档案管理_项目档案管理培训

项目档案管理培训 天津市档案局企业处联系电话 23678980邮箱 yingzy630 办公地点 市档案局4号楼505室 一 项目档案管理职责 建设单位档案部门的工作职责 统筹规划 落实项目档案领导责任制 建立档案工作网络建立健全的建设项目档案工作的规章制度采取有效措施确保项目档案完整 标准 系统负责在项目建设活动中自身形成档案的收集 整理 归档工作监督 指导项目参建单位及本单位承办部门文件资料的形成及积累归档工作竣工档案的接收审查完成项目档案的专项验收工作 前期 施工 竣工 公司内部档案管理网络 参与项目建设各单位的档案管理网络 项目档案工作管理机制 制定项目档案管理办法建立档案管理组织结构网络图制定项目档案管理部门及档案人员工作职责 项目档案业务管理制度 项目文件材料归档范围及保管期限表项目档案文件材料整理规程项目档案分类方案竣工文件质量要求项目档案文件材料归档责任书过程管理采取的手段 项目档案工作该如何做国家有什么要求 国家有关项目档案管理工作的要求 档案法 天津市档案管理条例 天津市建设项目竣工档案验收办法 津档 1991 59号 国家重点建设项目档案管理登记办法 档发字 1997 15号 天津市重点建设项目档案登记办法 津档 1998 36号 国家重大建设项目档案验收办法 天津市重点建设项目档案管理办法 津档 2006 17号 天津市人民府办公厅转发市档案局关于进一步加强我市重大建设项目档案工作的意见 津政办发 2012 79号 天津市重点建设项目档案验收细则 津档 2007 32号 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB T11822 2000 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA T28 2002 基本建设项目档案资料管理暂行规定 国档发 1988 4号 关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定 国档发 1982 34号 国家有关项目档案业务工作的规范要求 天津档案网的下载专区可下载网址是 四制 管理 12 项目法人制招投标制工程合同制工程监理制 温馨提示 项目招标和合同签订工作应提出的要求 施工合同 明确档案的内容 套数 违约责任等设计合同 明确留作竣工图用的施工图套数及主管机关要求套数监理合同 明确监理单位负责监督 检查建设项目文件的收集 积累和完整 准确情况 要采取有效措施确保项目档案完整 准确 系统 三纳入 三参加 四同步 14 三纳入 三参加 四同步 三纳入 即档案工作纳入项目建设管理计划 纳入项目工作程序 纳入项目岗位责任制 三参加 即档案人员参加项目建设协调会会议 参加重要设备的开箱工作 参加项目的竣工验收 四同步 即档案工作与项目管理计划 建设 检查 验收同步 监理单位的职责 督促项目参建各方做好项目文件的归档工作 检查 审核项目档案的完整 准确 系统的责任收集 整理好监理过程中形成的文件并按规定移交给项目法人 总包的职责 按合同规定 负责组织对分包单位编制 移交的项目档案进行检查 审核 汇总整理督促检查项目参建各方做好项目文件的归档工作收集 整理好总承包过程中形成的文件并按规定移交给项目法人 其他参建单位的职责 项目的施工 分包 单位 设计单位 勘察单位 设备安装单位等要负责将其参与项目建设有关的各种项目文件按照项目建设单位的归档要求进行收集 整理 立卷工作 并按规定向项目建设单位移交的职责 二 项目档案的收集 项目档案的收集 收集的范围建设项目在立项 审批 招投标 勘察 设计 施工 监理及竣工验收全过程中形成的文字 图表 声像等形式的全部文件收集的措施建设 勘察 设计 施工 监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围 四制 三参加 三纳入 四同步 建设项目 指建筑 安装等形成固定资产的活动中 按照一个总体设计进行施工 独立组成的 在经济上统一核算 行政上有独立组织形式 实行统一管理的单位 单项工程 指建设项目中具有独立设计文件 可独立组织施工 建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程 单位工程 指具有独立设计文件 可独立组织施工 但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程 分部工程 是单位工程的组成部分分项工程 是指分部工程的组成部分 项目建设过程中应注意的档案管理及收集问题 22 项目档案管理过程控制 前期阶段施工阶段竣工验收阶段 项目前期阶段 涉及的单位 项目建设单位的各个承办部门 项目建设单位的各承办部门的档案人员负责文件的收集整理立卷工作项目勘察 设计单位 项目勘察 设计单位的档案人员负责勘察 设计文件的收集收集整理立卷工作 并按规定向项目建设单位移交有关文件 25 项目前期阶段 立项文件勘察 测绘 设计基础性文件招投标 中标及合同文件项目设计文件施工准备文件财务文件 26 项目施工阶段 涉及的单位 施工单位以土建工程为例 六大类文件 监理单位建设单位 27 1 施工技术管理文件 图纸会审设计变更 洽商 记录施工组织设计 施工方案开工报告技术交底施工日志 28 2 材质证明材料 一般规定及要求 凡工程使用的原材料 半成品 成品均应提供出厂质量证明书 合格证 备案证 凡工程使用的新材料 新产品 新工艺 新技术 需有鉴定证明书 并应有产品质量标准 使用说明和工艺要求 所有的建筑材料都应由质量证明书并要有生产厂家质量检验部门的盖章 并且材料质量证明书和试验报告不允许涂改 伪造 随意抽撤或损毁 按规定应复试的材料都应符合国家规范 标准的规定形成复试报告 29 特别注意的几种材料的检验报告 钢筋钢结构水泥防水材料 30 3 施工试验记录 土壤试验砂浆试验混凝土试验钢筋焊接试验 31 4 施工记录 施工定位测量 放线记录地基钎探记录地基处理记录混凝土工程施工记录混凝土施工测温记录现场预应力张拉施工记录 32 5 隐蔽工程检查验收材料 土方工程地基验槽砌体工程钢筋混凝土工程地下防水工程 木结构工程屋面工程地面工程装饰装修工程 33 6 工程质量检查验收材料 检验批质量验收记录分项工程质量验收记录分部 子分部 工程质量验收记录 34 7 工程质量事故资料 凡工程发生重大质量事故 都应统一填写事故记录 包括 事故时间 事故情况及处理意见 35 监理文件 监理规划监理实施细则监理部总控制计划监理月报中的有关质量问题监理会议纪要中的有关质量问题监理日志开工令 复工令及审批表 分包 供货 试验等单位资质审核表监理工程师通知单 回复单工程延期报告及审批费用索赔报告及审批合同争议 违约报告及处理意见工程款支付证书监理工作总结材料 工程延期审批表应由监理单位填写 总工程师签署意见 致施工总承包 专业承包单位工程款支付申请表应由监理单位填写 专业监理工程师进行现场计量 按施工合同的的约定审核工程量清单和工程款申请表 总监理工程师签署意见 致建设单位 建设单位 收集和整理施工阶段管理性文件包括 安全 质量 物资 进度 资金等管理性文件 竣工验收阶段 涉及的单位 施工单位建设单位 38 39 竣工图 综合竣工图总平面布置图竖向布置图室外给水 排水 热力等管网综合图电气综合图设计总说明书 专业竣工图建筑竣工图结构竣工图装修工程竣工图电气工程竣工图给排水工程竣工图采暖通风工程竣工图燃气工程竣工图 40 竣工验收文件 单位 子单位 工程质量竣工验收记录竣工验收证明书竣工验收报告和会签表竣工验收备案表工程质量保修书 使用说明书工程竣前报验文件决算书 付使用财产总表和财产明细表 审计文件 建设项目各阶段管理要求示意图 声像 缩微 电子档案 声像 照片 录音 录像缩微电子档案 光盘 磁盘 三 项目档案的整理 44 竣工验收文件 单位 子单位 工程质量竣工验收记录竣工验收证明书竣工验收报告和会签表竣工验收备案表工程质量保修书 使用说明书工程竣前报验文件决算书 付使用财产总表和财产明细表 审计文件 45 项目文件的整理 归档文件的质量要求项目档案的 案卷内在质量 项目档案的 案卷外观质量 归档文件的整理 案卷外观质量 文件质量要求 案卷内书写质量 书写材料耐久 红色墨水 纯蓝墨水 圆珠笔等 字迹清楚 图样清晰 图表整洁 签字认可手续完备 封面 字迹清晰 美观 规格统一 规范 纸张 纸张质量符合耐久要求 规格统一 复印 打印文件及照片的字迹 线条要清晰 折叠 图纸 文字材料折叠整齐 规范 装订 案卷装订整齐 牢固 47 2 归档文件的整理 48 整理步骤 第一步 划分阶段按立项 设计 施工 竣工四个阶段归类划分 不同阶段的文件材料不能混淆在一起归档第二步 鉴定归档文件保证归档文件的唯一性 确保原件的归档 检查文件的完整性第三步 划分单位 分部 分项分清类目 1 同一单项工程的文件先按单位工程划分 2 同一单位工程的文件再划分分部 项 工程 3 同一分部 项 工程的文件再按不同专业分别排列 49 整理步骤 第四步 组卷工作项目文件的组卷原则 遵循其形成规律和成套性的特点 保持卷内文件的有机联系 便于档案的安全保管和提供利用的原则 50 图纸的组卷方法 图纸是按阶段 专业 结构形成的 图纸形成后有图纸目录控制其排序 在组卷时可按设计图纸目录的顺序进行排列 51 施工文件的组卷方法 施工文件的组卷要符合各自形成的规律施工文件的组卷主要按分项工程施工工序排列组卷 52 监理文件的组卷方法 项目监理依据性文件排列方法一般按专业的先后顺序项目监理工作性文件监理过程中产生的文件材料 应按文种 或专业 到时间整理组卷 53 整理步骤 第五步 卷内文件排列排列方法 管理性文件按问题 时间或重要程度排列施工文件按管理 依据 建筑 安装 检测实验记录 评定 验收排列设备文件按依据性 设备开箱验收 随即图样 设备安装调试和设备运行维修等材料排列竣工图文件按专业 图号排列一般文字在前 图样在后 译文在前 原文在后 正文在前 定 草 稿在后 整理步骤 案卷封面档号档案馆号案卷题名立卷单位起止日期保管期限密级 54 案卷题名 项目名称 单位 分部 项 工程名称和文件材料名称等工程具体内容例 办公楼三层混凝土楼板浇注养护检查记录工程名称单位工程名称分部工程名称分项工程名称文件材料名称 55 整理步骤 第六步 编制卷内目录序号 文件编号 责任者 文件材料标题 日期 页号 57 整理步骤 第七步 填定案卷封面和脊背 备考表卷内备考表说明卷内文件材料的数量 完整 准确的程度在归档后填写 填写管理中需说明的情况 59 整理步骤 案卷脊背保管期限档号案卷题名 60 整理步骤 第八步 装订案卷装订与不装订 建议装订 装订的要求 装订前应去除原用于装订的金属物每卷厚度 文字材料一般以2 3cm为宜 图表案卷一般不超过5cm每卷内容排列顺序为 案卷封面 卷内目录 文件材料 备考表 61 62 整理步骤 第九步 编制档案索引案卷排序 档案编制说明 档案验收证书 档案移交接受单 案卷移交清册 63 档案的移交 移交的部门 列入档案馆接收范围的项目档案 按规定要求整理向档案馆移交 项目法人单位根据合同 协议和规定 向业主单位 使用单位 项目主管部门及有关单位移交全部或部分项目档案 64 档案的移交 移交的套数移交档案的套数要根据项目的实际情况制定至少两套 一套正本 一套副本 移交前的审核 项目档案的技术审核 完整性准确性有效性审核人员 建设单位负责项目建设的部门 施工单位 监理单位 移交前的审核 档案审核 完整性系统性有效性审核人员 建设单位档案部门 67 档案的移交 移交的步骤 项目参建单位向项目法人单位项目管理部门交接 项目法人单位严格审核后向项目法人单位档案部门归档交接 项目法人单位档案部门向项目主管部门及档案馆移交 天津市建设项目档案专项验收工作流程 天津市重大建设项目 是指每年由市政府批转的 市发展改革委和市建委确定的市重点建设项目 由市经信委确定的重大工业项目 依据文件 天津市人民政府办公厅转发市发展改革委市建设交通委关于我市2013年重点建设项目安排意见的通知 津政办发 2013 18号 依据文件 关于印发 天津市2012年新一批20项重大工业项目实施计划 的通知 津经信投资 2012 3号 天津市重大建设项目 天津市政府投资项目 指包括党政机关 企事业单位 人民团体等使用政府性资金 含自筹资金 建设的各类固定资产投资项目 全部进入行政许可服务中心实行联合审批 依据文件 天津市人民政府关于政府投资项目全部进入行政许可服务中心实行联合审批有关事项的通知 津政发 2013 8号 天津市政府投资项目 天津市建设项目档案专项验收工作流程 附件1 附件2 附件3 附件4 附件5 附件6 附件7 附件8 建设项目档案验收自查报告内容包括 1 项目基本情况2 项目档案基本情况 1 项目档案管理制度的制定及落实情况 2 项目档案的收集及整理情况 3 各参建部门的归档 移交情况 4 项目档案信息化管理情况 5 项目档案在项目建设过程中发挥的作用3 存在的问题及下一步工作各参建单位 主要包括代