档案管理_档案工作人员培训班-企业档案工作

档案工作人员培训班 企业档案工作 一 企业档案工作及其作用 一 什么是档案和企业档案 二 企业档案的作用1 凭证作用2 参考作用 三 档案工作的性质与基本原则 1 档案工作的性质 专业性 档案工作有自已专门的研究对象 理论体系和业务标准 工作规范 服务性 为社会各方面服务 机要性 档案中有不少内容在一定的时间和空间具有机密性 四 档案工作的基本原则 第五条 档案工作实行统一领导 分级管理的原则 维护档案完整与安全 便于社会各方面的利用 一 档案工作体制 统一领导 分级管理包括三层意思 1 全国档案工作在各级人民政府领导下 授权各级档案行政管理部门统一组织 监督 和指导 2 国家全部档案由各级档案机构分别集中管理 3 实行党政档案和党政档案工作的统一管理 二 维护档案的完整与安全 便于社会各方面利用是档案工作的根本目的 二 企业文件材料的形成 一 科技文件材料的形成及特点 1 科技文件材料的含义 科技文件材料是企业在科研 生产 建设等科技活动过程中形成的真实记录 是文字 数字 线条 信号 声像 电磁信号 光盘等表现的一种工具 是技术图样 文字材料 计算材料 目录 技术照片 缩微胶片 计算机数据 录音 录像带等文件材料的综合性统称 2 科技文件材料的特点科技文件材料具有专业技术性 通用性 成套性 多样性和标准化的特点 3 科技文件材料的形成科技活动非常复杂 所以科技文件材料的类型是多样的 从科技文件材料的形式和载体分 大致可以分为5种类型 即 图样 文字材料 目其领域也非常广泛 不同的科技活动会产生不同的科技文件材料录式文件 声像文件和机读文件 几种主要科技文件的形成过程 1 基建工程科技文件的形成一是建设准备阶段 依据性基础性材料 二是设计阶段三是施工阶段四是工程监理五是竣工验收阶段六是工程维护 改建 扩建阶段 2 产品工艺科技文件的形成一是计划调查阶段 规划阶段 二是先行开发阶段三是设计试制阶段四是生产准备阶段五是正式生产阶段 3 设备类科技文件材料一是标准设备二是非标准设备 4 科研类科技文件材料一是选题及下达计划阶段 准备立项阶段 二是研究试验阶段三是总结阶段四是成果申报阶段五是应用和推广阶段 二 企业管理性文件材料的形成 企业管理性文件材料主要有三个方面的内容 二 企业管理性文件材料的形成 1 行政管理方面 1 行政事务 企业综合性行政事务 厂务会议 厂长 经理 办公室工作 文秘工作 机要保密工作等 2 治安保卫 厂区安全保卫工作 消防工作记录 刑事案件审理 人防工作等 3 法纪监察 法律事务 政纪监察 违纪案件审理 会议记录等 4 审计工作 年度审计报告 各专项审计工作等 5 人事管理 干部管理 工人招聘 录用 调配工作 企业劳务出口工作等 6 文化教育与医疗卫生 职工教育 培训计划 统计 卫生监督与管理 职工防病治病 计划生育工作等 7 后勤福利 职工生活福利 食堂 商店 幼儿园 职工住房 第三产业等 8 外事活动 企业涉外活动 包括出国审批材料 外事接待计划等 3 经营管理方面 1 资产投资经营 2 经营决策 3 计划统计 4 物资管理 5 财务管理 6 产品销售 7 企业管理 8 经济纠纷 4 生产技术管理方面 1 生产调度 2 质量管理 3 科技管理 4 劳动管理 5 能源管理 6 安全管理 7 环境保护 8 计量工作 9 档案和信息管理 三 企业其他文件材料的形成 1 会计文件材料企业会计工作产生的文件材料主要有 凭证 账簿 报告和其他 2 企业干部职工档案材料这部分文件材料 多由人事部门进行管理 可分为 干部档案 工人档案 离退休职工档案 死亡干部档案等四大部分 3 企业声像材料企业在日常活动中 还产生许多声像材料 如 照片 影片 录音带 录像带 缩微胶片 磁盘 光盘等 三 企业档案管理体系与规章制度建设 1 明确分管领导和档案工作人员 2 建立档案工作机构 集中管理模式 1 档案馆 2 档案科 3 档案信息中心 4 档案室 分散管理模式 集中与分散管理相结合的管理模式 3 建立健全档案管理规章制度 四 如何建立企业档案工作 1 明确分管领导和档案工作人员 2 建立档案工作机构 3 建立健全档案管理规章制度 4 档案实体经过规范整理 5 提供必要的档案安全保管条件 档案库房 设施设备 温湿度测量及控制 防火 防盗 空气净化 消毒 档案装具 档案密集架 档案箱 柜 档案包装材料 卷皮 卷盒 包装纸 五 企业档案的分类 按照国家档案局制定的 工业企业档案分类试行规则 的规定 一般工业企业常见的档案主要有以下几种 1 行政管理类 2 经营管理类 3 生产技术管理类 4 产品类 5 科研类 6 基本建设类 7 设备仪器类 8 会计档案类 9 干部职工档案类 六 企业档案的整理 一 科技文件材料的整理1 分类与组合 1 分类的基本方法 2 分类中要注意的问题 3 案卷和案卷内科技文件材料的排列 2 编目 1 卷内科技文件材料页号的编写 2 卷内目录的编制 3 卷内备考表的编制卷内备考表互见号 4 案卷封面的编制档案盒背脊式样 5 案卷的装订与盖档案号章档号章式样 6 案卷编号和编制目录 如图所示 科技档案分类目录科技档案总目录 二 文书文件材料的整理 按照国家档案局 归档文件整理规则 DA T22 2000 的规定进行整理 步骤如下 1 装订 以件为单位2 分类 1 分年度 2 分保管期限 3 分机构 问题 3 排列 4 编号归档章式样5 编目归档文件目录如图所示 归档文件目录封面式样全宗名称年度保管期限机构 问题 档案盒背脊式样 备考表式样 备考表 三 会计档案的整理1 分类 排列 1 会计凭证类 2 会计账簿类 3 会计报告类 4 其它类 2 填写封皮与盖档号章 会计档案封皮式样如图所示 档案号章式样 保管期限章式样 3 填写会计档案盒和备考表会计凭证盒封面式样 会计凭证盒背脊式样 会计账簿 财务报告和其它档案盒封面式样 会计账簿 财务报告和其它类档案盒背脊式样 会计档案备考表式样 备考表 4 编制目录会计档案目录式样会计档案目录 四 声像档案的整理1 录音 录像材料的归档2 录音 录像材料的验收3 录音 录像材料的整理 1 分类 排列 2 编目 录音 录像档案包装盒封面式样 录音 录像档案包装盒背脊式样 录音 录像 档案目录录音 录像 档案目录 五 照片档案的整理 1 照片档案的整理 1 底片的整理底片册备考表式册内备考表 底片册背脊式样 2 照片的整理 3 照片档案的编目照片档案册内目录式样册内照片目录 照片档案基本目录式样照片档案基本目录 七 企业档案信息化建设 一 什么是档案信息化建设 是指国家档案行政管理部门统一规划和组织下 在档案管理中全面应用现代信息技术 对档案信息进行数字化管理和提供利用 通过使档案管理模式发生转变 从而实现档案工作规范化 数字化 网络化和社会化 必须遵循三个原则 文档一体原则 双轨制原则 确保网络安全原则 二 企业档案信息化建设主要内容和任务 1 主要内容 标准规范建设 基础设施建设 应用系统建设 档案信息资源建设 人才队伍建设 2 任务 以制定电子文件归档管理的标 准为重点 加快档案信息资源管理标准规范的制定和推行 以单位单位局域网为重点 加强档案信息化的软硬件基础设施建设 以档案信息管理系统的推广应用为基础 电子文件管理系统的研制为重点 加强档案管理应用系统建设 以室藏档案的数字化为基础 以电子文件的归档为