浅谈财务管理中的合同管理.doc

浅谈财务管理中的合同管理在企业的经营活动中，企业与客户签订的各种经济合同，贯穿整个企业的经营活动中，是企业运行的主线。而财务管理中良好的合同管理控制规范，不仅对企业财务管理中核算经济业务的准确性、财务报表的真实性都具有重要意义。同时也是现阶段对财务管理实务工作上多元化管理的一项重要内容。因此，企业的财务部门应寻求各种渠道，主动参与企业经济合同的管理，维护财务在企业经济运行过程中的知情权，发挥财务管理在企业管理中的核心作用。目前在企业管理实务中，尽管许多企业专门设立了合同管理部门并组织了专班人员管理，但合约部门与财务部门关联业务却缺乏沟通，无法做到有效信息共享，大有事倍而功半之态。合约人员因不了解财务核算要求，在合同条款中涉及财务的内容缺乏严谨性，例如：对于税金的收缴不明确责权、发票和收据的概念混淆、现金支付方式随意性等，有的甚至认为质保金、履约金、押金等都只是合同上写着看的文字，而没有意识到这都是一旦合同生效后，影响到企业财务的关键条款。财务人员对经济合同的签订、执行与结算过程也往往是在事后被动地接受业务部门传来的资料，依据自己对资料的理解进行核算，有的甚至没有真实经济合同的备案资料，这种经济信息传递过程中的不准确、不及时，导致财务人员对经济业务性质不了解、对经济合同的执行情况不掌握，使财务数据失真，财务核算严重滞后，使出具的财务报表与真实的经济业务脱节。这样的财务数据既不能给企业经营管理者提供有用的决策支持，也不能为投资者提供有价值的投资信息。要改变这种现状，就需要财务人员不断提高自身业务素质，努力改变财务工作环境，改变经营管理理念，把合同管理纳入财务管理当中。将企业的财务管理从合同协商、起草的初始环节就开始渗透其中，争取通过有效合法的合同获取最大空间的利润，同时利用合同来维护企业的利益。那么财务人员究竟要如何在企业经济合同的管理过程中发挥其监管的职能作用呢？以下谈谈本人在实际业务中的几点想法：一、财务对经济合同管理过程中的环节控制 （一）经济合同的签订从经济合同的起草时，财务就应该给出涉及财务的条款的相关意见与建议，并在合同汇审过程中严格把关，避免由合同条款带来的财务风险。需要特别注意的重点事项主要包括：1.合同标的是否符合企业经批准的经营范围，符合企业的经济利益。 2.双方企业是否具有履行经济合同的能力，如企业资信的可靠性，筹集充裕资金的能力，取得的担保是否切实、可靠等。3.所涉财务数据是否严密准确，包括数量、价款、金额等标示准确；计算方式正确；财务等有关附件齐备；符合企业价格政策、采购政策等有关规定。4.是否符合相关财税法律法规的要求，如资金来源合法；资金使用合法；结算方式合法等。经审核同意签订的合同，应当由合同管理部门进行编号并加盖单位公章或合同专用章。（二）已签订合同的备案 合同签订后，合约部门应当及时将一份合同原件或副本送财务部门备案。发生变更或达成解除协议的，应重新审批并及时报财务部门备案。依据财务的成本费用分项，可以将合同分为劳务及分包合同、材料合同、机械设备合同、征地拆迁合同、零星合同等，分档分类备案。并且做到随时更新目录。（三）合同的履行 财务部门对送存备案的经济合同应严密关注其实际履行情况，针对不同合同建立不同的收益成本核算体系，制定有效的费用管理控制办法。按不同项目建立明细分类账，做到核算清晰、准确。 财会部门根据合同条款审核执行结算业务。凡未按合同条款履约的，或验收未通过的业务，财会部门有权拒绝付款。在会计期末应根据合同的不同性质、区分是否履行完毕的合同及时确认收入，同时依据权责发生制原则及配比制原则归集费用，结转成本。（四）建立合同管理及保密制度送存备案的经济合同，作为重要的财务档案应指定专人保管，同时提高财务人员职业道德修养水平，严禁以任何形式泄露合同在订立和履行过程中涉及的商业秘密和技术秘密。 二、对经济合同的监管必须与企业其他管理体系相结合对经济合同的管理不是一个简单独立事项，同时必须有其他相关内部管理政策的支持才能达到预期效果。企业管理本身就是一个相互关联的系统工程，单纯强调某一方面往往使管理失衡，进而影响全盘。在讨论财务对经济合同的管理过程中，如果合同签订部门、执行部门、合同审批人员，对合同的管理控制没有调整到位，那么财务的监管就如同空中楼阁，失去了管理的基础和存在的理由。三、企业财务部门对材料采购合同的管理下面以企业签订的材料采购合同为例探讨财务及其它部门如何共同履行其对合同的监管职能。要实现财务对材料采购合同的监管职能，首先企业应制定材料采购集中招标政策，建立采购指导价控制制度，同时企业还应建立预付应付账款管理体制，制定供货商质量信用管理政策。（一）制定采购指导价政策，加强对材料价格的控制企业应以材料成本核算为基础，根据市场需求与竞争情况，结合当期市场价格波动趋势，货比三家，执行采购指导价政策。这样一来可以杜绝业务人员以权谋私，损坏企业利益。二来财务可以根据计划施工量预测材料成本，从而准确的做出资金计划。在市场变化期及时对现行定价进行评估、修正与重新审批，价格政策一经确定后就要求业务部门严格执行。（二）建立供货商质量信用管理政策对于一个企业来说，“质量就是生命”这是永恒不变的原则。同样的，我们采购的原材料质量也是直接关系到施工质量的要点。发现供应材料有质量问题的，除了立即通知物资部门停止采购外，还应将相关情况书面资料交于合约部门、财务部门备案，合约部门发函供应单位相关情况，通知停止支付其货款，或及时扣除质保金，以及要求对方退货返还货款等，而财务则具体执行这些操作。对于多次存在质量缺陷的供货商，财务部门更是要在合同会审阶段就将其拒之门外，以确保企业后期产生质量风险的可能性为零。（三）已签订销售合同的备案已签订的销售合同副本送合同管理部门及财务部门备案。合同正本由业务部门保管并具体执行，合同执行完毕应通知合同管理部门及财务部门，并及时归档。（四）应付、预付账款的管理 材料到场后，物资部门应及时点收入库，发票一同到场的要及时将发票交递财务进行帐务处理，发票未达的也应根据合同单价预点入库，并及时通知财务催收发票。财务根据供货商结算发票列应付账款，并按合同条款中的支付结算内容支付款项。在经济业务中，经常会有预付款材料采购，其实这方面的业务大致上是和应付款业务相同的，但要特别注意的是，由于是预付款，那么就存在一定的风险性，所以合同中一定要列明供需双方的法律责任和义务，确保企业的利益不缺失。根据合同条款预付购货款后，财务要与合约、物资部门实时跟踪，并及时核销预付款。（五）材料采购发票及结算管理某些材料采购合同中，对于材料的结算有明显的不合理条款，例如：砂类材料按重量结算，因砂子吸水率较高，如果按重量结算，势必会有较大偏差。而石类材料按过磅单结算，有些不法供货商，用一车多磅的方法，同一车材料多次过磅来牟取暴利。所以相对于砂石这样的材料，我们则应在合同中列明按照混凝土的用量，及试验部门提供的配合比，计算出理论用量，在考虑合理损耗的范围内来结算。发票物资部门经办人员必须签认后，再交于财务部门作帐前。目前，在国内的很多企业管理实务中，财务部门