浅谈文档一体化管理实现.doc

浅谈文档一体化管理实现 【摘要】随着人类的进步和社会改革开放及信息技术的迅速发展，机关、教育部门其办公自动化软硬件设施相对较好，特别在办公室业务中，其公文处理及档案管理也基本实现了自动化；如何处理完毕的公文及时归档，即实现“文档一体化管理”是每个部门都是非常重视的问题；文档一体化是必由之路，文件中心应在文档一体化的思路指导下建设，是档案工作发展的必然趋势。 【关键词】档案；文档一体化；管理实现 一、文档一体化管理的内涵及特点和作用 文档一体化就是将现有档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理，而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构，国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。文档一体化又是从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理，保证文件内容的完整性、原数据数据结构的一致性，从文书到档案的数据畅通、完整性。其中包括：文档实体生成一体化，文档管理一体化，文档信息利用一体化，文档规范一体化。有助于实现高校管理工作的规范化和档案收集的完整性。 文档一体化的作用主要是随着信息技术的普及和应用，无纸化办公已成为提高办公效率主要手段，在这种环境中，要想保证电子文件不被遗失或损坏，同时减少重复劳动，充分发挥信息数字化设备的优越性，提高信息质量，文档一体化管理是一个行之有效的解决方法。文档一体化系统，应该建立在数据共享基础之上，按照业务流程规范各环节共同搜集、维护数据，同时满足相关部门自身数据需求，进而相互协作中提高工作效率。文档一体化是对业务工作和档案管理工作的改造和整合，要求业务工作的无纸化运行，需要高校管理方式的调整和相关法律规定的完善。 文档一体化管理的意义在于实现了从文件到档案的全程控制，提高工作效率和工作质量，同时保证档案信息收集完整、系统、准确，提高档案资源利用效率。因为文档一体化需要结合高校管理实际，是先进管理思想与信息技术的有效结合，体现科学管理理念和信息共享水平，以及互联网、网络门户、协作平台以及数据挖掘、秩策分析等技术的结合程度，同时也是对文档一体化理念的探索实践和信息管理水平。 二、对电子文档及文件进行归档管理 文档一体化管理是文件档案管理工作中的一个重要课题。在档案工作的实践中，所讲到电子文件的归档，主要包括以下内容。 首先要对办公自动化系统网络中形成的电子文件实现网络归档。在档案管理的设计中，应该着重考虑一个文件归档平台，并且这个平台应该按文件的产生过程，设置在办文结束之后，文件经办文“归档确认”，同时被加一标引和著录后，便存入在自动化系统中的文件档案数据库中，以电子文件的形式“归档”保存起来。 其次由于电子文档及文件的凭证价值没有被普遍的认可，所以电子文件在其形成的过程中受到全程的监控和加密；文档一体化管理在于保证档案信息收集完整、系统、准确；从文件生产到归档全程控制，档案工作要牢固树立重在服务的指导思想，积极拓展服务领域，创新服务机制，改进服务手段。档案工作的综合性、层次性以及专业性很强，档案部门针对电子归档管理需认真研究，科学把握，立足本职，发挥各自资源优势，适应服务需求，富有特色地开展管理工作。 三、加强电子文件归档后的安全性管理 档案管理主要组成人员是极少数的正规大学毕业生、通过成人教育获得档案专业学历的、参加档案培训班的及其他成员；档案管理人员的调整幅度也比较大，多数是兼职，有的甚至身兼数职，所以首先要从体制上改革、提高从业人员的专业素养、新技术的利用等环节，采取脱产学习、在职学习、参观学习和举办学术讲座、开展学术研讨等多种形式，加大在职档案干部的培训力度；从而提高档案人员的“信息化”业务素质，使之人员的整体素质与文档管理信息化发展相匹配。 文档一体化利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息。 首先档案工作者要具有热爱档案专业，忠于职守，埋头苦干的精神，具有讲究职业道德，爱岗敬业，全心全意为人民服务的思想、具有强烈的事业心和责任感。以对历史负责，对子孙后代负责的态度去收集齐全完整的归档材料，提高案卷质量。档案工作的最终目的是利用，要在搞好日常工作的基础上，开发档案信息，汇编档案资料，最大限度地满足社会的需要。对待利用者，在讲原则的基础上要热情接待，查找迅速，讲究效率，对不该借阅利用的范围要耐心解释，不能因人而异，放弃原则。 其次建立监测、监督制度。单位成立有关“电子档案安全领导小组”，小组成员可不定期对电子档案的原始性、真实性、完整性实行抽查、检测，为保证电子档案的安全性要建立与加密技术及相关的文件非法修改监测系统及电子文件非法处理检测功能。电子档案并不意味着有关单位不再有文件管理和档案管理的职责而是对其提出了更高的要求和更严格、更规范、更标准的工作内容。 总之，21世纪是信息技术高速发展的信息化时代，社会各行各业均不可避免的加入信息化、数字化的改革浪潮，档案管理工作也在变革中发展，档案信息库和数字档案馆的建立使文档一体化成为必然发展趋势，应当抓住机遇使文书档案由实体快速转向数字化管理，彻底实现电子文件归档的一体化规范管理，以适应信息时代的要求。 参考文献： 1王燕.高校实施文档一体化管理的理论与实践J.北京建筑工程学院