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公文写作 B 四 通知的写作 一 通知的性质与使用原则1 作为法定公文文种的通知 属于下行文 由上级机关下发给自己的下属单位 除特殊情况外 一般不平行 特殊情况主要指 上级机关的办公厅 室 经授权 可向下级机关发通知 如市政府办公厅可向各区县政府和市级各委 局发通知 机关单位的办公室或部门 经授 权 可向本单位其他内设部门发通知 如 公司经理办公室可向各分公司 公司各部门发通知 但都应在开头写明 经领导同意 等表明得到授权的文字 2 向平级或不相隶属单位告知某些情况 如启用新印章 机构的设立 变动 撤销 单位更名 迁址等 过去也有采用通知的 现在宜用 函 这一文种 也可在向下级发通知时 抄送平级和不相隶属单位 面向社会的 可用 通告 或事务文书 启事 3 日常所见在公布栏上张贴 黑板上书写 传媒广告栏刊登的通知 不是正式公文 而是一种事务文书 其性质与 启事 相同 标为 通知 是习惯做法 只表明告知 不具有公文的法定效力 二 通知的种类颁转性通知 指挥部署性通知 事务性通知 含会议通知 三 通知文本写作1 颁转性通知一是转发上级或不相隶属机关来文 前者表明自己执行上级文件的态度 要求下级执行 办理 后者主要希望下级参照 借鉴 二是批转下级来文 将下级文件变成自己的意志 要求其他下级执行 办理 三是发布本机关制定的规章制度以及印发工作计划 领导重要讲话等事务文书 使之具有法定效力 1 标题 例 市统计局转发国家统计局关于切实做好农村经济调查工作意见的通知宏达公司转发三林公司关于做好安全工作的通知的通知 局批转 站关于开展全员培训情况报告的通知 市人民政府批转市卫生局关于做好夏季防疫工作的意见的通知 总公司关于印发2009年度营销工作计划的通知 局关于印发王 局长在先进单位及先进个人表彰会上的讲话的通知 局关于印发 差旅费报销管理办法 的通知注意 最后一例因被发的是规章 所以要加书名号 前面各例被转文件不加书名号 2 正文 这三种通知正文的写法大体相同 例 现将总局 关于做好安全工作的通知 局发 2007 6号 转发给你们 希认真贯彻执行 如果还需要强调 应另起一段 注意 被发的文件是正件组成部分 不作为附件 应置于成文日期之后 主题词 版记 之前 如系多层转发 应重视标题的拟制 2 指示部署性通知 工作通知 用于部署工作 安排活动 传达领导指示 1 标题 关于做好 工作的通知 关于开展 活动的通知 如需要 可加入 紧急 等词语 2 正文 通知缘由 原因 意义 目的 依据 事项 布置的任务或活动内容 主要措施 注意事项 执行要求 如 希认真贯彻执行 只是传达领导指示的 写法较简单 例 最近 总局王局长对 工作作出三点指示 一 3 事务性通知大体包括 告知有关事项的通知 如机构成立与变动 更名 启用新印章 迁移地址 更正已发文件的错漏 会议通知 任免通知等 主要用于告知 一般无执行要求 1 标题 公司关于启用新印章的通知 关于召开 会议的通知 2 正文 发文缘由 原因 依据 告知事项 结尾语 特此通知 五 通告的写作通告用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 有周知性 规定性两类因系公布性公文 通常无主送机关 1 标题 常用两种 市公安局关于禁止非法传销活动的通告 市交通局通告 上大众传媒时 为节省费用 可只以文种为标题 2 正文 内容较简单的周知性通告的写法 通告缘由 原因 目的 告知事项 结尾 特此通告 规定性通告与内容较复杂的周知性通告写法 缘由 主体 结尾通告缘由 应写明目的 依据 用 为了 根据 特 现 通告如下 句式 还可根据需要写明发通告的原因 主体 通告事项 应分条写 一条一事一要求 前面几条写要求遵守的事项 紧接的一条表明违规要予以处罚的态度 原则而不必太具体 结尾 常以 本通告自 年 月 日起施行 作结 也可将其作为主体的最后一条 用 特此通告 结束 或无专门结尾 六 通报的写作通报用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 主要用于系统内部 通常有主送机关 用于公布时 可省略主送机关 表彰通报与批评通报写法相似 1 标题 关于表彰 的通报 关于 所犯错误的通报 关于 县违规出售国有土地的通报 2 正文 通报个人或某单位 常分四层 一层 点明通报对象 介绍主要事实 时 地 事 二层 分析评价 先进事实的意义 表率作用 错误事实的性质 危害 不良影响 三层 处置决定 奖励或处罚 四层 要求与希望 向先进学习 或者引以为戒 这种写法 习称直述式 进行集体表彰时 通报正文的写法 表彰的原因 背景 总括主要事实 列举表彰对象 评价 希望号召 有关先进材料可用 附件 形式附于通报之后 这种写法 习称转述式 传达通报目的是传达 一般无贯彻执行要求 与通知不同 七 函的写作函用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 函是平行文 不得上行 也不下行 上级机关就一般事务需告知下级 可由其办公室给下级机关发函 函的分类 商洽函 询问函 答复函 告知函 请求函 批答 审批 函 1 标题 商洽函应在标题中显示 商洽 或 商借 商请 商调 等字样 商洽 应置于 函 字前 其余置于 关于 之后 请求函应写明 请求 请批 请求批准 等字样 答复函与审批函在 函 字前加 复 字 2 正文 请求函写法与请示相近 答复函 审批函应先引述对方来函标题与发文字号 再做答复 审批函写法与批复相似 但语气谦和 其他函写法与通常的信件大体相同 3 结尾语 特此函商 敬请函复 特此函告 特此函达 特此函询 请予函复 特此函请 望批准 特此函复 特 也可用 专 八 纪要的写作纪要用于记载会议主要情况和议定事项 特点 纪实 提要 指导性 以会议记录为基础 但要归纳 提炼 反映共识 但可简略点明有保留意见 会议纪要不加盖印章 一 日常例会 办公会议 纪要多用 会议纪要 格式 有固定的版式 近似于简报报头 可不再设标题 如 局第次局长办公会议纪要 第 号 局二 一二年 月 日 二 工作 研讨 会议纪要可用文件格式和信函格式 应拟制标题 标题由会议名称加文种组成 正文写法 通常由四部分组成会议概况 会中情况 研究的问题与讨论意见 会议决定的事项 结尾 要求与号召 会议概况可用分项式或概述式写法 应写明会议召开时间 参加人员 主持人 会议主题等 如有上级领导 来宾 应作礼节性说明 会议概况可用分项式或概述式写法 写明会议召开时间 参加人员 主持人 会议主题等 会中情况可用综述式 分段写 每段开头用 会议讨论了 会议研究了 会议认为 等领起 可用条列式 分条写 还可用发言摘录式写法 决定事项较多时 宜用条列式写法 九 决议的写作决议 用于经会议讨论通过的重大决策事项 决议的分类 1 审议批准有关文件的决议 2 通