印章使用管理制度

印章管理制度一、 目的为保证公司经营活动正常进行，加强印章管理，防范印章使用风险，依据国家相关法律法规，制定本规定。二、适用范围本规定适用于江苏环宇水利水电工程有限公司及所属分子公司及项目部。三、 职责1、公司行政人事部为印章管理部门，负责落实、监督、执行本制度的相关规定。2、公司总经理为相关印章管理的第一责任人。 3、印章监管人员（以下简称监印人）为相关印章管理直接责任人，监印人的直接上级对印章的管理负连带责任。 4、财务负责人和行政人事部负责人对相关印章负监管责任。四. 印章的种类及使用范围1、 行政公章：主要适用于各类函件、法定代表人授权委托书、协议书、合同（不含公司销售合同、采购合同）、对外报表、法律文书及其他需行政印章的文件。重申：不得用于任何形式的担保。2、 业务专用章（合同章、财务章、人力资源章等）：主要适用于销售、采购、人事管理、财务管理、驻外机构业务管理等特定业务。可以使用业务专用章的，不得以行政章代替。3、部门印章（行政人事部章、工会章等）：原则上禁止部门刻制印章，特殊情况按照印章刻制申请流程报总经理审批，并在公司行政人事部备案后，申报部门方可执行印章刻制。4、项目专用章，主要适用于工程项目。各单位项目章的使用要完善审批流程，严格审查用印文件内容，用印文件须在本单位行政人事部进行备案。5、 公司特定人员签字章、名章：适用于各类重要文件、申报材料、票据等。6、 其他印章：包括党务印章、工会印章等，适用于党支部、工会及其相关业务。五、 印章的保管1、保管责任 印章保管应遵循使用与监管分离，确保安全的原则。行政公章由本公司行政人事部保管。一般不允许外出使用，特殊情况需外出用印，监印人应做好记录。 合同章原则上应由行政人事部或负责法律事务的部门保管，特殊情况下应由总经理核准保管部门。部门印章原则上由本部门保管，用印流程须应在行政人事部进行备案，同时保管部门要做好用印的台账登记。特殊情况可交由行政人事部统一保管。 财务专用章、法定代表人名章、发票专用章由财务部门负责保管，人力资源专用章由人力资源中心负责管理，项目用章由本单位保管。由部门保管的印章须建立用印登记，按制度执行审批，并接受行政人事部的监管；各单位印章保管情况登记备案,每半年进行一次自查，并将自查结果报公司行政人事部备案。2、监印人 监印人由行政人事部报请本单位第一负责人核准。 监印人应按季度将印章使用登记表归档，档案室永久保存。3、 权签人 公司行政章（公章）的权签人为公司第一负责人，对印鉴承担第一责任。公司第一负责人可以在制度允许的范围内，将行政章的签批授权给相关人员。 法人名章的权签人为法定代表人本人，法人可将签批权限授予公司第一负责人或其他指定人员，每次授权期限最长不超过半年。 财务专用章、发票专用章权签人为财务部门第一负责人。 部门印章权签人为相应部门第一负责人。4、非正常经营公司印章，可根据实际情况统一收归上级单位或公司行政人事部暂时代为保管。六、 印章的使用1、用印的批准权限下列文件，需由各职能部门第一负责人、公司总经理审核后报上级领导审批，并经董事长或其授权人核准方可用印。 法定代表人授权委托书（或相类似文件） 担保文件（含附担保条款的合同、协议） 抵押、质押文件 承诺函、律师函、对外法律意见书 根据公司要求需审核的文件2、公司项目合作协议、聘用法律顾问协议及其他具有法律效力的协议、合同、章程、委托审计报告等法律文书用印，须经公司法律事务顾问进行合法性审查、批准后，方可用印。3、加强对业务专用章的管理 各单位行政人事部对本单位业务专用章用印有监管职责，要定期督促业务部门加强对本部门印章的风险管控，并不定期抽查部门印章的登记台账及审批流程。 督促财务部门加强对财务章的管理。 规范跨公司使用财务专用章的业务，健全登记审批流程。对于银行印鉴备案，要了解并督促相关部门及时清理本单位闲置账户。 加强合同专用章管理。合同、协议类文件用印时须有合同经办人签字且签署日期，在审批流程完善前提下方可用印。凡合同、协议类文件行政人事部要留存双方盖章的完整合同原件进行备案，对于我方先用印的合同、协议类文件，行政人事部要及时督促经办人收回对方用印完毕的文件，做好台账登记，并定期移交档案室存档。非制式合同行政人事部审核时要重点关注合同中关于“盖章并签字后生效”等相关条款。七、 罚则行政人事部有权对公司各类印章的使用、管理情况，进行不定期检查，并将检查结果作为对部门、公司考核依据。对违反印章管理规定者，视情节给予行政处分并处100-500元罚款，对情节严重者，将给予相关责任人500-2000元罚款，给公司、公司造成损失的应承担相应赔偿责任；触犯国家法律的，依照国家法律由司法机关处理。八、 本规定解释权公司行政人事部。九、 本规定自颁布之日起实行, 原制度废止。备注：附件1：江苏环宇公司用印登记簿（含各类用印登记表附件1-1/1-2）附件2：印模登记表附件3：权签人登记表附件4：外出用印申请单（附件4-1/4-2）第6页共10页附件1-2印章使用登记表日期用印单位用印文件名称印章名称接收单位使用次数审批人用印人监印人归档情况备注江苏环宇附件2： 印 模 登 记 表印章名称：印章名称：印章名称：详细分类：详细分类：详细分类：启用时间：启用时间：启用时间：废止时间：废止时间：废止时间：保管人：保管人：保管人：保管部门：保管部门：保管部门：监管人：监管人：监管人：权签人：权签人：权签人：第一授权人：第一授权人：第一授权人：变动情况：变动情况：变动情况：单位： 统计时间：注：1、详细分类：指印章所属类别，例如公章、财务专用章、合同专用章、人事专用章、发票专用章等。（并标出是内部用章还是外部用章） 2、监管人：指该印章的监管负责人，一般为保管人的上级领导。3、权签人：指印章有权签字人，一般指公司第一负责人。4、第一授权人：指公司负责人不在期间，第一顺位的授权人。公章的第一授权人一般为行政人事部负责人。5、变动情况为自印章启用开始所有历史变动情况。6、必须填写规范，不符合规范的将驳回重印。行政人事