办公文秘_秘书职业概述1

邓小平谈秘书 1993年7月的一天 邓小平在北京接受加拿大记者保罗 杰克逊采访 其中有这么一段对话 杰克逊说 古往今来 中国有许多人才是秘书出身的 邓小平说 跟领导干部当秘书 能经风雨见世面 锻炼领导才能 西汉文学家司马迁曾任中书令 就是皇帝的秘书 唐代诗人张九龄曾任中书舍人 新唐书 的作者欧阳修做过翰林学士 三国时文学家祢衡做过江夏太守黄祖的秘书 近代中国第一个政治秘书是孙中山的秘书宋庆龄 我们党最早的秘书是毛泽东 周恩来 任弼时 邓颖超都做过译电员 杨尚昆长期担任中央办公厅主任 他自称是 中央领导的秘书 从秘书中培养党政高级干部 也不失为我们拔擢人才的一条捷径 第一章秘书职业 第一节秘书概念的界定第二节秘书职业的分类第三节秘书职业的特点第四节中国的秘书职业化思考训练与教学互动 Internet 第一节秘书概念的界定 一 国外对秘书概念的界定二 我国对秘书概念的界定 一 国外对秘书概念的界定 一 美国对秘书概念的界定秘书是为领导工作服务的 在决策与执行之间上传下达 处理文书档案和办理行政事务 二 英国对秘书概念的界定 三 日本对秘书概念的界定1 指官职名称 指在政府机关或社会团体中从事日常事务的负责人 2 指帮助上级处理各种事务的工作人员 广泛的秘书职务含义 3 协助领导处理日常办公室事务的工作人员 普遍的理解 国际职业秘书组织 ProfessionalSecretariesInternational 给秘书所下的定义是 具有熟练办公室工作能力 不需上级敦促即能主动负责 积极进取 干练果断 能在授权范围作正确决定的经理助手 Secretary 大秘书 辅臣 国王身边参与机要政务 掌管机密文件和印玺 宫内事务的文职大臣 后沿用为世界许多国家主管政府事务的部长或常务副部长 如欧美的国务秘书theSecretaryofState 也可译为国务大臣 secretary 小秘书 帮助上司处理文书和事务的人 二 我国对秘书概念的界定 辞海 的解释有五层涵义 职务名称之一古代官名在使馆中介于参赞和随员之间的外交人员宫禁里的藏书谶纬图箓等书 二 我国对秘书概念的界定 一 我国古代对秘书概念的界定1 秘书 词义由物名到官名 秘书 一词最早出现在汉代 具体涵义是指宫禁内秘藏之书 也就是保存在皇宫中的秘密收藏不予公开的图书资料 也指巫师或方士用隐语预卜吉凶或未来作出预言的谶讳 图箓之书 自公元159年汉桓帝设立 秘书监 起 秘书 的词义开始由物到人的转变 逐渐有 官职 以及 官署 之意 魏王曹操设秘书令 秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能 而且还具有收发奏章 草拟和上传下达的职责 魏文帝改秘书为中书 中书出令 门下审议 尚书执行 二 我国对秘书概念的界定 一 我国古代对秘书概念的界定1 秘书 词义由物名到官名辛亥革命后 孙中山等成立中华民国临时革命政府 这时出现的秘书才是真正的具有现代意义的秘书 其一 秘书一词已完全摆脱了 图书 的含义 从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位 其二 对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台 对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以 秘书 相称 2 官方秘书称谓 世本注 黄帝之世 始立史官 仓颉 沮诵居其职 尚书 舜典 帝曰 龙 朕塈谗说殄行 震惊朕师 命汝作纳言 夙夜出纳朕命 惟允 说文 史 记事者也 从又持中 中 正也 史官是我国最早的秘书官职 职责是记录领导集团的事情 掌管文书档案 二 我国对秘书概念的界定 2 官方秘书称谓 周礼 春官 太史掌邦国之六典 小史掌邦国之志 内史掌书王命 外史掌使乎四方 西周时期 卿事寮 VS 太史寮 自秦汉始 秘书工作逐渐确立 从中央到地方都设有专门的秘书机构以及秘书人员 秘书官职称谓变化不断 如秦汉时的丞相 御史大夫 魏晋时的中书监 中书令 唐宋时的通事舍人 起居舍人 明代的内阁大学士 中书舍人 清代的军机大臣 六科给事中等 3 非官方秘书称谓春秋末年 权势贵族聘用家臣 为首者称 家宰 下设司徒 司马 工正 马正等 战国时期 著名四公子纳士数千 食客 门客 舍人等 魏晋南北朝时期 霸府即权臣独自掌握的政权 幕僚始流行 隋唐以后科举落榜文士充当幕僚 韩愈 蒲松龄 清朝幕僚盛行 幕友 师爷 幕宾 有了幕馆 幕学 清末光绪皇帝批准安徽巡抚设辅助人员的请求 设秘书官职 1905年 孙中山在日本组织同盟会 先后任命马君武 胡汉民为同盟会总部秘书 选宋霭龄 宋庆龄为自己的秘书 1911年 同盟会成员领导两个革命团体 文学社 共进会 发起武昌起义 这两个组织也设置了专门的秘书工作人员 书记员 职责是 掌管社中往来之文件 信札起草事宜 凡有重要事宜及机密文件 均应亲行缮写 决不委之他人 致有漏泄之事 1912年元旦 中华民国临时政府在南京成立 孙中山在大总统府设置 秘书处 在其中设有秘书长 秘书 至此 秘书 具有了现代意义 4 近代秘书的名称 二 我国现代对秘书概念的认识 秘书绝不是一种职务 而是一种职业 张家仪 也谈 秘书 的定义 1986年位居领导人身边或领导机构中枢 从事办公室事务 办理文书 联系各方 保证领导工作正常运转 直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息助手 国家劳动部 秘书职业技能标准 1997年从事办公室程序性工作 协助上司处理政务及日常事务 为决策及实施提供服务的人员 国家劳动与社会保障部 秘书职业技能标准 2003年 第二节秘书职业的分类 一 国外秘书职业的分类二 我国秘书职业的分类 一 国外秘书职业的分类 一 美国秘书职业的分类美国劳工部依照下述三个方面的标准对秘书进行分类 1 根据秘书所服务的管理者的级别高低进行分类从低到高一共分为四类 LS 1级 LS 2级 LS 3级和LS 4级 2 根据秘书所担任的职责大小进行分类从低到高一共分为两类 即LR 1级和LR 2级 3 根据秘书职位所规定的职务性质进行分类按此标准 美国秘书又分为行政秘书和专业秘书两大类 二 英国秘书职业的分类英国的秘书职业教育相当完善 秘书考试制度非常规范 在国际秘书界享有较高声望 根据组织与个体的不同 英国秘书被分为政府秘书 公司秘书和私人秘书 特许秘书与行政人员公会 TheInstituteofCharteredSecretariesandAdministrators ICSA 专门负责政府机关以外的秘书人员培训 每年在全球举行两次统一考试 凡参加17门课程考试全部及格 又有5年以上秘书工作经验可以秘书证书 二 我国秘书职业的分类 我们对于我国现代秘书应粗线条地从纵向和横向划分种类 这不仅有利于秘书做好具体的秘书工作 也是秘书职业化向纵深发展的重要条件 横向划分 纵向划分 一 纵向分类 针对秘书所承担的职责范围大小和工作任务轻重的不同 一 纵向分类 针对秘书所承担的职责范围大小和工作任务轻重的不同 1 高级秘书 指秘书长 办公厅 室 主任 虽然他们工作的机关 单位不同 但都是领导者的重要助手 日常行政工作的负责人 有的人本身就是领导成员 如政府的秘书长 同时也是政府的领导成员之一 其职责是 参与政务 掌管事务 协助首长综合情况 研究政策 掌握机要 推行工作 以及主持日常行政事务工作等 2 中级秘书 指办公厅 室 主任以下及下属的秘书处长或秘书科长 秘书股长 文字秘书 他们负责起草文稿 办理公文 调查研究 收集和整理信息资料等工作 其工作成效 对领导者的决策有重要作用 3 初级秘书 指在办公厅 室 秘书处 科 内从事操作性 服务性工作的秘书 如打字 印校 速记 接待 应对电话 文件收发保管和其它事务工作是其主要任务 他们不一定有职称 但通常也被称为秘书工作人员 一 纵向分类 对秘书进行纵向分类 目的是使各个层次的秘书充分明确自己的工作职责和工作范围 既要避免人浮于事 又要避免越俎代庖 从而保证秘书工作有序 高效地进行 我国政府机关的秘书 因其职务职责而有相应的行政级别 中央的秘书可以达正部级 省部的秘书可达厅局级 地 市 厅 局的秘书可达处级 县 团 处的秘书可达科级 高级秘书动脑子出点子 中级秘书动手摇笔杆子 初级秘书跑腿办事 二 横向分类 随着秘书工作日益普遍化和社会化 秘书不仅供职于政府机关 事业单位和社会团体 也供职于各类企业 横向分类是根据秘书所供职单位的专业领域划分的 是为了适应不同行业 不同工作领域对秘书工作的不同要求加以分类 二 横向分类 按照秘书人员所从事的行业来划分 可分为 党务秘书行政秘书军事秘书法律秘书公关秘书医务秘书教学秘书科研秘书商务秘书等 二 横向分类 按照秘书人员所从事的工作内容划分 1 行政秘书 指负责机关日常行政管理工作以及总务后勤事务的秘书人员 2 文字秘书 指以撰拟 处理文稿为主要工作的秘书人员 即人们通常所说的机关或单位的 笔杆子 秀才 3 机要秘书 指在党 政 军机关从事机密文电的翻译 处理及保管的秘书 机要秘书通常包括译电员 机要保密员等 4 信访秘书 指办理人民群众来信来访工作的秘书人员 其职责是通过办信 接访 沟通领导与人民群众的联系 加速政策的贯彻落实 5 通讯秘书 指负责管理通讯事务以及各种通讯设备 如电话总机 电传 传真等的秘书人员 6 生活秘书 指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人员 生活秘书通常是专为较高级的领导人配备的 二 横向分类 从秘书服务对象的性质来划分 可分为公务秘书和私人秘书两类 1 公务秘书公务秘书是指为党政机关 军队 社会团体 国营 或集体 企事业单位服务的秘书 公务秘书是国家工作人员 由组织或人事部门选调 从国家或所在单位 集体企事业 领取工薪 在编制上属于所服务的机关或单位 1 集体秘书 指为整个机关或单位的领导班子整体服务而不是为某一个领导者服务的的秘书 我国各级党政机关 军队 企事业单位和社会团体的秘书 大都属于集体秘书 2 专职秘书 指专门为某个领导者 专家服务的秘书 有时也称为某某领导者或专家的私人秘书 专职秘书服务的对象虽然是某个领导者或专家 但他仍属于国家干部编制的工作人员 同样是从国家或所在单位 集体 领取工薪 这与私人出资聘用的私人秘书不同 2 私人秘书 非公务秘书 私人秘书是指由私人出资聘请并为聘请者服务的秘书 这类秘书又可分为外资企业秘书 中外合资企业秘书 中外合作企业秘书 民办企事业秘书 民办团体秘书 专业户或个体户秘书以及其他个人聘用的秘书等 这类秘书不属于国家编制的工作人员 其工薪由聘用者支付 案例分析 阎振利原来在北京市财政局工作 因为表现恶劣 违规乱纪 差点被开除公职 但这样一个劣迹斑斑的人 却被当时的北京市委副书记 常务副市长王宝森看中 他以阎振利精明能干 能写会说为由 要求把阎调到自己身边当秘书 当时负责考核选调工作的部门 认为既然是领导人选调自己的私人秘书 应该充分尊重领导个人的意见 相信领导的眼光不会错 于是按照王宝森的要求将阎振利从市财政局调到市政府办公厅 让其任王宝森的秘书 阎振利后来成了王宝森进行违法犯罪活动的得力助手 他可以随便扣压请示报告 甚至代替王宝森发号施令 被市政府机关的干部私下评判为 最次的秘书 后来 北京市负责考核选调工作的人员说 这是选调关没有把好造成的漏洞 请用本章节内容分析评价阎振利的秘书工作和考核部门的选调工作 第三节秘书职业的特点 一 秘书职业发展现状二 秘书职业的基本特点 一 秘书职业发展现状 一 秘书工作职业化职业化是指从事某项工作的人形成了相对稳定的社会群体 秘书工作发展呈现出职业化特点 是世界性的潮流 也是社会发展到市场经济阶段的必然产物 国际职业秘书协会 欧洲秘书协会 中国秘书学会等秘书行业组织的出现是秘书工作职业化的重要表现 二 秘书技能专业化随着秘书职业的发展 秘书技能逐渐呈现专业化趋势 首先 秘书工作的分工越来越具体 其次 秘书工作的要求越来越严格 此外 秘书还应熟悉会计 经济学 保险 税务 企业管理 法律等多项专业知识 秘书工作的内容 1 文书撰写 上司口述或会议记录 整理 文件起草 修改 润色等 2 文书制作 打字 复印 编排 装订等 3 文书处理 收发 传递 办理 保管 立卷等 4 档案管理 归档 鉴定 管理 提供等 5 会议组织 准备 记录 文件 善后等 6 调查研究 计划 实施 分析 研究等 7 信息资料工作 收集 整理 提供 储存等 8 信访工作 群众来信来访或顾客投诉处理等 9 接待工作 日常来访与计划来访接待 安排 服务等 10 协调工作 政策 工作 地区 部门 人际关系等 11 督查工作 政策推行或决议实施的督促 检查等 12 日程安排 为上司安排工作日程 会晤及差旅事宜等 13 日常事务 通讯 联络 值班 生活 管理等 14 办公室管理 环境 设备 经费等 15 其他临时交办事项 三 秘书办公科学化随着信息时代的到来 以计算机为代表的信息处理技术的进步为秘书工作提供了极大的方便 办公方式由纸笔世界转向电子信息世界 传统的手工操作转变为现代计算机处理 这求秘书必须及时更新工作方法 行为方式 知识构成 思想观念 胜任科学管理 四 秘书职业低龄化从世界范围看 秘书队伍比较年轻 发达国家秘书人员平均年龄在26岁左右 一般为20 35岁 主观上 人们把秘书当作理想职业 但不是终生职业 把秘书当作由操作层通向管理层的阶梯 客观上 秘书工作繁忙 体力脑力要求较高 尤其是记忆力 灵敏度 准确性等适合年轻人 五 秘书工作女性化在历史条件下 男性秘书占大多数 政府机关中 男性秘书多 近现代从全球范围来看 女性秘书在数量上占绝对优势 心理学研究表明 大多数女性温柔体贴 语言能力强 善于形象思维 乐于做程序性 重复性工作 适于做体力轻而技术要求规范单纯的工作 西方国家的中级初秘书女性达到90 以上 高级秘书侧重于调查研究 出谋划策 逻辑思维和高科技 定于变动而挑战性 则男性居多 六 秘书从业资格化秘书职业资格证书制度是指 建立统一 科学 高标准的秘书职业技能培训和等级考试 凡考试合格者发 秘书职业资格等级证书 每个从业人员在从业前必须掌握一定的专业知识和技能 秘书职业资格认定对秘书从业人员提出更高 更新 更全面的要求 激励每个秘书不断扩充自己 完善知识结构 提高职业素养与业务能力 二 秘书职业的基本特点 一 广泛性 二 近身性 三 服务性 四 从属性 一 广泛性 二 近身性 半月谈 以与领导的关系分类 秘书可以分解成5种角色 秘书秘书 姓秘名书 一离不开秘密 二离不开文书 无论机关企业私人秘书 其工作内容或多或少涉及机要和秘密 或者是个人的隐私 所以保守秘密是秘书人员的首要职业道德 文秘 智囊 经纪人 养子 黑帮 三 服务性 1985年全国秘书长会议上 中央提出秘书工作要做到 三个服务 为本机关领导和上级机关服务 为本机关其他平级的职能部门服务 为下级机关和人民群众服务 秘书职业属于第三产业 具有明显的服务性 区别于其它服务行业 它具有直接性 稳定性 广泛性 四 从属性 秘书的存在是以领导的存在为前提的 这就决定了在工作中领导的主导地位与秘书的从属地位 从属性一方面要求秘书调整配角意识和主角意识 一方面决定了秘书劳动成果的隐蔽化 1956年9月15日 中国共产党第八次全国代表大会在北京召开 毛泽东致开幕词 很短 约两千字 根据记录 在毛致词时被热烈的掌声打断34次 其中有5次是 长时间的热烈鼓掌 足见开幕词在代表心中引起了极其强烈的反响 其中有 虚心使人进步 骄傲使人落后 等格言 但是没有人关注 这篇讲话稿是毛主席的秘书田家英所写 秘书们很低调 虽然经常代表领导人参加一些会议 但秘书们往往表现得很低调 2013年4月16日 在原全国政协主席李瑞环的新书 看法与说法 座谈会在上 李瑞环副部级的秘书参会并在嘉宾席上就座 不过 主持人并没有介绍他的身份 整个座谈会中他也未发一言 这很正常 人民出版社政治编辑部主任张振明参与过多部领导人著作的编辑工作 他告诉南方周末记者 工作性质决定秘书必须低调 因为他们在某种程度上代表首长 新书发布会或者研讨会时 秘书一般是坐在席下听报告 不会发言也不会被介绍 会后秘书要向领导报告结果 南方周末 2014年1月 课前小故事 两个食人族到某公司上班 老板说 如果你们在公司吃人 立马开除 三个月下来大家相安无事 突然一天老板把这两个人叫到办公室大骂一顿 TMD 叫你们不要吃人你们还吃 明天你们不用来上班了 两食人族收拾东西离开 出门时一个忍不住骂另一个 告诉过你多少遍 不要吃干活儿的人 三个月来我们每天吃一个部门经理 什么事都没有 昨天你吃了一个秘书 今天就被他们发现了 第四节中国的秘书职业化 一 秘书职业化的含义二 中国秘书职业化的表现三 影响中国秘书职业化发展的因素四 中国秘书职业化发展的途径 一 秘书职业化的含义 有了职业并不等于就形成职业化 一种职业实现职业化必须要有较为明确的职责范围 系统的管理体系 完善的用人机制和培训制度等 秘书职业化就是秘书职业行为形成了完善的管理系统 有科学的管理制度保障其运行 职业性获得了社会的广泛认可 二 中国秘书职业化的表现 一 秘书职业资格认证工作的全面推开 意味着中国秘书职业化时代的到来 二 专业性组织和秘书服务机构涌现 三 商务秘书成为秘书职业队伍的主体 四 秘书劳动价值具有了商品意义 三 影响中国秘书职业化发展的因素 一 传统秘书观念影响秘书职业的正确定位一是中国 官本位 文化传统的影响 许多人认为秘书是未来的领导 即准官员 把秘书工作作为通向仕途和管理层的跳板 使得秘书工作缺乏职业的独立性 二是由于秘书工作成果的隐匿性 使得许多人对秘书工作的作用认识不足 秘书常常被当做领导的管家 甚至被认为是领导的传声筒 跟班 没有多大的价值 三是目前从事秘书工作的部分人员素质偏低 无论在思想上还是业务上都与实际工作要求存在一定的差距 甚至一些秘书存在违法违纪现象 严重损害了秘书职业的社会形象 四是秘书职业缺乏必要的社会制度保障 由于缺乏严格的职业准入制度 秘书的合法权益得不到应有保障 秘书不安心本职工作 人才流失严重 如何选拔领导人的 机要秘书 根据1980年5月下发的 中共中央办公厅关于中央领导同志机要秘书工作的暂行规定 必须挑选成份好 政治历史清白 社会关系单纯 政治上绝对可靠 作风正派 身体健康 具有一定工作经验和一定政治 文化水平的党员干部担任 二 秘书职业专业化程度有待提高一是目前我国秘书学基础理论研究还比较薄弱 直接影响社会对秘书职业专业化的认识 二是目前我国的秘书教育和培训工作还不完善 重理论教学 轻职业培训 缺少不易为人取代的核心知识和技能 使秘书缺乏职业信心 三是聘用秘书的社会组织的性质 规模不同 对秘书工作的具体内容及要求有很大差别 也使得人们对秘书职业专业化的认知千差万别 四 中国秘书职业化发展的途径 一 加大对秘书职业的宣传 树立现代秘书职业观念 二 制定法律法规 完善秘书职业监督 三 在推行秘书职业资格认证的同时 规范秘书上岗制度 严格职业准入 四 深化秘书学理论研究和秘书职业研究 湖北硬措施管好领导身边人 2013年6月10日 湖北省委办公厅专门出台 关于加强省级领导身边工作人员教育管理的暂行规定 制定了 十不准 和 五项制度 给领导 身边人 戴上了 紧箍咒 十不准 包括不准有同中央和省委不一致的言行 不准接受礼金和吃请 不准插手人事问题和市场活动 不准干预公正执法执纪 不准瞒报假报和泄密等多方面的内容 凡违反其中任何一条者 一律调离现工作岗位 对情节严重 违犯法纪的 依纪依法处理 与此同时 着眼于管理的规范化和制度化 暂行规定 还要求健全调配制度 组织生活制度 学习制度 谈话制度和考核制度 五项制度 思考训练与教学互动 1 什么是秘书 辞海 对秘书的定义是什么 2 中国古代秘书的称谓有哪些 3 简述中国秘书职业的分类 4 秘书职业的特点有哪些 5 联系实际 谈谈实现中国秘书职业化的途径 思考训练与教学互动 6 我国秘书职业的分类标准不属于在横向上的是 A 服务对象和经济支取的不同B 秘书所从事的行业特征C 组织内部分工D 承担的职责范围大小和工作任务轻重7 秘书职业发展现状主要包括 A 秘书工作职业化B 秘书技能专业化C 秘书办公科学化D 秘书从业资格化8 秘书职业的基本特点 A 广泛性B 近身性C 从属性D 服务性 9 汉书 叙传 中记载说 斿博学有俊才 与刘向校 秘书 其中的 秘书 一词是指 A 掌管文书的官员B 宫禁中的藏书C 朝廷中的一种官职D 行政机构名称10 我国 招用技术工种从业人员规定 决定从什么时候起秘书等职业人员必须持职业资格证书上岗 A 1998年6月1日B 1997年8月20日C 2000年3月1日D 2000年7月1日 案例讨论 小李和小陈是中学同班好