领导出差事务.ppt

秘书实务之领导出差 秘书日常事务工作 二 领导出差企事业单位由于工作的需要 领导会经常出差 旅行 很多旅行任务甚至是临时性决定下来的 但无论是国内出差还是国外出访 短期出差还是长期出差 在每次出差之前 秘书都要为领导做好大量的准备工作 思考 领导出差 秘书要做哪些 课程内容一 安排领导差旅二 领导出差前 出差中及出差后的工作三 认识护照 签证 黄皮书 案例 移动通信公司领导因公务需要 携王秘书到西安出差 主要是洽谈手机生产项目合作前期有关事宜 请思考小王出差前要做哪些准备工作 假如小王没有随同领导一起出差 那在领导出差中 出差后 小王要做哪些工作 1 业务资料 收集西安公司的有关材料 讲话稿 备忘录 合同 协议 请柬等2 旅行相关资料 介绍信 选择去西安的旅行方式 查询火车 航空等信息资料 并进行书面整理 形成日程表3 有关事务 预订车 机票 旅馆 出入境事务 预留相关的联系电话4 办公用品 5 个人物品 一 旅行前准备工作 二 安排旅行计划 1 出差的时间 启程及返程日期 接站安排2 出差的路线 终点及途经地点和住宿安排3 会晤计划 人员 地点 日期和时间 4 交通工具的选择5 需要携带的文件 合同 样品及其他资料 6 旅行内容 行程安排 约会 会议计划 会晤人员的名单背景 会晤主题7 旅行日程表8 上司或接待人的特别要求9 差旅费用 制作旅程表 思考1 旅程计划表主要包括哪些内容 2 旅程表和旅行计划 哪个更详细 制作旅程表 一 旅程计划表主要包括哪些内容 时间 地点 交通工具 具体事项 备注 旅行计划的内容旅行计划是领导出差是否能顺利完成工作任务的重要前提 一份合理 周全 程序规范的旅行计划 能保证领导在最短的时间内完成工作任务 一份周密详细的旅行计划主要从以下几方面进行考虑 1 时间一是指旅行出发 返回的时间 包括因商务活动需要到两个或两个以上地点的抵离时间和中转时间 二是指旅行过程中各项活动的时间 三是指旅行期间就餐 休息时间 2 地点一是指旅行抵达的目的地 包括中转地 目的地名称既可详写 即哪个地区 哪个公司 也可略写 即直接写到达的公司名称 二是指旅行过程中开展各项活动的地点 三是指食宿地点 3 交通工具一是指出发 返回的交通工具 二是指商务活动中使用的交通工具 这要求秘书了解这方面知识 如识别火车种类等 4 具体事项一是指商务活动内容 如访问 洽谈 会议 宴请 娱乐活动等 二是指私人事务活动 5 备注 制作旅程表 二 旅行计划 日程表 具体要求是什么 1 复印三份 上司 上司家属 办公室存档2 时间不可太紧 应留有余地 3 了解目的地相关情况 气候 交通等 4 如有可能 应多准备几份旅行计划 供上司参考 安排旅行日程的相关知识点 1 明确上司的旅行意图 目的的 旅行时间 到在目的后的商务活动计划 2 了解上司对交通工具及食宿的要求 熟悉公司对出差的有关规定3 制定旅程表时 向相关部门索取旅行资料 了解当地交通工具运行情况 旅行路线 旅馆环境情况 目的地的货币 外汇管理规则 经商特点及有关护照 签证 健康规定等常识 4 需要中转时 尽量选择衔接时间在2 4小时之间的班机 减少时间的浪费 5 旅行计划按时间编排 简单明了 并留有余地6 国际旅行时注意时差问题7 建议多拟定几个旅行方案 供领导选择 安排旅行日程的相关知识点 例 旅行日程表 总经理行程安排上海至北京2004年5月11日 5月13日5月11日星期二上午7 00赴虹桥机场 公司派车送达 8 40乘Mu5143次班机离沪赴北京 10 20抵达北京 接机 住 宾馆606房间 已预先定房 12 00与 总经理共进午餐 在宾馆 下午14 30与 总经理在公司会议室洽谈 需用的1 2 3号文件在您的公文包中 18 00与 总经理在公司共进晚餐 5月12日星期三上午9 30赴 公司与 董事长洽谈 需用的4 5号文件在您的公文包中 11 30与 董事长共进午餐 在该公司 下午15 00拜访 先生 由 先生陪同 礼品在您手提箱内 18 00在宾馆用餐 5月13日星期四上午8 50乘CA1501次班机离开北京 机票已预定 由王秘书事先送交您 10 25抵达上海虹桥机场 接机 秘书在领导出差前 中 后的工作 确定出差目的和日期 确认总经理出差陪同人 与出差地相关人员沟通 确定周到的日程安排 明确如早午晚餐安排 所到地地址 需要的路程时间 接待人员等信息 确定行程 预定机票 注意选择好航空公司 机型及班次 酒店 选择总经理习惯的酒店 熟悉酒店的电话 传真等 接 送机人员 明确接送机人的联系方式 完善细致周到的日程表 时间 地点 对方参会人 议程等 见范例 根据总经理的习惯 准备出差用物品 见物品携带表 拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件 财务部等 了解外汇 办理兑换外币收集所到国的背景资料 出差前 在第一时间掌握总经理到达后的联系方式 必要时通知授权人及其它相关人员 根据总经理日程安排 随时通报公司关心的业务进展情况 配合总经理授权人的工作 及时掌握公司及业务相关信息 根据情况及时与相关人员及总经理沟通 及时调整日程安排 出差中 及时向总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展 出差资料整理 包括资料 名片 会谈备忘 根据需要转发相关人员或存档 向总经理认为有必要的合作方致感谢函 各种差旅费用报销 跟进业务后续事宜 出差后 思考 上司出差 需要准备哪些物品 出差物品携带表 相关知识 一 上司出差时 秘书应准备些什么 1 旅行计划 2 搜集相关商务洽谈资料 3 旅馆信息 4 旅行用品 5 差旅费 6 行李准备 什么是护照 什么是签证 什么叫 黄皮书 护照 某国公民出入本国国境和在国外旅行或居留时 由本国发给的一种证明公民国籍和身份的合法证件 我国的分为 外交护照 公务护照 普通护照三种 普通护照又可分为因公的和因私的两种 签证 一个主权国家在本国或外国公民所持的护照或其他旅行证件上的签注 盖印 以表示允许其出入本国国境或者经过国境的证明 若把护照看成是身份证 签证就是出入证 我国的签证一般在护照上 黄皮书的英文为 InternationalertificateOfVaccination它是国际卫生组织为了保障出入国境人员的人身健康 防止某些疾病传染流行所要求的证明 办理出国旅行手续的内容 程序出国申请手续主要有五项 递呈出国申请书 办理护照 申请签证 准备妥健康证书 办理出境登记卡 一 办理出国申请 出国申请的内容 一般包括 出国事由 出国团组的人数 出国路线 外国公司所在国名称 出国日程安排 出国时间 在国外活动时间 地点 回国时间 等 申请文书后面要附出国人员名单 写清出国人员姓名 年龄 性别 职务 职称 以及外国公司所发的邀请函 副单 二 办理护照1 护照的作用护照是主权国家发给本国公民出入境及到国外办事旅行居留的合法身份证件和国籍证明 凡出国人员均应持有护照 2 护照的种类目前 多数国家颁发外交 公务和普通三种护照 也有一些国家颁发三种以上或根本不分类的护照 或颁发代替护照的证件 我国政府现在颁发的有外交护照 公务护照和普通护照 包括国公普通护照和因私普通护照 三种 3 护照的办理在国内 外交 公务和因公普通护照 由外交部及其授权单位 各省 市 自治区的外事办公室 办理 在国外则由我国驻外使 领馆等外交机构负责办理 秘书在办理护照时要注意几个事项第一 携带有关证件 主管部门的出国任务批件 出国人员政审批件 所去国有关公司的邀请书等文件 第二 认真填写有关卡片和申请表 第三 拿到护照后 再认真检查核对每位出国人员姓名 籍贯 出生年月和地点 若是组团出国 则要检查护照上的照片是否与姓名一致 有无授权发照人的签字和发照单位的盖章 发照日期和有效期有无问题 使用旧护照再次出国者更应注意其有效期 若已过期 必须申请延长 三 申请签证1 签证的作用和种类护照办理好后 再申请所去国家 地区 和中途经停国家的签证 签证是一国官方机构对本国和外国公民出入国境或在本国停留 居住的许可证明 签证一般可做在护照上 也有的做在其他身份证上 如果前往未曾建交的国家 则用单独的签证与护照同时使用 我国的签证一般做在护照上 签证也分为外交 公务和普通三种 根据不同使用情况可分为入境 入出境 出入境 过境签证 另外还有居留签证 我国政府规定 因公出国的公民出入国境凭有效护照 可不办理签证 而持因私普通护照出入国境的中国公民必须办理中国的签证 2 签证的办理因公出国的人员前往国家的签证通常由外交部或中国旅行社代办处向有关国家驻华使馆 或驻华总领馆 申办 如果时间紧迫 在国内来不及办理签证 可向我有关驻外使 领馆发报 请其向驻在国申请 办妥的签证 可在抵达时 由机场移民局发给 前往国的签证应持国外邀请书 或有关国家移民局的允许证等 一般可通过中国旅行社签证代办处办理 四 办理健康证书健康证书即预防接种证书 因为它的封面通常是黄色的 所以惯称 黄皮色 为防止国际间某些传染病的流行 世界卫生组织正式通过的 国际卫生准则 规定 入境者在进入一个接纳国的国境前 要接种牛痘 霍乱 黄热病的疫苗 五 办理出境登记卡在办妥了上述各项手续后 再携带出国人员的护照 户口簿 居民身份证办理临时出境登记手续 凡出国超过六个月的 含六个月 人员 秘书则要携带上述证件到其常住户口所在地的公安派出所办理注销户口手续 然后凭护照 前往国的签证或入境许可证 临时出境登记单 注销户口的证明到护照颁发单位 把办理护照时领到的第一张 出境登记卡 换为第二张 出境登记卡 之后 可以购买机 车 船票离境出国 一 乘车接送客户坐轿车外出办事 秘书人员应首先为客人打开右侧后门 并以手挡住车门上框 同时提醒客人小心 等其坐好后再关门 然后自己从左侧后门上车 作为陪同 一定不能先于客人打开车门上车 除非对方坚持我们是女性应女士优先 抵达目的地时 秘书人员应首先下车 并绕过去为客人打开车门 以手挡住车门上框 协助客人下车 如果是女性 上下车的姿势是十分讲究的 上车时仪态优雅的姿势是 背入式 即将身体背向车厢入座 坐定后即将双腿同时缩入车内 如穿长裙 应在关上车门前将裙子弄好 下车的正确姿势是 准备下车时 应将身体尽量移近车门 车门打开后 从哪边下车则应先将该方向的脚踏出车外 立定 然后将身体重心移至另一只脚 再把整个身体移离车外 最后踏出另一只脚 总之 上下车的正确姿势是 脚先头后 乘车 乘船 乘机旅行和预订票注意事项 二 乘船外出坐船时 应有秩序地排队上船 对号入舱位后 可在甲板上与送我们的亲友同事告别 告别时 我们举止得体 不要大声叫喊 也不要做出大幅度的动作 由于轮船是公共场所 男女混居 我们进入船舱后 既要落落大方 也要注意谨慎自重 穿着上应该宽松保守些 如果太居家化 难免会遭人白眼 至于穿着睡衣在餐厅用餐或甲板上散步则更是粗俗 因为这是公共场所 在船上就餐时如同在酒店宾馆用餐 虽然要自己动手且有些喧闹混乱 但仍应不失礼貌和风度 一要排队 二是找空位时要向旁边在座者问好 经过允许后才可就座 下船时不要抢先或拥挤 对曾经帮助过我们或有缘相遇的乘客和船员 应友好地告别 说些令人好感的告别语 三 乘机乘坐飞机旅行是件令人惬意的事 由于飞机内空间面积较小 人际关系特别紧密 而且各色人等聚在一起 对礼仪要求更高 进入机舱找到自己的座位后 我们应侧身尽快将自己随身携带行李放入座位上方的物品箱并关上门后立即坐下来 以免站在通道上堵塞和影响其他乘客入舱 坐下后对我们的邻座 我们应微笑致意问好 以礼相待 如果不小心碰到了其他乘客 应立即主动道歉 如果别的乘客主动向我们打招呼想找我们攀谈 除非我们十分疲倦 否则应友好地应对 若我们想休息一下或要做什么事情 譬如看商务文件 查阅商务合同等则应向对方说明并表示歉意 飞机抵达目的地还未停稳时 我们不能解开安全带站起身急于拿行李 只有等空中小姐通知后才能这样做 下机前别忘了和舱门口的空中小姐道别 四 预订票注意事项在准备预订车票 机票 的时候 一定要查看最新的时刻表 因为现在有许多季节性的或临时性的车次 稍不留心 就会订不上 预订车票时 最好选择直达车 因为出差途中 最麻烦的就是换车 倒来倒去 稍不注意 就会误车误点 所以能直达的就最好不要换车 如果是在大站换车 在时间上一定要安排得宽裕些 从平时起 秘书就要注意学习预订和购买车票 机票 船票的办法 及如何使用支票 如何兑换外币 等等 这样 就能保证领导工作的顺利进行 上司临时交办事项 广泛性临时性具体性紧迫性 特点 办理上司临时交办事项的原则 1 积极主动 千方百计2 符合政策 灵活变通3 件件有着落 事事有回音 相关链接拒绝的艺术1 替代法 真对不起 这件事我实在爱莫能助了 不过 我可帮你做另一件事 分析 拒绝时 如果能够有另外的替代方案 必能获得对方的谅解 例如某部门要求安装冷气 至少你可以给他一台电风扇 朋友希望你送她一盆玫瑰花 至少你可以送她一盆蔷薇 2 先发制人 主动出击 使对方在你面前无法开口提出过分要求 分析 当单位司机工作之余开着公车带着女友兜风在路上出了事时 司机找主管秘书要求用公费修车 主管秘书知道小车出事的原因 他说 你是个好同志 一向按原则办事 我就是喜欢像你这样的人 听到对自己的表扬 司机不会提出过分要求 自己想办法修好了车 3 谢绝法 对不起 谢谢 这样做可能不合适 4 婉拒法 哦 是这样 领导今天不在 我转告一下再答复吧 5 不卑不亢法 哦 我明白了 可是你最好找XX 好吗 6 幽默法 啊 对不起 今天我还有