会计档案管理制度.doc

会计档案管理制度一、 目的为加强会计档案管理，根据财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法，结合我单位具体情况，特制定本办法。二、 适用范围适用于XX公司。三、 会计档案的管理3.1 会计档案归档的范围：3.1.1 会计凭证：包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记帐凭证、记帐凭证汇总表、其他会计凭证。3.1.2 会计账簿： 包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、各种辅助登记簿等。3.1.3 财务报告：包括企业会计制度规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。3.1.4 其他会计核算资料：包括银行存款余额调节表、银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，及由会计部门负责办理的有参考价值的资料，如：会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、工作交接清单等。3.1.5 增值税专用发票、普通发票、收据。3.2 会计档案的整理会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几价目类型的案卷、将稆卷按顺序编号。3.2.1 会计凭证3.2.1.1 按月立卷：每月末将装成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。3.2.1.2 分册装订：根据凭证的多少，分册装订，做到整齐、牢固、美观。3.2.1.3 装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。3.2.2 会计账簿：各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。3.2.2.1 账簿用坚固耐磨的牛皮纸做封面、封底，装订成册。3.2.2.2 会计账簿的装订顺序： 会计账簿装订封面； 按本账簿页数，顺序装订账页； 会计账簿装订封底。 装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。 账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。 装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。 会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账、辅助账。3.3 会计报表会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。3.3.1 会计档案的归档保管：3.3.1.1 当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档案室并由专人保管。3.3.1.2 会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。3.3.1.3 机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。3.3.2 对档案管理部门的会计档案管理要求；3.3.2.1 由财务部门编制交接清册，移交给档案管理部门，档案管理部门的接收人员要与财务部门的移交人员同时清点，核对正确后，双方签字，并由双方负责人签字。交接清册应注明交接日期，交接清册一式两份，财务部和档案管理部门各留一份。3.3.2.2 档案管理部门只负责对档案的保管、调阅，会计档案的销毁工作由财务部负责。3.3.2.3 会计档案的保管要保证不丢失，不霉变，做到防虫，防潮，防盗。3.3.2.4 会计档案要按时间，按部门归类码放，以保证调阅方便，要建立会计档案存放一览表，注明各类档案存放地点，此表一式二份，财务部门一份，档案管理部门一份。3.3.2.5 负责会计档案管理人员如有工作调动，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案交接清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收，并由财务部派人负责监交。3.3.3 会计档案的借阅使用：3.3.3.1 凡需借阅会计档案人员，须经财务负责人批准后，方可办理调阅手续。3.3.3.2 借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。3.3.3.3 借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出档案室，特殊情况，须经财务负责人和单位领导批准，需要复制会计档案的，须经财务负责人批准后方可复制。会计档案借阅登记清册内容：借阅时间、原因、借阅资料名称、借阅人、归还时间会计档案借阅申请单日期部门事由是否复印是否借走原件归还日期公司领导： 财务经理： 部门负责人： 借阅人： 3.3.4 各种会计档案保管期限：3.3.4.1 会计凭证保管15年。3.3.4.2 会计账簿保存15年，其中现金和银行存款日记账保管工作，保存25年。3.3.4.3 会计报表保存10年，其中年度决算表永久保存。3.3.4.4 发票保管10年。3.3.4.5 进退货单据保存3年3.3.4.6 公司内部往来收据保存6个月。3.3.5 会计档案的销毁：3.3.5.1 会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单，汇同财务部门共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管经理和上级主管部门批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。3.3.5.2 按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告有关领导。会计档案销毁清册表格会计档案销毁清册 单位名称： 年 月 日 会计档案名称卷号册号起止年度应保管年限已保管年限主管部门审批本单位领导意见财会部门意见档案部门意见监销人员签名盖章销毁人员签名盖章 说明：（1）本清册由档案管理部门填写，会同财会部门签注意见，经单位领导签名盖章。 （2）销毁档案时，由销毁人员和监销人员分别签名盖章。 （3）本清册一式二份，一份档案管理部门存查，一份财务部保管， 据以销毁会计档案，档案销毁后，本清册存档保管。 （4）税务部门有特殊要求的从其要求。 沁园春雪北国风光， 千里冰封， 万里雪飘。望长城内外，惟余莽莽；大河上下，顿失滔滔。山舞银蛇， 原驰蜡象， 欲与天公试比高。须晴日， 看红装素裹，分外妖娆。江山如此多娇， 引无数英雄竞折腰。惜秦皇汉武，略输文采；唐宗宋祖，稍逊风骚。一代天骄，成吉思汗，只识弯弓射大雕。俱往矣，数风流人物， 还看今朝。 克 兰亭序永和九年，岁在癸丑，暮春之初，会于会稽山阴之兰亭，修禊事也。群贤毕至，少长咸集。此地有崇山峻岭，茂林修竹；又有清流激湍，映带左右，引以为流觞曲水，列坐其次。虽无丝竹管弦之盛，一觞一咏，亦足以畅叙幽情。是日也，天朗气清，惠风和畅，仰观宇宙之大，俯察品类之盛，所以游目骋怀，足以极视听之娱，信可乐也。夫人之相与，俯仰一世，或取诸怀抱，晤言一室之内；或因寄所托，放浪形骸之外。虽取舍万殊，静躁不同，当其欣于所遇，暂得于己，快然自足，不知老之将至。及其所之既倦，情随事迁，感慨系之矣。向之所欣，俯仰之间，已