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WORD操作技巧与交流 刘芳兰 目录 一 常用的排版技巧二 流程图快速方法三 组织架构图实操四 制度修订中的问题 一 常用的排版技巧 1 页面设置快速进行调整要对Word进行页面调整 通常大家采用的方法是选择 文件 页面设置 选项的方法进行 请问有没有更快速方便的方法呢 如果要进行 页面设置 只需用鼠标左键双击标尺上没有刻度的部分就可以打开页面设置窗口 2 Word中巧选文本内容 在Word文件中进行编辑操作时 经常需选定部分文件内容或全部内容进行处理 请问有没有快捷的方法进行选定 在Word中要选中文件内容时 有一些快捷的操作方法 掌握好它们可以大大提高你的工作效率 下面为大家介绍这几种用得较多的方法 1 一行文字的选取 将指针移到该行的行首 在光标指针变成向右的箭头时 单击鼠标左键即可 2 一段文字的选取 将指针移到该段第一行的行首 同样在光标指针变成向右的箭头时 双击鼠标左键即可 3 整个文件内容的选取 把指针移到该文件中任一行首 在指针变成向右的箭头时 快速单击鼠标左键三次便可选中整个文件内容 也可利用组合键 Ctrl A 快速选定 4 撤销键入CTRL Z 另外在平时使用中 还有几个特别的快捷键可以加快选取 Shift Home 使光标处选至该行开头处 Shift End 从光标处选至该行结尾处 Ctrl Shift Home 从光标处选至文件开头处 Ctrl Shift End 从光标处选至文件结尾处 Shift 移动光标 逐字逐行地选中文本 用于一边看一边选取文本 3 Word中合并文件 在编辑文件时 若要将另一篇文件内容全部合并到该新文件中 除了采用打开原文件对内容进行复制 然后再转入新文件进行粘贴外还有没有其他更好的方法呢 如果要合并另一个文件 有一个更好的方法进行 1 打开要合并的一篇文件 然后在菜单栏选择 插入 文件 选项 2 选择需要合并的另一篇文件 插入就把文件插到想到的地方 对于一些特殊的位置 可以利用快捷键进行快速定位 用得较多的几个快捷方式如下 Home 将光标从当前位置移至行首 End 将光标从当前位置移至行尾 Ctrl Home 将光标从当前位置移至文件的行首 Ctrl End 将光标从当前位置移至文件结尾处 4 快速定位光标 5 字号快速调整 在Word中编辑文字时 有时只需将字号缩小或放大一磅 而若再利用鼠标去选取字号将影响工作效率 请问有没有方法快速完成字号调整 可以 利用键盘选择好需调整的文字后 再在键盘上直接利用 Ctrl 组合键缩小字号 每按一次将使字号缩小一磅 而利用 Ctrl 组合键可扩大字号 同样每按一次所选文字将扩大一磅 另外也可在选中需调整字体大小的文字后 利用组合键 Ctrl Shift 来快速增大文字 而利用 Ctrl Shift 快速缩小文字 6 快速对齐段落 在Word中要设置段落对齐 通常大家是利用格式工具栏中的对齐方式进行 有没有更方便快速的方法呢 可以利用组合键来快速完成 常用的设置方式组合键如下 Ctrl E 段落居中 Ctrl L 左对齐 Ctrl R 右对齐 Ctrl M 左侧段落缩进 Ctrl Shift M 取消左侧段落缩进 7 快速调整Word行间距 在编辑调整Word文件行距时 常见一些 高手 不用调出格式来进行设置 请问他们是如何完成调整的呢 其实方法非常简单 在需要调整Word文件中行间距时 只需先选择需要更改行间距的文字 再同时按下 Ctrl 1 组合键便可将行间距设置为单倍行距 而按下 Ctrl 2 组合键则将行间距设置为双倍行距 按下 Ctrl 5 组合键可将行间距设置为1 5倍行距 常见错误操作方式 1 Backspace删除 删除字 页时使用此健 大家是否理解此删除键是向前删除的意思 2 Delete删除 删除光标处以后的内容如何删除word文档中的某一页 只能到该页去删除 到该页后全选 然后删除 或按Delete键删除就可以了 常见错误操作方式 3 WORD文档如何分页通常一般情况下 当一页未全部写完内容时 但需到下一页做另一相关内容时 一般人是按回车键到下一页 敲N个回车符 此操作是错误之举 应该插入 分页符 或CTRL 回车这样无论上面的文件发生什么变化 下一页都不会跟着起变化 二 流程图快速方法 1 首先在 绘图 工具栏上 单击 自选图形 指向 流程图 再单击所需的形状 2 单击要绘制流程图的位置 会出现绘图画布 3 在绘图画布上插入你选择的那个图形 就这样 插入一个矩形 二 流程图快速方法 4 接下来 要做什么呢 既然是流程图 自然要建立各种图形之间的连接了 提供了三种线型的连接符用于连接对象 直线 肘形线 带角度 和曲线 5 我们首先用带箭头的肘形线连接符和直线连接符将图形连接到一起 三 组织架构图实操 1 执行 插入 图片 组织结构图 命令 先在文件中插入一个基本结构图 并展开 组织结构图 工具条 2 选中下面其中的一个框图 按下Del键 将多余的一个框图删除 3 接下来执行下列一项或多项操作 1 若要向一个形状中添加文字 请用鼠标右键单击该形状 单击 编辑文字 并键入文字 如图所示 要注意 您无法向组织结构图中的线段或连接符添加文字 2 若要添加形状 请选择要在其下方或旁边添加新形状的形状 单击 组织结构图 工具栏上 插入形状 按钮上的箭头 再单击下列一个或多个选项 如图5所示 同事 将形状放置在所选形状的旁边并连接到同一个上级形状上 下属 将新的形状放置在下一层并将其连接到所选形状上 助手 使用肘形连接符将新的形状放置在所选形状之下 3 下图即为已经绘制好的默认格式的组织结构图 是不是很方便 不过好象有些简陋 能不能美化一下呢 当然可以啊 接着往下看吧 4 首先先更改组织图的样式 点击组织结构图工具条的自动套用格式 5 看到组织图样式库了吧 在其中选一个您喜欢的样式 点击应用 还有一种方法做组织架构图 输入 公司组织结构图 点矩形工具栏 画出一个矩形 其次 点选定工具 选定矩形 将矩形复制8份并分别移动到合适的位置 再次 点击文字工具栏 在矫形中分别输入名称 最后 点直线工具栏 在图中画线 整个组织结构图就完成了 四 制度修订中的问题 1 同一篇Word文档设置多个不同的页眉页脚如果在Word文档中创建了页眉 页脚 那么在默认情况下 一篇文章从头到尾的页眉页脚都是一样的 但有时 我们还需要根据不同的章节内容而设定不同的页眉页脚 有的朋友将不同的章节分别保存成不同的文件 然后再分别给每个文件设定不同的页眉页脚 操作起来很麻烦 有更简单的方法 在文章中插入不同的分节符来分隔 页眉页脚设置 下面我们以制度为例向大家介绍具体的操作方法 在本例中我们准备将首页页眉设为 江西济民可信集团制度 从第2页开始再按具体的章节内容分别设为 江西济民可信医药有限公司 济民可信营销管理中心 等不同的页眉内容 具体操作步骤如下 1 此时先不要急着设置页眉 而是将光标分别定位于每个需要使用新页眉的位置 然后执行 插入 菜单 分隔符 命令 选中 分节符类型 中的 下一页 选框后点击确定按钮 并以此为例对整份文件进行分节处理 2 等整个文章分好节以后 就可以点击 视图 菜单 页眉与页脚 命令进入页眉编辑模式了 3 然后再从 页眉与页脚 工具栏中点击 显示下一项 按钮 跳转到下一节的页眉处 细心的朋友一定会发现 此时的页眉处已和前面有所不同 不仅节码由第1节变成了第2节 而且右上角也多出了一个 与上一节相同 的字样 此时 我们应该点击页眉与页脚工具栏中的 链接到前一个 按钮切断第2节与前一节的页眉内容联系 然后再输入第2节的页眉 江西济民可信医药有限公司 4 剩下的操作以此类推 每完成一个章节的页眉后就点击一下 显示下一项 和 链接到前一个 按钮 再对下一章节进行设置 直到完成整个文章的编排 这种方法操作快速 而且所有的页眉均保存在同一个文件中 也方便进行存档 同时 页脚也支持这种多级设定 具体操作方法与页眉相似 不再赘述 2 利用边框和底纹在Word中制作整行横线 在使用Word的过程中 我们经常会需要在文档中划出整行的横线 尤其是在制作语文试卷时 更是需要整段的横线 通常情况下 我们采用两种方法 一种是根据需要按下大量的空格键 然后给这些空格设置下划线 第二种方法是直接用绘图工具画出一根根直线 第一种方法如果只需要短横线的话 比较适合 但如果要整段的横线 则显得非常不便 第二