大中型企业内部沟通管理程序.doc

内部沟通管理程序版本换版/修订记录编制/修订人批准人生效日期第一版依据ISO9000要求编写5 / 11前 言本程序为提高公司和谐氛围，及时了解员工思想状态，消除员工的思想情绪，解决员工的实际问题，增强团队凝聚力，特制定本程序。本程序由总经理办公室提出并归口。本程序由总经理办公室负责起草。本程序起草人： 本程序审核人： 本程序批准人： 内部沟通管理程序1 范围本程序适用于本公司内部的沟通管理。2 术语沟通：通过把信息、观念和想法，通过一定渠道的形式，传递给他人的活动过程。面谈：主要指一对一的面对面谈话。部门内部沟通：在本部门领导主持部门内部进行的沟通。跨分管沟通：分管部门专指（行政中心、营销中心、总经理办公室）为了加强相互协调联系进行穿插式的沟通。高层管理沟通：由总经理主持的沟通活动。3 职责3.1 总经办负责牵头组织高层管理沟通，并监督部门内部、跨分管沟通的实施效果。3.2 公司各部门经理负责组织部门内部沟通，并对内部沟通的结果进行汇报工作。3.3 总经理助理兼总经办主任、营销总监、行政总监负责跨分管沟通的组织，并对内部沟通的结果进行汇报工作。4 培训和资格各部门经理以上人员需经过本程序的培训。5 工作程序5.1 沟通的形式5.1.1 面谈主要指一对一的面对面谈话。5.1.1.1 在新员工入职时，要与其进行入职谈话，介绍公司及工作的简要情况，并表达对其在公司发展的期望与祝愿。5.1.1.2 员工在试用期满转正时，要与其进行转正面谈，对其试用期的表现做出评价，表扬优点、指出不足，并提出对其今后的工作期望。5.1.1.3 员工在工作绩效不佳时，要通过面谈，帮助员工寻找与工作目标之间的差距，与公司要求的差距，提出改进意见，表达对员工的期望，以提高员工工作绩效。5.1.1.4 员工在心态出现问题时，要立即与其谈话，帮助其分析原因并改变心态。5.1.1.5 员工当表现优异时，要表达出对员工的赞赏，并提出对员工更高的工作期望。5.1.1.6 当得知员工家庭出现重要事件时，要对事件情况表达关注。5.1.1.7 须时常了解员工对自己管理风格、管理方式的意见和建议，并积极改进。5.1.2 部门内部沟通在本部门领导主持部门内部进行的沟通。5.1.2.1 当工作中出现需要与上、下级或同级同事沟通的事项，要立即沟通，以促进工作成效。5.1.2.2 对于本部门的工作有任何意见或建议时，可与上级进行沟通，促进改进。5.1.2.3 对于公司的发展与变革有任何意见或建议时，可通过上级逐级上报，以促进企业发展。5.1.2.4 在各项与员工相关的管理制度下发和流程下发之前，要充分沟通，了解员工对制度的意见或建议，提高制度与流程的准确性与可执行性。5.1.2.5 公司下发的文件，各部门要通过晨会等其他方式及时、准确地传达给员工。5.1.3 跨分管沟通分管部门专指（行政中心、营销中心、总经理办公室）为了加强相互协调联系进行穿插式的沟通。5.1.3.1 公司各职能部门与本中心的负责人、经营负责人之间，每月必须进行一次深入的交流。5.1.3.2 内容包括：工作目标完成情况的分析、研究与探讨，提高工作进度、改进工作方式的方法，达成改进工作的一致意见，管理思路的交流与沟通，管理工作中的问题的提出、解决办法的探讨；5.1.3.3 经营负责人也可通过直接的方式与行政中心、营销中心、总经理办公室员工进行面对面沟通，对工作完成情况、研究与探讨以及提高工作效率的改进方式提供管理依据。5.1.4 高层管理沟通由总经理主持的沟通活动。5.1.4.1 总经理与各职能部门、各中心负责人、经营中心负责人每周进行一次深入交流和沟通。5.1.4.2 总经理与各中心、各职能部门、各门店员工每季度进行一次正式形式的交流，5.1.4.3 内容包括：公司各方面工作进展状况的了解；公司政策改进的探讨；工作目标差距、问题指导，提出要求，督促进展，达成改进工作的一致意见；收集各类员工提出的建议或意见。5.2 沟通时间安排5.2.1 面谈在相应的时间内与其员工进行沟通交流。5.2.2 部门内部沟通在每月第三周末与所属员工进行沟通交流。5.2.3 跨分管沟通在每月第四周末与跨分管部门员工进行沟通交流。5.2.4 高层管理沟通a）在每周五经理例会上进行一次沟通交流。b）在每季度的最后一个周末进行一次沟通交流。5.3 沟通参加人员安排5.3.1 面谈参加人员：当事人与相关部门负责人5.3.2 部门内部沟通参加人员：部门经理与所属部门全体员工5.3.3 跨分管沟通a）参加人员：总经理助理1名、总经办秘书1名、营销总监或行政总监1名、部门经理或门店经理2名（随机挑选）、置业顾问4名（随机挑选）。b）参加人员：总经理助理1名、总经办秘书1名、部门经理或门店经理2名（随机挑选）、置业顾问4名（随机挑选）。5.3.4 高层管理沟通a）参加人员：总经理、各部门负责人、总经办秘书。b）参加人员：总经理1名、总经理助理1名、总经办秘书1名、营销总监或行政总监1名、总部部门经理2名（随机挑选）、门店经理2名（随机挑选）、置业顾问6名（随机挑选）。5.4 沟通反馈5.4.1 在各个沟通环节中，凡须有回复的意见或问题，沟通双方必须明确反馈的时限。担负反馈责任的一方，原则上必须在5个工作日内进行回复。5.5 可行性建议奖励5.5.1 公司任何一级员工，其向上逐级提出的可行性建议经公司采纳后，产生了显著效果的，可以由其直接上级逐级向上提出申请由总经理颁发奖励基金。其越级提出的可行性建议经公司采纳后，产生了显著效果的，也同样享受由总经理颁发奖励基金。5.6 内部沟通的文件管理5.6.1 面谈记录由相关部门经理汇总后报总经办备案一份。5.6.2 部门内部沟通记录由部门经理汇总后报总经办备案一份。5.6.3 跨分管沟通记录由总经办秘书起草，总经办主任审核并备案一份并将信息反馈与其相关负责人进行改进。5.6.4 高层管理沟通记录由总经办秘书起草，总经办主任审核、总经理审批后并备案一份并将反馈与其相关负责人进行改进。5.6.5 总经办负责对信息反馈的结果以及对反馈结果的改进情况进行跟踪与督促。6 记录和表格HJFC-15-01-01-A 面谈记录表HJFC-15-01-02-A 部门沟通记录表HJFC-15-01-03-A 跨分管沟通记录表HJFC-15-01-04-A 高层管理沟通表7 附录附 录 A 面谈记录表附 录 B 部门沟通记录表附 录 C 跨分管沟通记录表附 录 D 高层管理沟通表附录A 面谈记录表填表日期： 年 月 日 HJFC-15-01-01-A面谈对象面谈人面谈事宜所属部门所属部门总经办签收岗位职务签收时间面谈结果：（可另附页）面谈对象签字：年 月 日面谈人签字：年 月 日保存期：一年附录B 部门内部沟通记录表填表日期： 年 月 日 HJFC-15-01-02-A部门名称部门经理沟通时间沟通事宜总经办签核签收时间沟通结果：（可另附页）部门员工会签：年 月 日部门经理签字：年 月 日保存期：一年附录C 跨分管沟通记录表填表日期： 年 月 日 HJFC-15-01-03-A沟通事宜沟通主持人沟通时间