企业培训_某公司财务部excel操作培训课件

财务部 Excel操作培训 Excel操作培训 培训目录 一 前期准备 标题栏 选项卡 快速访问工具栏 编辑区 列标 工作表区 名称框 全选按钮 列标 一 前期准备 1 Excel界面布局 滚动按钮 工作表标签 Office按钮 一 前期准备 2 自定义 快速访问工具栏 为了提升工作效率 避免寻找所需工具花费大量时间 建议根据个人业务需求设置快速访问工具栏 如下图 设置步骤如下 一 前期准备 2 自定义 快速访问工具栏 添加前 添加后 一 前期准备 2 自定义 快速访问工具栏 一 前期准备 2 自定义 快速访问工具栏 2 设置自动保存 为了避免因停电 电脑死机等因素造成表格异常关闭 导致数据丢失 不得不返工重做的情况发生 建议启用自动保存功能 一 前期准备 二 基本操作 1 选定操作区域 二 基本操作 如果要选择一些连续的单元格 就是在要选择区域的开始的单元格按下左键 拖动鼠标拖到最终的单元格就可以了 在选择单元格 行 列 时 同时按住Shift键可以选中连续的单元格 行 列 在Excel中 要想在工作簿中快速选定某块区域 只需单击想选定的区域一个角上的单元格 同时按住Shift键不放 再单击想选定的区域的对角单元格即可 在选择单元格 行 列 时 同时按住Ctrl键可以选中不连续的单元格 行 列 按下组合键 Shift F8 激活 添加选定 模式 此时工作簿下方的状态栏中会显示出 添加 字样 以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定 而不必按住Ctrl键 2 调整列宽 二 基本操作 有些单元格的内容是 这是因为单元格宽度不够 显示不全 我们可以把这一列变宽一些 把鼠标放到列标行上相邻两列中间的竖线上 鼠标就变成了一个左右带有两个箭头的拖动标记 按下左键向右拖动鼠标 就可以把此列拉宽 看宽度够了就松开左键 内容就可以完全显示出来了 也可双击相邻两列中间的竖线 Excel会根据内容自动调整 3 插入和删除 二 基本操作 对工作表的结构进行调整 可以插入行 列 单元格 右键单击左边的行标选中一行 从右键菜单中选择 插入 命令单击 即可在选中的行前面插入一行 右键单击左边的列标选中一列 从右键菜单中选择 插入 命令单击 即可在选中的列前面插入一列 还可以插入一个单元格 右键单击一个单元格 从打开的菜单中选择 插入 命令 打开 插入 对话框 选择 活动单元格下移 单击 确定 按钮 就可以在当前位置插入一个单元格 而原来的数据都向下移动了一行 尽量插入整行 整列 避免公式出现差错 删除同理 右键点击想要删除的行 列 从右键菜单中选择 删除 即可 4 查找和替换 二 基本操作 例如我们做统计时想把一些无用的重复字段删除 这时可使用替换功能 打开 开始 选项卡 单击 查找和选择 打开 替换 对话框 在上面的 查找内容 文本框中输入拟清除的内容 在下面的 替换为 输入框中输入拟替换内容 或者为空 然后单击 查找下一个 按钮 Excel就会自动找到第一个 如果需要替换 就单击 替换 按钮 如果直接单击 全部替换 按钮 就可以把这里全部的符合条件的字符替换掉了 5 隐藏行和列 二 基本操作 有时表内的内容很多 显示的行数和列数非常多 看起来很不方便 这时我们就可以隐藏某些不需要的行和列 让Excel只显示我们想要显示的 使界面变的简洁 6 冻结窗口 二 基本操作 在查看表格时还会经常遇到这种情况 在拖动滚动条查看工作表后面的内容时看不到行标题和列标题 给我们的查阅带来很大的不便 此时可使用冻结窗口功能 将单元格定位到行标题与列标题交叉处 单击 视图 选项卡 单击 冻结窗格 按钮 选择 冻结拆分窗格 此时出现两条较粗的黑线 现在单击这个垂直滚动条改变的只是下面的部分 改变水平滚动条的位置 可以看到改变的只是右边的部分 7 自动填充 二 基本操作 自动填充功能有着极为重要的作用 可以方便我们对数据的操作 提升工作效率 同时也可避免手工输入所带来的错误 选中待填充的公式或单元格 将鼠标移动到单格的右侧 此时鼠标变成 字光标接下来在 字光标处 双击即可实现自动填充功能 注 只有相邻左侧单元格内容连续时才可使用此功能 或拖动 字光标手动填充 填充公式 填充日期 8 格式的复制和删除 二 基本操作 有些单元格设置了多种格式 如字体 字号 边框 底纹 数字格式等 若加入新内容后重新设置的话会比较麻烦 Excel的这些格式都是可以复制和删除的 选中要复制格式的单元格 单击工具栏上的 格式刷 按钮 然后在要复制到的单元格上单击 鼠标变成 格式刷 时 就可以把格式复制至目标单元格了 选中要删除格式的单元格 打开 开始 选项卡 单击 清除 按钮 选择 清除格式 命令单击 选中的单元格就恢复为默认的格式了 9 选择性粘贴 二 基本操作 选择性粘贴是指把剪贴板中的内容按照一定的规则粘贴到工作表中 复制公式到其他单元格后 发现数值并没有复制过来 这时可使用选择性粘贴来实现 选择性粘贴另一个常用功能 转置 简单地理解就是把一个横排的表变成竖排的或把一个竖排的表变成横排的 另外一些简单的计算也可以用选择性粘贴来完成 还可以粘贴全部格式 部分格式或只粘贴公式等 选择性粘贴 转置 10 创建条件格式 二 基本操作 自动填充颜色 选中单元格区域 点击 开始 选项卡 单击 条件格式 按钮 选择 突出显示单元格规则 项 并从中选择一项规则 同理可设置多重规则 在打开的 设置单元格格式 窗口中 输入数值及 自定义格式 即可自动填充满足条件的单元格颜色 三 数据基本处理 三 数据基本处理 1 数据的排序 三 数据基本处理 在查阅数据的时候 我们经常会希望表中的数据可以按一定的顺序排列 以方便查看 排序是Excel中经常进行的一种操作 其目的是将一组 无序 的记录序列调整为 有序 的记录序列 2 数据的筛选 三 数据基本处理 Excel中的筛选功能具有十分强大的作用 可实现信息的分类以及帮助我们实现信息的快速分析和决策 如果筛选条件比较多 可以使用 高级筛选 来进行 使用高级筛选功能可以一次把我们想要看到的数据都找出来 3 数据有效性 三 数据基本处理 数据有效性是对单元格或单元格区域输入的数据从内容到数量上的限制 对于符合条件的数据 允许输入 对于不符合条件的数据 则禁止输入 这样就可以依靠系统检查数据的正确有效性 避免错误的数据录入 请假单 招聘登记表 四 公式与函数 四 公式与函数 1 Excel公式 Excel中的公式通常都是以 开头的一个运算式或函数式 可以将 引导符看成是Excel公式的标志 例如 G5单元中有如下内容 G1 G3 G4 2又如 N9单元中有如下内容 SUM A9 M9 这些都是Excel中简单的公式示例 在Excel中输入公式需要进行地址引用时可以采用的操作方式 1 直接输入 直接输入被引用对象的行列地址 2 交互指定 即用鼠标或光标键直接交互式指出被引用对象的地址 四 公式与函数 公式对其他地址的引用分为三种情况 1 相对引用 即对另一单元的地址引用是按与当前单元的特定距来确定的 这种引用在该公式被复制时会自动调整 2 绝对引用 即对被引用单元采用绝对的行列号来引用 公式不会自动调整 3 混合引用 行或列之一采用绝对引用 在Excel中输入公式时 相对地址与绝对地址可以进行转换操作 凡行或列地址前出现有 标志的 该行或列的地址即为绝对地址引用 否则为相对地址引用 在地址输入时 相对地址和绝对地址间可以用F4键进行循环转换 2 相对引用与绝对引用 四 公式与函数 在Excel中公式在自身的位置发生变化 或在其引用对象的位置发生变化时 会自动进行相应的调整 但应注意一些细节 当公式被复制到它处时 会自动调整 当公式被移动到它处时 不会自动调整 如被引用对象为一区域 则在区域中插入或删除行列时 需注意引用这一对象的公式调整情况 3 公式注意事项 四 公式与函数 4 创建公式 四 公式与函数 小键盘中的 代表加 代表减 代表乘 代表除 括号的作用和平时是相同的 创建公式是很容易的 关键在于你要想好怎么去创建这个公式 以及合理的使用单元格的引用 5 编辑公式 四 公式与函数 公式和一般的数据一样可以进行编辑 编辑方式同编辑普通的数据一样 可以进行拷贝和粘贴 先选中一个含有公式的单元格 然后单击工具条上的复制按钮 再选中要复制到的单元格 单击工具条上的粘贴按钮 这个公式复制到下面的单元格中了 可以发现其作用填充出来的效果是相同的 其它的操作如移动 删除等也同一般的数据是相同的 只是要注意在有单元格引用的地方 无论使用什么方式在单元格中填入公式 都存在一个相对和绝对引用的问题 6 简单计算 四 公式与函数 利用Excel的数据计算功能计算两列数的乘积 单击编辑栏前面的等号 即 编辑公式 按钮 单击A1单元格 编辑栏中就出现了 A1 从键盘上输入一个 号 然后再用鼠标单击B1单元格 单击 确定 按钮 在C1单元格中就出现了A1单元格和B1单元格的数值的乘积 Excel中用公式进行运算时 公式中所调用的单元格名称 都会被替换成相应的单元格中的数值进行计算 而且即使单元格中的数据发生变化 公式也仍然适用 而不用随之调整 所以在使用公式进行计算时 一般都是直接调用单元格名称 7 自动求和 四 公式与函数 最常用的函数功能就是求和 Excel中求和功能有很多的用法 最简单的就是自动求和功能了 我们来看一个表格 现在我们需要把这个营业汇总表中的销售金额汇总一下 看看到底有多少 选中这些单元格和下面的 总计 单元格 然后单击工具栏上的 自动求和 按钮 在 总计 栏中就出现了上面单元格的数字的和 这个自动求和功能可以自动在行或列中求和 对行中数据的求和同对列中数据的求和方法基本一致 8 单元格内容合并 四 公式与函数 根据需要 有时想把B列与C列的内容进行合并 如果行数较少 可以直接用 剪切 和 粘贴 来完成操作 但如果有很多行 就不能这样办了 解决办法是用连字符 来合并文本 如在D1单元格输入 B1 C1 D1列的内容就是B C两列的合并 然后进行填充 这时先不要忙着把B列和C列删除 先要把D列的结果复制 选择性粘贴数值 将数据粘贴到一个空列上 这时再删掉B C D列的数据 9 函数的使用 四 公式与函数 Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式 它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算 单击工具栏上的 输入公式 按钮 先在左边的名称框变成了一个函数的选择列表框 单击这个列标框的下拉箭头 从中选择 SUM 项 在编辑栏中就出现了函数SUM 单击 SUM 栏的Number1输入框的拾取按钮 从工作表中选择要将数值相加的单元格 单击输入框中的 返回 按钮回到刚才的对话框 单击 确定 按钮就可以了 如果要求和单元格不连续的话 可以用Ctrl键来配合鼠标进行选取 9 函数的使用 四 公式与函数 left right mid函数主要功能 提取字符串中的特定字符 LEFT 从一个文本字符串的第一个字符开始 截取指定数目的字符 使用格式 LEFT text num chars RIGHT 从一个文本字符串的最后一个字符开始 截取指定数目的字符 使用格式 RIGHT text num chars MID 从一个文本字符串的指定位置开始 截取指定数目的字符 使用格式 MID text start num num chars 9 函数的使用 四 公式与函数 IF函数主要功能 根据对指定条件的逻辑判断的真假结果 返回相对应的内容 使用格式 IF Logical Value if true Value if false 参数说明 Logical代表逻辑判断表达式 Value if true表示当判断条件为逻辑 真 TRUE 时的显示内容 Value if false表示当判断条件为逻辑 假 FALSE 时的显示内容 9 函数的使用 四 公式与函数 VLOOKUP函数主要功能 在数据表的首列查找指定的数值 并由此返回数据表当前行中指定列处的数值 使用格式 VLOOKUP lookup value table array col index num range lookup 参数说明 Lookup value代表需要查找的数值 Table array代表需要在其中查找数据的单元格区域 Col index num为在table array区域中待返回的匹配值的列序号 Range lookup为一逻辑值 如果为TRUE则返回近似匹配值 如果为FALSE则返回精确匹配值 如果找不到 则返回错误值 N A 五 其他小技巧 五 其他小技巧 1 分数的输入 五 其他小技巧 如果直接输入 1 5 系统会将其变为 1月5日 解决办法是 先输入 0 然后输入空格 再输入分数 1 5 2 序列 001 的输入 如果直接输入 001 系统会自动判断001为数据1 解决办法是 首先输入 西文单引号 然后输入 001 3 日期的输入 如果要输入 4月5日 直接输入 4 5 再敲回车就行了 如果要输入当前日期 按一下 Ctrl 键 4 多张