电子公文传输管理系统.doc

1 58 电子公文传输管理系统电子公文传输管理系统 Official Document Transmission Center 用户使用手册用户使用手册 2 58 目 录 1 普通用户普通用户 4 1 1 登陆系统 4 1 2 公文签收 5 1 2 1 操作界面介绍 5 1 2 2 提示助手 6 1 2 3 如何签收公文 6 1 2 4 文件签收情况 8 1 2 5 文件搜索 9 1 3 公文管理 10 1 3 1 发布文件 10 1 3 2 管理文件 12 1 4 文件资料 14 1 4 1 操作界面介绍 14 1 4 2 提示助手 15 1 4 3 如何签收资料 15 1 4 4 资料搜索 17 1 5 资料管理 18 1 5 1 发布资料 18 1 5 2 管理资料 20 1 6 会议通知 22 1 6 1 如何签收会议通知 22 1 6 2 如何签到和反馈 24 1 6 3 查看签收和签到情况 26 1 6 4 查看反馈情况 26 1 7 公告栏 27 1 7 1 发布公告 27 1 7 2 管理公告 29 3 58 2 管理员用户管理员用户 31 2 1 登陆系统 31 2 2 公文签收 32 2 3 会议通知 33 2 4 文件资料 34 2 5 文件管理 35 2 5 1 文件类型管理 36 2 6 资料管理 38 2 6 1 资料类型管理 39 2 7 用户管理 42 2 7 1 群组管理 44 2 7 2 添加用户 46 2 7 4 用户维护 49 2 8 数据库管理 53 2 8 1 系统基本数据 53 2 8 2 公文文件管理 54 2 8 3 资料文件管理 55 2 8 4 会议文件管理 55 4 58 1 普通用户普通用户 下面操作以 县委办 用户做为例子 详细说明做为普通用户使用系统的 各种操作步骤 1 1 登陆系统登陆系统 打开 Internet Explorer 浏览器 在地址栏中输入电子公文传输系统地址 出 现如下登陆界面 如图一所示 在页面中输入用户名 xwb 和密码 123456 点击 进入 按钮 登陆系统 图一 系统登陆 登陆系统以后 首先进入的是文件签收操作界面 5 58 1 2 公文签收公文签收 1 2 1 操作界面介绍操作界面介绍 1 文件类型列表 界面的左边导航栏中 包括文件类型列表 点击相应的文 件类型 右边文件列表区域中就会出现相应的类型的文件 2 文件列表区 界面右边区域 称之为文件列表区 包括已签收文件 未签 收文件 本部门发布的文件的统计 还可以根据不同状态 已签收 未签收 本部门 分类查看文件 3 文件行 每个文件行中由 文件类型 文件字号 文件标题 发文 时间 发文单位 签收状态 文件内容简介组成 4 状态栏 操作界面右下方区域 称为状态栏 包括当前时间 用户 权限 修改密码 注销用户等 图二 操作界面 6 58 1 2 2 提示助手提示助手 每次进入系统后 在文件签收界面右下角 提示助手 中 如果有新文件 新资料需要签收 提示助手 会及时弹出提示用户 1 2 3 如何签收公文如何签收公文 本节重点是介绍如何正确签收一份公文 这是作为普通用户常用的一个操 作 必须能熟练掌握 方法一方法一 第一步 第一步 在文件列表区域中 未签收文件会有粗体红色 未签收 字样提 示 并在文件列表行中右边区域 有 点击签收 链接字样 第二步 第二步 点击 点击签收 链接 弹出输入签收人姓名对话框 输入用户 名后 点击确定 出现如下图示 7 58 图三 签收文件 第三步 第三步 文件不直接在网页中显示 需要下载文件后打印 点击 点此下 载 按钮 把文件下载到本地机器后 打开查看或打印 第四步 第四步 点击按钮栏中的 返回 按钮 返回到文件列表区界面 可看到 该文件状态已变为 已签收 状态 方法二方法二 第一步 第一步 在文件列表区域中 未签收文件会有粗体红色 未签收 字样提 示 可以点击文件标题 打开如图四所示界面 8 58 图四 签收文件 第二步 第二步 点击 点击签收 链接 弹出输入签收人姓名对话框 输入用户 名后 点击确定 出现如上图三所示 第三步 第三步 文件不直接在网页中显示 需要下载文件后打印 点击 点此下 载 按钮 把文件下载到本地机器后 打开查看或打印 第四步 第四步 点击按钮栏中的 返回 按钮 返回到文件列表区界面 可看到 该文件状态已变为 已签收 状态 1 2 4 文件签收情况文件签收情况 特别说明 各用户只能查看自己发布文件的签收情况 第一步 第一步 在文件列表区域中 如果是当前用户发布的文件 在文件状态中 就会有青色文字所示 签收情况 链接 第二步 第二步 点击 签收情况 链接 出现文件签收情况报表界面 如下图五 所示 9 58 图五 签收情况 第三步 第三步 在文件签收界面中 可以查看各接收用户和单位签收情况 在签 收情况表格中 对某个接收单位可以列出收文单位名称 签收状态 签收时间 签收人 IP 地址等信息 第四步 第四步 在签收情况页面中 有 签收情况 已签收 未签收 三个 标签 可以切换这些标签 查看该状态下的收文单位列表 例如 已签收文件 列表和未签收文件列表 1 2 5 文件搜索文件搜索 第一步 第一步 在文件列表区域中 点击按钮栏中的 搜索 按钮 出现如下图 六所示界面 10 58 图六 文件搜索 第二步 第二步 在文件检索操作界面中 检索条件包括文件标题 发文字号 发 文类型 发文单位 接收单位 发文时间 内容简介 检索条件可以相互组合 进行模糊查询 检索条件输入完成以后 点击 提交 按钮 会在 文件检索 下出现检索结果的列表 文件检索条件是可以组合模糊查询 例如图五所示 文件标题包含文件检索条件是可以组合模糊查询 例如图五所示 文件标题包含 行动行动 和发文类型和发文类型 上级文件上级文件 和发文时间和发文时间 2005 6 1 到到 2006 6 30 间的文件 间的文件 第三步 第三步 在检索结果列表中 可以直接对文件进行处理 例如打开下载 文件签收等 1 3 公文管理公文管理 1 3 1 发布文件发布文件 特别说明 系统中阅读者不允许发布文件 只有具有阅读者权限以上的用户才 能发布文件 第一步 第一步 进入系统后 点击文件列表区域上方的 发布文件 出现如下图 11 58 所示界面 图七 发布文件 第二步 第二步 选择接收单位和用户 在发布文件界面中 接收单位栏 点击 选择 链接 出现下图八所示界面 如在发文文件界面中 勾选 群发所有 用户 复选框 文件群发给系统中所有的用户 12 58 图八 选择用户 第三步 第三步 填写发布文件表单的内容 文件标题 发文字号 发文单位 文 件类型 内容简介 上传文件 文件大小不超过 4M 如果是多个文件需要把 文件打包压缩成 rar 和 zip 格式 等 表单中打 号的代表必填项目 第四步 第四步 点击按钮操作栏中的 提交 按钮 把文件发布给接收单位 系 统会提示 发送成功 13 58 图九 文件发布成功 1 3 2 管理文件管理文件 特别说明 当前用户和单位只能管理和查看自己发布的文件 打开管理文件 打开管理文件 进入系统后 点击 后台管理 链接 进入后台 点击左 边操作栏的 管理文件 系统显示该用户以往所发布文件的列表 出现如下图 所示界面 14 58 图十 管理文件 查看签收情况 查看签收情况 在各文件行 点击 签收情况 列中的 查看 链接 出 现该文件对应的签收情况报表 如文件签收情况章节所示 删除文件 删除文件 请勾选文件行中第一列的复选框 可多选 也可勾选 选中所 有显示的记录 前的复选框 选择所有文档 需要删除的文件选中后 点击 直接删除 按钮 把选中的文件删除 修改文件 修改文件 在各文件行 点击 操作 列中的 修改 链接 出现文件修 改界面 在修改界面中 对已发布的文件进行修改 然后重新发布 如下图所 示 15 58 图十一 修改文件 1 4 文件资料文件资料 文件资料是用于一些非正式公文文件的传输管理 例如工作汇报资料 政务信 息资料 政务公开资料 领导讲话等 1 4 1 操作界面介绍操作界面介绍 1 资料类型列表 界面的左边导航栏中 包括文件类型列表 点击相应的文 件类型 右边文件列表区域中就会出现相应的类型的文件 2 文件列表区 界面右边区域 称之为文件列表区 包括已签收文件 未签收 文件 本部门发布的文件的统计 还可以根据不同状态 已签收 未签收 本部门 分类查看文件 3 文件行 每个文件行中由 文件类型 文件字号 文件标题 发文时 间 发文单位 签收状态 文件内容简介组成 16 58 1 4 2 提示助手提示助手 每次进入系统后 在文件签收界面右下角 提示助手 中 如果有新文件 新资料需要签收 提示助手 会及时弹出提示用户 1 4 3 如何签收资料如何签收资料 本节重点是介绍如何正确签收一份资料 这是做为普通用户常用的一个操 作 必须能熟练掌握 第一步 第一步 登陆系统以后 点击 文件资料 模块链接 进入文件资料主界 面 如下图所示 图十二 资料管理 17 58 第二步 第二步 在文件资料列表区域中 未签收文件会有粗体红色 未签收 字 样提示 并在文件列表行中右边区域 有 点击签收 链接字样 第三步 第三步 点击 点击签收 链接 弹出输入签收人姓名对话框 输入用户 名后 点击确定 出现如下图示 图十三 资料签收 第三步 第三步 文件不直接在网页中显示 需要下载文件后打印 点击 点此下 载 按钮 把文件下载到本地机器后 打开查看或打印 第四步 第四步 点击按钮栏中的 返回 按钮 返回到资料列表区界面 可看到 该文件状态已变为 已签收 状态 资料签收情况 特别说明 各用户只能查看自己发布文件资料的签收情况 第一步 第一步 在文件资料列表区域中 如果是当前用户发布的文件资料 在文 件状态中 就会有青色文字所示 签收情况 链接 第二步 第二步 点击 签收情况 链接 出现资料签收情况报表界面 如下图所 示 18 58 图十四 签收情况 第三步 第三步 在资料签收界面中 可以查看各接收用户和单位签收情况 在签 收情况表格中 对某个接收单位可以列出收文单位名称 签收状态 签收时间 签收人 IP 地址等信息 第四步 第四步 在签收情况页面中 有 签收情况 已签收 未签收 三个 标签 可以切换这些标签 查看该状态下的收文单位列表 例如 已签收资料 列表和未签收资料列表 1 4 4 资料搜索资料搜索 第一步 第一步 在文件资料列表区域中 点击按钮栏中的 搜索 按钮 出现如 下图所示界面 19 58 图十五 资料搜索 第二步 第二步 在检索操作界面中 检索条件包括文件标题 发文单位 发文类 型 发文时间 内容简介 检索条件可以相互组合进行模糊查询 检索条件输 入完成以后 点击 提交 按钮 会在 文件检索 界面下出现检索结果的列 表 文件检索条件是可以组合模糊查询 例如图五所示 文件标题包含文件检索条件是可以组合模糊查询 例如图五所示 文件标题包含 日本日本 和发文单位和发文单位 县团委县团委 和发文时间和发文时间 2005 6 8 到到 2006 6 30 间的文件 间的文件 第三步 第三步 在检索结果列表中 可以直接对文件资料进行处理 例如打开下 载 文件签收等 1 5 资料管理资料管理 1 5 1 发布资料发布资料 特别说明 系统中阅读者不允许发布文件 只有具有阅读者权限以上的用户才 能发布资料 第一步 第一步 进入系统后 点击文件资料列表区域上方的 资料管理 然后在 20 58 出现界面中点击左边操作栏的 发布资料 出现如下图所示界面 图十六 发布资料 第二步 第二步 选择接收单位和用户 在发布资料界面中 接收单位栏 点击 选择 链接 出现下图八所示界面 如在发文文件界面中 勾选 群发所有 用户 复选框 群发给系统中所有的用户 21 58 图十七 选择用户 第三步 第三步 填写发布资料表单的内容 文件标题 发文单位 文件类型 内 容简介 上传文件 文件大小不超过 4M 如果是多个文件需要把文件打包压 缩成 rar 和 zip 格式 等 表单中打 号的代表必填项目 第四步 第四步 点击按钮操作栏中的 提交 按钮 把资料发布给给接收单位 系统会提示 发送成功 22 58 图十八 资料发布成功 1 5 2 管理资料管理资料 特别说明 当前用户和单位只能管理和查看自己发布的资料 打开管理文件 打开管理文件 进入系统后 点击 后台管理 链接 进入后台 点击 资料管理 然后在出现界面中点击左边操作栏的 管理资料 在界面上所 出现的资料列表是当前用户以往所有发布过的资料历史记录 如下图所示界面 23 58 图十九 管理资料 查看签收情况 查看签收情况 在各资料列表行中 点击 签收情况 列中的 查看 链 接 出现该资料对应的签收情况报表 如资料签收情况章节所示 删除资料 删除资料 请勾选资料列表行中第一列的复选框 可多选 也可勾选 选 中所有显示的记录 前的复选框 选择所有文档 需要删除的文件选中后 点 击 直接删除 按钮 把选中的资料删除 修改资料 修改资料 在资料列表行中 点击 操作 列中的 修改 链接 出现资 料修改界面 在修改界面中 对已发布的资料进行修改 然后重新发布 如下 图所示 24 58 图二十 修改资料 1 6 会议通知会议通知 1 6 1 如何签收会议通知如何签收会议通知 本节重点是介绍如何正确签收会议通知 这是做为普通用户常用的一个操 作 须能熟练掌握 第一步 第一步 登陆系统以后 点击 会议通知 模块链接 进入会议通知主界 面 如下图所示 25 58 图二十一 会议通知 第二步 第二步 在会议通知列表区域中 未签收通知会有粗体红色 未签收 字 样提示 并在旁边区域 有 点击签收通知 链接字样 第三步 第三步 会议通知签收完成以后 在 点击签收通知 链接字样变为 点 击下载通知 点击此链接下载会议通知的详细内容文件 操作界面如下图所示 26 58 图二十二 下载会议通知 1 6 2 如何签到和反馈如何签到和反馈 延续如何签收会议通知章节 只有签收完会议通知以后 才能查看会议反馈 第一步 第一步 在会议通知列表区域中 未签到通知会有粗体红色 未签到 字 样提示 并在旁边区域 有 点击签到通知 链接字样 如下图所示 27 58 图二十三 会议签到 第二步 第二步 会议通知签收完成以后 反馈情况会有粗体红色 未反馈 字样 该区域旁边会 我要反馈 链接 弹出会议反馈新窗口 在新窗口中输入反馈 内容 点击 反馈 按钮 操作界面如下图所示 图二十四 会议反馈 28 58 1 6 3 查看签收和签到情况查看签收和签到情况 第一步 第一步 在会议通知列表区域中 如果是当前用户发布会议通知 就会有青色 文字所示 签收签到情况 链接 第二步 第二步 点击 签收签到情况 链接 就会进入以下页面 图二十五 签收签到情况 第三步 第三步 在会议签收签到界面中 可以查看各与会用户和单位签收签到情况 在签收签到情况表格中 对某个与会单位可以列出与会单位名称 签收状态 签收时间 签到情况 签到时间等信息 第四步 第四步 在签收签到情况页面中 有 签收签到情况 已签收 未签收 已签到 未签到 五个标签 可以切换这些标签 查看该状态下的与会单 位列表 1 6 4 查看反馈情况查看反馈情况 第一步 第一步 在会议通知列表区域中 如果是当前用户发布会议通知 就会有青色 文字所示 查看反馈情况 链接 29 58 第二步 第二步 点击 查看反馈情况 链接 就会进入以下页面 图二十六 会议反馈情况 第三步 第三步 在查看反馈情况界面中 可以查看各参会用户和单位反馈情况 在会 议反馈表格中 对某个参会单位可以列出与会单位名称 反馈情况 反馈时间 反馈内容等信息 第四步 第四步 在会议反馈情况页面中 有 反馈情况 已反馈 未反馈 三个 标签 可以切换这些标签 查看该状态下的参会单位列表 1 7 公告栏公告栏 1 7 1 发布公告发布公告 第一步 第一步 进入系统后 点击公告列表栏上方的 发布公告 出现如下图所 示界面 30 58 图二十七 发布公告 第二步 第二步 填写发布公告的公告标题和内容 第三步 第三步 点击按钮操作栏中的 提交 按钮 系统会提示 发送公告成功 31 58 图二十八 公告发送成功 1 7 2 管理公告管理公告 特别说明 当前用户和单位只能管理和查看自己发布的公告 打开公告文件 打开公告文件 进入系统后 点击 后台管理 链接 进入后台 点击 公告管理 然后在出现界面中点击左边操作栏的 管理公告 出现如下图 所示界面 32 58 图二十九 管理公告情况 修改公告 修改公告 在公告列表行中 点击 操作 列中的 修改 链接 出现公 告修改界面 在修改界面中 对已发布的公告进行修改 然后重新发布 如下 图所示 33 58 图三十 修改公告 删除公告 删除公告 请勾选公告列表行中第一列的复选框 可多选 也可勾选 选 中所有显示的记录 前的复选框 选择所有公告 需要删除的文件选中后 点 击 直接删除 按钮 把选中的公告删除 2 管理员用户管理员用户 以下操作以用户 admin888 作为管理员身份进入系统 详细说明做为管理 员用户如何设置 初始化系统 及其数据管理的各种操作步骤 管理员同时也具有普通用户权限 在此不再描述 请参考普通用户使用说 明章节 2 1 登陆系统登陆系统 打开 Internet Explorer 浏览器 在地址栏中输入电子公文传输系统地址 出现如 下登陆界面 如下图所示 在页面中输入用户名 admin888 和密码 123456 点击 进入 按钮 登陆系统 34 58 图三十五 系统登陆 登陆系统以后 首先进入的是文件签收操作界面 2 2 公文签收公文签收 管理员可在此界面查看系统中所有文件列表 签收情况 如下图 35 58 图三十六 文件签收 2 3 会议通知会议通知 管理员可在此界面查看系统中所有会议通知文件列表 签收情况 如下图 36 58 图三十七 会议通知 2 4 文件资料文件资料 管理员可在此界面查看系统中所有文件资料列表 签收情况 如下图 37 58 图三十八 文件资料 2 5 文件管理文件管理 管理员登陆成功后 然后点击界面上部菜单栏中的 后台管理 即进入了 文件管理的界面 如下图所示 38 58 图三十九 文件管理 2 5 1 文件类型文件类型管理管理 此模块的主要功能是新增 修改 删除文件分类类型 进入后台管理文件 管理界面后 点击左侧的 文件类型 菜单 进入如下图的界面 39 58 图四十 文件类型管理 此时用户可以看到文件类型信息列表及允许发布相应类型的用户信息 增加类型增加类型 第一步 第一步 进入文件类型界面后 点击界面右上侧的按钮 进入新 增类型界面 如下图 40 58 图四十一 增加文件类型 第二步 第二步 在 新文件类型 中输入类型名称 如 上级文件 在 类型简介 中输入介绍信息 简介必须填写 删除文件类型信息删除文件类型信息 当用户处于如图 文件类型管理 时 类型信息列表中每一行的右侧都有 一个 删除 字样 用户只需点击 删除 字样 即可删除文件类型 2 6 资料管理资料管理 第一步 第一步 管理员登陆成功后 然后点击界面上部菜单栏中的 后台管理 即进 入了后台管理 第二步 第二步 点击界面上部菜单样中的 资料管理 进入如下图的界面 41 58 图四十二 资料管理 2 6 1 资料类型管理资料类型管理 此模块的主要功能是新增 修改 删除资料分类类型 进入资料管理界面 后点击左侧的 资料类型 菜单 进入如下图的界面 42 58 图四十八 资料类型列表 增加类型增加类型 第一步 第一步 进入资料类型初始界面后 点击界面右上侧的按钮 进 入类型新增界面 如下图 43 58 图四十九 新增资料类型 第二步 第二步 在 新文件类型 中输入类型名称 如 领导讲话 在 类型简介 中输入备注信息 简介必须填写 第三步 第三步 点击 提交 按钮即可保存类型信息 修改资料类型信息修改资料类型信息 当用户处于文件类型管理初始界面时 类型信息列表中每一行的右侧都有 一个 修改 字样 用户只需点击 修改 字样 就可以进入如下图的修改界面 44 58 输入相关信息后 点击 提交 按钮即可 删除资料类型信息删除资料类型信息 当用户处于文件类型管理初始界面时 类型信息列表中每一行的右侧都有 一个 删除 字样 用户只需点击 删除 字样 就可以删除对应行中的资料类 型 2 7 用户管理用户管理 第一步 第一步 管理员登陆成功后 进入如图一 系统登陆 然后点击界面上部菜 单栏中的 后台管理 进入如下图的界面 45 58 图五十五 后台管理 第二步 第二步 点击菜单中的 用户管理 链接进入如下图的界面 图五十六 用户管理 46 58 2 7 1 群组管理群组管理 此时点击界面左侧的 群组管理 进入如下图的界面 图五十七 群组管理 在此界面中 用户可以看到群组信息列表 增加群组增加群组 进入群组管理的界后 点击界面右上侧的按钮 进入信息输入界 面 如如下图 47 58 图五十八 增加群组 在表格中输入相关信息后点击按钮即可保存信息 同时系统会出 现 增加成功 的提示信息 如下图 点击 确定 按钮后 系统会自动返回群组信息列表界面 用户可看到增加 的群组信息出现在列表中 修改群组信息修改群组信息 如果用户想修改某一群组的信息 请在群组管理的列表中点击群组所在行 右侧的 修改 字样 进入如下图的界面 48 58 图五十九 修改群组信息 管理根据实际情况对信息进行修改后 点击界面右上角中的按钮 即可 如果不想修改信息或者不想保存修改后的信息 直接点击按钮 即可 删除群组信息删除群组信息 删除群组信息的操作十分简单 用户进入群组管理的界面后 在列表每一 行的右侧都有一个 删除 字样 用户只需点击删除字样 就可以删除对应行 中的群组信息 2 7 2 添加用户添加用户 第一步 第一步 管理员登陆成功后点击界面上部菜单栏中的 后台管理 进入如 下图的界面 49 58 图六十五 后台管理 第二步 第二步 点击后台管理的界面上部菜单样中的 用户管理 进入如下图的 界面 50 58 图六十六 用户管理 第三步 第三步 此时点击界面左侧的 添加用户 进入如下图的界面 图六十七 添加用户 第四步 第四步 在表格中输入相关信息 其中用户名是指用户用于登陆系统的名 称 建议以英文做作为登陆的名称 以便以后方便输入 在所属群组中选择用 户所在的群组 在权限级别中选择用户权限级别 如果用户不清楚每个权限级 别所拥有的权限 可直接单击界面左侧 的 权限管理 进行查看 下图给出填写 范例 51 58 第五步 第五步 信息输入完成后点击按钮即可保存信息 此时系统会出 现如下图的界面 图六十八 添加用户 在界面中我们可以看到 表格上部分中出现了 新用户添加成功 说明 用户已经成功的加入了系统中 此时 如果用户还想继续增加新的用户 只需重复第四步 第五步操作即 52 58 可 2 7 4 用户维护用户维护 第一步 第一步 管理员登陆成功后点击界面上部菜单栏中的 后台管理 进入如 下图的界面 图六十九 后台管理 第二步 第二步 点击后台管理界面上部菜单样中的 用户管理 进入如下图的界 面 53 58 图七十 用户管理 如上图所示 用户可在此界面中看到用户的信息列表 信息列表可按照权 限级别 所属群组进行排序查看 只需点击如下图中的 按级别 或者 按所 属单位 即可 默认排序方式为按权限级别进行排序 翻页控制翻页控制 界面中一页最多显示 20 个用户 如果用户想查看前 20 个或者后 20 个的用 户 可通过点击翻页控制按钮来显示 翻页控制按钮在界面的右上侧部分 如 下图所示 图七十一 翻页控制 54 58 方法一 方法一 用户可通过点击 显示记录 后的记录数字 上图中用椭圆勾出的区域 进行翻页 例如 用户想查看 41 60 的用户列表 直接点击 41 60 即可 方法二 方法二 用户可以通过点击 首页 上一页 下一页 末页 按钮来进行翻页 当用户处理信息列表