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英语商务邮件规范化的简单秘诀商务英语考试 免费试听课程 收藏本页 2008/11/22 保存本文电子邮件常看起来没有打印出来的商务信那样正式，在商场上你可决不能让你的语言显得很不正式。电子邮件可能更快捷更有效，但是你的客户和生意伙伴可不会轻易允许随随便便的通讯联系。不要害怕！我教你能使英语邮件更规范化的简单秘诀。从问候开始用问候语开始邮件内容非常重要，例如Dear Lillian,。根据你与收件人的关系亲近与否，你可能选择使用他们的姓氏来称呼他们而不是直呼其名，例如Dear Mrs. Price,。如果关系比较亲密的话，你就可以说，Hi Kelly,如果你和公司联系，而不是个人，你就可以写To Whom It ay Concern:感谢收件人如果你在回复客户的询问，你应该以感谢开头。例如，如果有客户想了解你的公司，你就可以说，Thank you for contacting ABC Company.如果此人已经回复过你的一封邮件了，那就一定要说，Thank you for your prompt reply.或是Thanks for getting back to me.如果你可以找到任何机会那一定要谢谢收信人。这样对方就会感到比较舒服，而且显得更礼貌。表明你的意图然后，如果是你主动写电子邮件给别人的话，那就不可能再写什么感谢的字句了。那就以你写此邮件的目的开头。例如，I am writing to enquire about 或是I am writing in reference to 在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子简短明了并句意前后一致。结束语在你结束邮件之前，再次感谢收信人并加上些礼貌语结尾。你可以Thank you for your patience and cooperation.或Thank you for your consideration.开始接着写，If you have any questions or concerns, dont hesitate to let me know. 及I look forward to hearing from you.结束最后是写上合适的结尾并附上你的名字。Best regards, Sincerely,及Thank you,都很规范化。最好不要用Best wishes,或Cheers,类的词因为这些词都常用在非正式的私人邮件中。最后，在你发送邮件之前，最好再读一遍你的内容并检查其中有没有任何的拼写错误，这样就能保证你发出的是一封真正完美的邮件！我要写一封商务邮件，第一次写给一位外国的先生， 首先寒暄的用语和自我介绍怎么写比较好？ 简单的介绍一下自己，我叫我是公司的生产技术工程师，这次主要负责888生产线的建立，我是666先生的部下，希望在日后的工作中多多帮助我们。 还有结束语一般都写些什么啊？希望高手帮忙。 感激不尽。20 May 2003 Date Line日期 Kee & Co., Ltd 34 Regent Street London, UK Inside Address收信人地址 Dear Sirs: Salutation称呼 We have obtained your name and address from Dee&Co. Ltd, and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us. We have been importers of shoes for many years. At present, we are interested in extending our range and would appreciate your catalogues and quotations. If your prices are competitive we would expect to place volume orders on you. We look forward to your early reply. Yours faithfully Complimentary Close客套结束语 Tony Smith Signature Block签名栏 Enc. Enclosure Notation本文连载转载自贸易论坛网友“萧一刀”的帖子 第一篇1. 文体介绍 正式介绍信是写信人因公务把自己的同事或业务关系介绍给某单位或某个人。 这种介绍信言和格式比较规范、严谨， 内容一般包括以下几个方面： （1）简单地介绍一下被介绍人的身份和情况。 （2）说明事由，并要求对方对被介绍人提供某种帮助。 （3）对对方的帮助预先表示感谢。 （4）如果是熟悉的业务往来或老的工作关系，也可以附带询问一下工作上的近况和向对方致以问候。 （5）介绍信一般篇幅不长，前三个方面的内容常常可以放在一个段落里。 2。实用范例 （1）subject: Introduction Dear Mr. / Ms., This is to introduce Mr. Frank Jones, our new marketing specialist who will be in London from April 5 to mid April on business. We shall appreciate any help you can give Mr. Jones and will always be happy to reciprocate. Yours faithfully, Yang Ning 尊敬的先生/小姐， 现向您推荐我们的市场专家弗兰克琼斯先生。他将因公务在四月15日到四月中旬期间停留伦敦。 我们将非常感谢您向琼斯先生提供的任何帮助，并非常高兴施以回报。 您诚挚的杨宁 (2)subject: Introduction Dear Mr. / Ms, We are pleased to introduce Mr. Wang You, our import manager of Textiles Department. Mr. Wang is spending three weeks in your city to develop our business with chief manufactures and to make purchases of decorative fabrics for the coming season. We shall be most grateful if you will introduce him to reliable manufacturers and give him any help or advice he may need. Yours faithfully, Yang Ning 尊敬的先生/小姐， 我们非常高兴向您介绍我们纺织部的进口经理王有先生。王先生将在你市度过三周，他要与主要的生产厂家拓展商务并为下一季度采购装饰织品。 如能介绍他给可靠的生产厂家，向他提供所需的任何帮助或建议，我们将不胜感谢。 您诚挚的, 杨宁 第二篇 1. 文体介绍 人员出访，常常需要事先与要见面的人或公司进行预约。这类预约e-mail 较易写，只要做到清楚、简洁、礼貌就行。它一般包括下列内容： （1）请求约会并说明原因。 （2）建议确切的约会时间和地点等。如果你的时间比较充裕，预约时可给出你可接受的时间由对方决定。 （3）请对方答复并进行确认。 回复这类电子邮件可分为接受和拒绝两种。接受的内容一般有：表明来信收悉；表示接受；重述具体时间、地点等；表达希望会晤或感谢的心情。拒绝的内容一般包括：表明来信收悉；说明拒绝的原因；致歉。 当要变更预约时，应说明变更的原因，同时致歉。 2。实用范例 （1) subject: Request for an Appointment Dear Mr. Smith I am scheduled to visit the U.S. on business at the end of this month, and wish to call on you at your office on that occasion. I will be arriving in Washington on or around August 20 and staying there for about a week. It would be very much appreciated if you would kindly arrange to meet with me either on August 22 or 23, whichever is convenient for you. If neither is convenient, could you please suggest an alternative date by return E-mail. Thank you in advance for your kind cooperation. I am looking forward to meeting you in Washington soon! Sincerely yours, Li lei Guangzhou Trading Company 主题： 请求约见 亲爱的史密斯先生： 我预定这个月底出差赴美，希望届时能到贵公司访问你。 我预计在8月20日或其前后抵达华盛顿，大约停留1周。 若方便的话，望你能挤出时间在8月22或23日与我见面，我将十分感谢。假如这两天都不行，请以电子邮件回复并告知其他日期。 先在此谢谢你的大力协助，期待不久在华盛顿与你见面！ 你真诚的 李蕾 广州贸易公司【商务英语】邮件中的感谢 无论你是写信给客户，给经理或是同事，你都一定要感谢他们。每个人都喜欢被感谢，那就在你的信对读者表示感谢，感谢他们所做的事情，还可以事先感谢他们将要为你做的事！你会发现将真诚表达在你的字里行间会让你受益匪浅。邮件的开头感谢读者是邮件开场白的好办法。感谢您的读者能让对方感到高兴，特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。Thank you for contacting us.如果有人写信来询问公司的服务，就可以使用这句句子开头。向他们对公司的兴趣表示感谢。Thank you for your prompt reply.当一个客户或是同事很快就回复了你的邮件，一定记得要感谢他们。如果回复并不及时，只要将“prompt”除去即可，你还可以说，“Thank you for getting back to me.”Thank you for providing the requested information.如果你询问某人一些信息，他们花了点时间才发送给你，那就用这句句子表示你仍然对他们的付出表示感激。Thank you for all your assistance.如果有人给了你特别的帮助，那一定要感谢他们！如果你想对他们表示特别的感激，就用这个句子，“I truly appreciate your help in resolving the problem.”Thank you raising your concerns.就算某个客户或是经理写邮件给你对你的工作提出了一定的质疑，你还是要感谢他们。这样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及感激。同时，你也可以使用，“Thank you for your feedback.”在邮件的结尾在邮件开头表示感谢一般是表示对对方过去付出的感谢，而在邮件结尾处表示感谢是对将来的帮助表示感谢。事先表示感谢，能让对方在行动时更主动更乐意。Thank you for your kind cooperation.如果你需要读者帮助你做某事，那就先得表示感谢。Thank you for your attention to this matter.与以上的类似，本句包含了你对对方将来可能的帮助表示感谢。Thank you for your understanding.如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容那就使用这句句子吧。Thank you for your consideration.如果您是在寻求机会或是福利，例如你在求职的话，就用这封邮件结尾。Thank you again for everything youe done.这句句子可以用在结尾，和以上有所不同。如果你在邮件开头已经谢过了读者，你就可以使用这句话，但是因为他们的帮助，你可以着重再次感谢你们的付出。现在这个社会，很多人不喜欢写信，而喜欢用E-mail, 商务上使用E-mail联系更是普遍。外企和国企不同的是，外企对E-mail特别重视，公司内部往来的信件都会明确的分类，有些是urgent,有些的priority值比较低，这样有利于向上司汇报重要信息，也节省大部分的时间。E-mail如此重要，书写的方式就要求规范了，不能像平时我们和朋友，家人间的E-mail往来那么随意，因为即使你觉得不那么重要，万一哪天领导要查看信件，如果是苛刻点的领导，你就糗大了。网络俚语，像LOL, BTW那肯定是不能用了。一些俏皮的smiley 图标也别用。E-mail的书写很简单，采取左对齐，单边行距的文档格式。段落之间double-space. 具体，我列出以下几个注意点。1. Address the recipient by Full Name. Use gender-Neutral language.对收信者要称呼对方的全名。使用中性的语言。如果关系不是那么亲密，用Mr., Mz., Dr会比较好。2. Write a specific, not general, topic in the subject box.在Subject一栏里要把主题写的明确，不要大众化。不然，很有可能紧急的信件被划到垃圾信件里。那，事情就大条了。3. Start your e-mail with a sentence that tells what your message is about.首句就直截了当的告诉对方这封E-mail讲的是什么事。简单，明确。4. Put the details of your message in the second paragraph.第二段落是细节的部分。你可以把收信人不了解的信息，或可能遗忘的信息放在第二段。5. Be clear, concise, and specific. Avoid overly long sentences.日语E-mail书写法(电子邮件)商务英语BEC考试必备书籍商务互动英语口语（附光盘）卡西欧手写电子词典(英汉版）1+X脱口说-商务英语口语mp3商务英语常用文书100例信件简明，扼要。你要知道对着电脑屏幕一行行的看字，不像看本书，是很伤眼睛的。所以，为了他人着想，尽量写的言简意赅吧。实在E-mail不得不长，分段处用Headings。6. Never write in all capital letters or all lower-case letters.之所以用大写是为了引起别人的重视，如果全用大写字母，不是招人烦么。全用小写字母也是不当的。这样，会给人一种不尊重，偷懒的感觉。7. Be cautious about what you say in a business e-mail.记住，你的E-mail, 可能被人forward给其他人看。万事要小心，别把一些谣言，玩笑话写在E-mail里。甚至轻易泄漏你的银行卡号，信用卡密码。8. Check your e-mail and any attachments to make sure your message is clear, your tone is pro, and your spelling, grammar and punctuation are correct.一封E-mail写完了，别忘记查看附件有没有上传好。你的语气是不是够专业，Grammar和spelling可以交给word来做。唉，这点是我最伤心的，回了国之后老打错字，被骂了好几回，就为了我不自己校对好就呈给领导看（抄都容易抄错，不活了）。在国外的时候都是请最最亲爱的word来帮我完成的。9. At the end of your message, before your full name and position, use a commonly accepted complimentary closing.在E-mail收尾的部分，别忘了加上你的全名和结束语,像Sincerely, Cordially, or Regards务英语报告则是以英语语言撰写的商务报告。按种类划分，常见的有：一、事件调查报告（InvestigativeReports）二、意见调查报告（SurveyReports）三、周报告（WeeklyReports）四、月度报告（MonthlyReports）五、进展报告（ProgressReports）六、市场调查报告（MarketResearchReports）七、可行性研究报告（FeasibilityReports）等。尽管这些报告都有自身的特点，但它们都遵循商务英语报告总体写作原则。 商务英语报告写作的总体原则： 在撰写商务英语报告时，应确保报告内容准确无误（Accurate）、简明扼要（Brief），结构清晰（Clear），建议明确果断（Decisive），故简称ABCD原则。具体内容如下： 内容准确无误：报告的正确性不仅仅是指英语语法、标点符号和拼写，更重要的是其内容要叙述的正确。报告的事实陈述部分既不能因哗众取宠而夸大其词，也不能因其涉及的令人不愉快的消息而低调陈述。实事求是、准确无误是报告写作的重要原则。 内容简明扼要：报告的长短一般取决于报告的内容及其正式程度。正式报告篇幅一般较长，而非正式报告则较短。不论何种报告，报告的语言必须简洁、流畅，切忌陈词滥调。一份拖沓冗长的报告不仅写时费力，对方阅读更浪费时间。撰写商务英语报告时要尽量避免罗嗦，用尽可能较少的文字，完整、清楚地表达需要表达的意。 结构清晰明了：用数字、符号标明段落、层次、要点等，加强逻辑性，使读者一目了然。 建议明确果断：多数报告都有结论和建议部分，是报告的核心。撰写时，应确保报告的结论和建议是经过充分论证而得出的，而且应明确果断，切忌模棱两可。 商务英语报告的四步写作法： 在撰写报告之前，应做好充分的准备。因此，撰写者不妨应先回答以下几个问题： 报告的目的：为什么写这份报告？ 报告的读者：谁是报告的读者？他（们）知道什么信息？他（们）需要什么信息？ 报告的素材：撰写这份报告需要收集哪些信息？到哪里去收集这些信息？ 报告的结构：如何构思报告？如何做到报告结构清晰，便于读者阅读？是否需要自己设计报告的格式还是公司有现成的格式可以参照？ 报告的写作期限：报告何时须上交？ 回答完以上问题后，可以按照以下四个步骤进行运作： 1.收集信息（CollectingInformation）：收集信息可以采取口头或书面形式。口头形式包括面对面沟通或电话沟通获取信息等；书面形式指的是用办公室便函（Memos）、电子邮件（Emails）、问卷调查（Questionnaires）等手段向公司内部或外部索取信息。此外，查阅公司的相关材料（如产品目录、价格单等）也属于书面收集信息形式。 2.谋篇布局（Planningthestructure）：确定报告写作的目的，对收集到的信息进行整理、分类，删除无关信息。然后按照信息的重要程度进行合理排列，列成提纲。若需要摆放插图或图表，也应在这一阶段确定其在报告中的位置。 3.撰写草稿（Writingthedraft）：撰写报告的各个部分。 4.校对编辑（Proofreadingandediting）：校对编辑报告写作的最后一个过程也是极其重要的一个过程，很遗憾这一过程往往被人忽视。撰写人写完草稿后应对报告进行全面检查，检查的具体内容包括两方面：一是语言，包括语法、拼写、标点符号、语言风格等；二是信息，包括数据、图表、观点等。检查后，应对报告进行编辑，尽量做到报告便于读者阅读。商务英语报告的各构成部分 文章作者 100test 发表时间 2008:03:13 13:01:03来源 100Test.Com百考试题网今天我们来给大家介绍一下商务英语报告各构成部分。 一般来说，商务英语报告的常见构成部分有：摘要（Executive Summary）、标题（Title）、导言（Introduction/ Terms of Reference）、材料收集方法（Methodology/Proceedings）、调查结果（Findings）、结论（Conclusions）、建议（Recommendations）、附录（Appendices）等。以下就各个部分的内容及其写作方法分别讲解。（一）摘要（Executive Summary）一份正式且篇幅较长的报告通常在报告的前面加上摘要。摘要一般不超过一页，是报告的导言、调查结果、结论和建议的内容总结。这部分一般是在整篇报告写好以后再写。非正式或篇幅较短的报告则无需写报告摘要。写摘要时，应注意以下几点：. 尽量限制段落的数量，一般可用三段式：报告的目的、报告的调查结果和结论、报告的建议。. 摘要写作的时态用一般现在时，因为报告已经存在。如This report shows.属于正确表达，而This report will show.则不妥。. 报告摘要中无需引用具体数据。可用by and large、the vast majority、only a few等语言表达大概的数据或趋势。（二）标题（Title）报告的标题应尽可能概括报告的内容，因为它是整篇报告的信息浓缩，而且标题应该准确、客观，不应像报刊文章标题那样为了吸引读者的注意力而别出心裁。此外，标题应该是名词短语或动名词短语。如以下几例：Report on Improving the Training Methods of HDC、Report on the Proposed Incentive Scheme、Report on the Adoption of Flex-time Working Systems。（三）导言（Introduction/ Terms of Reference）在导言部分，扼要地说明一下报告的写作背景和主旨。此外，还应该注明报告提交给何人、何时提交的。如果是事件调查报告应首先说明事件的经过，包括事件发生的日期、时间、地点、情况叙述等。以下是导言部分写作的常见句型：. The report examines / explains. The purpose of this report is to. investigate / evaluate / study. The objective of this report is to. recommend / analyze / give. The aim of this report is to. feedback / estimate / assess. Enclosed is a report about.（四）材料收集方法（Methodology / Proceedings）报告的这部分应说明收集信息或资料的方法和步骤。在报告中注明提供这一信息可以增强报告的真实性和客观性，尤其是意见调查报告。当然并不是所有的报告都需要收集资料，因此，并非每一种报告都需要提供这部分内容。这部分内容在整篇报告所占篇幅较短，可以写成一个段落。以下是该部分写作的常见句型：. A sample of workers was individually asked for their opinions. A questionnaire was completed by those who were surveyed in this project. The information was mainly achieved with a number of telephone calls to manufacturers.（五）调查结果（Findings）报告的调查结果部分是报告建议的依据，其内容应当准确无误，结构清晰，语言流畅、衔接。这部分内容的每一个段落都应当有一个明确的主题句，一般放在段首，这样便于读者摄取这部分的信息。以下是这部分主题句写作的常见句型：. The findings of the investigation indicate that. It was proposed / found / felt / discovered that. It was generally the case that. Most people thought / suggested that. A number of people mentioned that. Several changes were put forward. Several staff members expressed the view that.若报告中需提供图表统计数据或描述行情走势，撰写人应当熟悉这方面写作的常用句型，以下就是该方面写作的一些典型句子结构：. The table / chart / graph / diagram / figure / statistics shows / describes / illustrates that. As it can be seen from the table / chart / figure. It is clear / apparent from the table / chart / graph / diagram / figure / statistics that. The number of. increased / jumped / rose suddenly / rapidly / dramatically from.to. The number of.decreased / 0dropped / fell greatly / significantly sharply from.to. The number of.fluctuated slowly / slightly between.to. The number of. remained steady / stable (stayed the same) between.to. There was a (very) sudden / rapid / dramatic / significant increase / jump / rise in the number of.from.to. There was a (very) sharp / steep / steady / gradual / slow / slight decrease / 0drop / fall in the number of.from.to. The monthly profit / figures peaked in December at 10%. The monthly profit / figures reached a peak / a high (point) in December at 10%. The monthly profit / figures bottomed out in December at 10%. Sales witnessed a great rise / increase / 0drop / fall between.to.（六）结论（Conclusions）报告的结论部分是写报告的人在报告调查结果的基础上对调查结果进行总结和解释。同一调查结果会因为撰写者的不同而得出不同的结论，但这部分不应当包括报告前文中没有提到的新的信息。（七）建议（Recommendations）建议往往是许多商务报告写作的最重要部分。一份报告有效程度常常取决于报告中所提供的建议的质量高低。建议部分主要内容为报告撰写人在经过充分的论证后认为应当采取的措施或行动。报告人有时也会描述采取措施后可能出现的后果或情形。（八）附录（Appendices）正式的商务报告为了增强报告的说服力或真实性往往会有一些附加材料，因其篇幅较长不宜放在报告当中，只能选择放在附录中。这部分内容可能包括图表统计数据、实验室报告、问卷调查等。当然，简短报告若无此需要则不需增加附录部分。英文报告范文一篇（节选）参加展会后的总结报告Report and Recommendations based on Experiences at the_(year) _ (Exhibitions name)This year was the _ (figure A) successive time that we havebeen represented at the _ (Exhibitions name). We have alwaysfelt that it is useful in a general way to attend, to display arepresentative sample of our products and -not least- to have a lookat what other manufacturers, both at home and abroad, areproducing.The size of our stand at this years exhibition was the same as ithas been for the last _ (figure B) years, .According to my observation at this years exhibition, there are twoimportant developments in _ (field). One is that .Second, .I would therefore like to make two suggestions, which should beconsidered with a view to making our presence more effective atfuture exhibitions. First, the stand should be larger so as to make agreater impact and to keep up with our competitors. Second, thestaffing should always include at least one of our technical experts,preferably a senior one, so that we can give on-the spot advice toour potential customers.I would be pleased to hear reactions to these suggestions.Signature: _ (Sales Manager)Date: _商务写作范文：个人实地考察报告-10出处： 更新：2005-11-15作者： 责编：henryDirections：You are preparing for a field report，please write it in about 100words with such items as following： the current situation of the equipments your reason and suggestion To：Mr.Zhao Minghua，president of Beijing University From：Mr.Li HongJun，Dean of Studies. Subject：Buying computers and videotape recorders.Dear Mr.President： Upon the request of the Equipment Division of the university，we have inspected the laboratory of the Physical Department and found its present equipments unsatisfactory to student， particularly to post graduates.Because there are fourty computers in our laboratory，but there are almost ten times the students and 25 percent are postgraduates.The laboratory material is so shortage that the situation have to be improved at once.In order to enhance the effect of experiments，it is hereby recommended that twenty computers and ten videotape recorders be bought and issued to the laboratory.Li HongJun注意：这是一份实地考察报告，要求将所看到的状况实事求是的反映出来。upon the request表示在的要求下，以request表示要求一般比较正式。 postgraduates即研究生。商务写作范文：船只失事调查报告来源：日期：2006-11-02阅读 53 次作者:NBDirections：A ship accident took place in Chang Jiang.Please unite a research report to tell： 1）the cause of the accident 2）the results 3）the response of authority EgTo：Li Ming From：Liu Hua Subject：Ship Accident off West Coast of Chang Jiang，No Casualties. Date：April.9，1999 Yesterday evening two boats collided in thick fog in Chang Jiang not far from Wu Han.One was a cargo ship carrying lumber，apparently on its way to Chang Jiang.The other was a National ferry on its regular run from Jiu Jiang to Wu Han. However，because of the weather conditions，the captains did not realize the danger until a few seconds before the collision took place.Consequently，there was no time for them to prevent the accident. Fortunately，there were no casualties among the crews or passengers，but both ships suffered badly damages. A spokesman for the port authorities said that a committee would be set up to determine the cause of the collision. 点评*这是一份非正式报告，有几点必须注意：开头就交待清楚写报告书的目的。详细阐述调查经过，尽量做到客观公正。 商务英语常用告示精选：建立办事处2、建立办事处 Establishment of new branch Dear Mr/Ms, Owing to the large increase in the volume of our tradewith this country we have decided to open a branch here,with Mr Wang Lo as manager.The new branch will open on 1st March and from that dateall orders and enquiries should be sent to Mr Wang Loat the above address, instead of to our London office.We take this opportunity to express our thanks for yourcooperation in the past. We hope the new arrangementswill lead to even better results. Yours faithfully 简译尊敬的先生/小姐， 因在该国贸易额大量增加，我们决定在这里开设一家分支，由王洛先生任经理。新办事处将于三月一日开业，今后所有的订单和询价请按上述地址送到王洛先生那，而不是伦敦办公室。 我们籍此机会向您过会与我们的合作表示感谢，我们希望新的安排能产生好的结果。 你诚挚的商务英语范文写作：运输函电范例CHINA TRANSWORLD SHIPPING CORPORATION3333 Binhai Street,Beijing,China Tel:(010)82010000 Fax:(010)8000001 Zip code:100001 September 13,2000Mr.Jason GoodmanSenior Shipping ClerkNorthgranary Cereals,Inc.616 Taiyangdao StreetHarbin 116001Dear Mr.Goodman:Thank you for your fax of September 11.We are pleased to inform you that we have been able to secure the vessel you asked for.She is the SS Bohai and is docked at present in Lianyungang.She has a cargo capacity of eight thousand tons,is a bulk carrier,and has a speed of 24 knots which w