办公文秘_秘书的素质要求培训课件

第一部分第二章秘书的素质要求 教学内容 第一节秘书的职业修养第二节秘书的知识结构第三节秘书的能力结构第四节秘书的心理素质和性格特征 第一节职业修养 一 何谓职业修养 过硬的政治理论修养高尚的职业道德修养优良的职业作风修养扎实的专业知识技能修养秘书KAQ 知识 K 能力 A 与品质 Q 因而KAQ就是秘书知识 能力和基本素养的综合 不同秘书的要求自然不同 但有一定的趋同性 权力 我得到 神马 规范 我应该选择 神马 态度 别人认为我是 神马 态度 方法 我会干 神马 二 政治理论修养指秘书人员在马克思主义理论知识 政治组织观念 法制意识和政策观念等方面应达到的水准 由于秘书直接为领导制定和落实政策服务 因而要求政治性很强 政治理论修养 1 现代意识 2 公民意识 3 法制与纪律意识 1 现代意识 官僚体制 理性化 世俗化 异化 商品化 去脉络化 个人主义 主观主义 线性进程 客观主义 普世主义 大众社会 工业社会 同质化 单一化 交杂化 民主化 中心化 阶级组织 机械化 也包括一些其他的时代趋势 如理性 高效 公正 尊重 底线 专业 修养 甚至是一些新的理念 如环保 低碳 解压等等 2 公民意识 1 维护 争取自身的自由和权利的强烈意识 2 对社会中其他每一个个体 其他群体的自由和权利的关注 尊重和维护 3 对公共社会的自觉监督 强调 认同 信仰社会公正 社会正义 4 强烈的社会责任感 对社会公共责任的主动担当 5 追求真相 真理的主动性和积极性 尽力达成这种能力 6 正视历史 关注未来 自觉的怀疑倾向和批判精神 7 努力强调 推进人与自然的和谐 8 重视 融入 达成良好的社会合作关系 9 高度的道德内省 言行一致 现代公民意识的最核心的观念 应该是强调社会个体的主体意识和个体的主体解放 主要表现在维护 争取自身的自由和权利的强烈意识 以及对社会中其他每一个个体的自由和权利的关注 尊重与维护 3 法制与纪律意识秘书代表组织和领导 严肃 遵纪守法有法律不一定代表有法制 有些法律恰恰禁止了法治 如果国家发生战争 你是这个国家的公民 你选择支持还是反对你的国家 如果你所在国家的当局 正在做侵害人权的事情 有别国介入推翻政府 你是选择支持还是反对你的国家 如果你所在国家腐败重重 体制落后 没有宪政 没有人权 你支持渐进改革还是激进革命 你是认为 非暴力不革命 具有软弱性 光荣革命 欺骗性 还是认为其实他们在克制理性 为民生而制止流血 如果一个人是民主领袖 回来因被 处理 彻底改变信仰 你支持还是蔑视 如果一个人他信某本书 这本书让他 第一天预谋杀人 第二放弃杀人 第三天准备救人 那怎么看待这本书 如果一个人为了梦想 到乡村教书 每天背学生过河 导致三十岁就得依靠拐杖走路 有一天 这个人参加了某个团体 团体说因为这个人参加了团体 所以是团员学习的榜样 如果某个国家的发展不是靠对外掠夺 而是靠对内掠夺 某一天你长大了 成了精英 不小心发现了这个秘密 而你的父辈恰是被掠夺者 你该怎么办 如果你和某个同学很要好 一天 这个同学被传销组织洗脑了 骗的你倾家荡产 落魄街头 几年后 不知该同学是否真的醒悟了 他现在是工商局长 你希望对他做什么 几天前 电影院播放接吻镜头被剪辑了 几天后你看到网上到处都是利用美女经济的现象 你有何感叹 你怎么看这个笑话 有个人从东德给派到西伯利亚工作 他知道自己的邮件都会被人监看 因此他告诉朋友 我们定一个暗号 假如我的信件用蓝墨水写 里面说的都是真话 如果我用红墨水 说的都是假话 一个月后他的朋友收到他第一封信 这儿一切都美好 商店里塞满了好吃的食品 戏院播放著来自西方的好电影 住宅又大又豪华 唯一买不到的东西就是红墨水 无产阶级的解放是一个艰苦的事业 只有坚贞不屈的人才能胜任 只有那些在人们普遍感到悲观失望的时候能够保持不屈不挠的精神的人 只有那些意志锻炼得坚如刀剑的人 才配称为工人阶级的战士 才配称为革命者 人们在其商品中认出自己 在他们的汽车 高保真音响和错层式住宅 厨房设备中找到自己的灵魂 人是生而自由的 但却无往不在枷锁之中 做老师的人经常在那里假装一付师长的尊严样子 企图让学生把他看作一个十全十美的完人 这个做法的效果适得其反 他们怎么不明白 正是因为他们想树立他们的威信 他们才反而摧毁了他们的威信 建立国家的唯一目的 乃是为了保障社会的安全以及人民的自然权利 当政府的所作所为与这一目的相违背的时候 人民就有权利采取行动甚至以暴力的方式将权力收回 如果整个人类 除一人之外 意见都一致 而只有那一个人持相反意见 人类也没有理由不让那个人说话 正如那个人一旦大权在握 也没有理由不让人类说话一样 理想社会 自由度最高 要通过法治才能实现 要做到这一点 就要实现思想解放 把人的思想从崇尚国家的现代蒙昧主义下解放出来 自觉地为实现这种理想而奋斗 民主是为了自由而追求平等 社会主义则是为了压迫和奴役而追求平等 当权力本身在组织化的伪装下出现时 它会使其过人的魔力发展到足以将自由人民的社会转变成极权主义国家的程度 当代中国政治思潮 老左派仍以阶级斗争为纲自由主义在 夹缝 中承受压力新左派 本身就是疾病 不是药方 民主社会主义走出 叛徒 形象民族主义非理性亢奋并非中国福音新儒家要求以儒学为官学 以儒教为国教民粹主义破坏性手段终将使民众受伤害 二 职业道德修养职业道德 从事一定职业的人 在本职工作中所遵循的道德规范 是担负一定社会职责和义务的职业从业人员应当遵循的具有行业特色的道德规范 是对某一职业从业人员的约定俗称的以善恶标准进行评价的心理 任何人的职业行为都要接受周围大众以思想信念 行为习惯 法律法规为基础的社会舆论的品评和议论 秘书职业道德修养是由秘书人员的内心信念 传统习惯 社会舆论以及法律义务等要素维系的一种特殊的社会道德现象 秘书职业道德 忠于职守 服务领导 埋头苦干 甘居幕后 谦恭有礼 办事公道 遵纪守法 廉洁奉公 诚实守信 严守机密 案例1年轻的小王大学毕业以后 应聘到一家规模很大的贸易公司的杭州分公司工作 凭着他的聪明和能力 经过一段时间的努力 他被分公司的李经理看中 调到经理办公室当秘书 王秘书干得倒也有声有色 这些天王秘书很兴奋 因为几天后总公司的张副总经理要来他们分公司视察工作 由于他工作出色 人又机灵 李经理点名让他陪同一起向张副总经理汇报工作 王秘书心想机会来了 他要精心准备一番 一定要在副总经理面前好好表现一把 不光让李经理脸上有光 说不定借此以后还可以调到总公司工作 所以 在张副总经理视察其间 王秘书总是抢着介绍公司某些具体情况 侃侃而谈 娓娓道来 从现状到未来发展趋势 从具体工作到宏观评价无一遗漏 对自己了解得不太准确的情况 也能灵机一动 迅速做出汇报 对张副总经理给公司布置的任务 王秘书也毫不犹豫地承诺下来 视察结束后 王秘书还给张副总经理留了名片 表示今后张副总要办什么事 无论公私 都可以直接找自己 送走张副总经理以后 王秘书对自己的表现有些沾沾自喜 可是 他发现李经理的脸色有些不对头 并没有表扬他 只说了一句 辛苦了 过了几天 王秘书被调到销售科当业务员去了 他怎么也没有想到会是这个结果 郁闷极了 思考题 1 王秘书在接待工作中的表现合适吗 2 王秘书在整个接待工作中 尤其是汇报工作应该怎么做 3 经理事后调王秘书去销售科当业务员 你是怎么看待这件事的 1 如此露脸 不合适 忠于职守 服务领导 埋头苦干 甘居幕后 2 汇报材料 准备好历史沿革 工作概况 进展情况 成绩经验与不足 要真实具体 将成绩 谈经验要留有余地等 汇报人员 小组 事务性一般秘书来做 战略性一般领导来做 业务性一般业务部门来做 3 坏 表面看起来处理过重 但对越权者 吃里扒外者有此处罚很正常 好 王秘书或许可能更胜任销售 总之权力决定规则 案例2局里就要开年度总结会了 要对今年的工作进行总结 还有不到一周的时间 为了保证会议顺利召开 秘书处的全部人马都集中到会议室 研究讨论会议的有关文件 首先讨论的是秘书处李处长给局长写的年度总结报告 李处长不愧是局里的第一支笔 报告写得洋洋洒洒 声情并茂 令人振奋 但在征求意见过程中 秘书小周直截了当地提出了自己的看法 他认为李处长的报告中有多处统计数据不准确 原因在于李处长采用的统计方法不正确 应该加权处理的数据没有进行加权处理 而李处长认为他采用的这些数据都是下属各个单位报上来的数据 进行简单的加减就可以 无须进行其他处理 可是 周秘书自恃自己是学统计学专业的 是科班出身 坚持认为李处长的数据处理不当 惹得李处长很不高兴 脸越拉越长 说了一声 大家先休息一下 就端着茶杯出去了 趁休息期间 秘书处的老秘书张大姐过来和蔼地提醒周秘书说 小周 要注意一下提意见的方式 当着这么多人的面 用这么肯定的语气说李处长错了 他会是一种什么感受 如果我是李处长 我会觉得你就跟直接骂我 无知 一样 所以 即使你的意见是对的 也应该注意说话的方式 周秘书马上辩白说 我没有别的意思 只是实话实说 我这个人生来就是这样的性格 有什么说什么 不会装假 不会拐弯抹角 我认为做人要正直坦白 话音未落 张大姐严肃地说 为人正直和注意说话方式是两个不同的问题 为人正直 是指不撒谎 不欺骗 是个人道德品质问题 而说话方式是个技巧问题 是个工作方式方法问题 两者不能混为一谈 请你记住 对于我们这些职业秘书来说 用什么方式说话 永远比说些什么更重要 1 在本案例中周秘书认为自己是正直坦白的人 你怎么看待 秘书的正直 2 秘书应该怎样提出自己的观点 1 正直 办事公道从属于服务领导 忠于职守 2 对于职业秘书来说 说些什么重要 但用什么方式说话 永远比说些什么更重要 案例3 公司近一段时期进入一个非常微妙的时期 因为每年到这个时候 都要进行例行的人事调整 这些天 秘书张静的办公室很热闹 一会儿财务部李经理过来转了一圈 一会儿公关部周经理也借故来了一趟 一会儿研发部经理打来电话 张静询问他有什么事情 他也没说出所以然来 不了解内情的人可能会觉得很奇怪 但是对于经验丰富的张秘书来说 却见怪不怪了 她心里很明白 这些部门经理之所以总往她这儿跑 就是因为她是总经理秘书 近水楼台先得月 知道一些关于人事调动的内幕消息 想事先从她这儿打听一些消息 但既然他们不好意思明说 她也乐得假装糊涂 中午在餐厅吃饭的时候 销售部的田科长端着饭菜来到她对面坐下 寒暄了几句 就话锋一转问道 小张 咱们平时关系不错 我就不拐弯抹角了 能跟我透点消息吗 这次我们销售部的人事是怎么变动的 咱们总经理很信任你 有机会的话 帮我在总经理面前多说几旬好话 张秘书一听 该来的还是来了 面对田科长的期望 她却只能回答 对不起 田科长 我不太清楚 田科长对她的回答有点失望 不高兴地说 你不知道谁知道 是不想告诉我吧 张静只好说 田科长 我真的不知道 所有人事方面的文件都是人力资源部做的 不是我起草的 其实 张秘书说的话一半是真的 一半是假的 文件是人力资源部起草的不错 但是在经过她的手送给总经理的时候 她看到了里面的内容 接下来 田科长只好转移了话题 悻悻离开 1 张秘书拒绝透露人事调动内幕消息 会因此得罪田科长吗 你认为接下来她应该怎样与田科长相处 2 秘书是否应该在领导面前帮她喜欢或对她有帮助的人美言 3 张秘书明明知道人事调动的内容 她却说不知道 你认为她是个诚实的人吗 你怎样看待秘书的诚实 4 你认为张秘书为什么乐意假装糊涂 1 常态 2 提供间接机会而非 直接参与 领导感觉你 置身事外 3 诚实从属于服务领导 忠于职守 4 子曰 知者乐水 仁者乐山 以上三个案例的启示 道德问题的重点 不在于知道道德是什么 应该对谁做出道德批判 而在面对具体情况时怎么选择 选择主要由利害 利益 技术三个方面决定 有限的归纳上升 如 凡法皆恶 乃因凡法皆为自由之违背 慎重批评 如 不要去审判别人 因为我们都是罪人 找到关键途径 如 良知 是这个世界分配得最均匀的东西 因为人人都认为自己具有非常充分的良知 就连那些在其他一切方面全都极难满足的人 通常也不会觉得自己的良知不够而想要再多得一些 找到出发点 如 在我们所有热情和欲望中 权力之爱是我们的专横和孤僻本性的表现 因为一个人的自尊心需要以公众对他的折服来满足 利害 哪个道德要素的权重最高 从属关系是什么 利益 做出选择者的正当利益如何保证 技术 如何消解道德难题 道德处在什么位置 与外在之法律和内在之价值观有什么关系呢 秘书应当忠于职守 如果上述断定为真 确定以下断定的真假 A 秘书必须忠于职守 B 允许秘书忠于职守 C 允许秘书不忠于职守 D 禁止秘书忠于职守 E 秘书不应当不忠于职守 F 不禁止秘书不忠于职守 答案是 B E为真 三 职业作风脚踏实地 耐心细致 一丝不苟服务群众 深入现实 求真务实谦虚谨慎 不卑不亢 坚持原则机敏干练 讲究效率 善于合作勤于学习 富于创造 勇于开拓 第二节秘书的知识结构 知识结构指人们所掌握的知识所构成的框架体系 福尔摩斯的知识结构表 文学知识 无 哲学知识 无 天文学知识 无 政治学知识 浅薄 植物学知识 不全面 地质学知识 偏于实用 且很有限 化学知识 精深 解剖学知识 准确 但没有系统 惊险文学 广博 英国法律 充分了解 此外 还善于使用棍棒 精通刀剑拳术 提琴也老的很好 不在于拥有很多知识 而在于精深和搭配 使之成为一个开放 更新的系统 基础知识 职业知识和相关知识 1 基础知识 1 文化基础知识文化基础知识主要包括语文 历史 物理 化学 生物 历史 地理 外语等在基础教育阶段所学的文化基础学科知识 存量知识与更新补充 2 基础理论知识基础理论知识主要包括马克思主义哲学原理 政治经济学 思想道德修养 现代汉语 基础写作 普通逻辑 高等数学 英语 计算机等大专以上学历教育阶段所学的公共基础学科知识 2 职业知识 1 秘书专业知识 秘书专业知识主要包括秘书学知识 秘书实务知识 文书写作知识 文书处理知识 档案管理知识 秘书礼仪知识 办公设备使用知识以及信息管理知识等等从事秘