模块项目应用软件Excel操作技术.ppt

项目4 2建立学生信息表 模块四应用软件Excel2003操作技术 教学目标 教学内容 操作步骤 知识技能点 退出 训练任务 考核与评价 教学目标 使用Excel2003创建电子表格文档 并在文档中输入数据 编辑数据 以及保存和关闭文档 教学内容 1 新建工作簿文件 2 在工作表sheet1中输入图所示的数据 教学内容 3 为B7单元格添加批注 班长 为B11单元格添加批注 团支书 4 将工作表标签 sheet1 重命名为 软件班学生信息表 5 保存工作簿文件 命名为 学生信息管理报表 xls 操作步骤 1 启动Excel2003 新建一个Excel工作簿2 输入报表标题在工作表中输入数据 必须先选中单元格 再向其中输入数据 所输入的数据将会同时显示在编辑栏和单元格中 输入结束后 可单击 输入 按钮确认 也可以按 Enter 键 Tab 键或方向键 来结束 还可以使用鼠标单击其它单元格进行确认 此时 可直接输入数据报表的标题内容 软件班学生信息表 然后按回车键即可完成输入 注意 由于标题内容较长 系统自动覆盖了右边无数据的单元格 但是 若右边的单元格有数据 则系统会自动截断过长的文本 在选中该单元格时 Excel会在编辑栏内显示出该单元格的全部内容 操作步骤 3 输入数据报表的标题行数据报表中的标题行是指由报表数据的列标题构成的一行信息 也称为表头行 报表数据的列标题用于代表一列数据的名称 从而参与数据的统计与分析操作 在此项目中 从A2单元格到J2单元格 依次输入 学号 姓名 性别 出生日期 学生来源 入学成绩 现住寝室 寝室电话 手机号码 9列数据的列标题 操作步骤 4 输入报表中的各项数据 1 输入 姓名 列数据所有的文本数据自动靠左对齐 2 输入 寝室电话 和 手机号码 两列数据在Excel2003中 对于不需要在Excel中计算的数字 如电话号码 可以用数字字符串格式输入到单元格中 其输入方法是在输入数据时 先输入 再输入数字 Excel2003会自动在该单元格的左上角加上绿色三角标记 表示该单元格中的数据为文本 输入的数字字符串自动左对齐 操作步骤 4 输入报表中的各项数据 3 输入 学号 和 性别 两列数据在 学号 和 性别 两列数据中 存在着数据呈数列变化或完全相同的连续的数据区域 则可以使用Excel提供的自动填充功能快速完成输入 学号 列数据 先在A3单元格按数字字符串格式输入第1个人的学号 然后 用鼠标指向单元格的填充柄 即单元格右下角的黑点 按住左键向下拖动到最后一名学生为止 性别 列数据 先在C3单元格输入第1个人的性别 男 然后 用鼠标拖动单元格的填充柄 到最后一名男生为止 再在C10单元格中输入性别 女 然后 用鼠标拖动单元格的填充柄 到最后一名女生为止 操作步骤 4 输入报表中的各项数据 4 输入 学生来源 和 现存寝室 两列数据在 学生来源 和 现存寝室 两列数据中 存在着数据相同但位置不连续的单元格 则可以按住 Ctrl 键 用鼠标选择要在其中输入相同数据的多个单元格 在最后选中的活动单元格中键入数据 然后按 Ctrl Enter 即可在选中的所有单元格内输入相同的数据 因此 在输入 学生来源 列数据过程中 首先按住 Ctrl 键 用鼠标选择E3 E5 E9 E11单元格 然后输入 沈阳 再按 Ctrl Enter 组合键 在选中的所有单元格内都输入了相同的数据 沈阳 其它的数据输入以此类推 操作步骤 4 输入报表中的各项数据 5 输入 入学成绩 列数据数值型数据在输入后自动右对齐 6 输入 出生日期 列数据在Excel2003中 日期型数据输入的格式一般是用减号或斜杠分隔的年 月 日形式 即 年 月 日 或 年 月 日 当单元格内输入了系统可识别的日期型数据时 单元格的格式会自动转换成相应的日期格式 并采用右对齐的方式 当系统不能识别单元格内输入的日期型数据时 则输入的内容将自动视为文本 并在单元格中左对齐 操作步骤 5 插入批注在单元格内插入批注 可以对单元格中的数据作简单的说明提示 当某单元格插入批注后 该单元格的左上角会产生红色的三角标识 当鼠标指针指向该单元格时 会弹出批注显示 当鼠标指针离开该单元格时 批注就隐藏起来 执行 插入 菜单的 批注 命令 在打开了输入框中输入 班长 然后单击其它单元格确认完成输入即可 同上 在B11单元格插入批注 团支书 6 修改工作表标签Excel在创建一个新的工作簿时 它所有的工作表都是以sheet1 steet2 方式来命名的 很不方便记忆和进行有效的管理 用户可以根据工作表中实际数据的用途更改这些工作表的名称 以符合一般的工作习惯 其操作方法是用鼠标右击工作表 sheet1 的标签 执行快捷菜单中的 重命名 命令 也可以对工作表标签双击 则工作表 sheet1 的标签反显 进入编辑状态 然后输入文字 软件班学生信息表 再按 回车键 确认即可 7 保存工作簿文件 知识技能点 1 选定单元格 1 选取一个单元格 2 选取单元格区域选定一个连续的矩形单元格区域 先单击该区域左上角的单元格 按住鼠标左键并拖动到区域的右下角即可 如果要选定的单元格区域范围较大 可以使用鼠标和键盘相结合的方法 先单击要选取区域左上角的单元格 然后找到要选取区域右下角的单元格 在按住 Shift 键的同时单击该单元格 选定多个不相邻的单元格区域 按住 Ctrl 键 然后使用鼠标选定各个单元格区域 3 选取特殊的单元格区域整行 单击工作表中的行号 整列 单击工作表中的列标 整个工作表 单击工作表行号和列标的交叉处 即全选按钮 相邻的行或列 在工作表行号或列标上按下鼠标左链 并拖动选定要选择的所有行或列 不相邻的行或列 单击第一个行号或列标 按住 Ctrl 键 再单击其他行号或列标 知识技能点 2 Excel2003单元格中的数据类型 知识技能点 3 编辑单元格中的数据有三种方法实现 用鼠标选定某单元格后 直接在单元格内输入新数据 则覆盖原有数据 用鼠标选定单元格 然后在 编辑栏 中单击鼠标左键 出现插入点光标后 移动插入点光标 在特定的位置数据 双击单元格 则单元格内显示了插入点光标 然后编辑数据 4 删除单元格中的数据用鼠标选定单元格 按 Del 键即可 知识技能点 5 插入行 列或单元格 插入 菜单 行 命令 即可在当前位置插入一空行 原有的行自动下移 插入 菜单 列 命令 即可在当前位置插入一整列 原有的列自动右移 插入 菜单的 单元格 命令 将弹出 插入 对话框 活动单元格右移 单选按钮 插入的空单元格出现在选定的单元格的左边 活动单元格下移 单选按钮 插入的空单元格出现在选定的单元格的上方 整行 单选按钮 在选定的单元格上面插入一空行 如果选定的是单元格区域 则选定单元格区域包括几行就插入几个空行 整列 单选按钮 在选定的单元格左侧插入一空列 如果选定的是单元格区域 则选定单元格区域包括几列就插入几个空列 知识技能点 6 删除行 列或单元格 编辑 菜单 删除 命令 删除 对话框 右侧单元格左移 选定的单元格或单元格区域被删除 其右侧已存在的单元格或单元格区域将填充到该位置 下方单元格上移件单选 选定的单元格或单元格区域被删除 其下方己存在的单元格或单元格区域将填充到该位置 整行 选定的单元格或单元格区域所在的行将被删除 整列 选定的单元格或单元格区域所在的列将被删除 7 复制和移动单元格中的数据移动单元格数据是指将在某些单元格中的数据移至其他单元格中 原有位置留下空白单元格 复制单元格或单元格区域数据是指将某个单元格或单元格区域数据复制到指定的位置 原位置的数据仍然存在 操作方法是先选定要移动或复制数据的单元格或单元格区域 然后单击 编辑 菜单的 剪切 或 复制 命令 再选定要粘贴数据的位置 最后单击 编辑 菜单的 粘贴 命令 知识技能点 8 自动填充数据当数据报表中有相似相邻的数据时 可以使用Excel提供的填充功能实现数据的自动输入 填充操作可以通过使用鼠标拖动 填充柄 或执行 编辑 菜单的 填充 子菜单中的各项命令来实现的 鼠标拖动方式的操作方法是在选中一个单元格或选定一个连续的单元格区域后 其框线的右下角会出现一个黑点 这个黑点就是 填充柄 拖动填充柄就是利用鼠标指向填充柄按住左键向上 下 左 右四个方向的拖动 来填充数据 还可以按住 Ctrl 键 再用鼠标拖动填充柄来填充数据 在拖动完成后 在拖动产生区域的右下角会有 自动填充选项 按钮 单击该按钮 将打开选项菜单 从中单击所选的填充方式选项 从而可以改变用鼠标拖动方式产生的填充结果 还有 用鼠标右键拖动填充柄 则在拖动完成后 会产生一个与填充相关的快捷操作命令菜单 从中选择要执行的操作命令 从而完成数据填充 知识技能点 8 自动填充数据当数据报表中有相似相邻的数据时 可以使用Excel提供的填充功能实现数据的自动输入 填充操作可以通过使用鼠标拖动 填充柄 或执行 编辑 菜单的 填充 子菜单中的各项命令来实现的 鼠标拖动方式的操作方法是在选中一个单元格或选定一个连续的单元格区域后 其框线的右下角会出现一个黑点 这个黑点就是 填充柄 拖动填充柄就是利用鼠标指向填充柄按住左键向上 下 左 右四个方向的拖动 来填充数据 还可以按住 Ctrl 键 再用鼠标拖动填充柄来填充数据 在拖动完成后 在拖动产生区域的右下角会有 自动填充选项 按钮 单击该按钮 将打开选项菜单 从中单击所选的填充方式选项 从而可以改变用鼠标拖动方式产生的填充结果 还有 用鼠标右键拖动填充柄 则在拖动完成后 会产生一个与填充相关的快捷操作命令菜单 从中选择要执行的操作命令 从而完成数据填充 知识技能点 8 自动填充数据 编辑 菜单 填充 子菜单 序列 命令 知识技能点 8 自动填充数据 1 日期序列填充日期序列有4种 日期单位 的步长值进行填充选择 它们是 日 工作日 月 年 不同的 日期单位 步长值为 1 产生的日期序列填充结果如图所示 知识技能点 8 自动填充数据 2 数字序列填充数字的填充有三种填充方式可以选择 等差序列 等比序列和自动填充 其中 以等差或等比序列方式填充是在所选单元格区域内填充有规律变化的数据 而自动填充是将所选范围内的单元全部用初始单元格的数值填充 也就是用来填充相同的数值 在以等差或等比序列方式填充数据时 需要输入步长值和终止值 其中 步长值可以是负值 也可以是小数 并不一定要为整数 终止值的作用是如果所选范围还未填充完就已到终止值 那么余下的单元格将不再填充 如果填充完所选范围还未达到终止值 则到此为止 知识技能点 8 自动填充数据 2 数字序列填充在进行数值填充操作时 可以利用鼠标拖动法快速地实现数据的填充 其操作方法如下 填充相同的数值 在起始单元格输入数值 1 然后拖动该单元格的填充柄到结束单元格 即可完成相同数值的填充操作 填充步长为 1 的等差序列数值 在起始单元格输入数值 1 然后按住 Ctrl 键 拖动该单元格的填充柄到结束单元格 即可完成等差序列填充操作 填充任意步长的等差序列数值 在起始单元格A2输入数值 1 单元格A3输入数值 3 然后选中A2 A3单元格区域 用鼠标拖动该单元格区域的填充柄到结束单元格A9 则完成步长为2的等差序列填充操作 知识技能点 8 自动填充数据 3 时间类型数据的填充时间类型的数据在填充时 Excel默认以 小时 为单位 步长为 1 的方式进行填充 若要以 分钟 为单位 任意步长的方式进行填充 可以参照数值类型数据填充任意步长的等差序列数值的操作方式来完成 如图所示 知识技能点 8 自动填充数据 4 文本填充文本类型的数据在填充时 若文本中没有数字 则填充操作都是复制起始单元格的内容 即填充相同的数据 如果文本中全部是数字时 则填充操作将按等差序列的方式进行 如果文本中部分是数字 则无论用何种方法填充 字符部分保持不变 数字部分按等差序列的方式变化 注意的是 如果文本中仅含有一个数字 数字按等差序列变化与数字所处的位置无关 当文本中有两个或两个以上数字部分时 只有最后面的数字部分才能按等差序列变化 其余的数字部分不发生变化 如图所示 知识技能点 8 自动填充数据 4 文本填充文本类型数据的填充也可使用鼠标拖动方式来实现 其方法如下 对于含有数字的文本进行填充时 如果直接拖动起始单元格的填充柄 则数字部分将自动按步长为 1 的等差序列方式进行填充 若要数字部分实现任意步长的等差序列方式填充 可以参照数值类型数据的填充技巧中的填充任意步长的等差序列数值的方式来完成 如图所示 知识技能点 8 自动填充数据 4 文本填充对于不含有数字的文本 Excel默认以复制单元格的方式进行填充 实际上 纯文本通过 自定义填充序列 操作也可形成序列在单元格中进行填充 这需要用户事先将定义好的文本序列写入单元格区域 然后选中该单元格区域 再执行 工具 菜单的 选项 命令 在对话框中选择 自定义序列 选项卡 单击 导入 按钮 则自定义填充序列添加完成 如下图所示 这样 在以后使用学生姓名时 在单元格中输入第1个人的姓名 其他人的姓名利用填充操作就会自动按顺序填充到单元格区域中 知识技能点 8 工作表标签重命名要更改工作表的名称 还可以双击要更改名称的工作表标签 这时可以看到工作表标签以高亮度显示 在其中输入新的名称并按 Enter 键即可 也可以执行 格式 菜单下的 工作表 子菜单的 重命名 命令 此时指定的工作表标签呈高亮度显示 即处于编辑状态 在其中输入新的工作表名称 最后在该标签以外的任何位置单击鼠标左键或者按 Enter 键结束重命名工作表的操作 9 删除批注批注在插入后 若不在需要 还可以删除 其操作是右击插入批注的单元格 执行如图所示的快捷菜单中的 删除批注 命令即可 知识技能点 10 冻结窗格随着在学生信息表中添加学生记录的增多 列标题行往往会被逐渐上移以至于被屏幕隐藏 这样 在看不到列标题的状态下 不利于数据的输入与浏览 因此 Excel提供了 冻结窗格 操作 可以使需要始终保留在屏幕上的信息不随滚动条滚动 冻结的对象可以是一行 一列或行列同时冻结 例如 选中B3单元格 执行 窗口 菜单 冻结窗格 命令 则B3单元格上面的2行和左面的1列就被同时冻结了 这时 上下移动滚动条浏览数据时 1 2行因冻结就不会做相应的滚动 当左右移动滚动条浏览数据时 A列因冻结也不会做相应的滚动 若要取消冻结操作 执行 窗口 菜单 取消冻结窗格 命令即可 训练任