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浅谈秘书工作在企业管理决策中的作用【论文关键词】：秘书 企业 决策【论文摘要】：秘书工作是一种特殊的职业，有很强的职能性和艺术性。在企业管理决策中秘书起到收集信息、设定决策方案和提出修改决策的建议、促进决策实施的作用。企业秘书除了有一般秘书的专业素养之外，还必须具备现代企业生产、管理、经营的相关知识和外事、法律常识，既要为领导提高全方位的服务，更要为领导提供良好的参谋作用。1、秘书工作的新时期的演进1.1传统意义上秘书的作用。秘书是一种社会职业，也是一种职务名称。它诞生于18世纪的英国，那时候，秘书的职业功能主要是单纯的接待员兼打字员。后来随着社会的发展，秘书的职能有所突破，工作的范围也逐渐拓宽，由文书处理、会务安排、材料综合到处理领导临时交办的工作都是秘书的职能范围。它既是领导的助手，也是领导的参谋，是领导的耳目，起到承上启下，沟通信息的作用。但不管怎样，还是偏重于服务，既没有决策权力，也不直接参与决策，只是为领导的决策服务，局限性较大。具体到企业中，秘书的功能虽然覆盖的方面较广，包括1.全面处理机关公司的行政工作，以减轻公司负责人的较次要的行政事务及办公室工作，2.能用速记记录口述,能用翻译机将口述或复制的记录信息译成文字,3.处理首长或领导的约会及提醒约会,4. 接见办公室来访人员,接打电话,5.处理首长或领导私人的重要邮件,主动拟写日常函件,6. 对办公室其他工作人员进行工作监督,7.整理人事档案等等，但还是没有突破传统意义上的秘书职能作用。1.2现代秘书作用的演进。党的十一届三中全会后，尤其是改革开放三十多年来，中国的秘书工作有了飞跃性的发展，更多的侧重于参谋的作用。中央领导同志就多次提倡秘书部门要充分发挥参谋、助手的作用。这是不断发展变化的新形势的需要；是领导工作努力提高科学化水平和效能的需要；是秘书部门自我完善的需要。实践证明，做好参谋是秘书工作有所突破的关键所在。做为秘书，不仅要成为公文写作方面的“行家”，而且要成为运筹策划、组织协调、信息处理、分析判断、后勤服务等方面的“里手”。1.3现代企业对秘书的新要求。现代企业中，秘书的功能也已经不限于只是领导的辅助者，企业需要秘书站在领导甚至比领导更高的角度来审视一些工作，为领导的工作服务，为领导全面处理各类信息，掌握机要，协理事务,综合处理机关各项事务，使工作的效力、生产和管理的成果都得到有效的提高,促进管理机关发挥其整体效益,成为领导不可或缺的左右手、参谋及顾问。随着社会主义市场经济体制的逐步完善、经济结构的战略性调整和中国经济融入世界大潮进程的全面提速，现代企业对秘书工作提出了更新的要求。它要求秘书能够熟悉和运用国际公认的商业原则，具有为世界各地企业家提供专业服务的符合国际标准的职业技能和职业规范，并且能够卓有成效地将专业知识、工作经验、综合能力整合运用在商业运作和企业管理中。身份职业化、服务多元化、参谋深层化是新世纪现代企业秘书工作必然的发展趋势。首先是秘书身份的职业化。在一些国内同行先进企业里，职业化已经成为秘书工作的重要特征。现代企业制度的建立和逐步完善，促进公司集团化、规模化的逐步形成和发展，处于协调地位的秘书工作的作用当以不断强化。“内务”与“外事”的有机融合,“传统”与“现代”的相互冲击，使现代企业秘书工作的活动领域有较大的拓展，也使秘书身份职业化进一步成为可能。其次是秘书服务的多元化。随着市场经济的深入发展，企业对秘书人才提出了多层次、多类型的立体化发展需求。秘书工作的服务对象、服务内容、服务方式也随之呈现多元化的发展趋势。这就要求现代企业秘书工作服务实现智能化和事务化的高度统一，不但要承袭过去那种“承上启下、收收发发、接转电话、写写报报”的事务性办公内容，更要在实践的过程中涵盖现代秘书工作辅佐性的真正含义，使秘书不仅是企业生产、经营、技术、管理的熟悉者，还应该成为领导决策的辅助者，从而具备较强的组织能力、协调能力、督办能力、应变能力和分析能力。最后是参谋层次的深层化。面对市场更广阔、更复杂的局势，管理工作的难度大大增加，秘书工作一般性的服务远远不能满足领导决策民主化、科学化的管理要求，提供智力辅助服务已成为秘书工作发挥参谋助手作用新的发展方向。秘书工作的辅佐性决定了秘书工作的重要性，辅佐能力的强弱，渐渐成为衡量、检验和评价秘书人员综合素质强弱的一个重要参数。2、秘书工作的参谋功能的体现2.1现代企业中秘书的新定位。秘书是为领导服务的，随着现代企业制度的确定，秘书工作在企业中有了新的定位。秘书不仅仅是领导的从属和咨询对象，更是为领导机关及领导者在正确决策并有效执行方面提供参谋服务。秘书工作的一个主要内容是文书的处理，帮助领导同志起草文件，并对领导机关发出的文件把关核正，使文字准确、内容能正确反映领导意图。其次是筛选文件，帮助把来自各个方面的信息加工，把过多的文件进行筛选，把确实需要领导同志批阅的文件送上去，把篇幅过长的文件写出提要，以便把那些最重要、最急的大事及时地传送到领导同志面前，其三是完满完成领导交办的工作。如果光做到这些还远远不够，秘书还必须为领导提供决策的参谋作用。一个美国管理决策学家认为决策一般可分为程序决策和非程序决策两大类，程序化决策，在日常工作中是大量的，其中可供选择的方案往往比较现成，决策起来比较容易；非程序化决策，往往无规律可循，这就需要领导人员依靠以往的经验和见识，发挥出独创的能力。这时，秘书的主要任务就在于能够为领导提出两个或两个以上的方案，供领导决策时选择。秘书工作参谋职能的具体化，归结到一点也就是“谋略”二字。随着经济全球化的进一步发展，企业每天都会面临新的挑战和竞争的激烈，作为企业的领导无疑应该密切关注经济形势的发展，以主动的态势积极应对这些事件，但身为秘书更应协助领导工作，给领导提供一些建设性的意见供领导决策时采用。因此秘书要积极参与主动参谋，保持自觉参谋意识，把握捕捉参谋点，调用处理有用信息，聚焦形成辅助谋略，及时进行有效沟通，但同时也要注意方式方法，总结经验，给领导当好参谋，出好主意。一个好的谋略，通常是科学的合理的全面的谋略，是受领导欢迎，经得起实践检验的。2.2秘书作为被动咨询的局限性。秘书是领导的左右手，是领导的“千里眼”和“顺风耳”，秘书要紧紧围绕领导工作这一轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅佐性工作，所以做好服务、当好助手是秘书的首要任务。因此，秘书要有牢固的服务意识，全心全意为领导及其集团服务。企业中的秘书还要在决策管理中起一定的咨询作用，要根据领导的意图提供有价值的信息、资料和建议。但这种咨询是被动的，提供的咨询必须是领导需要的，切不可不顾领导的意图把自己的意见或观点强加给领导，越疱代俎。所以，作为领导工作的参谋和助手，秘书应当严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是，别出心裁，都是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥（更多地限于建议、献策等方面）。其中特别要注意，不能用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见，去影响和干扰领导的工作及决策。秘书部门的参谋作用是指联系收集加工各方面的信息，为领导决策服务的“出谋划策”式的参谋作用，而不是“出谋划策”的参谋作用，有很大的局限性。这是由秘书部门的辅助性和从属性等性质决定。2.3 秘书工作要向主动参谋转变。随着社会的发展，秘书原来的助手职能显然不能适应现代企业制度的发展。秘书的职能必须由助手向参谋转变。服从领导、当好参谋、跟从领导是现代企业制度对秘书人员的新要求。所谓当好参谋，就是要发挥秘书的参谋作用，为领导出谋划策，提供决策咨询。现代企业管理日趋复杂，各级组织的领导无论才干和精力，都无法独胜其劳。它必须依靠副职和秘书人员，为他分担部分工作。而副职过多，又有可能因权力分散，造成难以统一的弊病，而且副职领导往往独当一面的分管部分工作，很难对主要领导人提供全面的辅佐和服务。因此秘书的决策咨询的功能在现代企业管理中具有不可替代的重要作用。所以秘书人员必须改变以往办事即称职的旧观念，要提高参谋意识和能力，要明确不能出谋献策者就不是好秘书的新观念。积极参与主动参谋，保持自觉参谋意识，把握捕捉参谋点，调用处理有用信息，聚焦形成辅助谋略，及时进行有效沟通。要做好参谋，秘书既要坚持原则，坚持一定的独立性，又要注意方式方法。必须要争取和领导一起了解和掌握全局性工作；要争取和领导一样了解和掌握一个时期的中心工作，能分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项；要研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实；要积累和储存有关工作的资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。这样，工作中才能与领导有一致的认识，才有共同的情感和语言，商量工作时，补充和修改的意见才能提到点子上。3秘书工作功能性的进一步提高。3.1 信息化对秘书工作提出了新要求。随着办公自动化的发展，以数据库为中心的办公自动化系统的运用引起了办公方式的新变化，一些企业办公室已开始使用先进的计算机、多功能一体机、光学符号阅读器、数码摄像机等现代办公设备。信息化扩大了秘书的工作范围，网络化加快了秘书的工作节奏，做为现代企业秘书，必须充分掌握和熟练运用信息技术，以有效降低企业秘书的劳动强度，提高办公效益和管理水平。尽职不越位，善谋不决断，规劝不失当，配合时代的发展，努力提高领导决策的正确性和实用性。3.2 秘书参与辅助决策是参谋功能的升华。传统意义上的秘书只是为领导提供服务，而现代企业制度的发展，要求秘书要积极参与企业决策，给领导提供高水平的辅佐作用，这无疑是参谋功能的进一步升华。因此，企业秘书不仅需要掌握企业内部生产经营过程中及各个阶段的薄弱环节,而且要将自身思维和行动置身于外界市场，及时更新思维方式，把握市场动向，为领导及时把握市场形势提供最佳决策参考，以达到与领导思维同步、思想统一、思路同轨的良性互动。在领导的决策过程中，秘书不是主持者和表决者，而是重要的协助者，要为领导提供各种信息，设计多种决策方案和提出修改决策的建议。当领导酝酿决策方案时，秘书人员要围绕领导已定的决策目标，收集和处理有关的信息，充分调查研究，广泛听取各方面的意见，准确及时地向领导反映，并且协助领导去组织和协调各方面的力量，对各种备选方案反复进行比较、鉴别，将结果加以分析综合，报告给领导供决策参考，为领导拟定备选决策方案。在实施决策的过程中，秘书又是重要的协调角色。秘书处于中枢环节，又是领导的助手、参谋，在决策实施过程中，要有效地发挥其协调职能，保证决策实施顺利进行。3.3 秘书的工作能力是发挥决策能力的关键。秘书的工作能力往往决定了其发挥参谋作用的大小和强弱。企业秘书要想对领导的指示做到招之即来，来之能战，战之能胜；对领导安排的工作一旦接受，即排除一切干扰，全身心地投入，高质量地完成任务，力求达到领导满意。除了有过硬的思想政治素质、良好的职业道德之外，还要有较强的综合工作能力。这较强的综合工作能力，我的理解包括三个方面：一是要有较强的调查研究能力和创新能力。在市场经济条件下，企业秘书人员应该根据“企业-市场”这个轴心自觉广泛开展调查研究活动。首先，要找准企业与市场的交合点，诸如经营管理、企业改革、产品结构、市场营销等环节，定期开展调研，为领导正确决策提供必要的依据。其次，以企业进入市场参与竞争为主攻方向，围绕企业工作中的重点难点，深入调查，协助领导作出正确决策。再次，以企业主要领导考虑的问题为课题，使调研真正为领导所需。企业秘书要敢于面对新世纪的挑战，增强事业心和进取心；要大胆树立抢先争胜的竞争观念，提出超前见解，通过领导办公会、企业事务会、党政联席会、生产调度会和其它表现领导思维的媒介，分析掌握他们的工作思路，了解他们最关心、最敏感的问题来确定调研课题。二是较高的综合协调能力。综合协调是现代企业秘书的基本职能，较强的协调能力是对企业秘书高效、高速完成任务的要求。这种协调能力表现在：要讲究协调的方式、艺术、效果、效率。不论是对外关系的协调、对上级工作的协调、对部门之间的协调、还是对上下矛盾的协调，都应建立在平等的基础之上，善于运用简捷的方法，力争短时间内处理好矛盾，以达到事半功倍的效果。要灵活性与原则性相结合。既要坚持始终维护企业利益的原则，又要采取灵活多样的协调手段，为企业发展创造好的环境。三是熟练地使用办公自动化设备的能力。总之，现代企业秘书人员要自觉养成求真务实的作风，努力提高综合工作能力，为企业领导决策提供切实可行的参谋。所谓秘书的决策能力，是指按照最优化的要求，从若干个计划实施的方案中选择最优的，能够通过实施达到预定目标的能力。而要提升决策能力，就必须提升分析决策能力，即提出问题、分析问题和解决问题的能力。提出问题是是秘书当好参谋助手的基本能力和看家本领之一，无论是报告或讲话稿中对当前形势的分析判断，还是调研研究中对问题的理解认识，都需要提出问题的能力。分析问题是解决问题的前提，需要考虑问题产生的背景、成因和现状，并提出思路对策。解决问题是有关秘书工作人员的基本工作之一。协助领导解决问题、化解矛盾。领导作出决策后，秘书人员就得想方设法完成，以达到解决实际问题的目的。当然最终的决策是由领导确定，但秘书要做好前提工作，综合分析各个实施方案的利弊，供领导决策参考。4秘书工作今后的发展方向4.1 现代企业对秘书功能的期待。秘书工作的服务、助手、参谋职能，决定了秘书工作有着和其它工作不同的地方。近年来，我国国有企业进行了改制改革，使企业成为产权关系明晰的法人实体；按市场需求组织生产的生产单位；面向市场创造利润的经营实体。企业和政府，企业和社会的关系都发生了很大的变化。这一变化必然影响着在企业中起参谋、服务、协调作用，承担着为企业经理办公、办会、办事职能的秘书人员及其秘书工作。这就期待着秘书人员，首先必须转变传统服务观念，尽快适应现代企业制度的要求。转变思维方式，抓住中心工作；转变价值观念，实现自身价值；转变服务观念，找准服务对象。协助领导完成各项工作，为领导提供优质服务，提高领导工作效率，进而促进企业的发展。4.2 “秘书队伍”的新型秘书概念。随着我国市场经济的进一步深化和企业市场化的 逐步成熟，现代企业的组织结构日趋扁平化，现代化管理将许多中层管理职位削减，然而“秘书”这个职位却在现代企