河南省精神病医院档案分类方案与代码表.doc

河南省精神病医院档案分类 整理方案一、按国家机关事业单位档案分类方法确定医院档案有5种13类：1、文书档案；2、科技档案 ；3、专门档案；4、实物档案；5、电子档案。（1）.文书档案：文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了本机关所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。（2）.科技档案包括：基建档案、设备档案与科学技术研究档案；（3）.专门档案包括：声像档案、会计档案、期刊档案、司法鉴定档案、人物档案和干部人事档案、病历档案；（4）. 实物档案包括：题词、留言、奖杯、奖牌、奖状、证书以及外事活动的重要赠品、纪念品、礼品等；（5）电子档案包括：在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软硬件说明。按国家的有关规定，按年度对象或链接路径在规定的数据库中归档。二、档案分类方法与代码文书档案采用：年度机构保管期限 永久代码：1 ；30年期代码：2；10年期代码：3 其他档案的保管期限代码为：Y为永久代码；C为长期代码；D为短期代码。声像档案采用：年度事由保管期限；声像档案代码：4；实物档案采用：年度类别保管期限；实物档案代码：5；电子档案采用：年度数据库类保管期限；电子档案代码：6；期刊档案采用：年度期号保管期限；期刊档案代码：7；会计档案采用：年度名称分类保管期限；会计档案代码：8；基建档案采用：年度项目类别保管期限；基建综合类档案代码：9；（地契证类为永久，大的基建项目保管期限为长期，小的工程的保管为短期。）办公用代码：9-1；住宅用代码：9-2；设备档案采用：年度设备类别保管期限：医疗用代码：10-1；办公用代码：10-2司法鉴定档案采用：年度案例保管期限；司法鉴定档案代码：11；科学技术研究档案采用：年度成果名称保管期限；代码：12；人物档案：即名医、名家档案。它采用：姓氏笔画保管期限；代码：13。干部人事档案（死亡档案）采用：年度姓名保管期限；代码：14。病历档案采用：年度住院序号保管期限；代码：15；三、医院各有关归档单位名称职能排序代码表名称代码名称代码名称代码名称代码名称代码01党办0102团委0203纪检0304工会0405宣传0506计生0607离退办0708院办0809人事科0910财务科1011审计室1112信息科1213后管科1314设备科1415基建科1516保卫科1617市场部1718营养科1819科教科1920医保科2021医务科2122护理部2223感染科2324防治科2425药剂科2526鉴定科2627编辑部2728实验室2829心 协2930服务中心3031服务公司3132史志办3233卫材厂333434353536363737383839394040四、文书档案归档章 科技档案归档章全宗号年度室编件号机构档案类别项目名称保管期限机构保管期限馆编件号年度案卷号归档号室编件号五、河南省精神病医院档案件号代码表示例年 度机 构保管期限室编件号20100110010001名称代码名称代码名称代码名称(盒)代码名称(件)代码20102010党办01永久1（Y）第1盒001第1件000120102010党办0130年2（C)第2盒002第2件000220102010党办0110年3（D)第3盒003第3件0003团委02N00NN000N（一）、文书档案室编件号分解示例：年度 机构 期限 盒号 件号 室编件号2009 12 1 015 0001 20091210150001就是：2009年度 信息科 永久卷中第15盒第1件；年度 机构 期限 盒号 件号 室编件号2010 02 3 005 0123 20100230050123就是：2010年度 团委 短期卷中的第5盒第123件；如20091530200235 的含义就是：2009年度，基建科的短期卷中的第20盒中的第235件档案文件。（二）、其它档案室编件号分解示例：机构 档案类别 项目名称 保管期限 年度 案卷号 归档号 件号基建科 基建 办公类用房 长期 2009 036 00 0025就是：2009年度基建科产生的长期档案中的某某号楼办公类用房案卷号为36 ，归档号为00即仅此36一盒档案而已，件号为0025； 室编件号为：2009159-1C036000025室编件号为：2009159-1C0250800358的含义就是：在2009年度，基建科承办的办公类用房类某项目名称长期卷中的第25卷有8盒档案第8盒档案的第358件工程文件。六、文书档案、期刊档案、科技档案、司法鉴定档案的室编件号(一)、为适应计算机管理和文书档案数量的增加各类代码的要求：1、盒号采用三位数字：001；2、件号采用四位数字：0001；3、机构两位数字如01,12等；4、年度采用四位数字：如2009。5、室编件号应分上下两行。上行年度、机构、期限七位数字；下行为盒号、件数七位数字。（二）、为适应计算机管理和除文书外的其他档案数量的增加各类代码的要求：1、年度采用四位数字：如2009。2、机构两位数字如13,15等；3、归档号采用两位数：01（若是00即为没有多余的档案，仅此一（卷）盒而已）；归档号设为文书档案与科技、专门档案的档案号不同，而文书档案2000年以后的文书档案取消了归档号。目前归档号是代表科技、专门档案的档案号在此卷档案中还有若干盒档案。；4、卷号采用三位数字：如0015、件号采用是为数字：如0001；6、室编件号应分上下两行。上行年度、机构、项目名称、保管期限九位数字；下行为卷号、归档号、室编件号九位数字。七、检索目录的编制与续接目录排序代码1-永久；2-30年；3-10年；4-声像；5-实物；6-电子；7-期刊；8-会计；9-基建综合类；9-1公用房屋；9-2住宅类房屋；10-1医用类设备；10-2办公类设备；11-鉴定；12-科研；13-名医、名家档案； 14-死亡档案；15-发文汇集； 16-全宗卷；17-资料卷。每本目录的厚度不超过2.5厘米为佳。续本目录采用：例：1-1；1-2；1-3；1-N; 2-1；2-2；2-3；2-N;基建类档案目录的编号顺序为9-1-1；9-2-1设备类档案目录的编号顺序为10-1-1；10-2-1八、河南省精神病医院档案编号说明（一）、文书类档案与其他类档案的区别1、体现在归档章上的不同文书类的2001年以后就有“归档章”，其他类的2010年以后才有归档章，但章上的内容不同；2、室编件号不同文书档案的室编件号应分上下两行。上行年度、机构、期限七位数字；下行为盒号、件数七位数字；其他类的档案室编件号应分上下两行。上行年度、机构、项目名称、保管期限九位数字；下行为卷号、归档号、室编件号九位数字。（二）、专门类档案中的干部人事档案、病历档案和司法鉴定档案实行分库专门管理；（三）、其中科技档案中的科学技术研究档案由本机关主管上级新乡医学院专门管理。九、河南省精神病医院档案归档原则与归档时间一、收集、整理原则按“党群在前，行政在后；先集中分类，再各自整理”的原则，各有关科室应依据医院各类档案文件归档范围与保管期限的排序顺序，在次年的3月底前积极向医院综合档案室集中所收集的档案文件。二、收集归档时间党务、行政管理文件于次年3月底以前整理归档。各种门类和载体的文件采用随时收集和集中收集等有效方法，确保文件材料收集齐全、完整，有序排列，分类存放，便于日常查找利用。1.党办的收集、归档时间为次年的2月底；2. 纪检、团委、宣传、计生、工会、离退办的收集、归档时间为次年的3月15日前；3.院办的收集、归档时间为次年的3月15日前；4.人事科、财务科、审计室、信息科的收集、归档时间为次年的3月20日前；5.后管科、设备科、基建科、保卫科、市场部、营养科的收集、归档时间为次年的3月25日前；6.科教科、医保科、医务科、护理部、感染科、防治科、药剂科、鉴定科、实验室、心理协会的收集、归档时间为次年的3月底前；7.服务中心、服务公司的收集、归档时间为次年的4月底前；三、特别要求科技文件在科技活动结束或告一段落后3个月内整理归档；会计文件由会计机构整理立卷，当年形成的会计档案，在会计年度终