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第5章MicrosoftExcel2003 Excel概述创建工作表编辑工作表函数与公式数据处理与分析创建图表工作表的管理与维护 5 1Excel概述 Excel概述 5 1 1Excel的功能 Excel是一个电子表格程序 它也是微软Office套件的一部分 Excel的长处是进行数据处理 其主要功能有 1 以电子表格的形式灵活 方便地实现各种数据的输入 统计 计算 分析 输出处理 2 借助公式 函数及独特的单元格引用的机制 将复杂的统计计算转化为简单的公式引用 数据复制 填充操作 3 支持关系数据库的各种分析操作 将大量待分析数据以关系模型 二维表格 的形式描述 表格规范 直观 易建 易改 便于对数据统一管理和操作 4 提供了多种数据分析运算方法 快速对各类数据进行统计排序 分类汇总 查询筛选 模拟运算和制作图表等操作 Excel基础知识 5 1 2认识Excel的界面 Excel基础知识 行号 列标 5 1 3工作簿的组成 工作簿 book 工作簿是存储数据 运算公式以及数据格式化等信息的文件 一个工作簿由若干个工作表 最多可包含255个工作表 sheet1 sheet2 组成 工作簿默认的扩展名是 XLS 2 工作表 sheet 工作簿中包含多张独立的表格就是工作表 每个工作表有一个名字在标签上 默认的为sheet1 可更名 2 查看其它工作表 3 单元格 cell 工作表中行和列交叉的部分称为单元格 单元格是工作表中最基本的存储数据单元 单元格的地址是由列标和行号唯一来标识 例如 A12表示第一列第十二行的单元格 4 区域 Range 区域是指多个相邻单元格形成的矩形区域 区域的标识方式是由冒号分隔的两个对角单元格地址 如 从D3开始到右下角E6的一片连续单元格区域表示为D3 E6 5 数据 数据是在Excel单元格中存放并实现各种运算操作的基本元素 有四种基本数据类型 数值型 字符型 逻辑型 Excel基本操作 日期型 Excel的上述各种元素组成了Excel工作簿的有机整体 它们之间呈现了层次包含关系 数据 单元格 区域 工作表 工作簿 5 2创建工作表 Excel概述 5 2 1创建工作薄和表 操作方法 略 5 2 2数据输入 Excel基本操作 1 选定单元格选定单个单元格 选定连续的多个单元格 选择不连续的多个单元格 选定第一个单元格或单元格区域后 按住Ctrl键再选定其它单元格或单元格区域 选定一行或一列 单击行号或单击列标 选定工作表的所有单元格 按快捷键Ctrl A 2 向工作表中输入数据 1 数值型数值型数据是可以进行算术运算的数字 包括正数和负数 也包括整数 分数和小数 它具有 常规 百分比 会计专用 货币 分数 科学记数 等多种表示形式 采用键盘输入的方法直接输入 2 字符型字符型数据是包括中西文字符 符号及数字等在内的文本 对于表现为数字的字符型数据 只能作为文本处理 不能进行任何算术运算 在输入时 需在数字前加单引号 或在输入数字后设为文本格式 3 逻辑型逻辑型数据是条件判断的结果 只有真假两个值True和False 可以用T或F表示 日期时间型用于表示日期和时间的数据 形式为 2010 2 10或2 10 2010表示二零一零年二月十日 12 30am 数据格式分类及其注释 常规 默认格式 数字显示为整数 小数 或者数字太大单元格无法显示时用科学记数法 数值 可以设置小数位数 选择每三位是否用逗号隔开 以及如何显示负数 用负号 红色 括号或者同时使用红色和括号 货币 可以设置小数位数 选择货币符号 以及如何显示负数 用负号 红色 括号或者同时使用红色和括号 会计专用 这个格式每三位用逗号隔开 日期 可以选择不同的日期显示模式 时间 可以选择不同的时间显示模式 百分比 可以选择小数位数并显示百分号 分数 可以从9种分数格式中选择一种格式 科学记数 用指数符号E显示数字 文本 当运用于数值时 Excel会把数值当做文本 特殊 包括三种附加的数字格式 邮政编码 中文小写数字和中文大写数字 Excel基本操作 数据的特殊表示形式的输入 3 数据的自动填充对于具有重复性和规律性的数据 可采用简单方法快速输入 1 以复制方式自动填充 相同的数据或文本 利用填充柄来实现 非连续单元格相同数据的填充 2 以序列方式自动填充方法一 使用填充柄进行自动填充 方法二 使用 填充 菜单命令进行序列填充 3 以自定义序列方式填充 4 以 记录单 的形式输入数据关系数据库表 记录单 使用它可以方便 快速地输入和编辑规范的二维表格 行 记录 一个对象的所有属性列 字段 所有对象的同一属性列标志 字段名 各属性名称 5 2 3编辑数据 1 修改数据2 添加 编辑和删除批注3 复制或移动数据4 选择性粘贴5 查找与替换数据6 清除数据 编辑修改单元格中的内容方法一 双击单元格 可以直接对单元格内容进行编辑 方法二 激活需要编辑的单元格 然后按F2键 方法三 激活需要编辑的单元格 然后单击 编辑栏 内部 这样可以在 编辑栏 对单元格内容进行编辑 方法四 使用记录单 添加单元格批注 批注就是 注释 输入批注就是对某些单元格的数据加一些注释 1 选中要添加批注的单元格 2 单击 插入 里的 批注 3 输入批注内容 如右图 选择性粘贴要控制复制到目标区域的内容 使用 编辑 菜单中的 选择性粘贴 命令 复制有效性标准 这样可以运用同样的数据有效性 公式和数字格式 Excel基本操作 清除数据全部 清除单元格中的所有内容 包括格式 格式 只清除格式 保留数值 文本和公式内容 只清除内容 保留格式批注 删除单元格附加的批注 如果有的话 5 3编辑工作表 Excel概述 1 工作簿的创建新建 打开 保存2 工作表的操作向工作簿中加入一个新的工作表方法一 选择 插入 工作表 命令 方法二 在工作表标签上单击右键 从快捷菜单中选择 插入 命令 方法三 按Shift F11快捷键 删除一个不再需要的工作表为工作表改名移动与复制工作表 Excel基本操作 5 3 1工作表基本操作 拆分工作表Step1 窗口 拆分 Step2 拖放垂直或水平拆分条冻结工作表通过冻结窗格保持标题可见Step1 移动单元格指针到要冻结的单元格的下方或右方 Step2 选择 窗口 冻结窗格 命令隐藏或者显示工作表选择 格式 工作表 隐藏 取消隐藏 命令 Excel基本操作 5 3 2单元格的操作 1 行列操作插入行和列方法一 单击工作表边界的行 列 号选择一整行 列 或多行 列 再选择 插入 行 列 命令 方法二 单击工作表边界的行 列 号选择一整行 列 或多行 列 单击右键 从快捷菜单中选择 插入 命令 方法三 把单元格指针移到想要插入的行 列 上 然后选择 插入 行 列 命令 删除行和列方法一 单击工作表边界的行 列 号选择一整行 列 或多行 列 然后选择 编辑 删除 命令 方法二 单击工作表边界的行 列 号选择一整行 列 或多行 列 然后单击右键 从快捷菜单中选择 删除 命令 方法三 把单元格指针移到想要删除的行 列 上 然后选择 编辑 删除 命令 在显示的对话框中选择 整行 列 命令 Excel基本操作 隐藏行和列方法一 选择要隐藏的行或列 然后选择 格式 行 列 隐藏 命令 方法二 拖动行或列的标题边界 提示 隐藏的行实际是高度设为零的行 同样 隐藏的列就是宽度为零的列 取消隐藏的行或列Step1选择与被隐藏的行或列相邻的行或列 Step2选择 格式 行 列 取消隐藏 命令 Excel基本操作 2 改变行高和列宽改变列宽方法一 用鼠标拖放列的右边界至所需的宽度 方法二 选择 格式 列 列宽 命令 然后在 列宽 对话框中输入数值 方法三 选择 格式 列 最适合的列宽 命令 这将调整所选列的宽度以适合列中最宽的条目 方法四 双击列标题栏的右边界 列宽会自动根据最宽的条目进行调整 作为默认设置 列宽为8 43 要改变所有列的默认设置 使用 格式 列 标准列宽 命令 会显示一个对话框 然后可以在其中输入默认的列宽 改变行高方法一 用鼠标拖放行的下边界以获得所需高度 方法二 选择 格式 行 行高 命令 在 行高 对话框中输入数值 方法三 选择 格式 行 最适合的行高 命令 方法四 双击行的下边界 使行高自动符合最高的条目 Excel基本操作 3 单元格合并及居中选定某一输入数据的单元格 从此单元格开始横向或纵向拖动鼠标到待合并的最后一个单元格 单击 格式 工具栏里的 合并及居中 按钮 工作表的标题可以用此方法实现 4 选择特定类型的单元格选择 编辑 定位 命令 打开 定位 对话框 然后单击 定位条件 按钮显示 定位条件 对话框 通过搜索选择单元格选择 编辑 查找 命令 批注 只选择含有批注的单元格常量 选择所有不含公式的非空单元格公式 选择所有包含公式的单元格空值 选择所有空单元格当前区域 选择当前单元格周围矩形区域内的单元格 这一区域由周围空的行和列决定当前数组 选择完整的数组对象 选择工作表中的所有图表对象行内容差异单元格 分析选择并且选择每一行中与其他单元格不同的单元格列内容差异单元格 分析选择并且选择每一列中与其他单元格不同的单元格引用单元格 选择当前单元格或选中的公式所引用的所有单元格从属单元格 选择所有公式中引用了当前单元格或选择的单元格最后一个单元格 选择工作表中含有数据或者格式区域内右下角的单元格可见单元格 只选择被选中的可见单元格 Excel基本操作 5 3 3格式化工作表 设置单元格中数据格式设置工作表格式自动套用格式 1 设置单元格中数据格式设置数字格式设置数据对齐格式设置字体字号设置条件格式 对满足条件的单元格数据设置特定格式的特殊方式 2 设置工作表格式设置单元格边框设置背景图案 设置边框方法二 设置边框方法一 填充色 字体加色 加边框 3 使用 或删除 自动套用格式 打开自动套用格式对话框 单击选项 在 格式 中选一种 若选 无 则是取消自动套用格式 并可选择 应用格式种类 中的全部或一部分 例如 利用 自动套用格式 经典2的结果 格式化前表格 格式化后表格 1 页面设置选择页面外观设置设置报表页边距增加页眉和页脚 在编辑页面不显示 设置工作表打印选项选择打印区域 定义打印区域 如果 打印区域 为空 Excel将打印整个工作表 打印行和列标题 如果工作表的第一行为标题 第一列为描述名称 可以选择行或列作为每一页的标题 选择打印输出的可选择元素选择页面的打印顺序 Excel基本操作 4 打印工作表 2 打印预览预览时改变打印设置使用分页预览模式方法一 选择 视图 分页预览 方法二 在预览窗口中单击 分页预览 按钮进入分页预览模式时 可以拖放边界以改变打印区域或者分页符 要返回到普通视图模式 选择 视图 普通 命令 Excel基本操作 3 打印输出选择打印机设定所要打印的内容选定区域 只打印选定的区域选定工作表 打印所选择的工作表 这是默认设置 如果选择了多个表格 Excel会在新的页面上打印每一个表格 整个工作簿 打印整个工作簿 包括图表 打印多份报表 Excel基本操作 5 4公式和函数 公式与函数 5 4 1公式 运算符的种类 1 算术运算符 2 比较运算符 3 文本运算符 4 单元格引用运算符 公式与函数 运算级别 括号最优先 其次是乘方 再其次是乘 除 最后是加 减 同一级别的从左至右计算 算术运算符 公式与函数 比较运算符 使用以上运算符可以进行两个数大小的比较 可以比较的数据类型有 数值型 字符型 日期型 当比较的结果成立时 其值为 True 否则为 False 公式与函数 文本运算符 文本运算符是用来连接不同的文本产生新的文本 例如 A1单元格中输入 中 字 在A2单元格中输入 国 字 在A3单元格中输入 A1 A2 则A3中的数据是 中国 公式与函数 单元格引用运算符 引用运算符有 冒号 空格和逗号 冒号 用来定义一个单元格区域 例如在右图中 引用符表示为 A1 C5 公式与函数 空格运算符 A1 C2C1 D2 表示的区域相当于C1 C2 空格运算符是一种交集运算 公式与函数 逗号运算符 A1 A4 B1 B2 C1 C4 相当于A1 A4 B1 B2 C1 C4 逗号是一种并集运算 公式与函数 5 4 2公式的编辑与应用 1 公式的输入与复制输入 创建 公式在选定的单元格中输入一个等号 后面输入公式内容 复制公式编辑公式 公式与函数 2 单元格引用 相对引用 以当前的单元格为基准 当其地址发生变化 被复制到其它单元格 时 其内部公式中所引用的单元格地址也随之做相应的位移 按相对位移量变化 使单元格中公式运算所得到的结果数据也随即发生改变 相对引用表示为 接使用单元格地址 如 A3 A1 B2 C 绝对引用 以当前的单元格为基准 当其地址发生变化 被复制到其它单元格 时 其内部公式中所引用的单元格地址不会随之做相应的位移 其单元格中的数据也不会发生改变 绝对引用表示为 单元格地址的行 列号前加 号 如 A 3 混合引用 行或列中有一个是相对引用 另一个是绝对引用 混合引用表示为 行相对 列绝对 A3 列相对 行绝对 H 2 部分地址相对 部分地址绝对 A 1 B2 公式与函数 3 工作簿 表间的单元格引用其它工作表单元格引用 格式 工作表名 单元格地址如 sheet1 A5其它工作簿单元格引用 格式 工作簿文件名 工作表名 单元格地址如 学生成绩管理 原始数据表 G22多个工作表单元格引用 格式 工作表1 工作表n 单元格地址 公式与函数 4 常见的公式 函数 错误 公式与函数 5 4 3函数应用 1 函数的概念与格式函数是一种预定义的特殊公式函数的通用格式 函数名 参数 2 函数的基本操作1 输入函数方法 1 从键盘上直接输入函数 2 使用 粘贴函数 对话框输入函数 如果用户对常用函数及其格式比较熟悉 可以直接在单元格中输入公式 例如 求A1 A4区域的平均值可以在相应的单元格中输入 AVERAGE A1 A4 1 从键盘上直接输入函数 2 使用 粘贴函数 对话框输入函数 调出 粘贴函数 对话框的方法 方法一 单击 插入 中的 函数 命令方法二 直接单击 格式工具栏 中的函数按钮 输入一个等号或加号 方法三 单击此处 在下拉菜单列出了最常用函数 若单击 其他函数 也可以调出对话框 示例 公式与函数 1 求和函数格式 SUM number1 number2 number30 功能 计算给出参数之和 说明 SUM函数可以使用30个参数 在引用的单元格或区域中 字符文本和逻辑值将被忽略 而作为参数输入时 数字文本会自动转换为数值 逻辑值True False在计算时自动分别记为1 0 返回按钮 3 常用函数 公式与函数 格式 SUMIF range criteria sum range 功能 对满足指定条件的单元格数据求和 说明 range 用于设置条件的区域criteria 为确定单元格是否将被相加求和的条件sum range 可选 实际求和的单元格区域 如果用户忽略了这个参数 函数使用与第一个参数相同的区域只有在区域中相应的单元格符合条件的情况下 sum range中的单元格才求和 2 条件求和 公式与函数 格式 AVERAGE number1 number2 number30 功能 计算所选区域的所有数值的平均值 说明 AVERAGE函数可以使用30个参数 参数可以是数值 文本 逻辑值以及单元格 区域 在引用的单元格或区域中 字符文本和逻辑值将被忽略 而作为参数输入时 数字文本会自动转换为数值 逻辑值True False在计算时自动分别记为1 0 3 求平均值函数 公式与函数 4 统计函数 格式COUNT number1 number2 number30 作用返回在指定范围中含有数字的单元格的个数 说明COUNT函数的自变量最多可以有30个 其中可能含有各种不同类型的数据 但最后的结果只会计算其数字部分的数量 注意 这里所谓的数字包括数值 日期时间或代表数字的文字 公式与函数 格式 COUNTIF range criteria 功能 计算单元格区域中满足指定条件的单元格的个数 说明 range 为要统计单元格个数的区域 criteria 为指定的条件 可以使用由西文引号标记的比较运算式 5 条件统计函数 公式与函数 6 逻辑判断函数 格式 IF logical test value if true value if false 功能 根据对逻辑判断表达式的结果 返回相应的输出值 说明 Logical test为逻辑判断表达式 可以使用任何比较运算表达式 Value if true表示当逻辑判断表达式为逻辑真 True 时函数输出的结果 Value if false表示当逻辑判断表达式为逻辑假 False 时函数输出的结果 可以设置数值或字符型数据为函数输出的结果值 如果忽略返回0 对字符型的输出结果值应由引号标记 公式与函数 例 计算个人所得税假设E2单元格中为 应纳税所得额 计算如下 IF E2 30000 E2 0 4 IF E2 10000 E2 0 25 IF E2 5000 E2 0 2 IF E2 2000 E2 0 15 0 公式与函数 格式 RANK number ref order 功能 返回一个数值在一组数值中的排序位置 说明 number 为待排位的数值 ref 是Number参与排位的范围 可以是一个数值组或存放数值的单元格地址区域 order 为排列的顺序 若order为0或被省略 则Excel把ref当成由大到小排序来评定number的排位 若order不是0 则Excel把ref当成由小到大排序来评定number的排位 7 排位函数 公式与函数 8 四舍五入函数格式 ROUND number num digits 功能 对指定的数值按给出的参数位数四舍五入 说明 number为待四舍五入的参数 只能为数值和单元格 num digits确定四舍五入及保留的位数 可以为正整数 0或负整数 当num digits为1时 数值从小数点后2位进行四舍五入 保留1位小数 当num digits为0时 表示从小数点后1位进行四舍五入 只保留整数部分 当num digits为 1时 表示从小数点前1位进行四舍五入 9 取整函数格式 INT number 功能 对指定的数值向下取为最接近的整数 说明 number为待取整的含小数的数值 通过取整操作后只保留整数部分 10 最大值 最小值函数格式 MAX number1 number2 number30 格式 MIN number1 number2 number30 功能 返回一组数值中的的最大值或最小值 说明 Number1 number2 是函数的参数 可以是数值 单元格 单元格区域等 函数的参数最多是30个 如果参数中不含数字 则函数返回0 11 当前日期函数格式 NOW 功能 返回当前的日期值 说明 此函数是无参函数 即在括号里不需输入任何数据 5 5数据处理与分析 排序 分类汇总 筛选 使用Excel进行数据分析 数据库基本知识 什么是数据库 一些相关联的信息的集合 数据库相关概念 数据表 Table 一组相关数据按行 列排列的二维表格 简称表 每个表有一个名字 一个数据库一般由一个或多个数据表组成 字段 Field 数据库中表的一列称为字段 记录 Record 数据库中表的一行称为记录 字段名 要数据库的顶行通常有字段名 是字段内容的概括和说明 数据库的功能 筛选 排序 查询等 了解Excel数据列表 Excel最常用的功能之一就是管理数据列表或工作簿数据库 数据列表是由一行标题 描述性文字 组成的有组织的信息集合 通常把数据列表中的列称为字段 把数据列表中的行称为记录 Excel局限性 字段个数 256记录数 65535每个单元格容纳 32767个字符 使用Excel进行数据分析 5 5 1数据排序 1 Excel的排序规则因为单元格含有不同类型的信息 对于升序排序 信息将会按以下顺序出现 1 数值 Excel从最小的负数到最大的正数排列数字 日期和时间按先后顺序 2 文本 按照字母顺序 如下 0123456789ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ 默认的排序不区分大小写 用户可以在 排序选项 对话框中改变这种设置 汉字按拼音和笔画 3 逻辑值 False排在True前面 4 空单元格 空单元格总出现在最后 不含有任何内容的单元格 使用Excel进行数据分析 更复杂的排序 多重排序按照 记录单 的多个关键字对各记录重新排序 方法 选择 数据 排序 命令 显示 排序 对话框 简单排序 单重排序单重排序是按照 记录单 的某一关键字对各记录重新排序 方法 把单元格指针移到要排序的列上 然后在常用工具栏上单击 升序排序 或 降序排序 按钮 使用Excel进行数据分析 5 5 2分类汇总 使用Excel的分类汇总功能可以将工作表 记录单 按照数据的属性类别进行汇总处理 包括求和 求平均值 计数或者求最大值 最小值 乘积 方差 等等 使用分类汇总命令之前 首先要对关键字段进行排序 使关键字段相同的数据记录可以连续访问 1 创建分类汇总 选择 数据 分类汇总 命令 打开 分类汇总 对话框 这个对话框提供了下面的选项 分类字段 这个下拉菜单中显示了数据列表中的所有字段 汇总方式 从11个函数中做出选择 选定汇总项 这个列表框中显示了数据列表中的所有字段 选中想要进行分类汇总的字段旁边的复选框 替换当前分类汇总 如果此项被选中 Excel会移走任何已存在的分类汇总公式 用新的分类汇总进行替换 每组数据分页 Excel在每组数据分类汇总之后自动插入分页符 汇总结果显示在数据下方 Excel将会把分类汇总放置在数据下方 否则 分类汇总公式出现在汇总上方 全部删除 此按钮删除数据列表中的所有分类汇总公式 注 分类汇总前 须对相关字段进行排序 使用Excel进行数据分析 分类汇总举例 先将性别字段排序 选择分类汇总的区域 单击 数据 中的 分类汇总 命令 在分类汇总对话框中选择相关内容 单击 确定 即可 按总分汇总 汇总结果 单击此处只显示 总计 单击此处只显示 男分类汇总 和 女分类汇总 单击此处显示所有记录 单击此处只显示 总计 单击此处只显示 男分类汇总 和 女分类汇总 单击此处显示所有记录 2 清除分类汇总 如果想清除分类汇总回到数据库清单的初始状态 只需单击菜单栏中 编辑 里的 撤消分类汇总 命令 若已按了1 2或3分级显示 则需多次按 撤消显示分级层次 至到出现 撤消分类汇总 为止 或在 分类汇总 对话框中按 全部删除 按钮 5 5 3数据筛选 筛选数据列表是一个隐藏所有除了符合用户指定条件之外的行的过程 即只显示符合条件的记录 Excel提供了两种筛选数据列表的方法 1 自动筛选 自动筛选是依据条件直接在原表中筛选的一种最常用 最简便的数据筛选方式 2 高级筛选 高级筛选主要用于工作表 记录单 中对多列属性设置多重复杂条件的筛选 使用Excel进行数据分析 1 自动筛选 Step1 把单元格指针放到数据列表中的任何位置 Step2 选择 数据 筛选 自动筛选 命令 筛选 Excel会分析数据列表 并且在标题行的字段中添加下拉箭头 单击这些下拉箭头时 数据列表会自动扩展显示在那一列中的独特选项 选择其中的某一选项 Excel会隐藏除了包含此项的所有行 全部显示 要再一次显示整个数据列表时 单击箭头 从下拉列表中选择 全部 或者选择 数据 筛选 全部显示 命令 退出筛选 要退出自动筛选模式 再次选择 数据 筛选 自动筛选 命令 使用Excel进行数据分析 对多列使用自动筛选例1 筛选出 销售 部门 基本工资 是1100元的记录 使用Excel进行数据分析 使用自定义自动筛选例2 筛选出 销售 部门 基本工资 大于等于1100元的记录 使用Excel进行数据分析 2 使用高级筛选 在多数情况下 自动筛选功能能够发挥作用 但是 如果遇到条件较复杂的情况 就需要使用高级筛选功能 高级筛选比自动筛选更灵活 但在使用前需要做一些准备工作 高级筛选能够提供以下功能 可以指定更复杂的筛选条件可以指定计算的筛选条件 使用Excel进行数据分析 为高级筛选建立条件区域在使用高级筛选功能前 需要建立一个条件区域 一个在工作表中遵守特定要求的指定区域 其必须遵守下列规定 至少由两行组成 在第一行中必须包含有数据列表中的一些或全部字段名称 条件区域的另一行必须由筛选条件构成 与 关系 或 关系 使用Excel进行数据分析 操作步骤Step1把单元格指针放在工作表中的任意位置 Step2在空白位置输入筛选条件 Step3选择 数据 筛选 高级筛选 命令 使用Excel进行数据分析 5 6创建图表 创建图表与图形 5 6 1创建图表 1 什么是图表 图表是数字值的可视化表示2 图表的两种形式 嵌入式图表嵌入式图表基本上浮在工作表的上面 在工作表的绘图层中 象其他的绘图对象一样 可以移动一个嵌入式图表 改变大小 改变比例 调整边界和实施其他操作 使用嵌入式图表可以在它所使用的数据旁边打印它 要对在一个嵌入的图表对象中的实际图表进行更改 必须单击它来激活图表 当一个图表被激活时 Excel的菜单也改变了 图表 菜单替换了 数据 菜单 图表工作表当在图表工作表中创建一个图表时 占据了整个工作表 当一个图表工作表被激活时 Excel菜单也相应地改变 类似于选择一个嵌入式图表的方式 嵌入式图表与图表工作表的转换选择 图表 位置 命令 创建图表与图形 3 创建图表的方法 使用一次按键创建图表Step1在工作表中输入要做图表的数据 Step2选择在第1步中输入的数据区域 包括行和列标题 Step3按F11键 Excel插入一个新的图表工作表 名为Chart1 并根据选择的数据显示此图表 使用鼠标单击创建图表Step1选择要做图表的数据 Step2在 图表 工具栏上单击 图表类型 工具 然后从显示出的图标上选择一种图表类型 创建图表与图形 使用图表向导创建图表使用图表向导创建图表可以获得更多控制选择数据在图表中使用的数据不是必须在连续的单元格中 无论如何 初始的数据必须在单个工作表中 如果需要绘制存在于多个工作表中的数据 可以在图表创建后添加更多的系列 选择数据后 启动图表向导 可以单击常用工具栏上的 图表向导 按钮 或选择 插入 图表 命令 Excel显示4个图表向导对话框中的第一个 创建图表与图形 图表向导的第一步 选择图表类型 此对话框包括两个选项卡 标准类型 选项卡中显示了14种基本的图表类型和每个类型中的子类 自定义类型 选项卡中显示了一些自定义的图表 提示 在 标准类型 选项卡中 通过单击 按下不放可查看示例 按钮 可以得到一个预览 当单击此按钮时 要始终按住鼠标按键 创建图表与图形 图表向导的第二步 选择图表的数据源 选择数据区域 数据区域 框内显示当启动图表向导时选择的区域地址 如果只选择一个单元格 这个框就显示Excel对于要描绘的区域最好的猜测 如果数据区域不正确 可以通过在 数据区域 框中单击改变它 然后通过在工作表中拖动选择正确的区域 或者可以手动编辑区域地址 改变数据方向Excel有用来决定数据方向的规则 如果Excel猜得不正确 可以通过选择 行 或 列 按钮改变它 创建图表与图形 设定分类数据和系列数据 系列 列表框显示了图表的所有数据系列的名字 在列表框中选择一个系列 名称的区域地址和数据显示在右边的框中 创建图表与图形 图表向导的第三步 设置图表选项 标题 向图表中添加标题 坐标轴 打开或关闭坐标轴显示并指定坐标轴的类型 网格线 如果有 可以设置网格线 图例 设置是否包括图例以及放置的位置 数据标志 设置是否显示数据标志和标志类型 数据表 设置是否显示数据表 创建图表与图形 图表向导的第四步 选择图表插入位置 指定图表的位置选择 作为新工作表插入 项可以在工作表图表中创建一个图表 选择 作为其中的对象插入 项可以创建一个嵌入式图表 创建图表与图形 5 6 2编辑图表 1 移动图表和调整图表大小如果图表是一个嵌入式图表 可以自由地移动它和改变其大小 2 改变图表类型方法一 单击 图表 工具栏中 图表类型 按钮的下拉箭头方法二 选择 图表 图表类型 命令方法三 右键单击 然后从快捷菜单中选择 图表类型 命令3 复制一个图表要原样复制一个嵌入的图表 按住Ctrl键 单击图表 然后用鼠标将图表拖动到一个新位置 要复制一个图表工作表 使用相同的过程 但拖动图表工作表的标签即可 4 删除一个图表要删除一个嵌入式图表 单击图表 然后按Delete键 要删除一个图表工作表 右键单击它的工作表标签 然后从快捷菜单中选择 删除 命令 5 移动和删除图表元素 创建图表与图形 图表 工具栏 图表对象 当激活一个图表时 选定图表元素的名字显示在控件中 另外 也可以使用此下拉列表 选择指定的图表元素 设置选定对象格式 为选择的图表元素显示格式对话框 图表类型 当单击这个下拉箭头时 扩充显示18种图表类型 图例 切换显示在图表中的位置 数据表 切换图表中数据表的显示 按行 按行绘制数据 按列 按列绘制数据 顺时针斜排 以45 角显示所选文本 逆时针斜排 以45 角显示所选文本 创建图表与图形 6 格式化图表图表创建后可对图表各元素分别进行格式化操作 修改图表区修改绘图区对图表标题进行操作对图例进行操作改变图表的网格线修改坐标轴 创建图表与图形 7 对数据系列进行操作 删除数据系列要删除一个图表中的数据系列 可选择数据系列并按Delete键 给图表添加新的数据系列Step1选择 图表 源数据 命令或在图表上右键单击鼠标 选择 源数据 命令 Step2在 源数据 对话框中 单击 系列 选项卡 改变系列中使用的数据方法一 通过拖拽区域轮廓线改变数据区域提示 这种方法只对嵌入式图表有效 方法二 使用 源数据 对话框在图表中显示数据标志选择 图表 图表选项 命令 在 图表选项 对话框中选择 数据标志 选项卡 创建图表与图形 使用自选图形 使用图片 创建图表与图形 5 3 3使用图形和图片增强工作表效果 创建图示和组织结构图选择 插入 图示 命令 组织结构图循环图射线图棱锥图维恩图目标图 创建图表与图形 5 7工作表的管理与维护 使用Excel的高级功能 5 7 1数据的有效性检验 在向工作表输入大量数据时 常常会因疏忽而出现录入错误 如果对录入的数据设置自动错误报警机制 自动验证数据有效性和相关提示信息功能 就会大大简化数据的校对过程 并使表中的数据准确少误 1 对数据设置有效范围 根据要求设定单元格中的数据范围 2 添加提示信息 在数据输入前还可以向录入者设置提示信息 3 修改出错警告 使用Excel的高级功能 数据有效性设置Step1选择单元格或区域 Step2选择 数据 有效性 命令 显示 数据有效性 对话框 Step3单击 设置 选项卡 Step4从 允许 下拉列表中选择一个选项 要指定一个公式 选择 自定义 选项 Step5从 数据 下拉列表中选择设定条件 Step6选择 输入信息 选项卡 然后设定当用户选择单元格时现实的消息 可以使用这个可选的步骤来告诉用户期望何种类型的数据 Step7选择 出错警告 选项卡 然后设定当用户输入一个无效的条目时显示的出错消息 Step8单击 确定 按钮 使用Excel的高级功能 5 7 2保护工作表和工作簿 保护工作表Step1单击要保护的工作表标签 Step2选择 工具 保护 命令 然后从子菜单上选择 保护工作表 打开 保护工作表 对话框 Step3在 取消工作表保护时使用的密码 文本框中输入一个密码并单击 确定 按钮 Step4以后要撤销工作表保护 可以选择 工具 保护 并从子菜单上选择 撤销工作表保护 命令 使用Excel的高级功能 保护工作簿结构保护整个工作簿的结构不被修改 即保护其中工作表的名字和顺序不被修改 Step1选择 工具 保护 保护工作簿 命令 打开 保护工作簿 对话框 保护工作簿 对话框包含一个密码文本框和两个保护复选框 当 结构 复选框被选中时 用户将不能在这个工作簿中插入 删除 隐藏 重命名 复制或移动工作表 但他们可以修改工作表中的数据 如果没有设置工作表保护 当 窗口 复选框被选中时 用户将不能调整显示在这个工作簿中的窗口大小 Step2在密码文本框中输入一个密码并单击 确定 按钮 使用Excel的高级功能 保存带有密码保护的文件Step1选择 文件 另存为 命令 Step2单击 另存为 对话框右上角的 工具 下拉箭头 然后选择 常规选项 命令 Step3打开 保存选项 对话框 它包含两个密码保护文本框 打开权限密码 和 修改权限密码 Step4输入密码 然后单击 确定 按钮 使用Excel的高级功能 本章小结 本章讲解了MicrosoftExcel电子表格系统的基本功能和操作方法 主要有 概述 工作簿 工作表 单元格和单元格区域的概念 如何创建工作表 工作表的编辑 工作表格式的设置 数据库管理功能 如何使用图表 在表格中插入图片和艺术字 打印工作表以及使用超级链接和数据交换等内容 上机实验 一 作图 进入Excel2003 作一个如右图的表格 对表格进行格式化 要求 表头有背景色 加表格线 居中 绘制按三个地区销售草鞋图表 绘制按四个季度草鞋销售图表 绘制三个地区草鞋销售趋势图表 绘制三个地区全年销售总额的分配比例图表 以上图表均嵌入 为图表适当加些背景色 起名 销售分析 保存在A盘 Excel作业 文件夹中 进入Excel 在新工作簿中插入四张工作表1 给新工作簿中的七张工作表命名 星期一 星期六 学习成绩统计表2 选中星期一 星期五 作如下图一的表格 其中用到 等字符 输入后用Tab键定位下个单元格 并用到条件函数 条件计数函数3 将表格复制到星期六工作表中 观察复制后的表格样子4 删除星期六工作表单5 在学习成绩统计表工作表中 作如图二表格 分数 和 时间 利用其他表单既引用数据的方法 并分别作出一周 分数 和 时间 的的折线图及它们的组合图 表一 表二 上机实验 5 4 6数据透视表 选学 1