会议管理_商务会议礼仪课件1

商务会议礼仪 知识点 职业素质 知识点 掌握公司会议的工作流程了解会议准备的内容掌握会议座次安排的原则了解商务谈的礼仪规范 职业素质 组织能力策划能力协调能力沟通能力 任务 公司会议商务谈判 公司会议 任务描述 商务谈判的座次安排 会议 会议是两个以上的人 多人或多个组织团体就事先商定的议题进行商议的过程 是人际交往的一种常规形式 座谈会 办公会 报告会 博览会 展示会 会议礼仪的内容 端正会风会务工作排列会议的位次 会议的作用 讨论问题弄清问题解决问题 有关会议的悖论 据英国媒体报道 人力资源集团罗博特 沃尔特最近对13个国家的数千名上班族进行了一次国际调研 研究各公司为什么有那么多无聊会议 研究结果显示 有八成的被访者认为 他们公司至少一半的会议是没有意义的 纯粹是在浪费工作时间 沃尔特认为 良好的日程安排和前期准备可以降低员工的失望感 调查显示 一个人对会议的喜好或厌恶 在很大程度取决于这个人想取得事业成功的愿望是否强烈 那些想有所作为的人 他们集中精力向目标挺进 每天都有自己要完成的阶段目标 如果会议的频率高 时间长 这些人就对会议持有负面看法 换句话说 那些干实事的人不喜欢参加会议 而更愿意少说多做 那些不指望在工作中有所成就的人对会议则热情有加 多开会对他们来说是一种打发时间的方法 还可以和人碰碰头 编织关系网 不喜欢工作的人往往把开会看作是和同事一同休息的机会 根据研究 另一个产生无聊会议的原因是公司政治 在大多数情况下 即使上级对下级的工作很关注 也很难找到一个客观 合理而明确的标准来衡量员工的工作成绩 这时候 员工平时留给领导的印象就显得异常重要 下班以后在办公室加班以示勤奋 或者在会上积极发表自己的见解 也不失为 实干 之外的另一条成功之路 资料来源 世界经理人 2008 5 20 一 端正会风 会风 有关会议的风气 开会开会 去了就睡开会开会 其实不累 数据 中央和地方党政国家机关部门开支状况 年 中央党政国家机关部门会议差旅费42 7亿地方党政国家机关部门会议差旅费1625亿 避免形式主义议而不决 决而不行 严格控制会议数量 规模 地点 时间 经费 会议小调侃 第一天 签到 见面有礼第二天 表彰会 人人拿奖第三天 庆功会 满汉全席第四天 现场会议 各取所需第五天 总结会 打包发货第六天 返程 周游列国 提高会议效率集中主题压缩会议的内容对于会议材料已经发放的 可不必再照本宣科限时发言 按时到会 专心参会 维持秩序按时到会 准时赴会 不得迟到 早退专心参会 不得交头接耳 四处走动 接听电话维持秩序 不得愤然告退 打断 谴责或是当众争论 二 会务工作 会务工作 指作为会议的主办者 召集者或工作人员在会议的召开过程当中 自始至终需要注意的相关的细节 会务工作流程图 会前 确定会议主题与议题 确定会议名称 确定会议时间与会期 明确会议所需设备和工具 选择会议地点 安排会议议程和日程 制发会议通知 确定会议规模与规格 布置会场 准备会议文件材料 安排食住行 制定会议经费预算方案 制作会议证件 会场检查 明确会议组织机构 确定与会者名单 会务工作流程图 会中 会务工作流程图 会后 会议准备工作 指导会务工作的原则 准备充分 组织严密 服务周到 确保安全 1 2 确定会议名称会议名称一般由 单位 内容 类型 构成 应根据会议的议题或主题来确定 会前准备工作1 确定会议主题与议题要有切实的依据 必须要结合本单位的实际 要有明确的目的 4 确定会议时间 会期会议的最佳时间 要考虑主要领导是否能出席 确定会期的长短应与会议内容紧密联系 3 确定会议规模与规格本着精简效能的原则会议的规模有大型 中型 小型 会议的规格有高档次 中档次和低档次 5 确定会议所需用品和设备 1 必备用品指各类会议都需要的用品和设备 包括文具 桌椅 茶具 扩音设备 照明设备 空调设备 投影和音像设备等 2 特殊用品指一些特殊类型的会议 例如谈判会议 庆典会议 展览会议等所需的特殊用品和设备 6 建立会议组织机构会务组 宣传组 秘书组 文件组 接待组 保卫组 7 确定与会人员名单出席会议和列席会议的有关人员 应根据会议的性质 议题 任务来确定与会人员 9 安排会议议程与日程会议日程是指会议在一定时间内的具体安排 对会议所要通过的文件 所要解决的问题的概略安排 并冠以序号将其清晰地表达出来 8 确定会议地点要根据会议的规模 规格和内容等要求来确定 有时也考虑政治 经济 环境等因素 关于计算机学习的会议通知各有关学校 经研究 定于8月31日上午9 00在新北区软件园三楼 北大众志网络计算机有限公司 召开NC网络计算机试点学校计算机教师会议 时间半天 请下列学校有关计算机教师安排好工作准时参加 市二十六中 北环中学 翠竹中学 蓝天实验学校 市聋哑学校 天宁区红梅小学 延陵小学 青龙中心小学 解放路小学 朝阳小学 翠竹新村小学 钟楼区勤业二小 新北区圩塘中学 圩塘中心小学 吕墅小学 薛家中心小学 上海市教育局职业教育处2005年10月3日 10 制发会议通知会议通知的内容包括名称 时间 地点 与会人员 议题及要求等 会议通知的种类有书信式和柬帖式 会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知 会议通知的方式有书面 口头 电话 邮件 11 制作会议证件代表证出席证会议正式证件列席证来宾证会议证件旁听证工作证会议工作证件记者证出入证会议证件的内容有会议名称 与会者单位 姓名 职务 证件号码等 有些重要证件还贴上本人照片 加盖印章 12 准备会议文件资料议程表和日程表会场座位分区表和主席台及会场座次表主题报告 领导讲话稿 开幕词和闭幕词其他会议材料等 三 公司大小型会议中尊位及位次排序方法 小型会议的两种尊位及位次排序的方法大型会议中主席台排座 发言者座席 主持人席位 群众席安排 小型会议 小型会议 本系统内的会议会场布置 圆桌型 方桌型特点 领导和会议成员可以互相看得见大家可以无拘无束的自由交谈适于召开15人至20人左右的小型会议全体与会者均应排座 不设立专用的主席台 任务训练 1 面门设座 2 依景设座指会议主席的具体位置 不必面对会议室正门 而是应当背依会议室之内的主要景致之所在 如字画 讲台等 小型会议室椭圆形回字形 字型长方形 中型会议室半圆型 课堂型 大型会议室 众星拱月型 礼堂型 半圆型 大型会议 特点 与会者众多 规模较大的会议企业职工代表大会报告会经验交流会新闻发布会会场上应分设主席台与群众席主席台必须认真排座群众席的座次可排可不排 1 主席台排座面对会场主入口在主席台上的就座之人 通常应当与在群众席上的就座之人呈面对面之势每一名成员面前的桌上 均应放置双向的桌签主席台排座 具体又可分作主席团排座 主持人座席 发言者席位等三个不同方面的问题 1 主席团排座 主席团 是指在主席台上正式就座的全体人员 基本规则 一是前排高于后排 二是中央高于两侧 三是右侧高于左侧 政务礼仪中左高右低 2 主持人座席会议主持人 又称大会主席 具体位置 一是居于前排正中央 二是居于前排的两侧 三是按其具体身份排座 但不宜令其就座于后排 3 发言者席位起立发言发言者席位 又叫做发言席 在正式会议上 发言者发言时不宜就座于原处发言 发言席的常规位置 一是主席团的正前方 我国的惯例 二是主席台的右前方 国际惯例 尊位 2 群众席排座 在大型会议上 主席台之下的一切座席均称为群众席 群众席的具体排座方式有二 1 自由式择座 即不进行统一安排 而由大家各自择位而坐 2 按单位就座 它指的是与会者在群众席上按单位 部门或者地位 行业就座 若分为前排后排 一般以前排为高 以后排为低 若分为不同楼层 则楼层越高 排序便越低 在同一楼层排座时 又有两种普遍通行的方式一是以面对主席台为基准 自前往后进行横排 二是以面对主席台为基准 自左而右进行竖排 主方谈判的接待准备 1 主座谈判的接待准备主座谈判 作为东道主一方出面安排各项谈判事宜时 一定要在迎送 款待 场地布置 座次安排等各方面精心周密准备 尽量做到主随客便 主应客求 以获得客方的理解 信赖和尊重 成立接待小组成员由后勤保障 食宿方面 交通 通讯 医疗等各环节的负责人员组成 涉外谈判还应备有翻译 了解客方基本情况 收集有关信息可向客方索要谈判代表团成员的名单 了解其性别 职务 级别及一行人数 以作食宿安排的依据 掌握客方抵离的具体时间 地点 交通方式 以安排迎送的车辆和人员及预订 预购返程车船票或飞机票 拟订接待方案根据客方的意图 情况和主方的实际 拟订出接待计划和日程安排表 日程安排还要注意时间上紧凑 日程安排表拟出后 可传真给客方征询意见 待客方无异议确定以后 即可打印 如涉外谈判 则要将日程安排表译成客方文字 日程安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发 亦可将其放在客方成员住房的桌上 主座谈判时 东道主可根据实际情况举行接风 送行 庆祝签约的宴会或招待会 客方谈判代表在谈判期间的费用通常都是由其自理的 2 主座谈判迎送工作主方应确定与客方谈判代表团的身份 职位对等 准确掌握对方抵离的时间 主方所有迎送人员都应先于客方到达指定地点迎候 主方应主动到机场 车站 码头迎接 在到达前15分钟赶到 对于客方身份特殊或尊贵的领导 还可以安排献花 迎接的客人较多的时候 主方迎接人员可以按身份职位的高低顺序列队迎接 双方人员互相握手致意 问候寒暄 如果主方主要领导陪同乘车 应该请客方主要领导坐在其右侧 最好客人从右侧门上车 主人从左侧门上车 避免从客人座前穿过 Nicetoseeyou 3 谈判室的布置与座次安排 谈判室的选择与布置小规模谈判还可在会客室 有条件的话最好安排二三个房间 一间作为主要谈判室外 另一间作为双方进行内部协商的密谈室 再配一个休息室 谈判室布置以高雅 宁静 和谐为宜 环境安静 没有外人和电话干扰 光线充足 室温适宜 装饰陈设简洁 实用 美观 谈判桌摆放及座次安排长方形或椭圆形 若谈判桌横放 则正面对门为上座 应属于客方 背背对门为下座 属于主方 若谈判桌竖放 则应以进门方向为准 右侧为上 属客方 左侧为下 属主方 双方主谈人 首席代表 各在己方一边的中间就坐 译员安排在主谈人右侧 其余人员则遵循右高左低的原则 依照职位高低自近而而远地分布在主谈人两侧就坐 圆形多边谈判一般采用圆形谈判桌 见图9 3 国际惯例上称为 圆桌会议 马蹄形小型的谈判 也可不设谈判桌 直接在会客室沙发上进行 双方主谈人在中间长沙发就坐 主左客右 译员在主谈人后面 双方其余人员分坐两边 4 客座谈判的礼仪 入乡随俗 客随主便 对一些非原则性问题采取宽容的态度 以保证谈判的顺利进行 明确告诉主方自己代表团的来意目的 成员人数 成员组成 抵离的具体时间 航班车次 食宿标准等等 以方便主方的接待安排 可与主方协商提出自己的参观访问 游览观光等活动要求 但应尊重主方安排 谈判期间 对主方安排的各项活动要准时参加 通常应在约定时间的5分钟之前到达约定地点 到主方公司做公务拜访或有私人访问要先预约 对主方的接待 在适当的时间以适当的方式表示感谢 客座谈判有时也可视双方的情况 除谈判的日程外 自行安排食宿 交通 访问 游览等活动 2 出席商务谈判的仪表仪态要求 1 整洁的仪容仪容是指一个人的身体不着装的部位 主要是头发 面部和手部 商界人士仪容的要求是干净整齐 端庄大方 男性头发 发型简单大方 长短适当 干净整齐 不准留新潮 怪异的发型 不准蓬头乱发 亦不准染发 最好也不要烫发 手 谈判时 握手问候 交换名片和递送文件等都会将手展示于人 因此 及时修剪指甲 保持手的干净整齐也是必要的 面部 保持干净清爽 养成每天上班前必剃须的习惯 不准留胡子 也不能留大鬓角 谈判前 不要进食大蒜 葱 韭菜 洋葱 腐乳之类的食物 保持牙齿清洁 没有食品残留物 也没有异味 女性 出席商务谈判的女性 应选择端庄大方的发型 过于时髦 怪异的发型 染发和不加以固定的长发 都不适合出现在这种场合 选用的发卡 发箍以朴实素雅为佳 脸部应化淡雅的日妆 保持妆容的和谐清爽 一般不宜文眉 文眼线 唇膏和眼影也不要过于浓艳 要与服饰协调 可适当使用清新的淡香水 但香气不可过于浓烈 女性手部除保持干净整齐外 可适当使用指甲油美饰一下指甲 不宜涂抹彩色指甲油 2 规范的服饰 男性 应穿深色 蓝 黑 灰 棕 的三件套或两件套西装 白色 或与西装同色系 衬衣 打素色或条纹领带 配深色袜子和黑色皮鞋 除结婚戒指外 一般不戴其他首饰 最好能戴上一只有品味的手表 既能掌握时间 又是最好的装饰品 在商务谈判场合 男性不应穿着茄克衫 牛仔裤 T恤衫 旅游鞋 凉鞋等休闲服装出席 女性 端庄 典雅的套裙是商界女性出席谈判场合的最佳选择 以体现着装者的稳重 端庄 配上肉色的长筒或连裤丝袜和黑色的高 中 跟鞋 与服饰配搭 适当点缀一两件首饰或胸针 花 丝巾等 出席商务谈判的女性 切忌穿得太紧 太透 太花 太露 太短的休闲装或牛仔装 运动装 也不要佩戴太多的首饰 否则既显得没有教养 也显得没有品味 Yes No 3 文明得体的言谈举止 说话商务谈判人员要求说话表达准确 口齿清晰 言词有