文件编号及文件档案管理规定.doc

质量管理体系支持性文件文件编号及文件档案管理规定(XCJ-CX4.2.3/G(01)-2008) 文件序号： 11.目的对质量体系文件编号及文件档案管理做出规定，使文件便于受控使用和保存。2.范围文件编号及文件档案可包括本公司质量体系文件，质量体系支持性文件和相关质量记录、表单，与质量体系有关的外来文件以及工程建设管理规定，工程建设标准规范，工程设计图纸及设计文件等。3.文件编号规定3.1 每个文件应有唯一的文件编号；3.2 代号文件代号使用汉语拼音第一个字母大写表示；3.2.1 公司代号：“XCJ”； 3.2.2 质量手册代号：“ZSC”；Z质量，SC手册。3.2.3 程序文件代号：按GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）质量管理体系 要求中程序文件对应的序号，再加“CX ”两个字母；CX程序（所有产品通用）；JLCX监理程序；DJCX代建程序。3.2.4 支持性文件代号a.行政管理类文件：按办公室规定的行文编号。b.技术质量文件类：归于程序文件下，同时加“J”标识；J技术。c.技术管理文件类：归于程序文件下，同时加“G”标识；G管理。d记录表单：e监理/代建作业类文件:采用主题词汉语拼音第一个字母大写标识。监理/代建大纲:“DG”；监理/代建合同：“HT”；监理/代建规划：“GH”；监理细则：“XZ”；监理/代建月报：“YB”；会议纪要：“JY”。3.2.5 发布年份、文件顺序和版次文件顺序号用二位阿拉伯数字；发布年份用四位或二位阿拉伯数字；版次在文件封面用大写数字表示，同时在页眉亦有表示，页眉：文件名称： 文件编号： 版本： 修改码： ；3.3 文件编号方法：3.3.1 质量手册编号：“XCJZSC年份”XCJ-公司代号（下同）；ZSC质量手册代号（下同）例如：协诚监理公司2008年第二版质量手册的编号为：“XCJ-ZSC-2008”，并在封面标“第二版”字样;3.3.2 程序文件编号:“XCJCX?.?.?年份”CX:程序文件代号（下同）；?.?.?GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）质量管理体系 要求中程序文件对应的序号(下同)例如：协诚监理公司2008年第二版文件控制程序的编号为：“XCJCX4.2.32008”，并在合订册封面标“第二版”字样；3.3.3 程序文件中的技术质量文件编号：“XCJCX?.?.?/ J+（文件顺序号）编制年份或修改年份” J-技术质量文件代号例如：协诚监理公司2007年 “模板工程专项施工方案”审查指引，编号为：“XCJ- CX7.5/ J（01）2007”；CX7.5该文件归属于“XCJCX7.52008”监理服务过程控制程序3.3.4 程序文件中的管理文件编号：“XCJCX?.?.?/ G+（文件顺序号）编制年份或修改年份”G管理文件代号（下同）例如：协诚监理公司2008年文件编号及文件档案管理规定编号为：“XCJ- CX4.2.3/ G（01）2008”；CX4.2.3该文件归属于“XCJCX4.2.32008” 文件控制程序G技术管理文件01管理文件第1个3.3.5 质量手册和程序文件中的记录编号：“XCJZSC或CX?.?.?/ J+（顺序号）编制年份或修改年份：”J记录代号例1：协诚监理公司2008年文件控制程序第2个记录表单编号为：“XCJ- CX4.2.3/ J（02）2008” ；CX4.2.3文件控制程序J记录代号02文件控制程序中第二个记录表单例2：协诚监理公司2008年人力资源控制程序第1个记录表单编号为：“XCJ-CX6.2/ J（01）-2008”；CX6.2人力资源控制程序J记录代号01人力资源控制程序中第1个记录表单3.3.6各部门除程序文件以外的自发文件编号：按办公室规定的编号3.3.7各部门的管理规定编号：按办公室规定的编号3.3.8监理/代建大纲，监理/代建合同，监理/代建规划，监理细则，监理/代建月报的文件编号:（1）监理/代建大纲编号：以电子版保存，按工程名称即可，无须编号（2）监理/代建合同编号：“XCJ（年份+）HT合同顺序号” HT合同代号（下同）例如：公司2008年第6个监理合同编号为：“XCJ-2008HT-06”；（3）监理/代建规划编号：按工程名称即可，无须编号（4）监理细则编号：公司范本编号为：“XCJXZ（顺序号）编制年份或修改年份”XZ细则代号例如：公司2008年第6个监理细则的编号为：“XCJ-XZ（06）-2008”各个项目细则编号按范本一一对应排序，遇缺项时该顺序空缺，增项时在序尾依次增加（5）监理/代建月报编号：“XCJYB某年序号”.一个监理/代建工程监理/代建月报用一个固定编号，每月月报均用此编号，只在月报封面以某年“第期”，“总第期”加以区别。YB月报代号例如：公司2008年“爱情海”项目的第3期监理月报的编号为：“XCJ-YB-2008”；（第3期，总第27期）（6）监理/代建档案编号：“XCJJ/DD（年份HT合同顺序号）归档年份”。J/DD监理或代建档案代号；卷？第几卷例如：公司2008年归档2006年第5个监理合同项目的监理档案编号为“XCJJD（06HT05）2008（卷一）”，余类推。4.文件档案管理规定4.1 文件档案存档保管按文件控制程序（XCJ-CX4.2.3-2008）第5.1条和GB/T503282001建设工程文件归档整理规范执行；4.2 文件资料要求专人管理，及时整理，建立卷盒，分类编目，分类归档；4.3 公司存档保管的文件档案，由办公室设专门的档案室和档案柜存放，并由专人保管；4.4 文件档案由各部门做好文件的编目、分类和存档，需公司存档的，应送办公室一份存档；4.5 工程项目的监理/代建工程档案是文件档案的主要组成之一，监理/代建工程档案由项目监理/代建部做好整理、分类、编目归档和使用期的保管工作，工程竣工后报送公司办公室存档4.5.1 监理过程工程档案按顺序统一划分为五个分卷：一、第一卷 监理手册及工程验收；二、第二卷 合同预算及投资控制；三、第三卷 进度控制；四、第四卷 质量技术；五、第五卷 综合五个分卷。需要存放工程设计图纸及设计文件档案的，列入第四卷 质量技术分卷档案内；监理过程工程档案五个分卷参见本规定附件5：“监理过程工程档案卷内资料目录”；4.5.2 监理/代建工程档案存档后统称监理/代建档案，统一使用硬面档案卷，内页装订使用A4复印纸；4.5.3 监理/代建工程档案封面及内页档案卷内目录格式见附件1：“监理档案封面及内容”；4.5.4 监理/代建工程档案各卷可由一册或多册组成，每个档案的每册装订页数不超过200页，每页应有连号页码；同时应有文件资料总目录，本卷目录和本册目录；4.5.5 监理/代建工程档案，应按厦门市规定时间由项目监理/代建 部整理上报业主和有关部门，并同时报送公司一份存档；4.5.6 应用计算机进行辅助管理的部门和监理/代建项目，其监理/代建档案资料应利用计算机进行处理并及时备份1份，将计算机存盘资料和其它声像资料一并作为监理/代建档案报送存档。4.6 各类档案应妥善加以保护，防止损坏；4.7 档案保存期参照厦门市工程建设档案保存时间和有关规定执行；4.8 超过保存期的档案,可作销毁处理,销毁程序按文件控制程序（XCJ-CX4.2.3-2008）执行。5. 附件5.1 附件1：监理/代建档案案卷封面5.2 附件2: 监理/代建工程档案卷内目录5.3 附件3：监理/代建工程档案卷内备考表5.4 附件4：案卷脊背，见GB/T503282001建设工程文件归档整理规范5.5 附件5：监理工程过程档案内容5.6 附件6：监理工程竣工档案内容5.7 附件7：代建工程竣工档案内容附件5厦门协诚工程建设监理有限公司 监理工程过程档案内容目录第1页共7页序号资料名称依据及表单号备 注一、第一卷 监理手册及工程验收1监理业务手册（1）监理业务手册（2）监理大纲（3）监理合同（4）监理规划（5）监理工作总结（6）业主对监理工作的鉴定与评价（7）其他2建设前期资料（1）规划许可证（2）施工中标通知书（3）施工监理项目登记表（4）工程项目主要监理班子人员登记表含上岗证及人员变更通知（5）建设工程项目开工备案表（6）工程项目主要施工人员登记表（7）工程项目建设单位现场管理人员登记表（8）勘察、设计、施工总分包资质证书（9）监理资质证书（10）其他3工程竣工验收资料（1）竣工质量等级核验资料单位工程质量验收记录表分部工程验收汇总表质量保证资料核查记录单位工程观感质量检查记录工程初验报告厦门协诚工程建设监理有限公司监理工程过程档案内容目录 第2页共7页序号资料名称依据及表单号备 注工程质量评估报告（2）竣工验收及备案资料建设工程竣工验收通知单建设工程竣工验收报告工程施工许可证勘察单位质量检查报告设计单位质量检查报告施工单位竣工报告监理单位质量评定报告建设单位按合同约定支付工程款证明规划房产部门出具的认可证明公安消防、人防、环保、电梯、起重机械等管理部门认可文件或准用证房屋建筑工程质量保修书住宅使用说明书建设工程竣工验收备案申请表建设工程竣工验收备案证明书二、第二卷 合同预算及造价控制1合同协议文件（1）监理合同存第一卷（2）施工合同总包施工合同、中标通知书分包施工合同、中标通知书专业分包合同、中标通知书厦门协诚工程建设监理有限公司监理工程过程档案内容目录 第3页共7页序号资料名称依据及表单号备 注分包单位资格报审表（3）材料购货合同、中标通知书（4）设备购货合同、中标通知书（5）成品半成品供应单位资质报审表存第四卷（6）协议书（7）其他2工程预、决算监理审核资料 （1）工程预算汇总表（2）总包建筑安装工程预算 （3）分包工程预算 （4）专业分包工程预算（5）工程竣工决算汇总表 （6）总包建筑安装工程决算 （7）分包工程决算 （8）专业分包工程决算 （9）工程结算书 3工程变更及工程签证（1）工程变更及设计修改通知，工程变更单（2）工程变更费用申请单（3）工程变更预算 （4）合同外工程签证（5）合同外增加预算（6）费用索赔申请表费用索赔审批表（7）其它4工程款支付（1）项目月付款申报表工程款支付证书 （2） 其他5来往函件（1）有关合同投资监理备忘录（2）有关合同投资施工备忘录（3）有关合同投资专题报告（4）其他与合同投资有关来往函件厦门协诚工程建设监理有限公司监理工程过程档案内容目录 第4页共7页序号资料名称依据及表单号备 注三、第三卷 进度控制1进度报审（1）施工组织设计（方案）报审表（2）工程开工/复工报审表（3）工程施工进度计划报审表（4）工程施工进度调整计划报审表（5）工程暂停令（6）工程临时延期申请表（7）工程临时延期审批表工程最终延期审批表2来往函件（1）有关工程进度监理备忘录（2）有关工程进度施工备忘录（3）有关工程进度专题报告（4）其他与进度有关来往函件四第四卷 质量技术1前期准备工作（1）施工组织设计（方案）报审表（2）设计交底图纸会审纪要（3）监理工作交底纪要（4）监理实施细则（5）施工总包资质证明存第二卷（6）分包单位资质报审表（7）建筑防水工程开工备案表2主要原材料、设备检验（1）成品、半成品供应单位资质报审表（2）工程材料/构配件/设备报审表（3）工程材料/构配件/设备报审表厦门协诚工程建设监理有限公司监理工程过程档案内容目录 第5页共7页序号资料名称依据及表单号备 注（4）涉及结构安全和重要使用功能的主要建筑材料、预拌砼、构配件和设备检验试验监理签认记录（5）重要计量器具检定记录（6）质量保证资料核查记录（7）见证取样检测报告3质量检验评定及验收（1）施工测量放线报验单（2）工程报验单（3）试打桩情况记录表（4）打入桩分项工程质量验收记录（5）静压桩分项工程质量验收记录（6）沉管桩分项工程质量验收记录（7）钻（冲）孔灌注桩分部工程质量验收记录（8）人工挖孔灌注桩分部工程质量验收记录（9）地基基槽、地基处理、基桩分项验收地基验槽记录表（10）结构工程验收通知单（11）地基基础、主体结构、分部工程中间验收结构工程验收记录表（12）地基基础工程主要工序、分项工程监理抽检质量评定资料（13）主体结构工程主要工序、分项工程监理抽检质量评定资料 （14）防水工程主要工序、分项工程监理抽检质量评定资料 厦门协诚工程建设监理有限公司监理工程过程档案内容目录 第6页共7页序号资料名称依据及表单号备 注（15）幕墙工程主要工序、分项工程监理抽检质量评定资料（16）管线工程主要工序、分项工程监理抽检质量评定资料（17）设备安装工程主要工序、分项工程监理抽检质量评定资料（18）特殊结构工程主要工序、分项工程监理抽检质量评定资料（19）地基基础、主体结构、安装工程及有关工程安全的检测报告和测量记录（20）钢筋工程隐蔽检查记录表（21）外墙面基体隐蔽验收记录（22）隐蔽工程验收记录（23）使用功能测试记录（24）沉降观测记录（25）对试验单位的试验行为和结果进行监理监督，对检测单位的检测结果进行监理监督（26）工程竣工验收及备案资料4工程质量事故处理（1）工程质量问题（事故）报告单（2）工程质量事故处理方案报审表（3）监理通知单（4）整改复查报审表（5）工程暂停令厦门协诚工程建设监理有限公司监理工程过程档案内容目录 第7页共7页序号资料名称依据及表单号备 注（6）工程开