办公室管理制度-2011-11-25.doc

办公室管理制度南京理工大学无锡研究院二零一一年 第一章 总则 办公室是公司的综合性、服务性、行政事务性部门，办公室工作好坏体现全公司的工作面貌和业务水平。为完善公司的行政管理制度，提高行政管理水平和工作效率，维护公司良好形象，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。 第二章 办公礼仪规范第一条 仪表上，公司职员工应仪表整洁、大方；具体要求如下： 1、头发：职员头发要经常清洗，保持清洁；男性职员头发不宜过长。 2、指甲：职员指甲不能太长，应经常注意修剪；女性职员涂指甲油应尽量用淡色。 3、胡须：男性职员胡须不宜留长，应注意经常修剪。 4、女性职员化妆应尽量给人以清新健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。第二条 态度上，在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答； 第三条 用语上，工作期间使用普通话交流、用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗； 第四条 现场接待上，遇有客人进入公司办公区时，应礼貌问讯具体事宜，转告相关部门负责接待； 第五条 电话接听上，接听电话应及时，如受话人在忙碌不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话私聊。 第六条 因个人原因影响公司形象者，将给予警告和罚款。 第三章 办公秩序第一条 工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。 第二条 职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。 第三条 各部门下班前做好部门安全检查（将水电等开关关闭、窗户关闭等）和卫生检查，办公室临近的公共区域的安全和卫生有临近部门负责。 第四条 发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。 第五条 办公区域禁止吸烟，吸烟应到规定的区域或者卫生间、户外等。第六条 办公室人员外出，请根据人力资源部门相关管理规定填写相关的外出登记单。 第七条 不准用公司电话打私人电话，不准占用本部电话谈论与工作无关的事。 第八条 爱护办公室的各项设施，随时保持办公室干净、整洁、营造一个良好的工作环境。 第四章 办公室物资管理第一条 为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为办公室。 第二条 物资分类 1.公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、实物资产。 2.低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水、订书机、剪刀、美工刀、文件夹等。 3.管制品：电话、计算器等。 4.实物资产：如：空调、电脑机、打印机、摄像机、照相机等。 第三条 办公用品采购 详见办公用品采购制度 第五章 办公用品领用和借用规定第一条 办公物品的领用，分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管的物品，“部门领用”系本部门共同使用的物品。对“部门领用”的物品，各部门应指派专人负责，其他人不得随意领取。原则上一月统一领用一次。第二条 新入职员工一次性领用所需的办公用品。员工领用办公物品超过500元标准的，需填写领用申请单，由部门负责人签字批准后方可领取。 第三条 办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。第四条 所有员工要勤俭节约，杜绝浪费。第五条 办公用品建立个人台帐，对低值易耗品建立部门及个人认领台帐。第六条 凡借用公司办公物品，需填写物资借用单，并由部门负责人签字认可，。第七条 借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还 第八条 借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿 第九条 人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，所有应归物品归还完毕后，人力资源部方可为其办理离职手续。 第六章 宣传品使用规定第一条 公司宣传品（包括统一印制带有公司形象的一般业务资料、手提袋、文件夹、信封、光盘等）由管理部统一订购。在使用前应填写领用申请单，在分发时应注意节约，不得将公司宣传品私自占为己有或挪作他用。第二条 公司名片由办公室按照学校固定格式统一印制，印制前须填写名片印制申请单，经部门负责人签字后方可印刷和使用。任何部门或个人不得擅自印刷或使用未经公司批准的名片。 第七章 传真使用管理办法第一条 使用范围 本办法适用于研究院内使用传真机的各种情况，使用范围包括本地、国内、国际传真。 第二条 传真的接收管理 1.传真件的接收纳入公司收发管理办法范围内，由前台统一接收。 2.传真件接收后，填写收件登记簿，并及时分发收件部门和人员。涉及公司事务的原件在办公室留档。 3.公司传真机在上班期间应保持开机状态，方便收发传真。 第八章 办公室文件收发规定第一条 属办公室文件由办公室拟稿，文件形成后，有办公室主任审核，再送院领导审核和签发；属公司的由总经理签发，属党内的由党支部拟稿并由党支部书记签发；属业务文件由有关部门拟稿，分管经理或者总监/副总审核和签发。属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。第二条 已签发的文件原稿由办公室专人负责归档，对于保密，相关文件的借阅请按照文件管理制度执行。第三条 学校和产学研基地管理办公室印发的文件由办公室专人负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚。秘密文件由专人按核定的范围报送。第四条 市、区、开发区等外来的文件由办公室专人负责签收，做好登记，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办；属急件的，应在接件后即时报送。第五条 文件阅办部门或个人对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至办公室。三日内不能办理完毕的，应向办公室说明原因。 第九章 办公室文印管理规定第一条 公司及部门文印使用在合同、出台的相关文件、制度及通知等方面，不得随意乱用。第二条 使用文印时需登记，填写用印申请单，如需携带文印外出办公的，最好有另一人陪同完成工作。第三条 所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项 。第四条 因使用文印不当，造成公司经济利益或者名誉受损的，追究当事人的责任。 第十章 工作餐管理第一条 用餐办法公司在工作日为每位员工提供标准为9元的工作午餐一顿，由财务负责购买，办公室以周为难为发放给每月员工。第二条 用餐时间根据园区用餐时间，午餐时间为11：00起，各部门根据自身工作情况选择合适的用餐时间，但不得早于园区正常的用餐时间。理部人员负责监督、管理用餐场所的整洁。 第十一章 会议制度第一条 各类会议由领导先通知办公室，再由办公室通知相关部门和人员参加。第二条 参会时，不迟到、不早退；有病、有事不能出席会议者应先向办公室请假，办公室统一报上级领导同意后方有效。第三条 会后参会人员做好会议室卫生清洁工作。 第十二章 前台工作规定第一条 前台上班须着工作装、不宜穿着怪异，化浓妆，佩戴不合适的首饰。第二条 接待来宾要礼貌大方，热情周到，对来找高层领导的客人，要问清事先有无预约，并主动通知被找领导；客人到领导办公室后，应主动递送茶水；客人离开后，应及时收拾茶杯。第三条 会议室开会时，应事先做好清洁工作，并主动给参加会议的领导倒茶水。会议结束后，立即清理会议室。第四条 有外来参观时，将参观的办公室门提前打开，并做好相关的接待礼仪工作。第五条 前台接听电话要做到接、转迅速、准确；话语简炼、清晰，回话礼貌、耐