项目管理中的沟通.doc

如何建立项目沟通有效途径 1 目目录录 如何建立如何建立项项目沟通的有效途径目沟通的有效途径 3 一 摘要一 摘要 3 二二 关关键键字字 3 三三 前言前言 4 四四 如何建立如何建立项项目沟通的有效途径目沟通的有效途径 5 一 制定 一 制定项项目沟通目沟通计计划划书书 5 二 二 选择选择适当的信息适当的信息进进行交流行交流 6 三 三 选择选择高效的信息高效的信息传递传递方式方式 8 四 四 选择选择合理的合理的项项目沟通网目沟通网络络 10 五 使用 五 使用现现代通代通讯讯技技术术架架设项设项目沟通渠道目沟通渠道 11 六 六 总结总结 12 五五 参考文献参考文献 13 如何建立项目沟通有效途径 2 如何建立如何建立项项目沟通的有效途径目沟通的有效途径 一 摘要一 摘要 项项目管理在如今的社会中已深入到了各行各目管理在如今的社会中已深入到了各行各业业中 成中 成为为一一门门高高实实 用性的科学 而用性的科学 而实现实现成功的成功的项项目管理 目管理 优优良的良的项项目沟通途径是不可或目沟通途径是不可或 缺的 本文就此将主要缺的 本文就此将主要谈谈谈谈如何建立如何建立项项目沟通的有效途径 在掌握了目沟通的有效途径 在掌握了 有效沟通的一般原有效沟通的一般原则则和方法后 大体上主要通和方法后 大体上主要通过过五个关五个关键键性措施来架性措施来架 设项设项目沟通的有效途径 目沟通的有效途径 1 制定 制定项项目沟通目沟通计计划划书书 2 选择选择适当的信息适当的信息 进进行交流行交流 3 选择选择高效的信息高效的信息传递传递方式方式 4 选择选择合理的合理的项项目沟通网目沟通网络络 5 使用 使用现现代通代通讯讯技技术术架架设项设项目沟通渠道 通目沟通渠道 通过这过这五五项项措施的措施的实实施 一施 一 种高效的沟通途径将被架种高效的沟通途径将被架设设在在项项目沟通中 目沟通中 二二 关关键键字字 项项目 目 项项目就是以一套独特而相互目就是以一套独特而相互联联系的任系的任务为务为前提有效地利用前提有效地利用 资资源 源 为实现为实现一个特定的目一个特定的目标标所做的努力 所做的努力 项项目管理 是通目管理 是通过项过项目目经经理和理和项项目目组织组织的努力 运用系的努力 运用系统统理理论论和和 方法方法对项对项目及其目及其资资源源进进行行计计划 划 组织组织 协调协调 控制 旨在 控制 旨在实现项实现项目目的目目的 的特定方法管理体系 的特定方法管理体系 沟通 沟通 为为了了设设定的目定的目标标 把信息把信息 思想思想 情感在个人或群体之情感在个人或群体之间传递间传递 并达成并达成协议协议的的过过程 程 沟通的四大特点 随沟通的四大特点 随时时性 双向性 情性 双向性 情绪绪性 互性 互赖赖性性 如何建立项目沟通有效途径 3 项项目沟通 是指在完成一个目沟通 是指在完成一个项项目的目的过过程中所有的信息交流 程中所有的信息交流 项项目沟通管理 是指目沟通管理 是指为为确保确保项项目信息的合理收集和交流所做的一目信息的合理收集和交流所做的一 系列工作和系列工作和过过程 程 有效沟通的四个原有效沟通的四个原则则 有明确的沟通目 有明确的沟通目标标 重 重视视每个每个细节细节 要达到 要达到 你的至少一个目你的至少一个目标标 适 适应应主主观观和客和客观环观环境的突然境的突然变变化化 有效的沟通有效的沟通环节环节 包括三部分 包括三部分倾倾听听 表达表达 反反馈馈 本文所 本文所说说的沟通即的沟通即 包括了包括了这这三部分的信息交流 三部分的信息交流 三三 前言前言 在前文中 已在前文中 已经对经对什么是什么是项项目 以及什么是目 以及什么是项项目管理作了界定 目管理作了界定 那么在了解了那么在了解了这这些以后 我再来些以后 我再来谈谈项谈谈项目沟通的目沟通的问题问题 项项目沟通是指在完成一个目沟通是指在完成一个项项目的目的过过程中所有的信息交流 而程中所有的信息交流 而项项目目 沟通管理沟通管理则则是指是指为为确保确保项项目信息的合理收集和交流所做的一系列工目信息的合理收集和交流所做的一系列工 作和作和过过程 程 项项目沟通作目沟通作为项为项目目计计划中首当其冲的一部分 其作用十分重大划中首当其冲的一部分 其作用十分重大 却常常因却常常因为为没有没有较较好地好地进进行 而使行 而使项项目受阻 或失目受阻 或失败败 那么 那么 怎怎样样才能才能 顺顺利的完成好利的完成好项项目沟通目沟通计计划了 建立划了 建立项项目沟通的有效途径是必不可目沟通的有效途径是必不可 少的 少的 如何建立项目沟通有效途径 4 四四 如何建立如何建立项项目沟通的有效途径目沟通的有效途径 在建立了在建立了项项目目团队团队相互信用的基相互信用的基础础上 通上 通过对诸过对诸多多项项目沟通案例目沟通案例 的分析 和的分析 和对项对项目管理理目管理理论论知知识识的研究 我的研究 我认为认为要建立要建立项项目沟通的有目沟通的有 效途径必效途径必须须完成以下几完成以下几项项内容 内容 一 制定项目沟通计划书 一 制定项目沟通计划书 这这是在整个是在整个项项目开始目开始时时就必就必须进须进行的 也就是行的 也就是说说要有明确的目的要有明确的目的 性 有具体的沟通性 有具体的沟通计计划 否划 否则则 如果只是口 如果只是口头头安排 或是碰到安排 或是碰到问题问题才想才想 解决解决办办法 那么不法 那么不仅仅缺失原缺失原则则性 性 还还容易造成拖沓 无容易造成拖沓 无计计划性 影响划性 影响项项 目目进进行 但是 在制定好了行 但是 在制定好了项项目目计计划 安排好了划 安排好了项项目目进进度后 一定要考度后 一定要考 虑虑到一些突到一些突发发事件 以免搞得措手不及 无法正常沟通 最事件 以免搞得措手不及 无法正常沟通 最终还终还是影是影 响了响了项项目目进进度 度 那么 如何制定有效的那么 如何制定有效的项项目沟通目沟通计计划了 在把握了有效沟通的四划了 在把握了有效沟通的四 大基本原大基本原则则的基的基础础上 一般上 一般说说来 我来 我们们可以从可以从这这几个方面来考几个方面来考虑虑 1 罗罗列列项项目干系人的列表 目干系人的列表 详细详细描述描述项项目中各成目中各成员员的的职务职务 与 与项项 目中其他人目中其他人员员的关系 最好能以关系的关系 最好能以关系图图的形式表示出来 的形式表示出来 2 根据 根据项项目中不同成目中不同成员员的不同的不同职责职责及相互关系确定其需要信息及相互关系确定其需要信息 的种的种类类 内容 内容 优优先先级别级别 3 针对项针对项目目团队团队的的组织组织形式及形式及团队团队成成员员的个人特点 的个人特点 选择选择合适的合适的 沟通渠道和沟通方法沟通渠道和沟通方法 4 注意及 注意及时时地地进进行反行反馈馈 针对对针对对方需求 把握方需求 把握时时机 明确具体 确机 明确具体 确 保理解 在保理解 在对对方可及范方可及范围围内内给给予反予反馈馈 倾倾听 提出听 提出问题问题 澄清事 澄清事实实 总总 如何建立项目沟通有效途径 5 结结信息 表明可能采取的行信息 表明可能采取的行动动 理解 理解对对方从而接受反方从而接受反馈馈 5 制定出 制定出现现特殊特殊问题时问题时的沟通的沟通对对策 策 在制定好了在制定好了详细详细的的项项目沟通目沟通计计划后 就是如何在划后 就是如何在实际实际的的项项目建目建设设 中中对对其加以其加以实实施了 施了 二 选择适当的信息进行交流 二 选择适当的信息进行交流 进进行沟通行沟通时时 时时常会面常会面对对相当相当庞庞大的信息量 在大的信息量 在这时这时候 就需要候 就需要 有有针对针对性地性地对对信息信息进进行行筛选筛选 整理 从而有 整理 从而有选择选择地将不同的信息地将不同的信息传递传递 给项给项目目团队团队中的不同中的不同对对象 象 项项目目经经理人 或理人 或项项目管理者 目管理者 在管理学中 我在管理学中 我们们知道管理者要用知道管理者要用 70 的的时间时间用于与人沟通 而用于与人沟通 而 在在项项目管理中 目管理中 对对于于项项目目经经理来理来说说 需要花 需要花费费 90 或更多的或更多的时间时间来来进进 行沟通 而其需要的信息量也是行沟通 而其需要的信息量也是项项目目团队团队成成员员中最多的 中最多的 针对这针对这一情一情 况 在况 在传传达达给项给项目目经经理的信息中 理的信息中 应应主要包括主要包括项项目目经经理的理的职权项职权项目目目目 标标 项项目各目各阶阶段的段的进进度 各度 各项项工序的成本开工序的成本开销销 项项目的目的质质量性 在整个量性 在整个 项项目目过过程中程中总总共需要的和各共需要的和各阶阶段分段分别别需要的人力 物力 需要的人力 物力 财财力 客力 客户户 的需求等 的需求等 项项目目团队团队中的各小中的各小组组成成员员 通常 通常 项项目目团队团队由多个由多个项项目小目小组组构成 每个小构成 每个小组组各司其各司其职职又相互又相互 如何建立项目沟通有效途径 6 联联系合作 系合作 虽虽然然项项目小目小组组中的每个成中的每个成员员不必像不必像项项目目经经理一理一样统样统筹全局 筹全局 了解各方信息 但了解各方信息 但为为了小了小组组成成员间员间的交流和各小的交流和各小组间组间的交流 一些信的交流 一些信 息是必不可少的 例如 息是必不可少的 例如 项项目的目的总总目目标标 各小 各小组组的目的目标标 项项目的制目的制约约因因 素 客素 客户户的要求 包括在的要求 包括在项项目目实实施施过过程中又程中又补补充的 充的 项项目的交付目的交付结结果果 及其衡量及其衡量标标准 准 项项目内部的程序 目内部的程序 进进度 度 时间时间要求 要求 项项目目应应遵循的工作遵循的工作 条例 条例 标标准 程序 小准 程序 小组组成成员员个人个人职权职权等 等 项项目的客目的客户户 客客户户的要求即的要求即项项目要求达到的目目要求达到的目标标 通常客 通常客户户的要求是在的要求是在项项目开目开 始前就提出的 但是也不排除在始前就提出的 但是也不排除在项项目目进进行的行的过过程中作出程中作出转变转变和修改的和修改的 可能 所以 可能 所以 针对这针对这种情况 种情况 项项目目团队团队和客和客户户的沟通信息的沟通信息应应包括 包括 项项目目 建建议书议书 项项目目实实施施计计划 划 项项目主要目主要执执行人行人员员的情况 的情况 项项目各目各阶阶段的具体段的具体 实实施情况 施情况 项项目各目各阶阶段的成果 下一段的成果 下一阶阶段的工作内容等 段的工作内容等 项项目的供目的供应应商商 项项目的供目的供应应商作商作为项为项目目进进行的支撑者 所必行的支撑者 所必须获须获知的信息主要有 知的信息主要有 项项目的目的进进度 度 项项目的内容 所需提供的原材料或信息 目的内容 所需提供的原材料或信息 项项目下一目下一阶阶段的段的 任任务务等 等 项项目外成目外成员员 在在这这里所里所说说的的项项目外成目外成员员主要是指社会主要是指社会团团体 公众 体 公众 传传媒等 如媒等 如 果一个果一个项项目是公开化的 并且受到社会目是公开化的 并且受到社会舆论舆论的关注 或的关注 或应应客客户户的要求 的要求 如何建立项目沟通有效途径 7 那么那么项项目目团队团队可可对对外提供外提供诸诸如如项项目目进进度 度 阶阶段性的段性的项项目成果 下一目成果 下一阶阶 段的段的项项目目目目标标等 等 明确了在明确了在项项目沟通中所要目沟通中所要传传达的信息内容后 就是决定在不同情达的信息内容后 就是决定在不同情 况下况下应该应该采取何种信息采取何种信息传递传递方式来达到有效沟通了 方式来达到有效沟通了 三 选择高效的信息传递方式 三 选择高效的信息传递方式 管理学和管理学和组织组织行行为为学中 我学中 我们们曾多次接触到关于曾多次接触到关于组织组织内外部沟通内外部沟通 中的信息中的信息传递问题传递问题 其中 其中 进进行信息沟通的三要素即 行信息沟通的三要素即 发发送者 接收者送者 接收者 和所和所传递传递的内容 的内容 这这三者的沟通三者的沟通过过程如程如图图所示 所示 信息源编 码 信 息 的传递接 收编 译理 解 反 馈 噪 声 发送者接收者 从从图图中不中不难难看出 在信息从看出 在信息从发发送者到达接收者的送者到达接收者的过过程中 很容易程中 很容易 受到各方面因素的影响 即受到各方面因素的影响 即图图中所指的噪声 而噪声形成的原因有很中所指的噪声 而噪声形成的原因有很 多 大体上多 大体上说说来有四种主要的原因 来有四种主要的原因 1 发发送信息的含送信息的含义义不明不明 2 语语言障碍 例如 歧言障碍 例如 歧义义 一 一词词多意 多意 语语言系言系统统上的差异 上的差异 语语言理言理 如何建立项目沟通有效途径 8 解解经验经验的依的依赖赖 程度不同等等 程度不同等等 3 知 知识识水平上的差异水平上的差异 4 沟通媒介的 沟通媒介的选择选择不当不当 将在后面的 五 将在后面的 五 问题问题中做中做详细阐详细阐 述述 同同样样的 的 项项目中的目中的团队团队在沟通上也存在上述在沟通上也存在上述问题问题 那么要使 那么要使项项目目 沟通的途径沟通的途径变变得高效通得高效通畅畅 就必 就必须须克服噪声克服噪声对项对项目沟通的干目沟通的干扰扰 或者 或者 说说是尽量降低是尽量降低这样这样的干的干扰扰 通通过过学学习习思考 我思考 我认为认为有几种方法是可有几种方法是可 取的 取的 方法一 尽量使用双向沟通 少用方法一 尽量使用双向沟通 少用单单向沟通 向沟通 因因为为无无论论是是项项目目团队团队的成的成员员向向项项目目经经理作理作报报告 告 团队团队成成员间员间的相的相 互交流 互交流 还还是是项项目目经经理或理或项项目的管理目的管理层层向下向下发发布指令等 采用双向沟布指令等 采用双向沟 通尽管更通尽管更费时费时 单单其其传递传递的信息更准确 更有的信息更准确 更有实际实际意意义义 所以不能 所以不能仅仅 仅仅追求追求时间时间上的高效而上的高效而频频繁的采用繁的采用单单向沟通 向沟通 应应更多地采用双向沟通 更多地采用双向沟通 方法二 方法二 书书面沟通和口面沟通和口头头沟通相沟通相结结合使用 合使用 书书面沟通和口面沟通和口头头沟都具有各自的沟都具有各自的优优缺点 缺点 书书面沟通正式 准确 面沟通正式 准确 具有具有权权威性 使威性 使读读者有者有领领会和会和阅读阅读的的时间时间 便于 便于长长期保存 可以再次期保存 可以再次 阅读阅读 但其缺点在于文字冗 但其缺点在于文字冗长长 不易随客 不易随客观观情况情况变变化而及化而及时时修改 且修改 且 存在耗存在耗时长时长 反 反馈难馈难的缺点 相的缺点 相对对于于书书面沟通 口面沟通 口头头沟通沟通节节省省时间时间 反 反 如何建立项目沟通有效途径 9 馈馈快 快 弹弹性大 效率高 并且通性大 效率高 并且通过语过语言 言 语调语调的的变变化可以增化可以增强强沟通效果 沟通效果 亲亲切 思想的直接交流可以使切 思想的直接交流可以使问题问题很快得到解决 但是口很快得到解决 但是口头头沟通的缺沟通的缺 点就是信息点就是信息传递传递路程太路程太长长 容易失真 事后 容易失真 事后难难以以查证查证 综综上所述 在沟上所述 在沟 通通时书时书面沟通与口面沟通与口头头沟通相沟通相结结合使用 可以使各自的缺点相互克服 合使用 可以使各自的缺点相互克服 优优点相互点相互补补充 从而使沟通效果得到更大程度的提升 充 从而使沟通效果得到更大程度的提升 方法三 在正式沟通的基方法三 在正式沟通的基础础上加上加强强非正式沟通非正式沟通 在在项项目目进进行的行的过过程中 我程中 我们们可以通可以通过过正式沟通来正式沟通来进进行行汇报汇报 报报告 告 和公函的往来 和公函的往来 这样这样的沟通效果好 且具有的沟通效果好 且具有较强较强的的约约束力 但是 在任束力 但是 在任 何的何的组织组织中 都少不了非正式沟通 其中的一些就是我中 都少不了非正式沟通 其中的一些就是我们们常常说说的小道的小道 消息 消息 对对于于这这种沟通方式 在种沟通方式 在项项目目团队团队中是不能禁止 也是不可能禁中是不能禁止 也是不可能禁 止的 只要我止的 只要我们们在保在保证证了有了有较较好的正式沟通的基好的正式沟通的基础础上 适当地上 适当地进进行非行非 正式沟通 正式沟通 让项让项目目团队团队中的成中的成员员在私下在私下进进行交流 就不会使信息在行交流 就不会使信息在传传 递过递过程中程中产产生生较较大的失真 而且 通大的失真 而且 通过过非正式的沟通 可以增加非正式的沟通 可以增加团队团队 成成员员之之间间的感情 使沟通更迅速 的感情 使沟通更迅速 四 选择合理的项目沟通网络 四 选择合理的项目沟通网络 沟通的网沟通的网络结络结构也是架构也是架设设好好项项目沟通有效途径的重要目沟通有效途径的重要环节环节 在 在组组 织织行行为为学中的群体沟通中 曾学中的群体沟通中 曾经详细经详细介介绍过绍过两大两大类类沟通网沟通网络络 一是集 一是集 权权式网式网络络 另一种是分 另一种是分权权式 在式 在项项目沟通中 通常的集目沟通中 通常的集权权式网式网络络有 有 链链 式 式 轮轮式 式 Y 式 式 侧侧 Y 式 分式 分权权式网式网络络主要有 主要有 环环式和全通道式 式和全通道式 如何建立项目沟通有效途径 10 在在这这些沟通网些沟通网络络模式中 模式中 链链式方式速度最快 但沟通面窄 内容式方式速度最快 但沟通面窄 内容 分散 不易形成共同的意分散 不易形成共同的意见见和良好 和和良好 和谐谐的的组织组织气氛 气氛 难难以培养群体以培养群体 凝聚力 但是 凝聚力 但是 这这种方法可以运用于种方法可以运用于组织规组织规模模过过大的大的项项目目团队团队中 中 轮轮式沟通式沟通较较多的被用于多的被用于项项目管理中 主要是由目管理中 主要是由项项目目经经理或理或项项目管目管 理者和下属理者和下属进进行交流 在行交流 在选选用用这这种方式种方式时时 要多加重 要多加重视项视项目目团队团队成成员员 之之间间的交流的交流联联系 系 Y 式沟通式沟通则则兼有兼有轮轮式和式和环环式的式的优优缺点 即沟通速度快 但由于信缺点 即沟通速度快 但由于信 息通息通过筛选过筛选 易 易导导致失真 拉大上下致失真 拉大上下级级成成员员之之间间的距离 不利于提高的距离 不利于提高 项项目目团队团队中的士气 中的士气 全通道式沟通又叫做星式沟通 即其内部沟通网全通道式沟通又叫做星式沟通 即其内部沟通网络络象五角星一象五角星一样样 联联系渠道众多 差不多每个成系渠道众多 差不多每个成员员之之间间均有均有联联系 系 这这种方式的沟通 人种方式的沟通 人 际际关系融洽 能充分交流 并通关系融洽 能充分交流 并通过协过协商来解决商来解决问题问题 但是速度很慢 意 但是速度很慢 意 见见不易集中 如果不易集中 如果项项目成目成员员之之间间具有很好的默契 相互了解 且民主具有很好的默契 相互了解 且民主 气息气息浓浓 不妨采用此种沟通方式 不妨采用此种沟通方式 环环式沟通克服了式沟通克服了轮轮式沟通的缺点 利于式沟通的缺点 利于团队团队成成员员之之间间的交流 上的交流 上 级级的命令一的命令一级级一一级级地向下地向下传递传递 最后到达基 最后到达基层层 这这种方式便于鼓舞种方式便于鼓舞团团 队队士气 但是沟通慢 缺乏准确性 可以与士气 但是沟通慢 缺乏准确性 可以与轮轮式沟通方式式沟通方式结结合使用 合使用 五 使用现代通讯技术架设项目沟通渠道 五 使用现代通讯技术架设项目沟通渠道 在如今在如今这这个信息技个信息技术术高度高度发发达的达的时时代 代 项项目沟通中越来越多的沟目沟通中越来越多的沟 通是依通是依赖赖各种各各种各样样的的电电子媒介子媒介传递传递信息和思想的 信息和思想的 如何建立项目沟通有效途径 11 除了常除了常见见的的电电子子邮邮件之外 像件之外 像 MSN OICQ 这这些具有相似性些具有相似性质质 的聊天工具也同的聊天工具也同样样作作为组织团队为组织团队中的中的联联系工具被广泛使用 系工具被广泛使用 项项目成目成员员 可以使用可以使用这这些通些通讯讯手段通手段通过电过电子子邮邮件件传递书传递书面面报报告和告和报报表 使用表 使用计计算算 机通机通讯进讯进行技行技术术文件和文件和图纸图纸的的传递传递 修 修订订和和变变更改更改动动 使沟通方便 使沟通方便 快捷 高效 快捷 高效 而而电电子商子商务务 计计算机通算机通讯讯网网络络 通信 通信设备设备的架的架设设使很多的使很多的组织组织开开 始始进进行行电电子会子会议议 与客 与客户户等等进进行行远远距离的交流 及距离的交流 及时时通通过这过这种正式渠种正式渠 道道发发布布项项目中的最新信息等 并可以同目中的最新信息等 并可以同时时将一份信息将一份信息传递给传递给多位多位项项目目 团队团队人人员员 实现实现更更为为开放和有效的多向沟通 开放和有效的多向沟通 总总之 使用多种多媒体的信息网之 使用多种多媒体的信息网络络沟通方法 可以使沟通方法 可以使项项目目团队团队中中 的沟通渠道得到更大范的沟通渠道得到更大范围围的的扩扩展 加大沟通的有效程度 展 加大沟通的有效程度 但是但是值值得注意的是 借助得注意的是 借助电电子媒介子媒介进进行行项项目所需的各种沟通 目所需的各种沟通