岗位职责_控制职能概述1

第五篇控制职能 管理学原理 第六章控制职能 2 第六章控制职能 3 案例一 君子餐厅的得与失 1995年上半年 在江苏省江阴市三星级宾馆扬子大酒店内 经营自助餐的 君子餐厅 装修一新 开门迎客 该餐厅的经营负责人表示 一是为了扩大酒店影响 报答各界关怀 二是为了营造轻松 文明 高雅的环境气氛 决定实行一种新的经营方法 餐厅不标价格 顾客可在用餐之后 根据饮食的质量 服务的好坏 满意的程度自由付账 餐厅内备有冷菜 点心 水果等共40个左右品种的食品 质量很好 依事前的预算 每客成本价约在22元上下 第六章控制职能 4 案例一 君子餐厅的得与失 开业四天 虽顾客盈门却血本无归 不得不暂停营业 回到明码标价 按价收费的老路上去 是什么原因导致这样的结果 是因为当地人的素质太低吗 这个餐厅如果开在河工大校园内会怎样呢 请从管理学的角度分析这一经营方式的得与失及其内在原因 它对我们有何启示 第六章控制职能 5 案例二 杭州老字号 知味观 1990年春节前后 杭州日报 刊发公告 知味观为真诚感谢众人的关心和支持 现特举办免费寿星点心宴 凡满90岁到95岁者 供应点心宴1桌 合家人10位 凡满95到99岁者 供应点心宴2桌 合家人20位 100岁以上者 供应点心宴3桌 合家人30位 请凭本市区居民身份证联系 公告刊出后第一个星期天 知味观前人头攒动 寿星点心宴会厅灯光通明 三世同堂 四世同堂共来了23家 每桌免费提供的点心有虾肉小笼包 幸福爽 长寿面 糯米素烧鸡等7道价值达80元左右的菜点 你认为 知味观 的这一经营策略会带来什么样的结果呢 第六章控制职能 6 案例二 杭州老字号 知味观 寿星们在尽享天伦之乐后题词 人寿道圣明 年丰方知味 不久 知味观又专为75岁以上的老红军 老干部特设了免费 功臣宴 大厅内挂有一幅对联 饮水不忘掘井人 美酒一杯寄深情 据调查 如果当时杭州市90岁以上的老人都来 需提供的免费宴共600多桌 1990年 知味观 营业额达470万元 比上一年增长25 利润上升40 知味观 更大的无形收入是 消费者心目中敬老孝老 以 情 动人的良好形象 成为杭州人做寿和庆贺生日的 定点饭店 第六章控制职能 7 两个案例对比得到的启示 一项新的经营举措实质上是对以前没有尝试过的活动进行筹划与安排 应该有科学的预期和明确的目标 君子餐厅 的失败在于其基本规则不合理 餐厅经营者与消费者本质上是价值交换的平等交易关系 前者有明码标价的义务和按价收费的权利 后者则有按价付费的义务和明白知情的权利 权力和义务的模糊混淆使不合理的行为披上了合法的外衣 缺乏标准 无法控制埋下了最终失败的祸根 知味观 的成功在于事前有定量的预估和计算 实行中有明确的标准 事后有及时的统计与反馈 第六章控制职能 8 第六章控制职能 9 第十二章控制基础 控制的职能及作用 1 控制的类型 2 控制的程序 3 有效控制的要求 4 第六章控制职能 10 课前思考 10 为什么要控制 常用哪些词来描述 控制 第六章控制职能 11 第一节控制职能及作用 一 控制与控制系统的概念控制论的定义 控制就是控制者 实施者 对控制对象 受控者 施加某种主动的影响 以保证控制对象所处状态的稳定性后促使事物从一种向另一种预期的转变 管理学的定义 控制工作就是为了保证计划目标的实现 按照计划规定的标准 检测计划完成的情况和纠正计划执行的偏差 第六章控制职能 12 第一节控制职能及作用 第六章控制职能 13 控制系统 controlsystem 正式的目标设定 监控 评估和反馈系统给管理者提供信息 评价战略和结构的运行是否有效果和效率 良好的控制系统特征准确性 适时性 经济性 灵活性 通俗性 第一节控制职能及作用 第六章控制职能 14 第一节控制职能及作用 第六章控制职能 15 Marketcontrol市场机制 规律 通过市场机制进行控制Bureaucraticcontrol行政法规 管制 通过行政法规进行控制Clancontrol行为准则 舆论 通过行为准则和组织文化导向 第一节控制职能及作用 第六章控制职能 16 信息是控制过程的关键性资源 有效的管理控制系统是建构在信息控制基础上的 二 控制与信息 第一节控制职能及作用 17 三 控制的作用 一 控制是完成计划的重要保障 二 控制是提高组织效率的有效手段 三 控制是管理创新的催化剂 四 控制是使组织适应环境的重要保障 18 一 按控制主体划分 一 内部控制内部控制是一种自我责任控制 它通过增加责任感 自觉完成各项既定目标和标准 在工作中实行自我管理 二 外部控制外部控制是一种强制性控制 它是通过行政权力系统实现的 要求严格执行各种标准和各种规章制度 第二节控制的类型 19 二 按时间划分 20 三 按控制对象划分 一 产出控制产出控制是为了监督产出或业绩 管理者选择最合适的目标或业绩标准 衡量公司 事业部 业务部门或职能部门 以及个人层次上的效果 质量 创新和对顾客的响应 管理者用来监督产出的重要手段有业绩的财务标准 组织目标和运营预算等 二 行为控制在塑造员工行为和引导员工朝实现组织目标方向努力的过程中 管理者使用直接监督 目标管理和行政控制等手段进行的控制活动称为行为控制 行为控制依靠规则和标准操作程序来实现 三 组织文化和小团体控制组织文化是控制组织内个人与群体相互作用和影响方式的价值观 规范 行为标准及共同愿望的总和 其最终目的是实现组织目标 小团体控制是通过分享价值观 规范行为标准和期望 对个人和群体实施控制 21 第三节控制的程序 完整的管理控制工作过程如图12 2所示 一般都包括建立标准 衡量绩效 纠正偏差三个步骤 第六章控制职能 22 23 一 建立标准 一 确定控制对象1 关于环境特点及其发展趋势的假设2 资源投入3 组织活动过程 二 选择关键控制点 1 关键控制点的选择应注意平衡 2 关键控制点应能及时反映并发现问题 3 关键控制点应能全面反映并说明绩效的水平 三 制定控制标准1 常见控制标准的类别2 制定控制标准常用的方法1 统计方法2 经验估计法3 工程方法 常见控制标准的类型 第六章控制职能 24 一 建立标准 第六章控制职能 25 3 制定标准的要求 一 建立标准 26 二 衡量绩效 一 确定适宜的衡量方式 1 衡量的项目 2 衡量的方法 3 衡量的频度 4 衡量的主体 二 建立有效的信息反馈系统 三 通过衡量绩效 检验标准的客观性和有效性 27 三 纠正偏差 一 找出偏差产生的主要原因 二 确定纠偏措施的实施对象 三 选择恰当的措施1 保持矫正方案的双重优化2 注意消除组织成员对矫正措施的疑惑3 应急性矫正行动与永久性矫正行动并重4 充分考虑原有计划实施的影响 第六章控制职能 28 三 纠正偏差 第六章控制职能 29 第四节有效控制的要求 控制的及时性控制应与计划相一致控制应与组织结构相一致控制标准应客观合理控制要突出重点控制要有灵活性控制应考虑例外情况控制要考虑经济性控制要能迅速反馈便于沟通控制应有纠错措施 第六章控制职能 30 事件 2005年8月29日 美国新奥尔良遭到飓风袭击 2008年5月12日 中国汶川大地震 事前 美国 提前一周对飓风形成进行跟踪 提前48小时发出警报 中国 无预警 事件发生后5小时 美国 联邦紧急救援局局长迈克尔 布朗要求派遣1000名救援人员 在两天内 赶赴灾区 中国 国家总理温家宝已经从北京飞抵四川 出现在都江堰重灾区 超过一万名的解放军战士在灾区展开救援 14 28 地震发生14 46 国家网站 新华网发布消息15 50 总参谋部应急预案启动16 00 因通讯中断 两架直升飞机派往灾区了解受灾情况17 00 国家总理温家宝紧急赶赴灾区18 28 派出武警四川总队和驻川武警某师的2900名官兵18 44 成都军区 武警四川总队和驻川某师5000余官兵紧急赶赴汶川地震灾区参加救灾19 20 军区先遣指挥组已经进驻灾区 美国奥尔良风灾VS中国四川汶川地震 第六章控制职能 31 事件发生后1天 美国 新奥尔良市内陷入无政府状态 发生了大规模的武装抢劫和纵火 当一名游客向警方求助的时候 得到的答复是 你去死吧 现在都是各顾各了 Gotohell it severymanforhimself 中国 在全国人民的支援下 数万解放军已经在灾区开始抢险救灾 灾区秩序井然事件发生后两天 美国 总统布什终于决定中止在得克萨斯农场持续数天的渡假 在从得克萨斯飞回华盛顿的路上 空军一号在新奥尔良上空盘旋 视察 了灾区 中国 总书记在四川沿尚存在塌方危险的山路步行走进北川县城 在他的身旁 十三万解放军战士进行着紧张的抢救 美国奥尔良风灾VS中国四川汶川地震 第六章控制职能 32 事件发生后三天及之后 美国 1500名警察接到命令 放弃搜索幸存者 改为执行维护治安的任务 同时全程宣布宵禁 同日 女州长凯瑟琳 布兰科声称武装部队已经进入新奥尔良 并在电视上威胁说 他们对开枪和杀人很在行的 如果需要的话他们会的 至9月1号 已有6500名国民警卫队奉命赶到新奥尔良 9月2号 州长要求增派4万名国民警卫队参与救援和维护治安 最不可思议的是有人向救援的直升飞机和车队开枪射击 另一件不可思议的事情发生在格雷特纳 格雷特纳在密西西比河西岸 与新奥尔良隔河相望 有一座桥联通 当接受了约6000名从新奥尔良逃出的难民之后 格雷特纳决定设置路障关闭该桥 格雷特纳的警察用枪指着持续到来的新奥尔良难民要求他们从原路回去 不准进入格雷特纳 据目击者介绍 几名警察曾威胁向逃出的难民和游客开枪 中国 大批志愿者已经进入灾区 协助解放军进行抢险救灾 全国人民众志成城 各地出现收养地震孤儿的热潮 捐款热潮和其他各种各样的热潮 事态尚在发展中 美国奥尔良风灾VS中国四川汶川地震 第十三章控制技术和方法 34 第十三章控制技术和方法 学习要点及目标 通过学习本章的内容 要求熟悉各种常见的经营控制方式 掌握预算等最常用的控制方法 清楚各种控制方式 控制方法的特点和适用场合 并能根据组织活动具体的控制需要选择适当的控制方式和方法 关键概念 预算控制财务控制质量控制时间控制安全控制亲自观察 引导案例 施贵宝公司内部控制制度 资料来源 周三多 陈传明 鲁明泓 管理学 原理与方法 上海 复旦大学出版社 2007 35 控制方式 财务控制 人员行为控制 数量和质量控制 第一节常见控制方式 时间控制 安全控制 信息控制 第六章控制职能 36 财务控制 财务控制是企业控制的核心问题 财务控制的目的 一是防止错误地分配资源 二是及时提供经济信息反馈以便更正错误的行为 财务控制对于经济活动至关重要 因此也是企业控制的核心问题 一 财务控制 37 二 时间控制 时间是一种重要的资源 从某种意义上来说 时间是比人 财 物等更加重要的资源 任何组织的活动都是在一定的时间内进行的 对时间进行控制的目的是使组织对其实现目标过程中的各项工作做出合理的安排 以求按期实现组织目标 时间控制的关键是确定各项活动的进行是否符合预定时间表的时间安排 在时间控制中 甘特图和网络计划技术是常用的工具 它们都有助于物资 设备 人力在指定的时间到达预定的地点 使之紧密地配合以完成任务 38 三 数量控制和质量控制 控制数量 关键是要确定控制的数量标准 标准是衡量实际业绩的尺度 应合理并且能为大家所接受 数量控制标准的制定可通过动作研究和时间研究 过去的经验 同业的资料比较等来确定 加强质量控制是一项非常费时 费力的工作 随着影响质量的因素的复杂化 提高质量需要组织中每一个成员 每一项工作的配合 因此在质量控制过程中 必须实行全员参加的全面质量管理 常用的质量和数量控制方法是统计分析法 即通过对以前发生的情况的数字统计分析 制定相应的控制措施 39 四 安全控制 一 人身安全控制 二 财产安全控制 三 资料安全控制 第六章控制职能 40 人员配备控制 着眼点 人的行为和态度 符合组织的期望1 人事选择任用谁 提升谁 调动谁影响大 灵活性高的职位选人要慎重2 人事培训即包括岗位所需要的技术和业务培训 也包括使职工的行为和态度组织化 定型化方面的培训 融入组织 在组织中的社会化 合群 五 人员行为控制 第六章控制职能 41 实施评价控制 实施评价是组织为了防止并更正非期望行为的一种有效的控制手段同样的手段对不同的人效果不同 我 奖励与惩罚是实施评价的结果实施评价依赖于内在激励 自我控制 群体控制和外在激励等教师对学生行为的控制 五 人员行为控制 42 六 信息控制 信息是进行管理的基础 也是实行有效控制的基础 在组织活动过程中 总是贯穿着信息流 管理者正是通过驾驭信息流来进行控制的 在现代管理活动中 无论采用哪种控制方法进行控制 只要建立了信息控制系统 都必须做到以下两点 1 系统要力图保持自身稳定于某种状态之中 当发生偏离时 系统首先应能及时察觉 并采取必要的纠正措施 以使系统的活动趋于相对稳定 这叫做 维持现状 2 系统要力图使自己从某种现存状态过渡到某种期望的状态 即在组织内外环境发生了变化 从而对组织提出了新的要求时 主管人员应当改革和创新 开拓新局面 这时候 就要对原有的计划进行修订 确定新的现实目标 并采取措施突破现状 达到新计划的期望状态 现代组织中常用的信息流控制方法是管理信息系统的建立 43 第二节常用的控制方法 一 预算控制法 一 预算的种类1 收支预算2 实物量预算3 投资预算4 现金预算5 预算汇总 二 预算的作用及其缺点 1 落实战略计划 2 指定责任 3 确定业绩评估的基础 4 协调作用 44 1 较之传统预算方法的优势2 编制的步骤3 编制应遵循的原则 1 主要特点2 推行所面临的困难 两种有效的预算控制法 零基预算法 项目预算法 一 预算控制法 45 一 预算控制法 三 预算控制的要求1 高层领导的全力支持2 预算目标与组织目标融为一体3 长远目标的综合运用4 各种标准的合理制定5 信息沟通的充分重视6 跟踪考核的认真执行7 会计制度的密切配合 四 零基预算 46 高层管理部门的支持 制定相应的标准 所有管理者的参与 重视信息反馈 如何实现有效的预算控制 一 预算控制法 47 二 统计分析法 一 绝对市场占有率 二 相对市场占有率 三 数据图表图13 1是市场部在分析和预测销售趋势时 根据销售部门提供的历史数据绘制的销售趋势分析图 48 三 专题分析法 专题报告是向计划负责人阐明计划执行进度及效果 存在问题及原因 采取的应对措施及结果等情况的一种形式 一位从事极其复杂的管理工作的有成就的主管 往往聘请一些训练有素的专业分析人员 并由他们组成一个参谋小组 但不委派他们固定的任务 只是让他们在自己的控制下 专门从事研究和分析工作 他们的报告和分析往往能够跳出日常工作的束缚 指出数据背后的实际含义 经由这一分析小组的调查所揭示出来的可能存在的问题以及关于降低成本或更好地运用资本的可能性 是任何统计图表方法都做不到的 据此管理人员可以清晰而简洁地了解全局的状况和工作中存在的问题 从而可以有效地把握控制的关键点 提高管理工作的效率 49 四 审计法 一 外部审计 1 调查其他公司 寻找并购的可能性 2 对主要的供应商的信誉进行评估 3 发现竞争对手的长处和短处以保持或加强企业的竞争优势 外部审计常常作为发现和调查借贷欺诈行为的反馈控制手段 二 内部审计 1 评定财务和经营控制 并在合理代价的基础上促进有效控制 2 检查是否符合公司的政策和程序 3 保护固定资产 防止或探查一切诈骗和偷盗行为 4 评价在组织范围内产生的管理数据的准确程度 可靠程度和完整程度 5 评价管理工作报告的质量 包括在利用资源时的管理工作和工作效率 以及达到目标的效果 6 通过对现有的控制系统有效性地检查 内部审计人员可以提出改进工作的建议 以促使企业政策符合实际 工作程序更加合理 作业方法被正确掌握 从而实现组织的自我修正 50 四 审计法 三 管理审计反映企业管理绩效及其影响的因素主要有以下几个方面的内容 1 经济功能 检查企业产品或服务对公众的价值 分析企业对社会和国民经济的贡献 2 企业组织结构 3 企业盈利状况 根据盈利在一定时期内的持续性和稳定性来判断 4 研究与开发 管理者对待开发的态度 新产品的比重和企业的研发储备 5 财务政策 评价企业的财务结构是否健全合理 企业是否有效地运用财务政策和控制来达到短期和长期目标 6 生产效率 7 销售能力 这方面的评估包括企业商业信誉 代销网点 服务系统以及销售人员的工作技能和工作态度 8 对管理者的评估 即对企业的主要管理人员的知识 能力 勤奋 正直及诚实等素质进行分析和评价 51 五 甘特图 甘特图是在20世纪初由亨利 劳伦斯 甘特开发的 最早用图来表示组织的生产进度的方法是甘特提出的 因此这种方法被命名为 甘特图 甘特图是一种线条图 横轴表示时间 纵轴表示要安排的活动 线条表示在整个期间内的计划和实际活动的完成情况 甘特图直观地表明任务计划在什么时候进行 实际进展情况以及计划要求的