极配合和执行上述清洁 3.4.4.1 工作及维护工作，卫生考核将作为部门考核和员工考核内容之一，模范遵守或有违反行为，将按以下办法实施管理和奖惩： 1） 卫生评价为优良部门或个人，将在卫生通报上予以表扬，全年优良部门或个人将评为优秀卫生部门或优秀卫生员工，行政部将专项提请公司给予一定经济奖励。 2） 卫生检查为较差和很差的部门或个人，卫生管理员当面指出不足之处并立即进行改正，不听从指正者将于本月卫生通报中提出批评。 3） 卫生检查连续三次以上为较差和很差的部门或个人，将于本月卫生通报中提出批评；月通报二次以上较差和很差的部门和个人，将记入部门考核和个人考核中，试用人员将记入转正考核中，并作为有关奖金发放的考核内容之一；全年较差和很差次数最多的部门和个人，将评为卫生最差部门和卫生最差员工，并提请公司于年终奖金中进行一定惩罚减额。4） 保洁人员的清洁工作不符合公司卫生要求的，第一次给予批评，第二次给予警告，第三次责其所属公司更换人员。第四章 前台接待作业管理规定10目的为明确来访接待作业规范，树立良好的公司形象，特制定本规定。20适用范围本规定适用于公司前台接待工作。30工作程序3. 1业务3.1.1负责公司来访人员的接待、咨询、引导等服务工作。3.1.2负责新厂商接待、登记、咨询工作。3.1.3负责报刊、邮件及其它物品传递收发工作。3.1.4负责复印机日常管理及使用登记。3.1.5协调办公区保洁人员的工作。3.1.6管理好前台服务区的设施及办公设备。3.1.7做好电话接听及解答服务。3.1.8保持前台服务区的整洁，维护公司形象。3.1.9做好交接班各项工作，保障公司安全。 3. 2 资产管理 3.2.1 对公司前台服务区内设施、办公设备进行日常管理和监护。 3. 3 协调3.3.1协调与物业服务台的工作。3.3.2协调与公司办公区保洁员的工作。3.3.3协调与保安员的工作。3. 4 工作标准3.4.1运用文明用语，热情、礼貌地接待来访客人。3.4.2对待新厂商热情周到，主动问询，介绍程序，发给登记表，做好相关记录。收集的资料要定期转给指定的部门，并办理移交手续。3.4.3接收、保管、分发报刊邮件做到及时准确，不丢失，不损坏。3.4.4管理复印机认真负责，注意节约纸张，出现故障，及时通知专业人员上门维修，保证办公业务正常进行。3.4.5监护前台服务区的各种设施及设备，出现问题及时报告。3.4.6接听电话礼貌，耐心解答厂商或顾客关心的问题。3.4.7注意仪表，淡妆上岗。3.4.8维护公司形象，保持服务区的公共卫生，经常督促保洁员清理卫生。3.4.9下班前检查物品是否收存，复印机电话机等办公设备是否放置妥当，与值班保安员办好工作交接。3.4.10 协调与各部门的工作关系。第五章 电话（传真）接听/使用管理规定10目的为明确电话接听以及使用的规范程序和要求，以确保公司的电话服务保持礼貌、统一与规范，并保证费用的节约，特制定本规定。20适用范围本规定适用于电话拨打、接听以及使用相关规定。30职责3. 1 行政部经理/客服经理/值班店长/负责电话服务的检核。3. 2 行政部负责每月对电话费用的产生进行检查。40工作程序4. 1 接听电话服务规范4.1.1员工听到电话铃声后，应迅速拿起听筒，同时说：“您好，XX公司，请问您找哪位？”；如铃声响了三次以后才接听，应同时说：“对不起，XX公司，让您久等了，请问您找哪位？”，并倾听对方的询问或问题。4.1.2如果对方想找别的店铺员工或相关工作人员，而您可以找到，则回答：“对不起，请稍等，我给您找一下”，同时问清楚对方姓名；若员工未在店铺，则回答：“对不起，他（她）现在没在，请问我可以转告他（她）吗？”若对方愿意，则需记下对方姓名、联系办法、转告事项等。4.1.3员工在接听电话过程中，不应随意打断对方的询问和问题，待对方讲完后再回答。若对事情了解则予以解答；遇无法回答或不清楚或无把握的事情时则回答“对不起，我不清楚，（请问您贵姓，）请您留下电话好吗？待我问清楚后再给您回复”，并同时记下对方姓名、电话与事项及要求。不可随便回答不清楚或无把握的事或问题。4.1.4员工谈话结束可使用“麻烦您了”、“谢谢您”、“欢迎您再来”、“对不起”、“再见”、“不客气”等文明用语，等对方收线后方可挂上电话。4.1.5对无礼、恶意骚扰的电话可礼貌地解释“对不起现在没有时间，请方便时再联系”并将电话挂断。4.1.6对电话中事项应及时通知当事人或店铺相关责任人，若无法当面通知则请他人转告。4. 2 投诉电话的接听规范4.2.1 值班员工接到投诉电话时，应依照接听内容填写“顾客投诉抱怨登记表”。4.2.2 如果投诉电话能当时答复，应明确答复，若不清楚或无法处理可回答：“我会立即请示，请您放心”并请对方留下姓名、联系方式，并协商回复时间，回复必须使对方认可。4.2.3 如果投诉电话需部门配合，可处理解决请回答：“请您稍等我帮您找能处理的部门，以尽快为您解决”并立即找人以解决此事直到对方满意。4.2.4 投诉事项具体执行，依“顾客投诉处理规范”执行。4. 3 接听电话服务的要求4.3.1员工语言应亲切有礼，使用规定文明用语。4.3.2讲话速度、音量控制适度。4.3.3话语要清晰，易于理解，切忌话多。 4. 4 拨打电话服务规范4.4.1先确认拨打电话所要联系的事项及目的。4.4.2确认对方电话号码。4.4.3开始拨叫，听到对方讲话，说：您好！，我是XX公司，4.4.4讲话过程中，讲话要柔和、舒缓、切不可急噪，不可使用粗话、难听话，音量适度。4.4.5谈话结束后，可使用：麻烦您了，谢谢您，再见等文明用语，并等对方收线后再挂断电话。4.4.6在拨打重要电话时，需进行电话记录。4. 5 电话拨打使用规定：4.5.1公司不允许员工在公司挂私人长途电话。有外线电话的部门需控制使用挂长途电话。行政及其他管理部门因工作需要挂长途电话的，需亲自填写长途电话申请单，注明部门、通话人、对方地区及单位、因何业务通话等，并经该部门负责人签字同意后可到行政部挂拨。负责人不在的，应由主管领导签字同意，部门负责人及主管领导均不在，又确因业务需要挂长途电话的，通过行政部同意可先行挂拨，但事后通话一定要三日内补办审批手续，逾期不补办者视为挂私人电话，电话费由其本人双倍负责。4. 6 传真使用规定： 4.6.1 员工因公务使用长途电话或传真，须事先进行登记，注明联络时间、单位和联络事项。 4.6.2员工使用传真机时，应将纸张空白处尽量裁去，以节省传真时间。4. 7 费用管控：4.7.1员工不经同意即私挂国内长途电话，或以公事为由骗挂国内人长途电话的，每次罚款50元；私挂香港或澳门的，每次罚款100元；私挂国外长途电话的，每次罚款500元。屡教不改的，视情节给予扣发奖金，直至辞退处理。4.7.2 准用单位电话拨打信息台声讯电话，一经发现，追究责任，所使用的话费由个人承担。4.7.3 员工不得长时间因私人事件占用公司电话，员工因私使用长途电话须事先登记，公司每月将按国家电信规定收取相关的费用。4.7.4 公司财务每月须将电话登记表与电话帐单进行核对，理清电话明细。第六章 办公耗材管理规定10目的为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为办公室。20适用范围本规定适用于电话拨打、接听以及使用相关规定。30名词解释 3. 1 办公耗品指笔、纸、信纸、计算器、电池、胶水、胶带、订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、等办公用品。3. 2 财务耗品包括办照、换照、零售发票、增值税和 其他专用发票、支票、凭证、会计专用办公性用品。3. 3 包装耗材主要是指收银用购物包装袋以及生鲜商品包装托盘、保鲜膜、撕裂带等用品。40职责4. 1 行政部经理/客服经理/值班店长/负责电话服务的检核。4. 2 行政部负责每月对电话费用的产生进行检查。50工作程序5. 1 领用时间5.1.1 以部门为单位，每月集中领用办公用品时间为每月第一周的周二、周三（遇节假日顺延）；5.1.2 员工个人平时领用办公用品时间为周一或周四下午1：30-4：30；5.1.3 新到岗员工在报到之日领取办公用品。5.2 申购程序5.2.1 每月第四周的周一，行政部将下月的办公耗品申购单报给各部门经理或部门负责领取办公用品的人员，各部门根据下月办公用品的实际需求填写，并于周五前将部门经理以上领导签字后的申购单交行政部。5. 3 领用程序5.3.1 各部门应按办公耗品申购单的品种和数量到行政部填写办公耗品领取表。5.3.2 将办公耗品领取表请部门经理审批。5.3.3 凭审批后的办公耗品领取表到行政部领取。5. 4 费用核算办法5.4.1 每月每位员工的日常办公用品费用标准为30元（任何个人用笔不允许领用），如果当月部门办公用品费用超过标准时，必须报总经理审批。5.4.2 对于复印机、打印机的墨粉、硒鼓；会议室所用的白板笔、办公区所用的垃圾袋、纸杯、传真纸、植物鲜花租摆、纯净水等消耗品，根据每月的使用量按各部门人数摊销，但不作为部门办公用品费用的考核依据。5.4.3 每月财务盘点日行政部将当月各部门的行政费用月报表报部门经理以上领导。同时，可到行政部处查询各项费用的明细。5.4.4 联营厂商或其他非自营部门领取包装耗材需登记并于月底由财务部门根据行政部核算报表统一收取费用。5. 5 特殊情况处理办法5.5.1 若领用计划外办公用品时，经使用部门经理批准后，由行政部在4日内安排采购。5.5.2 若领用特殊的专业用办公用品时，经行政部经理批准后，可由使用部门自行购买，凭购物发票到行政部报销。5.5.3 若行政部购买的办公用品规格、品种不符合使用部门要求时，使用部门可提出建议，若所需费用低于部门费用标准，行政部将予以采纳。第七章 合同管理制度10目的为规范本公司合同管理工作，根据中华人民共和国经济合同法和其他有关法律法规之规定，制定本制度。20适用范围本规定适用于合同管理工作。30名词解释3. 1本制度所称合同是指以本公司名义对外签订的合同、协议。40职责4. 1 公司对外所签订的合同由行政部负责统一管理。50工作程序5. 1 合同条款 5.1.1经济合同的内容由当事人约定，并应具备以下主要条款：5.1.1.1标的(指货款、劳务、工程项目等)；5.1.1.2数量和质量；5.1.1.3价款或者酬金；5.1.1.4履行的期限、地点和方式；5.1.1.5违约责任。5.1.1.6购销合同应具备以下主要条款：5.1.1.7产品的名称(注明牌号或商标)、品种、型号、规格、等级、花色以及生产厂家；5.1.1.8产品的技术标准(含质量要求)；5.1.1.9产品的数量和计量单位；5.1.1.10产品的包装标准和包装物的供应与回收；5.1.1.11产品的交货单位、交货方法、运输方式、到货地点(包括专用线、码头)；5.1.1.12提（接）货单位或提（接）货人；5.1.1.13交(提)货期限；5.1.1.14产品验收方法；5.1.1.15产品的单价与总金额；5.1.1.16结算方式、开户银行、帐户名称、帐号、结算单位；5.1.1.17违约责任；5.1.1.18当事人协商同意的其他事项。5. 2签订合同的主体资格5.2.1合同必须以公司的名义对外签订。公司法定代表人有代表公司对外签订合同的权利。除法定代表人外，其他人对外签订合同必须由法定代表人授权。5.2.2签订合同必须加盖合同专用章或公司章。合同专用章由公司办公室指定专人负责保管和使用，购销合同专用章由采购部指定专人负责保管和使用。5. 3合同的履行 5.3.1合同签订后必须按照合同条款全面、实际履行，切实做到“重合同、守信用”。5. 4 合同的变更和解除5.4.1合同需要变更或解除，应在双方协商一致的基础上书面变更合同内容或解除合同。我方在合同履行过程中认为应当变更或解除合同的，必须立即以书面形式通知对方，征得对方同意。对方在十五天内未作答复的视为默认。5.4.2 对方要求变更、解除经济合同，我方对此有异议的，必须在十五天内予以答复。5.4.3 以上所称书面形式包括文书(信函)、传真和图表。信函必须采用挂号形式。5. 5 争议的解决5.5.1合同签订后发现对方未按合同的约定履行，必须自发现之日起三天内向对方提出(书面形式)。对方应承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。5.5.2合同履行中发生争议应首先通过协商解决，协商不成时，可以根据双方协议向经济合同仲裁委员会申请仲裁，或者向人民法院起诉。5. 6 合同管理5.6.1公司办公室为合同管理部门，负责合同的用印、收集、归档、检查和重大合同纠纷的处理工作。涉及部门具体工作内容的合同（如购销合同）的草拟、审核、合同文本及关联来往函件的收集、合同履行过程中所发生的变更、解除等工作由公司各职能部门负责，公司法定代表人或授杈委托人进行审批。除购销合同由采购部自行存档，均应交办公室存档。5.6.2门店合同、协议的审核、用印、收集、归档、检查均由各门店按照本合同法规操作，合同履行过程中所发生的变更、解除工作由各门店自行负责。第八章 介绍信、印鉴管理制度10目的为规范本公司介绍信的开具及印鉴的使用，特制定本制度。20适用范围本规定适用于介绍信及印鉴使用管理工作。30职责3. 1 公司介绍信印鉴（采购部除外）由行政部统一管理。40工作程序4. 1 介绍信管理4.1.1 公司介绍信由公司行政部统一管理，公司各部门对外联系工作需要开具行政介绍信，必须经部门领导同意，并在介绍信的存根上签字。4.1.2 填写介绍信必须用钢笔，字迹清楚，不能涂改，要写明单位名称、事由，并注明年、月、日和有效期，未经公司领导批准不得开具空白介绍信。介绍信存根应由行政部保管。4.1.3 开具的介绍信应妥善保管，不得丢失。未经使用的在有效期内的介绍信如遗失，应立即报行政部处理。未经使用的已过有效期的介绍信应交行政部注销。4. 2 印章管理4.2.1适用范围适用于公司范围内的印章刻制、使用、保管和注销。所指印章包括：4.2.1.1公司公章、公司合同章4.2.1.2门店公章4.2.1.3法定代表人、总经理印章4.2.1.4总部职能部门章、分公司章4.2.2印章的刻制、领用4.2.2.1 印章由行政部经总经理批准后统一刻制，门店、分公司章也可以经行政部同意委托门店或分公司刻制。印章刻制后应由行政部预留印鉴，使用部门签字领用。4.2.3 印章的保管4.2.3.1 公司公章、合同章、法定代表人章、总经理章、门店合同章由行政部保管，用于购销合同的公司合同章由采购部保管，票据专用的企业负责人印章由财务部门保管，其他印章由所属部门分别保管。上述各部门均应指定专人保管印章，印章应存放在加锁的专柜内。4.2.4印章的使用4.2.4.1公司公章、合同章、法定代表人章、总经理章的使用：凡需盖公司印鉴的须填写用印单。经公司分管领导批准，由行政部用印。用印单由行政部妥善保管备查。盖部门印鉴的须经部门领导批准。a. 凡涉及有资金进出的（采购部购销合同除外）均由总经理签字后用印。b. 采购部购销合同由分管副总经理签字后用印。c. 除a.b.项以外的内容，由总经理或总经理室分管负责人签字后用印。d. 财务、人事报表由部门负责人签字后用印，但涉及必须由财务总监签字的，应当在其签字后方得用印。4.2.3门店公章、法定代表人章的使用：4.2.3.1凡涉及有资金进出内容的均由公司总经理签字后用印。4.2.3.2除a.项以外的内容由店长或分管副店长、店长助理签字后用印。4.2.4部职能部门章的使用：4.2.4.1 职能部门章一般在公司内部使用，由部门经理负责用印。4.2.5分公司章的使用：4.2.5.1分公司章由分公司负责人负责使用，但涉及有资金进出内容的，4.2.5.2按公司审批权限规定办理。4. 3 印章的注销4.3.1 不再使用的印章应由行政部统一收回，经总经理批准后销毁。行政部收回并销毁印章，应由行政部负责人和经办人在原预留印鉴处签字并注明注销日期。第九章 车辆使用管理办法10目的为规范公司公车使用、保管，加强车辆管理，制定本办法。20适用范围本办法适用公司范围内全部公车。30职责3. 1 公司行政部负责车辆的调度、清洗、保养、维修，完成车辆的年检、养路费、保险费等费用的交付工作。公司行政部有权定期检查门店车辆管理情况，并组织驾驶员定时参加有关交通法规的学习，确保安全用车。3. 2 车辆由驾驶员专人定车保管、使用，不得随意借给他人使用。如确有需要外借，须请示有关领导同意。40工作程序4. 1 公司用车的使用范围4.1.1 公司车辆为公司领导成员工作及门店运营之用。各部门因工作特殊需要用车的，可以照顾安排使用。4. 2 用车安排4.2.1 公司办公室负责对公司本部用车统一调度。部门有需要用车的，应事先至办公室登记，由车辆调度员合理安排用车。4.2.2 门店车辆原则上由门店自行调配，公司总部如有特殊需要的，有义务在不影响正常运营的前提下服从统一调配。4. 3 出车 4.3.1驾驶员出车必须带齐证件，严格遵守交通法规和道路交通管理办法安全行车。严禁无证驾车。 4.3.2 严禁私自将车借给他人使用。4. 4 事故处理 4.4.1 发生行车事故，驾驶员应按照交通法规和保险赔偿的规定迅速处理，并及时向领导汇报。我方驾驶员在事故中负有责任的，应按责任大小处以适当罚款。4. 5机动驾驶员岗位责任制（附件2）4.5.1 严格遵守国家法令，自觉从严要求，模范执行交通规，服从交管人员的指挥。4.5.2 做到一要（要做到行车精力精中，严格执行三检制度），三勤（勤检查、勤紧固、勤保养），严禁酒后驾车。严禁将车辆交给无证人员驾驶。 4.5.3 爱护车辆，努力钻研业务知识，不断提高技术水平。4.5.4 自觉遵守安全学习制度，准时参加学习，总结行车经验及事故教训。4.5.5 努力提高服务质量，不断改善服务态度，听从用车人员安排。4.5.6 服从行政部调遣，根据实际出车情况，认真填写用车单。第十章 档案管理制度10目的1.1 为规范档案管理工作，根据中华人民共和国档案法，结合公司具体情况，制订本制度。1.2 档案工作必须严格贯彻执行国家法律规定以及集团公司、本公司制订的有关保密、保卫制度，确保档案和档案机密的安全。20适用范围本办法适用公司范围内档案管理工作。30职责3.1公司在行政部设置档案室，其职责是：3.1.1集中统一管理公司经营及外事工作形成的文书档案及声像档案,切实保证档案的完整、准确和安全。3.1.2负责档案材料的收集、整理、保管、鉴定、统计，对各部门的立卷归档工作进行指导、监督；3.1.3熟悉研究库存档案，开展利用工作，充分发挥档案的作用。3.1.4建立、健全档案管理制度，确保档案安全保密。3. 2 档案工作人员要保持相对稳定，不应随意调动。40工作程序4. 1 文案档案的管理制度 4.1.1档案的收集与归档4.1.1.1凡在本公司工作中形成的办理完毕具有参考价值的收发文件、会议文件、会议材料、图纸报表等均属文书材料，一律交部门立卷归档，个人不得私自留存。4.1.1.2 公司经营及外事工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由各线条文书人员汇总立卷，定期向档案室移交。4.1.1.3 公司和各部室负责人及承办人员应及时将文件传阅送出，最后将原件交归立卷部门，各部室人员外出开会带回的文件应及时送行政部，按规定办理登记手续后再传阅。4.1.1.4 各部室应在第二年的一季度内将需要存档的文书向档案室移交归档。4.1.1.5 档案管理员应主动收集、接收公司系统的档案。4.1.2 档案的整理、立卷和保管4.1.2.1 档案员按年度对上级各种重要文件，公司（行政部统一上报下发）的各种文件进行规范整理、立卷、填写卷内目录及备考表。4.1.2.2归档的文件，要求文件的原稿（必须用钢笔书写，采用蓝黑墨水或碳素墨水）和打印件、正文与批复、主件与附件一同组卷归档，不得缺项或分开保存。4.1.2.3归档的文件材料应齐全、完整，要按照文件之间的历史联系，分类整理、立卷。4.1.2.4档案室应根据国家档案局有关鉴定档案保存价值的保管期限的标准规定，结合公司具体情况，编制相应的档案保管期限，分永久、长期、短期。4.1.2.5 档案以案卷为单位进行分类排列，重要档案要单独保管。 4.1.3 档案的统计和检查4.1.3.1 档案室应逐步建立健全目录登记簿，档案借阅登记簿和其他统计工具，每次接收、移出、销毁档案材料，应即时登记统计。4.1.3.2档案员应经常检查档案的保管情况，保证档案材料的安全，对已破坏的，但需长期或永久保存的档案，应即时修复或复制。4.1.3.3负责保管文书档案的人员调动工作时，要严格办理移交手续。 4.1.4档案的利用和借阅4.1.4.1档案室要积极主动地开展文书档案的利用工作。创造各种条件，编制参考、检索等工具，做好档案的利用工作。4.1.4.2调阅档案必须按不同的利用范围办理不同的审批手续：1) 公司案卷及绝密件一般应以公司高层领导干部为调阅对象,并经经办部门的负责人签署同意后调阅；2) 行政业务档案，应以负责该项业务的部、室经办人员为调阅对象，调阅人员应在调阅档案登记表上详细填写各栏内容，并经调阅部门负责人签署同意后可调阅。其他部门调阅应说明原因，经所在部门领导签署意见，并征得行政部负责人同意后方可调阅。3) 调阅档案一般限于在档案室内查阅，如确因工作需要外借，应写明借阅目的，期限，并经行政部负责人批准。4.1.4.3调用档案材料，应注意保管、爱护和安全保密，不准抽换、污损、撕破、失落和私自涂改，未经同意不得抄写和复印，如发现上述情况，应立即报告，并追查处理。4.1.4.4用档案材料，应如期归还，一般不超过十天，如需延期，应注明归还期。还卷时，应逐件检查，经核对无误归还入库。4.1.4.5文书档案管理员要积极为借阅者提供方便，但也有权拒绝属借阅范围以外的档案材料。4.1.4.6摘录或复制档案材料，必须经办公负责人批准。事毕后，档案管理员要作好登记。4.1.5档案的鉴定和销毁4.1.5.1档案室应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定工作要在行政部的主持下，会同有关部门组成鉴定小组共同进行，对确无保存价值的档案登记造册，报总经理批准后，由档案室送指定单位销毁。销毁时应指派两名工作人员负责监销，禁止擅自销毁。4.1.5.2销毁清册由档案室永久保存。4.1.6档案的安全保密4.1.6.1档案工作人员要严守党和国家及企业机密，不随便谈论档案业务情况，不私自携带文件外出，严防泄密、失密。4.1.6.2非档案工作人员一律不得进入档案室，如因工作需要必须进入者，应由档案人员陪同入内。4.1.6.3档案室内严禁吸烟，严禁存放无关杂物及火种、易燃物品，逐步完善防火、防尘、防爆、防潮、防鼠、防虫蛀、防高温等设施，确保档案安全。4.1.6.4档案工作人员应定期检查档案保管状况，发现异常情况应及时汇报，并迅速采取相应措施。4.1.6.5档案室应保持清洁卫生，空气畅通。4.1.6.6对违反安全保密规定，造成严重后果者，视情节轻重予以处理。4. 2 声像档案的管理制度 4.2.1声像档案资料的收集4.2.1.1 收集范围1）反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；2）各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声 像资料；3）本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。4）涉及本公司的声像资料。5）其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。6）其它具有保存价值的声像资料。4.2.1.2 收集时间1）声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态 的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。2）档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。4.2.1.3 收集要求1）录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；2）接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；3）声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。4.2.1.4 声像档案资料的征集1）档案部门有责任随时征集重要声像资料；4.2.1.5 声像档案费用的报销1）本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。4.2.2 声像档案的整理4.2.2.1 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。4.2.2.2 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助分类、编号4.2.2.3 照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。4.2.2.4 录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。4.2.2.5 编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。 4.2.3 保管期限：4.2.3.1应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。4.2.4 文字说明的编写4.2.4.1文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。4.2.4.2 编写文字说明的要求：1) 准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；2) 照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：3) 文字简洁、语言通顺；4) 时间用阿拉伯数字表示。4.2.4.3 编制格式1）照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。2）录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。4.2.4.4 案卷要求1）将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。2）卷内目录：a) 照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；b) 录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。c）卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。4.2.4.5编目1) 声像档案的著录依照GB3492.5-85档案、著录规则进行。4.2.5 声像档案的保管4.2.5.1 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。4.2.5.2 保管条件 1) 底片、胶片库温度应保持在13-15之间，相对湿度应保持35%-45%；2) 照片库温应保持14-24，相对湿度应保持34.5%-64.5%；录音、录像带库温应保持18-24，相对湿度应保持40%-60%。3) 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场;4) 磁场盒与盒的间距不小于3m