业务流程再造重塑邮政竞争优势.docx

一、流程再造的基本内涵流程再造（Business Process Reengineering）是20世纪90年代美国麻省理工学院教授迈克尔哈默和CSC管理顾问公司董事长詹姆斯钱皮提出来的一种全新的管理理论。对于一个企业而言，为了保证生产经营活动正常运行，要制定许多管理流程、生产流程，如企业中管理是按传统的职能分工进行的，企业分设生产、供应、销售等不同的部门，每一个部门只负责其职能范围内的工作。这种组织结构导致了完成任何一项任务的业务流程都被众多的职能部门分解得支离破碎，不仅造成了部门之间衔接协调上的困难，还会形成许多重复劳动，其最终结果是大大延长了任务完成的周期并影响了任务完成的质量。因此，哈默和钱皮提出对传统分工理论进行反思，通过流程再造提高工作效率，以增强企业竞争能力。流程再造的目的就是以客户需要为出发点，将分散在各职能部门的工作，按照最有利于客户价值创造的营运流程重新组装，从根本上对工作程序和业务流程进行压缩和整合，包括对企业资源结构的调整，使企业在赢利水平、生产效率、产品开发能力和速度以及顾客满意度等关键指标上有一个巨大的飞跃，最终提高企业的整体竞争力。信息的整合处理是流程再造成功运作的前提二、邮政业务流程现存的主要问题如果运用流程再造理论审视邮政目前的业务流程，则可以明显地看出其中存在的问题。1邮政业务开发缺乏整体流程设计的理念受传统职能部门设置的影响，多数邮政企业往往认为业务开发属于营销（市场开发）部门的事，与其他部门没有多大关系。因此，在业务开发的过程中缺乏整体流程设计思想，市场调查、需求分析、运作体系、监控手段以及售后服务等环环相扣的作业活动被分割在不同的职能部门和生产部门，而且各个部门过分强调部门利益，缺乏对业务开发整体流程的关注，生产运作、财务、人力等相关资源没能有效配合，导致业务开发虎头蛇尾，甚至是中途夭折。2业务流程设计缺乏对客户的关注现有的邮政业务流程不是以客户为中心设计的业务流程，而是为适应既有的组织结构和满足管理的需要而设置的。每一个生产职能部门所从事的工作，对于一个完整的流程来说，只是其中的一部分，在这样的组织中，从客户的需要来看，完整的业务流程常常被割离开来。邮政企业尽管进行了很多改革，但往往热衷于权力和资源的再分配，部门设计和部门职责划分没有打破传统的思维定势，而且一般是在机构调整之后再去设计连接各部门的业务流程，或只是对业务流程进行一些修补性的工作，这样形成的业务流程与市场严重脱节，不可能是方便客户的流程。3各业务流程彼此不协调，甚至存在冲突邮政企业的业务流程通常由各业务管理部门自行制定，彼此间缺少衔接和协调，存在重复和冲突。例如，邮政企业虽然设有专门的信息部门，但没有建立统一的信息流程，各业务经营和管理部门为了自身需要，都有自己的信息渠道和信息处理流程，前台业务部门有业务信息系统，后台风险部门有管理信息系统，财务部门有财务信息系统，各流程之间的信息资料不能共享，重复录入，且各口径的数据不一致，带来管理上的混乱。而且目前邮政企业相当一部分的信息依赖手工填报和汇总，给基层邮政企业的正常经营带来压力。实际上，邮政企业的各项流程都存在相互制约、相互影响的关系。三、邮政业务流程再造的操作性原则由于邮政企业业务流程存在上述问题，结合流程再造理论重新设计一个新的业务流程，对提高邮政企业的效率和市场竞争能力是至关重要的。当然，在实施业务流程再造时应明确业务流程再造的基本原则，即以流程为中心的原则、以人为本的团队式管理原则和顾客导向原则。但仅靠这些原则是无法保证流程再造的成功实现，还必须遵循一些至关重要的操作性原则，以避免战术性失误。1围绕最终成果而不是工序进行组织，并让利用结果的人进行整个流程设计在传统的以职能为核心的企业中，流程被分割成独立的任务，流程是隐含的，呈现在企业领导面前的只是一道道明显的工序。多年来形成的围绕工序思考问题的方式和方法以及部门本位主义，容易使企业陷入围绕工序进行再造组织的陷阱。试图变革部门是没有用的，因为部门不负担整个流程的责任。只有变革总的流程，惟用户需求是瞻，从最终成果出发，才能真正的实现流程再造。此外，让利用结果的人进行整个流程设计，才能加快整个流程的进度。例如某邮政企业针对大用户开发省内的次日递业务，应由市场部与网路运行部门和投递部门共同组织一个流程设计小组一起拜访用户，了解邮件的规格要求，用户对传递时限、投递等方面的要求，三个部门共同设计从接收邮件、处理邮件、运输邮件到投递到户的全部业务流程，从而便于三个部门的相互配合与协作，避免各自为政和互相冲突，加快业务开发的进度。2流程在设计阶段就要充分注意各个环节的相互联系流程再造是一个有机的系统，不像制造一辆汽车，可以把所有的零部件制造好，最后组装起来。邮政业务流程再造要求从一开始各个环节就要相互联系。在进行现有流程分析和流程诊断时，新的流程就已经在设计小组的头脑中成型，而且已经充分考虑到流程的各个环节如何紧密衔接、互相协调配合。3从信息源一次性捕捉信息在以流程为中心的企业里，由于流程面对的是顾客不断变化的要求，就像一个医生面对各式各样的病人，进行哪些种类的体检、获取哪些信息，就靠医生的临时决策了。医生会自己一次性为病人做基本检查，只有特殊的检查才要求病人到别的科室去做。在邮政业务开发的流程中，直接面向顾客的人应了解顾客所有的信息，包括邮件的尺寸、重量、可以接受的价格、时限要求、投递要求，并且综合考虑上述所有的因素之间的联系，重新设计一个让用户满意的流程，而不是由营业部门、网运部门、投递部门各自处理相关信息。业务流程再造疏通邮政服务的“绿色通道”四、用业务流程再造重塑邮政竞争优势1重组组织机构，按客户群设置业务部门目前，邮政企业的经营部门是按条块结合的原则设置的，各专业部门各自为政，缺乏必要的沟通与协作，难以为客户提供一站式的组合式邮政服务。因此，按照以客户为中心、以流程为中心的流程设计理念，对邮政业务开发的组织机构进行重新设计。（1）成立营业分局，设立邮政业务综合柜台（考虑到邮政金融业务的特殊性，金融柜台和其他业务柜台应该分开），为零散客户提供一站式的全功能邮政服务，其考核指标以服务质量为主、业务收入为辅。（2）成立市场部，下设大客户服务部和业务揽收部。大客户服务部以客户经理为主体，为重点客户提供一人通的配套、组合式邮政服务；业务揽收部以业务揽收员为主体，为一般的固定用户提供随叫随到的上门服务。其考核指标以重点用户和单位用户的用邮量和业务收入为主。（3）将各专业部门和投递分局的业务发展职能剥离后重组为后台支持部，根据市场部和营业分局分发的产品定单按照业务流程处理业务，其考核指标以邮政通信服务质量为主。2加强流程间的逻辑关系研究，简化业务流程一般来说，执行流程时，插手的人越少越好，在流程服务对象（客户）看来，越简便越好。为此，邮政企业必须加强单项流程间的逻辑关系研究，简化业务流程。（1）将部分产品的业务流程改为一揽子业务流程。如可以通过推行客户经理制，选拔和培养客户经理，将邮政企业的邮递类业务、金融类业务、集邮类业务、电子邮政类业务等业务品种统一交由客户经理负责，由客户经理向客户提供一体化营销和全面的邮政服务。（2）将串行流程改造成并行流程。可以通过网络以及数据库技术，使许多需要共享资源的活动如新产品开发、信息采集、文件阅示等，转化为同步方式，提高流程的效率。3以客户为中心，实现业务流程多样化在设计业务流程时，应区分不同的客户群以及不同的场合，设计不同的流程版本，而不必事无巨细，以繁驭简。以标准化的流程来应付多样化的消费者，往往无法满足顾客所需的质量、时间方面的要求，邮政业务流程再造强调在业务处理上应该具有灵活性。邮政企业可将服务分为四个层次：一是基本的、必不可少的服务；二是一般服务，在基本服务基础上增加一些不是对所有客户都提供的服务；三是高级服务，包括一些可以不提供但提供了客户会很高兴的服务；四是全面服务，包括一些客户本身都没有想到的，为客户特定提供的服务。同时也将客户分为四类，分别提供不同层次的服务。4重整邮政业务流程，建立起为大客户服务的绿色通道构建客户经理制下的综合服务体系，应以经办的基层局所为主体，把现行以产品为中心设置的内部组织体系整合为以客户为中心的内部组织体系，实现对客户服务的两个一，即找到邮政企业的一个业务人员，就可以得到全部的邮政服务；找到邮政企业的一个局所，也可以得到全部的邮政服务。具体来讲，新的业务流程共分为三大模块；一是直接面向客户的客户经理，为客户提供全方位的服务；二是后台支持层，包括不同产品的柜员，他们根据客户经理分发的产品定单按照业务流程处理业务，也包括后台必要的审批决策层；三是独立的风险监控部门，分别对前台、后台支持层进行监控。五、邮政业务流程再造应注意的几个问题1一个新的业务流程在应用之前应做可行性试验。因为一个新的流程，不管设计得多么巧妙，总会有疏漏的地方，企业实际比预想的情况要复杂的多。所以，一个新的流程在真正应用前必须做可行性试验。2邮政业务流程再造不是万能的，它只是企业流程再造的一小部分，它不可能解决企业所有的问题，这一点，企业领导者必须清楚。3邮政业务流程再造是一个持续不断的过程，不是进行一次就终结了