销售办事处管理办法.doc

Q/XXXXXXXXX管理标准Q/XXXX202-442016代替SG/SM-ST-002 SG/SM-ST-014销售办事处管理办法2016 - 07 - 08发布2016 - 07- 15实施XXXXXX发布XXXX有限公司 Q/XXXX 202-442016销售办事处管理办法1 范围本办法规定了集团销售办事处的人事、员工行为规范、考勤、请假、用车、例会、办公场所及环境卫生、办公设备和用品的管理流程和方法。本办法适用于XXXXXX市场营销部及各驻外销售办事处。2 规范性引用文件Q/XXXX 202-07 请假管理制度Q/XXXX 202-09 考勤管理制度Q/XXXX 202-013 离职管理办法Q/XXXX 202-041 销售办事处设立及人员编制管理制度3 职责与权限本制度涉及相关部门及岗位人员职责权限如下：a) 集团市场营销部负责本办法的制修订和宣贯与实施b) 驻外销售办事处各级人员负责本办法相关管理规定的有效执行；c) 市场营销部市场管理组负责本办法执行效果的检查与监督。4 管理内容、方法与要求4.1 办事处人事管理4.1.1 销售办事处的人员编制按照集团市场营销部文件销售办事处设立及人员编制管理制度规定要求执行，由办事处主任负责办事处所辖人员的日常管理。4.1.2 销售办事处所有在编人员需与集团签订劳动合同和竞业禁止协议，销售人员还需与市场营销部就承担的销售指标签订目标责任书。4.1.3 销售办事处员工的人事档案由销售内勤负责收集后，统一交由集团市场人事行政部归档管理，市场营销部管理组可备份存档。4.1.4 销售办事处如需增加或补充人员，由办事处主任填写人员增补申请表按隶属关系报所属集团部门负责人审批。4.1.5 办事处人员辞职，需提前30天填写员工离职审批表交办事处主任审核，按隶属关系报所属集团部门的负责人批准。4.1.6 办事处员工离职，必须办理离职交接，离职交接按照集团文件离职管理办法相关规定执行并做到清楚完整。4.1.7 未经批准或未办理离职交接而离职的，扣罚当事人未发的全部薪资和提成奖励。给办事处和集团造成经济损失的，集团保留依法追究其责任的权力。4.2 办事处员工行为规范4.2.1 办事处员工在日常工作中须遵守以下行为规范：a) 穿戴整齐，着装整洁、干净，女性不得穿着暴露，男性衬衫领口以下第二粒扭扣必须扣上；b) 男性员工不得留长发，女性员工不得化浓妆，头发应保持干净利落，不得蓬头垢面；c) 同事之间要和谐共处、团结互助，不争吵、不说脏话，禁止相互谩骂、打斗；d) 工作时间不得扎堆闲聊，不得妨碍他人工作，不得利用电脑浏览无关网站或玩游戏、看视频和电影，上班时间不得打瞌睡，工作时间禁止看与工作无关的报刊,杂志；e) 工作时间未经许可，不得擅离岗位；f) 客户和办事人员来访时，要起身迎送，做到举止文雅，态度和蔼，语调亲切，并适时运用相关文明用语，做到来有迎声，走有送语。无论何事、何时，不许与之发生争吵；g) 接听来电要快速并使用礼貌语言，做到语气柔和，耐心倾听和做好记录；h) 洽谈业务或回答有关咨询时，应遵守相关保密规定进行答复，对外承诺应符合规定；i) 对客户应真诚,富有耐心,做到谦虚稳重,不可夸夸其谈,以免给用户造成轻浮,不可信的印象；j) 与客户交谈时要关注对方,彬彬有礼,谈吐得体,说话要铿锵有力, 养成倾听的习惯,不轻易打断客户的谈话或随意转移话题,谈到重要的事情要作记录；k) 商务活动中时刻注意自己的言谈、举止，保持良好的坐姿站势；l) 履行对公司机密、业务上的重要信息的保密义务，不得将公司业务及营销信息泄露给他人。不打听，不传播与本人无关的，不该打听不该传播的事项；m) 坚持原则、秉公办事，认真履行岗位职责，廉洁自律，不谋私利；n) 爱护办事处公物、办公设备和用品，不挪作私用；o) 遵守集团公司和办事处的相关规章制度，维护集团公司和办事处的利益，不泄漏集团公司机密，不在任何场所做有损集团公司和办事处形象的事。4.2.2 办事处主任负责进行监督和考核，员工有违反以上任何一项行为规范的，可视情节严重程度对当事人处30元/次的罚款,并承担造成的经济损失，扣罚从其工资中扣除。4.3 办事处员工考勤管理4.3.1 驻外销售办事处实行每周工作6天，每天8小时工作制，上下班时间为：上午8:3012:00,下午13:0017:30。各办事处可根据当地实情和季节对上下班时间作适当调整。4.3.2 驻外销售办事处须配置考勤机，办事处所属员工上下班必须打卡考勤，每天考勤打卡2次（早上上班时1次，下午下班时1次）。4.3.3 办事处的销售人员如因业务工作不能按时到办事处打卡考勤时，须事先向办事处主任进行电话告知，并报销售内勤处备案。4.3.4 办事处员工的考勤由销售内勤负责监督和管理，并负责将办事处所有员工每月的考勤结果统计后于次月5号前报集团人事行政部。4.3.5 办事处员工因公外出办事，需填写公出审批单报办事处主任审批，若办事处主任不在，需电话告知并获得许可。未经许可外出的，一律按旷工论处。4.3.6 迟到、早退、旷工的界定和违规处罚方法按照集团文件考勤管理制度相关规定执行。4.4 办事处员工请假管理4.4.1 销售办事处员工因故不能到岗上班时，须提前填写请假单办理请假。4.4.2 办事处主任请假，需报集团市场营销部部长审批；办事处其他人员请假，报办事处主任审批。4.4.3 未请假或请假未经批准不到岗上班者，一律按旷工论处。4.4.4 请假类别、假期时限、假期待遇、相关要求和违规处罚遵照集团文件请假管理制度执行。4.5 办事处车辆管理4.5.1 办事处需申购公务车辆时，由办事处主任就购车理由、用途、申购车型及价位提出书面报告，交集团市场营销部部长审核，经集团执行副总裁签署意见后，报集团总裁批准后，由办事处购置。4.5.2 办事处公有车辆严禁私用，车辆钥匙平时由销售内勤保管，并对车辆使用申请进行监督。因公用车时，由使用人填写用车审批单报办事处主任审批，经批准后才能到销售内勤处领取车钥匙。对无审批依据的，销售内勤有权拒绝交出车钥匙。4.5.3 办事处司机负责车辆的日常保养，负责对每次车辆使用前后的状况进行检查，车辆因驾驶员原因及非正常驾驶损坏的零部件，办事处一律不予报帐，由当事人负责赔偿。4.5.4 办事处财务负责协助司机及时办理车辆保险和年检，负责对车辆的用油及其他费用进行审核和监督。如发现有人私自倒卖燃油，修车时虚报冒领，除追回损失外，对当事人立即开除；情节严重者，公司保留追究其刑事责任的权力。4.5.5 用车时，车辆驾驶人须遵守交通法规，谨慎驾驶。发生一般车辆事故，造成经济损失的，负次要责任者，承担10%，负同等责任者罚扣20%，负主要责任的罚扣30%。必要时，扣除当月奖金或劝其离职。未经批准私自出车，发生事故，一切经济责任由当事人承担，并予以开除。4.5.6 办事处销售内勤未见用车审批单提供钥匙给人用车的，对销售内勤按50元/次罚款。4.6 办事处例会管理4.6.1 办事处每周须召开一次例会，会议在每周六下午召开，原则上不得超过90分钟，由办事处主任主持召开或由办事处主任指定人主持召开。4.6.2 办事处员工未经请假不得缺席周例会，未请假缺席周例会者，按10元/次罚款处罚。4.6.3 周例会上需对办事处本周的工作开展、业务完成情况进行总结，讨论、协调需要解决的问题，并安排出下一周的工作要点，并就业务开展等进行交流和探讨。4.6.4 周例会需进行记录并形成会议纪要传送给集团市场营销部部长审阅存档。4.6.5 周例会每缺少一次或未提交周例会纪要的，对办事处主任按10元/次扣罚。4.7 办公场所及环境卫生4.7.1 办事处的办公场所在所属地租赁使用，租赁面积和费用及相应地装修须报集团市场营销部审核，经集团执行副总裁批准。4.7.2 办公场所选址应确保交通便利，环境适宜并安全。4.7.3 办公场所禁止员工住居。4.7.4 办事处员工须爱护公共卫生，销售内勤负责监督考核，办公场所环境卫生要求做到：a) 办公区域卫生由办公人员轮流值班打扫，值班期间必须保持办公室内整洁卫生；b) 会议室桌椅摆放整齐有序，桌椅面上无灰尘、无污迹；c) 办事处员工要注意保持地面、墙面及其他公共区域的环境卫生，不乱丢垃圾、不吐痰，不乱张贴，能及时清理污物；d) 禁止在办公室吸烟、吃零食，严禁在办公室内乱扔烟头纸宵，违者按10元/次处罚；e) 办公区域内不得凉晒衣物或堆放私人物品，违者按20元/次处罚；f) 每位员工负责保证自己的办公桌椅整齐，桌面物品整齐、整洁无杂物，不摆放与工作无关的个人物品，桌椅面上无灰尘、无污迹；g) 办公及生活垃圾要及时清理并运到指定地点；h) 值班人员下班后，要做到随手关灯和关闭所有设备电源，检查门窗，做好安全防盗工作。4.8 办事处办公设备和用品管理4.8.1 办事处办公所需设备（办公桌椅、沙发、空调、电脑、打印机、传真机、电话机、手机、投影演示设备及单价超过150元的设备）的配置由使用人填写办公用品配用审批单提出配用申请，经办事处主任审核，报送集团市场营销部部长批准后，由办事处在当地自行购置。4.8.2 办事处的办公设备由办事处财务人员进行编号登记，纳入办事处固定资产建立台账进行管理，并报集团财务审计部备案。4.8.3 员工离开办公桌，长时间不用电脑设备时，应锁定并关闭显视屏，节约用电。4.8.4 办事处主任负责明确各设备的保管责任人，使用办公设备的所有人员均须按有关要求操作并妥善保管。损坏、丢失照价赔偿。4.8.5 办事处办公用品（书写文具、记事本、办公用纸等低值易耗品类）按需采购，由销售内勤负责采购、登记和保管。使用人按需领用，领用时需以旧换新，并进行领用登记。4.8