办公文秘_职业高级助理能力提升训练

职业高级助理能力提升训练 主讲 张耀升 张耀升先生简介 北京圣塔咨询有限公司董事长 企业核心团队成长教练 长期专注企业快速稳健发展战略与人才策略关系 获得大量新鲜案例 掌握人才资本运营关键 接受过50余家媒体专访并报道 全国电视栏目主讲 出版专著 企业干部全面训练整体解决方案 凭借国企 外资 民营 创业多种经历 以及300余家卓越企业的深入持续研究 开展以企业总裁为核心的核心团队提升实战训练 立志为企业打造梦想核心团队贡献力量 以10余年相关深刻经验 深入 深刻 深远 的理念 带领团队为2600余家企业提供过专业培训及相关成长服务 这其中包括大量的行业第一品牌 一 角色认识 高级助理的三种不同职能 一般协助者 协助与顾问 代行使管理职能 高级助理的角色认识 协助经理 协助管理 价值体现 职业化高级助理的素养 职业精神 职业行为规范 职业技能 职业人具备职业精神 职业道德 职业形象 职业能力 职业化助理态度与精神 你准备好了吗 敬业 职业人最基本的素质 是基本的价值观及信条 责任 直接决定职业成就大小 专业 职业人最需要具备的 创新 职业发展根本意识 协作 职业人的核心能力 规范 职业人的外在表现 高级助理的能力要求拥有一专多能 沟通能力 解决问题能力 人际关系 时间管理 谈判 拓展或管理 二 做一个职业化高级助理 职业化的高级助理必须要具备的几种能力 时间管理能力 人际沟通能力 解决问题 时间管理的演进 第一代 注重利用便签与备忘录 在忙碌中调配时间与精力 缺乏优先概念 必要而非重要 第二代 强调行事历与日程表 反映出时间管理已注意到规划未来的重要 缺乏轻重缓急 第三代 目前正流行 讲求优先顺序的观念 依据轻重缓急设定短 中 长期目标 再逐日订定实现目标的计划 有限的时间 精力加以分配 争取最高的效率 即第二象限工作法 第四代 集大成的时间管理理论 特点在于承认人比事更重要 帮助个人平衡发展生活和工作中不同角色不同目标 时间管理中的四个象限 属于第II象限的工作 有哪些 w准备工作 预防措施 w改善人际关系 w作更周详的规划与组织 w抓住新机会 w充实自我 w增进能力 w价值观的澄清 我们的时间应该集中在哪一象限 为什么 解决问题的六个步骤 做为下属的职业高级助理 了解上级意图 把握上级工作风格与习惯 合理分担工作 主动汇报的习惯 做为同事的职业高级助理 尊重和欣赏 换位思考 知己知彼 做为高级助理的禁忌与注意事项 人际关系旋涡 解决问题的及时性 执行不力 越俎代庖 三 会议管理 上 会议认知 由众人参与 就解决问题或作出决策而采取的群体沟通方式 Purpose目的 Participants与会者 Planning计划 Process流程 有效会议的4P 如何有效地开会 会议常见问题分析 召集了不应该参加的人 参加者没有准备参加会议 会而不议 议而不决 没解决任何问题 高效会议沟通的原则与方法 事前确定 是否有必要召开这个会议 慎重对待确定与会人员名单 散发会议大纲 议程以及背景资料节省时间 如果事先能够收集与会者的信息 实施会议策略和目标就会容易得多 确定会议风格 武断 宽松 紧凑 会议控制力是必要的 纪律 形象 精神面貌等等开局问好调节气氛多表彰 多用正面检讨立刻解决 处理问题结尾建设性的鼓励 四 会议管理 下 会前组织 一次成功的会议在会前的组织 确定是否必要召开这个会议 确定议题 确定参加人选 确定会议通知 确定会议时间 地点 确定会议风格 确定会议流程 讨论 如何组织高效会议 会中控制 开局问好 把握氛围 引导发言 控制方向 作出决策 群体和个体决策 多数与少数 群体还是个体决策 专业意见法 专业人士的意见 听取意见 最终做出决策与选择 领导决策法 听取领导意见和裁决 原因在于看问题的高度和全面性 会后自我总结 哪里开的好 哪里不够好 做个高效会议管理者 教会开会 提前准备 准时开始 引导发言 作出决策 快速实施 及时总结 五 高效执行 助理必要意识 没有执行力 就没有竞争力 许多人会认为执行属于细节事物的层次 不值得企业领导人費神 这个观念绝对错误 相反的 执行是领导人最重要的工作 执行力问题的本质 执行力系统 执行人 执行人的特点 积极主动 强烈的结果导向 负责任 激励自己和他人 执行的条件 高效执行的4个系统 执行力关键 目标 做什么 运营 怎么做 人员 谁去做 六 上传 下达领导指令 上 助理的工作核心 上传 下达 要确保信息的准确 完整 沟通的两个方面 内容 情感 沟通的风格与态度 攻击式 退让式 消极进攻式 积极自信式 怎样与领导进行沟通 如何与不同的同事传递信息与内容 总体原则 双赢与知彼解己 红黄蓝绿四种不同性格模式 追求型与逃避型 自我意识型与需他人判断型 自我意识型与顾他意识型 可能型与需要型 与不同的同事传递信息 七 上传 下达领导指令 下 上传 下达中容易出现的问题 信息流失 信息失真 接收错误 没有反馈 沟通的原理和障碍 沟通的原理 信息与通道 准确性原则 表达的意思要准确无误 完整性原则 表达的内容要全面完整 及时性原则 沟通要及时 迅速 快捷 策略性原则 要注意表达的态度 技巧和效果 这就必须考虑沟通的策略 如何避免上传 下达的谬误 沟通的基本原则 上传下达沟通障碍及解决 发信的障碍 发信者的表达能力发信者的态度和观念 接收障碍 环境刺激接收者的态度和观念接收者的需求和期待 理解障碍 语言和语义问题接收者的接收和接受的能力信息交流的长度信息传播方式与渠道地位的影响 沟通障碍 接收障碍 环境刺激 接收者的态度和观念 接收者的需求和期待 发信的障碍 发信者的表达能力 发信者的态度和观念 接受障碍 怀有成见 传递者与接收者之间的矛盾 理解障碍 语言和语义问题 接收者的接收和接受的能力 信息交流的长度 信息传播的方式与渠道 地位的影响 沟通的障碍 发信者 信息是传递给谁的 我为什么要沟通 明确沟通的内容 选择最合适的时间 地点和方式沟通 与接收者保持联系 消除障碍 高效沟通 接收者 设身处地地聆听 与发信者保持联系 发信者与接收者 认识到误解是在所难免的 不断地反馈和检验 建立相互间的信任与真诚 消除障碍 高效沟通 如何让信息明确地传递 语言是人类所用过的最有效的药 虽然地图所显示的并非完全的疆界 但你应尽量地使其能呈现出真实的地貌 明确表达的重要性 跟什么相比 是谁 是什么 有多具体 如果你能做 会怎么样 所有的 每一位 从来都不 应该 不应该 必须 不能 太多 太贵 名词 动词 泛称 左手右手 明确表达模式 如何让信息明确地传递 沟通表达 书面沟通 口语沟通 八 如何高效辅助领导进行协调 协调 领导者的重要职能 领导是一种影响力 是指挥或带领 引导或鼓励追随者为实现目标而努力的过程领导的作用指挥作用协调作用激励作用 协调的目的 达成一致 划解冲突 建设团队 团队冲突是不可避免的 团队冲突的类型利益冲突性格冲突情感冲突工作冲突资源冲突 解决冲突的5个步骤 1 勇于承担责任2 开诚布公讨论3 寻求解决方案4 达成一致意见5 后续协调完善 协调需要的能力与要求 公平公正 坚持原则 区分问题本质 洞察 沟通能力 九 如何高效辅助领导进行协调 领导者的职责 建设团队 团队 领导 运营的保障 引领组织实现任务 运营 任务 愿景使命任务 用使命和任务吸引组织一个团队 通过领导完成使命和任务 在具体的运营中以系统的方式进行内部沟通提升组织运营效率 外部沟通 提供满足需求的产品和服务 领导需要助理协调员工关怀 领导者的时间 形象代表 处理细节 助理在员工关怀问题上需要注意的事项 恰当表达情感 注意细节 及时充分 助理在员工关怀工作中必须做好哪些事项 留意需关怀员工 及时进行 请示 汇报 十 高级助理的情绪和压力管理 1 环境要求你作出选择或改变时的个人感受 面临选择 面临改变 2 压力是对未知事件悲观解释的结果 3 压力是持续不断的精力消耗 心理衰竭 你已经连续不断地工作了8个小时 真想立刻就下班回家休息 但是 面前还有不少顾客排着队 你不能走 于是 你感到心烦 不满 压力重重 4 压力是面临威胁时的本能反应 有压力到底好不好 人都需要某些程度的压力才会去做事 但是 何种程度才适当 不当压力系指压力过高或过低 适当压力则是指能够激起动机去接受挑战 而以最佳生产力去工作的压力水平 避免从 迎战或逃避 的本能反应 陷入 心力交悴 的恶性压力状态 压力与工作表现关系 为什么我们有时候会主动从事长时间的任务 比如电子游戏 直至精疲力竭还不愿罢手 互动空间 压力给生活带来的乐趣 贝克斯顿 Boxton 在美国麦吉利大学所做的感觉剥夺研究 募集了大学生志愿者作为参加实验