环境管理_一体化管理体系内审员培训

一体化管理体系内审员培训 目录审核概论审核策划和准备现场审核和审核报告纠正措施的实施和验证 一 审核概论1 主要术语 依据ISO19011 2002 审核 为获得审核证据并对其进行客观的评价 以确定满足审核准则的程度所进行的系统的 独立的并形成文件的过程 审核目的 为了确定审核准则是否得到满足 审核过程 获得客观证据并对其进行客观的评价 审核要求 客观性 系统性 独立性 文件化 审核准则 一组方针 程序或要求 注 审核准则是用作与审核证据进行比较的依据 审核准则通常有 1 管理体系标准 如ISO9001 ISO14001 OHSAS18001 2 适用的法律法规和其他要求 如行业规范 3 管理体系文件 如质量手册 环境管理手册 程序文件 质量和环境方针 目标 承诺等 4 合同 审核证据 与审核准则有关的并且能够证实的记录 事实陈述或其他信息 注 审核证据可以是定性的或定量的 包括 1 存在的客观事实 2 被访问的负有责任人员的陈述 3 现有的文件 记录 要求 1 应是客观事实描述 2 可验证 3 不含个人推理或猜想成分 审核发现 将收集到的审核证据对照审核准则 进行评价的结果 注 审核发现能表明符合或不符合审核准则 或指出改进的机会 审核结论 审核组考虑了审核目的和所有审核发现后得出的审核结果 审核委托方 要求审核的组织或人员 受审核方 被审核的组织 审核员 有能力实施审核的人员 审核组 实施审核的一名或多名审核员 需要时 由技术专家提供支持 审核范围 审核的内容和界限 注 审核范围通常包括对实际位置 组织单元 活动和过程以及所覆盖的时期的描述 2 一体化管理体系审核的特点 系统性 被审核的管理体系必须是正规的 管理体系审核必须是一项正式有序的活动 独立性 管理体系审核必须是一项独立的活动 客观性 审核证据客观 审核结果判断客观 有程序保证审核的客观性 文件化 审核结果应形成文件 抽样性 管理体系审核是一种抽样过程 3 按审核方分类 联合审核 6 审核原则与审核员有关的原则 道德行为 职业的基础 诚信 正直 保守秘密 谨慎 公正表达 真实 准确地报告的义务 职业素养 在审核中勤奋并具有判断力 独立性 审核的公正性和审核结论的客观性的基础 基于证据的方法 在一个系统的审核过程中 得出可信的和可重现的审核结论的合理方法7 审核方案的管理 审核方案 针对特定时间段所策划 并具有特定目的的一组 一次或多次 审核 注 审核方案包括策划 组织和实施审核所必要的所有活动 审核方案策划内容之一 年度内审计划编制年度内审方案职责 内部审核方案管理部门编制管理者代表批准内容 确定审核频次及时间确定审核范围和方法要求 一年内所有部门和所有要素至少审核一次较重要的部门或要素可适当增加频次可采用 集中式审核 和 滚动式审核 相结合年度审核计划应发至相关部门示例 年度内部管理体系审核方案 一 审核启动1 任命审核组长内审组长 条件 资格 有证书 经授权业务范围 熟悉体系工作经验 有审核经历组织能力 具有管理审核工作的能力职责 协助选择审核组其他成员制订审核计划 分配审核任务指导审核员编制检查表控制审核过程提交审核报告对审核质量负责任务 总经理或管理者代表正式任命 3 确定审核范围审核范围 依据ISO19011 2002 审核内容和界限 注 审核范围通常包括对实际位置 组织单元 活动和过程以及所覆盖的时期的描述 审核范围应涉及 业务范围 组织的活动 产品 服务所涉及的范围及其引起的重大环境因素和相关和环境影响 区域范围 固定现场 临时现场 4确定审核的可行性考虑下列因素的可获得性 策划审核所需的充分和适当的信息 受审核方的充分的合作 充分的时间和资源 5 组成审核组要求 第三方审核审核组初审至少有一名高级审核员至少配备一名经认可的具有相关专业能力的成员必要时配备技术专家作为审核顾问内审组内审员具有资格并授权内审员不能审核自己的工作具有相当的业务知识 6 与受审核方建立初步联系职责 由管理者代表或审核组长进行 目的 与受审核方代表建立沟通渠道 确认实施审核的权限 提供有关建立的时间安排和审核组组成的信息 要求接触相关文件 包括记录 确定适用的现场安全规则 对审核作出安排 就观察员的参与和审核组向导的需求达成一致意见 7 内审员的条件及职责条件 个人素质教育 工作经历 审核员培训 审核经历资格 有证书 经授权业务范围 对受审核区域有一定了解沟通能力 具有语言 文字等交流 协调能力职责 编制检查表独立完成完成审核任务收集证据 作好审核记录 编写不合格报告组内交流 报告审核结果验证纠正措施的有效性遵守行为规范 坚持客观公正配合并支持审核组长的工作 8内审员个人素质要求要求一 有道德 即公正 可靠 忠诚 诚实和谨慎思想开明 即愿意考虑不同意见或观点要求二 善于交往 即灵活地与人交往善于观察 即主动地认识周围环境和活动有感知力 即能本能地了解和理解环境要求三 适应力强 即容易适应不同情况坚忍不拔 即对实现目的坚持不懈要求四 明断 即根据逻辑推理和分析及时得出结论自立 即在不同其他人有效交往中独立工作并发挥作用 9内审员的作用对管理体系的运行起监督作用管理体系的保持和改进起参谋作用在管理方面在领导与群众之间起沟通作用在第二 第三方审核中起接口作用在管理体系有效实施中起带动作用 二 文件评审目的 评审相关管理体系文件是否满足标准要求 确定针对审核准则的充分性 了解体系情况 为制定审核计划 编制检查表作准备 职责 组长应收集并熟悉手册 程序 法律法规等文件 组员应收集并熟悉手册 程序和作业文件中的相关内容 要求 文件是否覆盖标准是否现行有效 符合文件控制的要求术语是否符合标准要求各项环境活动是否明确相应控制内容 手段 职责文件接口是否明确 内容是否协调结果 外审 文审报告 不合格报告 要求更改或重编内审 可形成记录 编制审核实施计划职责 内审组组长编制 管理者代表批准 内审工作管理部门提前一周发至相关部门 内容 审核目的 审核范围 审核准则 审核组 审核日期和日程 其他认证审核分两个阶段进行 一阶段审核和二阶段审核 三 审核准备 内审实施计划的要求应考虑审核方式审核人日数应适宜部门 要素审核时间的分配应合理按部门审核时 应列出该部门所负责的主要要素按要素审核时 应列出该要素所涉及到的主要部门审核组成员的分工 应考虑其专业能力和独立性应安排好会议时间时间安排应尽可能与作息时间相一致审核计划在实施过程中 可根据要作适当调整 第一阶段和第二阶段审核计划的差异 示例 内部审核实施计划1审核目的 评价公司的EMS是否符合ISO9001 ISO14001标准 体系文件是否得到有效运行 公司是否具备申请认证审核的条件 2审核范围 a 建筑涂料的设计开发 生产 销售及相关环境管理活动b 位于南京市北京西路12号的公司产品生产区及办公生活区c 审核取证时间为2003年2月1日至审核时止3审核类型 例行内部审核4审核准则 a ISO9001 ISO14001标准b 公司的管理体系文件c 适用的法律法规及其他要求5现场审核时间 2003年5月16 17日6审核组长 A张 B吕 C刘 D王 7审核要求 a 审核期间公司各部门负责人应参加首次和末次会议 b 审核期间被审核部门有关人员应根据审核的安排 在相应工作岗位上 c 审核计划规定的是大致时间 可能根据审核需要作相应调整 内部审核实施计划 续 8 审核日程安排 2分配审核任务职责 审核组长分配审核任务 安排审核准备事项审核组员接受审核组长领导 完成任务形式 召开审核组预备会要求 应考虑审核员的独立性和能力要求资源的充分利用 审核员 技术专家的作用和职责可根据审核的进展更改审核计划 3准备审核工作文件审核工作文件类别检查表审核记录表不合格报告表审核报告表格检查表的含义审核员的工作文件 提纲 工作 线路职责 内审员负责编制分工范围内的检查表内审组长组织编制并审查内审组长准备审核记录表格 4检查表检查表的作用 保持审核目标的明确和清晰保持审核内容的周密和完整保持审核节奏和连续性减少审核员的偏见和随意性减轻审核员的负担 备忘录 检查表的内容 明确查什么 列出审核项目和要点明示怎么查 列出审核步骤和方法 检查表的编制要求编制依据 审核准则按部门审核要列出主要要素 按要素审核要列出主要部门注意逻辑顺序 明确审核步骤抓紧重点 抽样有代表性 典型性不要忽视审核方法和样本量的合理性内容的繁简应根据审核员的经验决定时间要留有余地各部门都要审核公共要素 检查表的运用检查表的运用明确查什么 列出审核项目和要点明示怎么查 列出审核步骤和方法不要将检查表内容透露给受审核方 但也不要搞的过于神秘灵活应用 不要机械遇到重大问题的线索 可修改和调整检查表 但不能随意修改检查表示例按要素审核检查表 审核要点 客观证据 检查表要素 按部门审核检查表 检查表 检查表 检查表 15 45 15 45 16 45 表2 4销售部门检查表 示例 续 16 45 表2 4销售部门检查表 示例 续 表2 4销售部门检查表 示例 续 检查表 审核完成 现场审核目的现场查证EMS体系文件和EMS标准的符合性 适宜性和可操作性 判断受审核方EMS体系运行的有效性 检查EMS体系文件是否有效实施 能否实现组织的环境方针和目标 判断受审核方是否遵守了环境法律法规 EMS的各项控制程序 实施了对重要环境因素的控制 1首次会议首次会议目的建立审核组与受审核方正式关系说明审核计划介绍审核方法和程序首次会议要求会议主持人 内审组长会议参加人员 最高管理层 受审核部门负责人或其代表 内审员会议时间 一般不超过30分钟会议风格 守时 务实 气氛融洽 高效 首次会议的程序审核组人员介绍说明审核目的和范围 审核准则确认审核计划介绍审核方法和程序说明审核结果报告方式强调客观性 公正性和风险性相关事宜落实最高管理者或管理者代表讲话表示谢意 2向导和观察员作用和职责作用 协助审核组并且根据审核组长的要求行动职责 建立联系并安排面谈时间安排对场所或组织特定部分的访问确保审核组成员了解和遵守有关场所的安全规则和安全程序代表受审核方对审核进行见证在收集信息的过程中作出澄清或提供帮助要求 向导和观察员不是审核组成员 不应影响和干涉审核的实施 3现场审核取证基本审核方法顺向跟踪 文件 记录特点 系统性强 易掌握 接口清晰 耗时逆向追溯 记录 文件特点 针对性 局限性 难掌握 不易达到预期目的按部门审核 主要职能必查 相关职能兼查特点 效率高 内容散 难掌握按过程审核 主要部门必查 相关部门兼查特点 系统性强 易掌握 效率低通常四种方法结合使用 以顺向为主 5审核技巧典型情况的应对技巧 没问题 型强调好的一面 搪塞差的一面应对技巧 坚持全面审核 查好的也查差的 抵触 型轻视审核员的意见 不合作应对技巧 清楚耐心地说明审核目的及发现的问题 掩盖 型 兜圈子 力图少说话 少回答真实情况应对技巧 耐心 容忍 灵敏变换问法 一问三不知 型以情况不熟悉为理由 不回答询问的问题应对技巧 请受审核方领导另派熟悉情况的人介绍 换人 高谈阔论 型高谈阔论 想利用专业优势进行理论探讨 震慑审核员 减缓审核进度应对技巧 及时插入最实际的问题 不与其辩论理论或技术问题 办不到 型不肯承认问题 以实际行不通 做不到 没必要 太繁琐为理由应对技巧 耐心说明标准要求 辩解 型 对存在的不合格项千方百计辩解 寻找开脱理由应对技巧 可以重新调查 以事实依据 故意拖延 型口才好 主动介绍情况拖延时间或转移审核目标 不及时提供等应对技巧 周密计划 客气打断与审核不相干的介绍 催促提供资料 说明审核目的和要求 6审核过程的控制要求之一 审核组长控制审核全过程按审核计划实施 特殊情况可作局部调整控制内审进度 各小组审核进度尽可能与计划同步 需要时应设法补救控制气氛 平等 平和 宽松 不紧张控制客观性 证据客观 结论公正 不要主观 估计 猜测 推断控制纪律 言行规范控制审核结果 以事实为依据 以准则为准绳 不受个人和外部因素影响 要求之二 检查表的执行要求依据检查表进行发现不合格时 调查至必要的深度审核关键活动 关键过程 特殊过程 要求之三 抽样要求抽样要具有代表性 要相信样本 样本量3 12结合检查表 现场随机抽样 审核员应亲自选择样本样本在时间 地点 产品上合理分布抽样应分层 点面远近结合 以近为主抽样仅限于同一主题 要素 区域 部门和要素不可抽样要求之四 审核客观公正性要求始终保持客观 公正 有礼貌与被审核方负责人共同确认事实要求之五 信息收集的要求寻找客观证据重点突出 找符合性 还是找不合格不宜随意扩大样本量 7审核中沟通 组内交流和信息汇总职责 组长主持会议 内审员汇报审核审核情况内审组评价体系时机 每天审核结束后 进行信息交流 需要时 末次会议前 必须进行内容 审核信息交流 汇总跟踪 控制审核进度审核记录汇总 整理讨论 确定不合格项要素 体系符合性 有效性评价 作出审核结论 7审核中沟通 与受审核方沟通职责 内审员与受审核区域负责人沟通审核组与最高管理者或管理者代表沟通 需要时 时机 末次会议前不合格报告编定后部门审核结束时内容 受审核部门的总体印象 优缺点不合格项及其确认特定区域 要素优缺点体系运行情况 主要成绩和不足不合格项数量及分布体系评价意见8形成审核发现 不合格报告不合格的定义 形成定义 未满足要求形成 未写到 体系性未做到 实施性未达到效果 效果性不合格的判定原则以客观事实为原则就近不就远 如记录 原则由表及里原则合理不合法以法为准原则 不合格性质严重不合格项体系出现系统性失效体系运行区域性失效造成严惩的环境危害 或潜在的严重环境后果组织违反法律 法规或其他要求的环境行为较严重一般不符合项没有按期纠正目标和指标未实施 且没有通过评审采取必要的措施一般不合格项 个别 偶然 孤立 轻微的问题对保证所审核范围的体系而言 是次要的问题观察项 证据不足 需要引起注意的问题 不合格报告编写职责 内审员编写 组长查核受审核部门确认不合格事实不合格报告的主要内容事实描述不合格性质判断不合格判定的准则和条款审核员签字 受审核方代表确认受审核部门 编号等 不合格事实的描述基本要求准确描述观察到的事实 包括时间 地点 岗位 何种情况应具有可追溯性 可重查性易于理解 文字简练 事实清晰观点结论从描述中自然流露尽可能使用规范术语示例 不合格报告 不合格项报告 9审核信息的汇总整理汇总审核中的信息对同一性质的一般不合格项可合并审核记录按部门或要素整理不合格报告按条款编号统计不合格项及其分布情况 10准备审核结论 11环境管理体系评价文件化体系对于标准和法规和符合性和实施程度法律法规的遵循程度体系实施的有效性程度体系能否保证实现组织的环境方针 目标和指标重要环境因素是否得到有效控制员工的环境保护意识是否提高在污染预防 节约能源和资源 改进产品性能和降低产品使用中对环境的影响方面取得的环境绩效自我纠正 自我完善的机制 12末次会议目的介绍审核情况 使受审核方清楚地理解审核结果宣布审核结果和审核结论提出跟踪验证要求宣布现场审核结束职责组长主持会议 内审员和审核部门参加需要时 最高管理者或管理者代表参加 并提出要求 末次会议的内容与会者签到感谢重申审核目的 范围和准则宣布审核结果总体评价体系有效性说明审核抽样的局限性宣布审核结论纠正措施要求最高管理者或管理者代表讲话宣布现场审核结束 末次会议注意事项末次会议是审核活动中最重要会议之一 不可省略不合格报告和审核结论应提前确认和交流 以便取得意见一致会前应明确不合格报告宣读人员 并作好准备 13编写审核报告职责 审核组长编写管理者代表审批质管部门发放时机 审核记录汇总和EMS评价后 末次会议前起草会后一周内编写并发放发放范围 最高管理层 受审核部门 内部审核报告主要内容审核目的和范围审核准则审核组成员审核过程综述 审核组分工 抽样工作量 审核计划及其执行情况不合格统计与分析 不合格项统计 数量主次 特定区域的优缺点 特定过程的优缺点体系评价 文件符合程度 实施程度 体系有效性程度 自我纠正能力纠正措施要求报告的分发范围 第一阶段审核报告主要内容审核过程综述说明一阶段审核的过程 审核内容 审核范围 审核方法等基本情况关于受审核方EMS基本情况文件的符合性结论体系建立和运行的基本情况组织结构和职责的合理性环境因素的识别 评价和基本控制情况环境法律法规的获取和遵守情况目标 指标和环境管理方案的合理性内部审核的有效性管理评审的实施情况目前存在的主要问题及是否具备第二阶段审核的结论第二阶段审核的重点 第二阶段审核报告主要内容审核综述 总结第一阶段和第二阶段审核结果第一阶段和第二阶段审核日期EMS文件符合ISO14001 1996标准的情况环境因素 重要环境因素识别和登记的适当性环境法律法规的获取充分性和遵守情况EMS是否正确地实施和保持 目标 指标和环境管理方案的实施情况 重要环境因素是否得到控制 各种程序文件和作业指导书的执行情况内审和管理评审是否按规定程序执行 能否实现自我发现 自我纠正 自我完善的运行机制EMS实施的持续适宜性和有效性 包括污染预防 持续改进的环境绩效审核发现的不符合项概述 以及实施完成纠正措施的要求不符合项纠正措施有效性验证审核结论 推荐认证通过 推迟推荐认证通过 不推荐认证通过 内部管理体系审核报告 14审核完成职责 审核组长 汇总整理审核记录 记录保存留档审核员 负责审核记录的收集要求 审核组遵守保密承诺审核记录保持审核计划首次会议签到表审核检查表及审核记录不合格报告审核报告末次会议签到表 四纠正措施的实施和验证纠正措施实施和验证目的不合格项原因分析制定和评价纠正措施纠正措施实施与验证 1纠正措施实施和验证的目的目的 督促受审核方认真分析原因 防止不合格再发生促进受审核方持续改进EMS的有效性原则 审核中提出的所有不合格项 必须提供纠正措施实施和验证记录 2不合