秘书日常事务语言的艺术性.doc

秘书日常事务语言的艺术性摘要：当今信息时代需要秘书人员具有新的口才观。这是市场经济竞争条件下，在社会交往中进行沟通的需要和传播的需要。秘书人员在提高自己的业务办事能力的同时要加强自己的语言修养，不断提高自己的说话水平，形成平实、简洁、灵活、文雅和婉曲的说话风格，采用各种方式、通过各方面的努力来提升说话的艺术水平。平实，就是指自然实在、不雕饰，讲究语言的准确清新、晓畅明白、通俗易懂；简洁，就是指秘书说话要言约意丰，包含的信息量大，语言简洁而又精当；灵活，一方面指秘书说话要看对象，说话要得体，另一方面，还指秘书人员说话时要注意语言环境，灵活应对不同的状况，充分发挥艺术性语言的魅力，使秘书工作得到更加顺利的展开，从而提高办事的效率。文雅和婉曲则是指秘书个人素质在语言上的体现，秘书要讲究用词的文雅和培养说话婉曲的艺术。关键词：秘书；日常事务；语言；艺术性Abstract：Now the information age requires the secretary to have the new eloquence view. This is the need of communication and transmission in the society contraction under the market economy competition condition. Secretary should raise their own speech level unceasingly to strengthen the language tutelage while sharpen their own service management ability e to form level, succinct, nimble, elegant and the roundabout speech style, selecting each method to promote the speech artistic level diligently through various aspects. Level refers to nature and reality but not decoratively carving, It is fastidious the language accurate and fresh, easy to be understood; Succinct refers to secretary to speak little but the meaning is abundant, contains the information content is big, language is succinct and also precise and appropriate; Nimble, on the one hand refers to secretary to speak must look at the object, the speech must be appropriate, on the other hand, when refers to secretary the personnel speech must pay attention to the language environment, nimble should to the different condition, displays the charm of artistic language fully, causes secretary to work obtains smoother expansion, thus enhancement management efficiency. Elegant and the roundabout is refers to secretary individual quality in language manifesting, secretary must be fastidious the word usage elegant and raise speech roundabout art. Key word: Secretary; daily business; language; artistry绪 论古希腊曾流传着这样一则故事。 著名的寓言大师伊索年轻时曾经给一个贵族当奴仆。一天，主人设宴，宴请城中的风流名士。主人传下话来，让伊索准备最好的酒肴待客，伊索接到主人的命令后，四处搜集各种动物的舌头，办了一个舌头宴。开餐时，主人大吃一惊，忙问:“这是怎么回事？”伊索笑着回答：“我尊敬的主人，您吩咐我为这些高贵的客人办最好的菜肴，舌头是引导各种学问的关键，对于这些名士、贵族们来说，舌头宴不是最好的吗？”客人听后，一个个都发出赞赏的笑声。主人也对伊索的机智表示赞许。次日，主人又吩咐伊索说：“明天给我办一次酒宴，菜要最差的。”到了这一天，开席上菜时，依然是舌头。主人见状勃然大怒。伊索却不慌不忙地说：“难道一切坏事不是从人口中出来的吗？舌头既是最好的也是最坏的东西啊！”主人听后无话可说。虽然，这则故事十有八九是人们编出来的，但却说明了一个道理，即说话对于人来说有着无法估量的作用。说话，也就是一个人运用语言表达思想的能力。而语言，是人类生命的特征，是人类生存的本能，是人际交往中最重要的媒介，也是人际沟通中最不可缺少的工具。古人云：“一人之辩重于九鼎之宝，三寸之舌强于百万之师。”孔子的弟子子贡也说：“出言陈辞，身之得失，国之安危也。”可见，掌握并灵活运用语言，拥有好的口才，对一个人尤其是现代人来说，在其谋生存、求发展、干事业过程中是何等重要。更有人说：原子弹、电脑、口才，是当今社会成功致胜的三大武器。因而拥有了好的口才，就拥有了一种创造卓越人生的资本；拥有了好的口才，就拥有了一种立足社会的能力；拥有了好的口才，就拥有了一种征服人心的艺术。二十一世纪是全新的世纪，是飞速发展的世纪，是政治经济全球化的世纪。而时代的发展就像一把双刃剑，给我们带来了许多的机会，同时也对我们提出了许多要求。秘书这个行业，随着时代的发展应运而生。并且，紧随着我国改革开放和社会主义事业发展的步伐，在中国蓬勃发展起来，成为新时代令人注目的“第三百六十一行”。人们无论是对秘书这门职业还是从事秘书职业的人员，都有了新的看法和观点。越来越多的人选择秘书这个专业，越来越多的人从事秘书这个职业，秘书理论成果也越来越多。在各个现代秘书系列教材中，无一不提到一门课程，那就是秘书口才。在现代讲究人际沟通的时代，一个人的语言素质已经显得很重要了，对于秘书人员来说尤为重要。因为秘书处在一个特殊的位置，是领导的左右手，是联系和沟通上下之间的桥梁，是各方各面发生关系的纽带。秘书人员虽然很少去演说，但却经常要说话：上传下达要说话、汇报情况要说话、接待来访要说话、接打电话要说话说话的机会如此之多。可以说秘书的工作就离不开说话，因而秘书人员要能说、要会说, 而且要说好。秘书工作的特殊性也要求秘书人员要不断提高自己的说话水平，注意讲话的艺术性。秘书日常事务语言的艺术性也就显得尤为重要了。1 秘书日常事务语言的运用1.1秘书日常事务1.1.1工作范围秘书日常事务属于秘书工作的一部分。而对秘书工作的界定，有一个发展的过程。并且，历来对秘书工作的具体任务提法不一。比较带有共同性的工作任务是：辅助决策、调查研究、信息工作、文书处理和撰制、协调工作、会务工作、信访工作、文书立卷和档案管理、督察工作、印信证章的管理、值班和接待工作、机关内部的管理工作、机要交通与通讯、保密工作、领导交办的其他工作等。而一般而言，秘书的日常工作又大部分在办公室进行，诸如接待工作、值班工作、电话事务等。在处理这些日常事务时，秘书不可避免地要与各部门、各种类型的人的打交道，不可避免地要与这些人进行交谈。1.1.2业务特点 第一：政治性和政策性 任何时期的秘书工作都从属于一定政治阶级，为一定的政治集团服务。秘书工作不是纯粹的业务部门，是体现、执行、贯彻领导意见的部门，这是秘书工作政治性的深刻根源。第二：辅助性和服务性 辅助性和服务性根源于秘书部门的从属性地位。古今中外的秘书都不能单独存在，都从属于领导集团。没有领导就没有秘书。辅助性与服务性既是秘书工作的特点，又是秘书工作的性质，也是对秘书工作的基本要求之一。第三：组织性与综合性 组织性有两方面的含义：一方面，秘书部门处在机关的枢纽、核心位置，又是综合部门，要处理上下、内外、左右的许多关系，要办理众多的工作等等。这都要求秘书人员有良好的组织观念：另一方面，秘书工作的组织性还体现在大量的组织工作活动之中。第四：机要性 秘书部门是机关内部的机要核心部门，又是信息中心，上下来往文电的出口；秘书又是领导近身工作的人员，最了解领导的活动，故能掌握一个机关的核心机密。秘书人员是机要人员。因此，要求秘书人员要有很强的保密观念，不得失密、泄密。特别要反对“小广播”，自夸消息灵通，到处散布秘闻轶事。第五：工作效果潜隐性 这是由秘书工作的性质、地位和作用所决定的。秘书工作具有台下、幕后的性质，自己不显山，不露水，为领导唱戏敲锣打鼓跑龙套。因此秘书要甘于做无名英雄，埋头苦干，不计名利，把自己的聪明才智贡献于领导的工作之中。第六：工作范围上赋予性 秘书的工作范围和任务，除了日常的接待，办文、办事、办会外，还可以由于不同领导的需要被授予超出这些基本职能以外的其他工作。1.2秘书日常事务语言及其运用1.2.1秘书日常事务语言的定义秘书语言，是一种特殊的语体即秘书语体。它是现代汉语在秘书工作这一特殊交际领域的功能变异，而不是独立于现代汉语之外的另一门语言。秘书人员在为领导者提供事务辅助及政务参谋时便是在这样一个语言环境下工作的。秘书语言对加强行政管理、提高经济效率、增进社会效能起着不可替代的作用。而所谓秘书日常事务语言，也即秘书在处理日常事务时所使用的语言。秘书日常事务语言作为秘书语言的主体部分，涉及到秘书日常工作的各方各面，秘书人员要在工作中不断地提高自己的说话水平。1.2.2秘书日常事务语言的运用和表达秘书所处的特殊位置，决定了秘书要在领导和各级部门及不同层次的同事或下属之间进行周旋。每天都要面对领导和各级同事，每天都要和他们打交道，秘书日常事务各项工作的正常进行也主要和他们发生关系。因而秘书人员要针对不同的谈话对象，正确使用不同的语言，以便顺利完成领导交代的各项工作。第一：在与上级交谈时 秘书的主要工作是为领导服务，秘书因领导的存在而存在。秘书无论是在接受领导指示或命令时，还是向领导汇报工作时，还是回答上司的提问时都要打起十二分精神，体会领导讲话的意图，猜测领导所预期的答案。例如，某天领导说：“好冷啊。”这句话不见得只是为了告诉你天气的状况，也许还有一点“一起去喝一杯”或请你“打开空调”的意思。你要是在这时候说：“ 明天天气晴，气温会升高。”这样就没什么意思了，上司有可能还会十分扫兴。第二：与同事交谈时 秘书是领导的左右手，能第一时间知道领导的意图，这既是秘书人员的优势，同时又可能给秘书工作者带来麻烦。例如，当秘书知道领导高层做出的某个决定，而这个决定又暂时只能是公司机密。秘书在与同事闲聊时，同事之间必然要打探消息，秘书人员既不能泄密，又不能得罪同事，让人觉得自己难以相处。这时候秘书讲话就要特别注意，要讲究说话的技巧和艺术，说该说的话。第三：与下属交谈时 其实秘书这个职位他的上司十分清楚，但说到下属，就有点说不清了。比如，我有个同学，最近应聘上了一所高中的校长秘书兼生活老师。虽然只是个刚接触社会的黄毛丫头，也没有什么实权。但那的人无论是老师还是食堂的大妈大婶，都对她敬爱有加。所以说，秘书的地位说高也高，说低也低，和其他职员之间并无清晰的级别关系。而秘书又经常要替领导传达命令和指示，怎样去说，用什么样的语气，就值得斟酌了。1.3秘书日常事务艺术性语言必要性与可行性的分析一：必要性随着科学技术发展的不断加快，行政管理事务的不断复杂化和多元化，作为在秘书工作中起交流、沟通与传达的特殊作用的秘书工具秘书语言，已直接影响着秘书工作的顺利完成与否。秘书日常事务语言也呈现出新的特点，发挥着越来越重要的作用。第一：秘书口才能完成上传下达的任务。秘书工作者具备出众的口才，在日常工作中充分发挥其在领导机关中的信息上传下达的枢纽作用。比如：反映群众的意见和建议；传达领导的决策和计划，成为领导与职工和社会各界间的桥梁。第二：秘书口才能完成答复咨询的任务。针对人们对企业的生产、经营状况、产品（商品）质量及销售政策的询问，用户和消费者对商品质量的疑问，本企业下属单位和职工群众的意见与询问，秘书人员有了好口才，就能用口头语言及时做出答复，维护企业利益，消除人们的疑虑。第三：秘书口才能帮助完成业务谈判。好口才能使秘书在协助领导与外界进行业务谈判时，以其出众的口才，不断地为领导提供有关谈判内容的各种信息，起到参谋作用，甚至直接参与谈判。第四：秘书口才能帮助解释领导意图。秘书工作者要经常向本单位、本部门职工群众或社会各界宣传解释领导意图。如经营决策、职工工资等福利制度的贯彻宣传人事制度执行情况和单位发展规划的解释等等，这些都是人们非常关心的问题。 好的口才能够帮助秘书解释领导意图，方便职工群众更好地了解领导的意图，形成共识，使工作能够顺利地开展。总之，好口才能帮助秘书在诸如协助领导组织群众工作、沟通各方面的关系、统一本单位职工群众认识等工作中发挥最大的作用。二：可行性口才不会与生俱来，也不会从天而降，就像庄家需要施肥、道路需要整修，口才也需要培养。发明大王爱迪生说过：“天才是百分之一的灵感和百分之九十九的汗水结晶。”先天的天赋固然重要，但后天刻苦的锻炼更为关键。有人曾对丘吉尔的口才进行各种分析，他的儿子却一语中的：“我的父亲把他一生中最宝贵的年华都花在写演讲稿和背诵演讲稿上了。”世界上没有天生的演说家。毫无疑问，丘吉尔被誉为“世纪的演说家”是当之无愧的。但人们可能忘了，他是完全靠自学成才的演说家。他原来讲话结结巴巴，口齿不清，根本就不是当演说家的材料。他本人身高五英尺五（约1.65米）没有堂堂的仪表和风度；他那难听的叫喊声又不像道格拉斯麦克阿瑟或是马丁路德金那样洪亮然而，就是这个丘吉尔，成了举世皆知的雄辩的演说家。先天不足后天补，完全是做得到的，更不用说奋战在秘书岗位上的秘书精英了。2 秘书日常事务语言的艺术特点及艺术化秘书语言首先属于语言的范畴，具有一般语言的几个特征：运用语言的能力即口才不是与生俱来的，它是后天刻苦、勤奋、坚持训练的结果；语音是语言的物质外壳；口才离不开语言，依赖于语音；口才是一个人综合能力的真实再现；好口才讲究一定的技巧。而秘书语言作为一种职业语言，又必然有着自己的特点。2.1秘书日常事务语言的一般特点秘书日常事务的内容和秘书日常工作业务的特点决定了秘书日常事务语言具有以下的一些特点：第一：思想性强秘书工作历来就是从属于某个企事业单位集体的，它的一切工作都是为一定组织集团服务的，都是为了保证领导者的工作顺利进行的。尤其是我国的秘书工作，都是为党和国家各级机关及企事业单位服务，为建设具有中国特色的社会主义服务的，这就使得我国的秘书工作具有很强的政策性。这当然使秘书口头语言表达具有了思想性强的特点。第二：实践性强秘书工作的实践性很强，秘书每天都要参与解决许多实际性的问题，并且这些实际问题涉及到各方各面，包括针对专门业务实际的问题、涉及社会实际问题、触及职工群众的具体问题等等，这都使得秘书日常事务语言表现出很强的实践色彩。第三：时间性强秘书工作的枢纽地位决定秘书工作者的口头语言表达的时间性强这一特征。一个单位的日常管理工作很多时候会由秘书来监督执行，所以，秘书工作贯彻党和国家的方针政策和企事业单位的规章制度要及时；处理管理问题和技术问题，时间要求紧迫；答复顾客和职工群众反映的问题，要迅速；谈判等交际活动，更不能让人家耐心等待一段时间，才见你开口讲话。因此，秘书口才必然具有很强的时间性，要求秘书人员要反映敏捷，以最快的速度说出最合适的话。第四：涉及知识面广秘书工作的对内对外联系的功能，决定了秘工作中会面对各种各样的人员、各种各样的问题，这就对秘书从业人员的知识面提出了较高的要求，反映到秘书日常工作的主要手段口才上，就是秘书工作者的语言表达要求涉及较广阔的知识面。诸如方针政策、专业知识、文化风俗知识等各方面的知识。第五：与本单位的业务联系紧密秘书工作的口头语言表达与本单位的业务活动联系紧密，这是秘书工作的从属性质、辅助功能所决定的，前面论述的四个特征也要求紧密地联系本单位的实际业务。2.2秘书日常事务语言的艺术特点秘书日常事务语言因为职业的要求以及秘书所处的地位和所起的作用具有了思想性强、实践性强、时间性强、涉及知识面广等方面的特点。同时也使得秘书日常事务语言形成了与众不同的语言特色，那就是：平实、简洁、灵活、婉曲和文雅，在平实和简洁当中透出灵活、文雅和婉曲。2.2.1平实就是自然实在、不雕饰，“清水出芙蓉，天然去雕饰“是平实的最高境界。平实要求语言准确清新、晓畅明白、通俗易懂。秘书为领导服务，一项重要的日常工作就是向上级汇报工作、请示问题，向下级传达领导指示和意见，这时，秘书的语言要尽量地平实，表现出可靠稳重。同时，在和领导说话时,语调要平铺直叙,不滥加感情色彩，多用陈述句，因为拿腔捏调的叙述会给人一种轻浮的感觉。如某一天开了经理办公会议,经理让秘书第二天上班前拿出会议纪要。秘书回去整理会议记录,几易其稿,一直到凌晨才把纪要写好。第二天上班前,秘书把纪要拿给经理,并说：“呢哟,总算写好了,我昨天足足干了一夜,不知您满意不满意。”他给对方的印象不仅有表功之嫌,而且还暴露了自己的无能。如果那位秘书这样讲“会议纪要写好了,您看看。”尽管有可能一时不能引起领导的注意,但几次以后,会给人一种稳重、有能力的印象。有些人说话脸部表情夸张,特别表现在嘴唇和下巴的动作上,似乎要用此来强调语气,引人注意。其实,这是秘书语言的大忌，因为这会使领导者产生一种不信任感。同时，秘书人员在讲究语言的平实时，还要注意礼貌用语，让语言既平实而又让人听着舒服，这样才能使得日常事务工作顺利进行。这点在与领导交谈时尤其要注意。如下例：第一句：秘书说：“某某领导，我认为您的决策中有些失误，想和您谈谈。好吗？”第二句：秘书说：“某某领导，我认为您的决策中有些地方不尽妥当，想给您提个意见，可以吗？”第三句：秘书说：“某某领导，对您的决策我有一点个人看法，想说给您听听，您能答应吗？”以上三句话，第一句明显不妥，“失误”一词用得过于轻率。第二句也不妥，直言“有些地方不尽妥当”易造成自己高人一筹的感觉，使领导不易接受。第三句比较合适，言语谦和，强调是“个人看法”，“说给你听听”更表现出自己的诚意。2.2.2简洁就是指秘书说话要言约意丰，包含的信息量大，它是由秘书语言交际的目的决定的。秘书语言的交际目的不在于传情，而是为了达意。为了达意，把意思讲清楚就行。而秘书语言简洁，既可以加快信息的传递又可以减轻领导的工作负荷，提高办事的效率。汇报作为秘书的日常工作之一，语言不仅要平实，更需要简洁。任何口头汇报首先都必须做到口齿清楚、表达准确，以最精简的语言传达出最丰富的同时又有效的信息，简洁而又精当。如当你接到上级办公室电话通知，向领导汇报时, 要以最快的速度把这一信息概括地输送给领导者, 然后再依时间、地点、主持人和会议内容的顺序述说。例如说：“ 经理, 局办有会议通知。日上午点在局第五会议室召开内部工资调整会议, 由王局长主持。” 这样的传达给人一种精明的感觉。如果秘书见到经理说：“王局长召开内部工资调整会议请您参加。在局第五会议室,明天上午点”。这样,虽然最终经理也会明白通知内容,但他由此会觉得你有些语无伦次。另外，秘书还要经常单独接待来反映情况的基层人员,并及时做出解决问题和缓和矛盾的决定。在向领导汇报时,要先把事情的来由提纲挈领地加以归纳,再把自己的处理情况一一地讲述清楚。如果领导没有询问这样处理的原因,秘书人员一般也不必把自己处理问题的理由和盘托出。2.2.3灵活就是指秘书说话要看对象，说话要得体。它是由秘书工作环境决定的。秘书工作的环境复杂，接触的人物多，且他们的身份地位又各不相同。这就要求秘书根据不同环境、不同的对象来确定自己的谈话方式和说话内容。秘书说话灵活是秘书应变能力的基本功。如接待一位重要客户和一位纠缠不休的推销员,语气措词就要因人而异,讲究得体。再如请领导批阅一份文件,如果秘书说:“局长, 您现在没事吧,能不能请您看看这份文件?”局长听了肯定不会愉快。但秘书如果把上述的提问改为:“局长,您现在有空吗?能不能请您看看这份文件?”相信领导听后会有不一样的感觉。有时,秘书还可能会碰到这样的尴尬事：科长本来对经理有意见, 在上司面前他会尽力克制,而现在当秘书传达指令时,这位科长大发牢骚。秘书在这种时候不宜立即设法使用协调语言,而要坚持“不卑不亢”的语调原则,既不要加入科长的发牢骚，也不能为经理辩护，最多加一个模棱两可的微笑。灵活还指口语交流要注意语言环境。语言环境制约着口语表达,如果说话不得体，就会影响交际效果。如秘书召集开会，已到几位，还有一位左等右等没到，秘书着急了，便自言自语道:“ 怎么回事, 该来的还不来。”这句话就会引起已到与会者的不快。其实秘书如能注意当时的环境，把“该来的还不来”改为“该来了还不来”，就不会引起误解。因此，秘书工作的语言环境是口语修辞不可忽视的重要因素。再者，秘书虽然每天要处理的事务大同小异，但却在处理任何一件事务时都随时可能发生新的情况，这些情况非但不能排除于秘书日常事务之外，反而是秘书在日常工作中要特别注意的。秘书人员在面对这些新的、突发的状况时更要灵活处理，充分发挥语言的艺术作用。第一：领导犯错误时领导者也是普通的人, 他们也有自己的喜怒哀乐，也有不能自制和做出错误决定的时候。秘书人员碰到此类情况，要沉着机灵，随时给上司准备下的台阶。例如一天上午厂长收到一封长期客户毁约的电报, 为此工厂将要面临停产。这时厂长火冒三丈, 把秘书喊来, 让他去拟一封“ 以牙还牙” 的电文：“ 我厂将与你单位永远中止一切供销关系。”秘书面临这种情况，不能坚决地执行命令，也不能越权地劝阻厂长取消这种过激的做法，而应该无言地回到办公桌前按命令拟妥电文。在下班前把拟好的电文递给渐趋冷静的厂长，问：“厂长，这封电报可以发了吗？” 此时，厂长心中的怒潮已经平息，必然会自我反省。因此，在这个时候把拟好的电文递给他，实际上就是给他创造了一次重新决策的机会，秘书此时的询问为厂长的下台阶准备了梯子。第二：常同时服务于几个领导，在领导之间有分歧意见时秘书的职位特殊，在日常工作中要接触不同的领导。在同时服务于几个领导时，要尽量避免在甲领导前讲：“我已问过乙领导”。这种试图把乙领导的观点作为反驳甲领导意见的方法，往往会使本来较简单的事情变得复杂起来。“人有时会毫无根据地形成自己的想法，但是如果有人不同意他的想法，那反而会使他全心全意地去维护自己的想法。不是那种想法本身多么珍贵，而是他的自尊性受到了威胁”（美国罗宾森教授的下决心的过程）秘书人员最好让领导们各自感到，你是第一个征求他的意见，听取他的想法。第三：面对误解时秘书人员在工作过程中，由于工作的性质和与领导的关系，容易和同事之间发生误会。秘书人员要懂得灵活处理，采取一些特殊的说话方式或技巧。比如,某单位秘书工作出色,深得领导的赏识和重用, 却招致某些人的嫉妒,四处散布流言致使领导对该秘书持怀疑态度。某日该秘书陪领导打乒乓球,球技得到领导赞赏,秘书便顺势说:“ 我这个人就是实在,打球的时候就想着好好打球,所以有的人说我打球的时候不给人留情面,说我工作的时候也是这样,其实工作和打球一样, 我没有想别的,就是想把事情做好。不过,我以后一定注意,因为不是每个人都像领导一样了解我。”领导听完哈哈大笑,说:“ 你的意思我明白，年轻人嘛，有干劲是好的，好好做工作，别管别人怎么想。”这位秘书在诉说委屈时并没有直陈其事,而是以打球为喻,巧妙地联系起工作,从而化解了误解,疏导了关系。荀子云:“口能言之,身能行之，国宝也。”秘书既要“身能行之”,也应“口能言之”。这就需要秘书加强语言修养,掌握一定的口语技巧。2.2.4文雅和婉曲这是由秘书个体素质决定的。文雅是指秘书品德、心灵美等内在表现，体现出不卑不亢，敬人敬己的风度；婉曲是秘书说话一种艺术，可以帮助秘书建立良好的人际关系，改善工作环境，避免不应有的尴尬。除了汇报, 秘书在日常工作中还要经常接受指令。当领导者口授命令时，秘书人员不应插话，听清对方的全部口授内容,还需复述一遍，有时在复述过程中双方都会发现漏洞。一个有经验的秘书在复述命令后, 不会立刻离去, 而总是再加一询问：“还有什么？”，这在时间上留下了一段空隙，能让领导者补充思考一下。如果领导向你提出请求或语气客气的指令，希望得到你的应允，而你心里确实不想答应他，处于这种环境就需要有一些巧妙而委婉的拒绝方式和特殊的语言，使对方能够高高兴兴地接受你所表达的每一个“不”。如秘书正在伏案疾书，经理走来让秘书抽空帮他去修理钢笔，可目前修理钢笔的网点很少，秘书不想把大量的时间化在上面。这时秘书可在向对方说明情况后，把手中的钢笔给他，同时说：“您缺钢笔使用，请先用我的吧。”一般情况下，领导者就不会再让你去修笔了。表示异议在其他部门是正常的，甚至是难能可贵的事情，但秘书们要向领导表示异议却必须要运用特殊的秘书语言来完成。秘书在领导面前表示异议时，必须用提问形式来表达自己的意见。如“这样您看行不行”，忌用“我认为这样不好”的肯定语句。如某位经理想要约见一位重要客户，他问秘书在下周二的十点以后，有没有一个小时的空闲时间。秘书查阅了该经理的工作日程表后说：“下周二上午九至十点要召开业务汇报会，以后没有其他安排。但是，会议在十点钟能否准时结束呢？”经理考虑后，决定约请客人于下周二上午十点三十分来公司会谈。秘书的本意很明显，但他没有用直陈句式，而是用疑问句式表达，语气更为舒缓，表意更为婉转，参谋建议更易被领导接受。秘书还经常接触到许多有时效性的保密问题，有些问题别人很感兴趣，难免要来打听。这时，若简单粗暴地拒绝会失礼于人，有损于彼此的友谊。一个秘书要有当别人向你打听秘密时能婉转拒绝的技巧，获得别人的理解。第一，可以用谈笑的形式来发表议论，把一些严肃的问题融会在笑语中，从而达到在笑声中钝化提问者的心理敏感度和掩饰自己内心秘密的目的。第二，可以“以问治问”地答话。例如“这次分房名单中是否有我？”“你问我，我去问谁？”第三，巧转话题。如果不便从正面回答，可顺着问话往相连的问题上转移。例如“今年年终奖发多少？”“怎么,又想增加私房钱的数目了?你现在究竟有多少私房钱?”总之，艺术地运用语言会使秘书工作做得更好。如果运用一定的逻辑手段，利用“暗换概念”的方式，也可委婉地表达。如某位客人想方设法打听公司新产品的发布时间，他问秘书：“这次新产品发布最好是什么时候？”“不下雨的时候。”秘书看了他一眼，认真地答道。这位秘书的回答暗换了“发布时间”的概念，委婉地拒答了客人的提问，既不失礼节，又保守了公司的机密。秘书在口语交流中，运用曲折含蓄的方式进行委婉的表达，还可以适当地使用一些模糊语言。比如，邀约时的口语表达：“在您认为方便的时候到我公司进行指导考察。”“方便的时候”并不确定，但却适合正反两种情况。再如，“这件事我已向领导作了汇报，再研究研究，适当的时候会告诉你的。”“再研究研究”表示还没有确定，“适当的时候“也是模糊用语。而运用这些模糊语言可以起到婉拒他人的效果。当然秘书语言的艺术特点远不止这些，提高秘书日常事务语言艺术性的方式方法更是多种多样，这都需要我们在实践中不断地总结与加强。总 结语言，无论在任何时代，无论在哪个专业领域，都将是永恒的话题。而在秘书行业发展的今天，在全球语境形成的今天，每一个秘书人员或即将从事秘书工作的人员，都应转变文字秘书的观念，自觉地锻炼自己的口才，提高自己的口语能力，积累相关职业词汇，从各个方面加强自己说话的技巧，努力提高说话水平。这是时代的要求，也是个人素质提升的重要方面。秘书人员尤其要讲究语言的艺术性，尽量做到语言平实、简洁、灵活、文雅和婉曲。参考文献1 杨忠慧实用口才M合肥：合肥工业大学出版社，19962 岳凯华秘书学概论M长沙：湖南大学出版社，20053 陈贤华秘书工作论M成都：四川大学出版社，20004 张培弛怎样提高说话水平M北京：中国致公出版社，20015 舒音，谷志杰高水平说话的10大诀窍M北京：中国商业出版社，20056 李佳东你能把话说得滴水不漏M北京：海潮出版社，20067 余丽略谈秘书的口语艺术J中国青年政治学院8 陆瑜芳秘书的口语沟通技巧J秘书，2008109 胡祥鸿秘书要培养平实的口才风格J秘书工作，2005310 陈阿卿谈秘书工作人员的语言素质J龙岩师专学报，2000，18（4）11 胡淑芬谈增强秘书说话的艺术魅力J中国成人教育，2005，（9）12 陈韵论秘书挡驾工作中的模糊语言J文字教育，20081113 张惠芹秘书人员能做更要会说J秘书园地14 曾国全秘书口语表达的艺术技巧J西昌学院学报，17（4）15 陈蕴贤谈谈秘书口才J黎明职业大学学报，2002，（3）16 By Robert Van Krieken. The understanding about secretary eloquenceJ. Br. J. Social Wk. (1985)15, 67-86.英文文献 The understanding about secretary eloquenceBr. J. Social Wk. (1985)15, 67-86.By Robert Van KriekenSecretary facing to the higher authority, to in, to the outside, is acting different role in the different situation. Beginning, moving the foot, talking is the secretary personnels necessarily elementary operation ability. Communication and coordination is secretarys responsibility, however successful coordination cannot leave the splendid eloquence, this means that an outstanding secretary must have very good language power of expression, and good eloquence in secretary working displays vital role.Eloquence when communicate with leadersSecretary is the assistant in the leadership routine when the leaders make decision. Processing leadership relations well, it not only needs one to be good at the spoken language, but also one must express the opinion at proper time and space. First, in converses or in front of the discussion decision-making with the leader, one must first understand the leaders center excitation, the attention spot, is good at comprehending the leaders intention, according to the leaders conversation manner, carry on the conversation. Second, asking for instructions from the leader, reporting to the leader, the speech content must have been pointed, briefly and to the point, avoid tedious. Third, secretary in communication activity, also must respect the leaders opinion and the sentiment, also should keep firmly in mind that oneself with the leadership in the personality is frequently equal, only can say “Yes”, the secretary cannot obtain the true recognition. If there is conflict should be supposed ingeniously to shift promptly, do not have to haggle over.Eloquence when communicate with colleaguesIn the work, secretary and the colleague are the cooperation, in the contact should treat with respect, care about other people on own initiative. Between the colleagues should maintain the unity, same level friendly. Secretary is in the uploading issuing key position, in transmission leadership intention time, should really reflect gives the colleague, the terminology must be easy to be understood,Eloquence in workSecretary not only needs to coordinate the good internal relations, but also must deal well the foreign relations. Below is the important performance of eloquence in the telephone etiquette and the reception work etiquette. Secretary in the daily business most frequently meets telephones. The telephone terminology has the request standard regarding secretary. First, when secretary receives the telephone she is supposed to give regards promptly to opposite party, identify ones role when first coming on stage. Second, using polite expression as far as possible, for example: You are good; please; thanks; sorry; goodbye. Third, the sound is temperate, the language nature is happy. Forth, enunciates clearly. Fifth, telephone conversation is succinct and highly effective. Sixth, in the telephone conversation process, the speech expression, the manner, should let opposite party feel he is welcome. The reception work is one of secretary works, is the window of organization foreign demonstration. Reception personnels every word and deeds are the refraction of organization cultural. First, the reception personnel must welcome guests on own initiation, the salute, introduces and so on, speech time must appear warmly natural, well-mannered. Second, at the beginning of the conversation, all must have generally exchanges greetings, wait the atmosphere to be harmonious, then change over to the subject, specially in the inquiry work, the future generally all has the mood. Third, they should seek the common ground of each other as far as possible, initiate topic interest, avoid appearing not saying a word, careless, caustic and mean. Forth, using language should amiable popular, clear succinct, language fast moderate, the intonation is gentle, giving human one kind of affable feeling.Having good eloquence can surely give secretary enormous convenience. Secretary is the bridge of communication, to communicate must deal the human re