第2节账款管理制度.doc

第二节账款管理制度一、直属部门会计人员账款作业绩效评核办法第一条为激励营业部门会计人员努力协助营业人员催收账款，以加速账款回收，并借以评核其账款作业绩效，特制定本办法。第二条营业部门会计人员应依账款管理办法的规定，切实执行账款作业，俾使该部门每月的应收账款比率保持在30以下，且无逾期账款的记录，并应逐日或每周提供部门主管有关各员未收款情况的资料，确保各笔账款的安全。第三条由各营业部门达成月份业绩目标，而其当月底的应收账款比率（月底未收款余额）在20以下者，该部门会计人员应予奖励（奖励标准另附）。第四条营业部门会计人员因努力协助催收账款，而使该部门应收款比率连续3个月维持在30以下者，一律另予嘉奖一次，反之若因账款控制不佳，致账款比率连续2个月超过50以上者，则应予通报批评一次连带处分。第五条凡合乎前两条规定的营业部门，当月底止或第3个月底止的逾期账款在5笔以上，或其逾期账款总额在5万元以上者，该部门会计人员不予奖励，但逾期账款经事先以书面呈报执行副总经理核准者，不得列入计算。第六条凡收回的支票，票期逾授权期限而未经请示核准者，该支票的票面金额视为未收款。第七条本办法由财务部呈总经理核准后公布实施，修改时亦同。二、应收账款及应收票据管理办法第一条为确保公司权益，减少坏账损失，特制定本办法。第二条各营业部门应详实办妥客户征信调查，并随时侦查客户信用的变化（可利用机会通过客户调查客户的信用情况），签注于征信调查表相关栏内。但政府机关、公营事业、信用良好的民营大企业及风险低的小金额或现金交易客户应不受此限。第三条营业部门，至迟应于出货日起60日内收款。如超过上列期限者，财务科就其未收款项详细列表，通知各营业部门主管，转为呆账，并自奖金中扣除。待收回票据时，再行冲回。但政府机关、公营事业及民营大企业等订有其内部付款程序者，应依其规定。第四条营业部门所收票据，自销售日起算，至票据兑现日止，以120天为限。如超过上列期限者，财务科即依查得资料，就其超限部分的票据所编列明细表，通知营业部门加收利息费用，利息概以月息二分计算。第五条赊售货品收受支票时，应注意下列事项：1注意发票人有无权限签发支票。2非该商号或本人签发的支票，应要求交付支票人背书。3注意查明支票有效的绝对必要记载事项，如文字、金额、到期日、发票人盖章等等是否齐全。4注意所收支票账号号码愈少表示与该银行往来期愈长，信用较为可靠（可直接向银行查明或请财务科协办）。5注意所收支票账户与银行往来的期间、金额、退票记录情况（可直接向付款银行查明或请财务科协办）。6支票上文字有无涂改、涂销或更改。7注意支票记载何处不能修改（如大写金额），可更改者是否于更改处加盖原印鉴。8注意支票上的文字记载（如禁止背书转让字样）。9注意支票是否已逾到期日一年（逾期一年失效），如有背书人，应注意支票提示日期，是否超过第六条的规定。10尽量利用机会通过客户注意客户支票（或客票）信用。第六条本公司收受的支票提示付款期限，至迟应于到期日后6日内予以处理。第七条所收支票已缴交者，如退票或因客户存款不足，或其他因素，要求退回兑现或换票时，营业部门应填具票据撤回申请书，经部门主管签准后，送财务科办理，营业部门取回原支票后，必须先向客户取得相当于原支票金额的现金或担保品，或新开支票，始将原支票交付，但仍须依上列规定办理。第八条应收账款发生折让时，应填具折让证明单，其折让部分应设销货折让科目表示，不得直接由销货收入项下减除。第九条财务科接到银行通知客户退票时，应即转告营业部门，营业部门对于退票，无法换回现金或新票时，应即寄发存证信函，通知发票人及背书人，并迅速拟定善策处理。第十条营业部门对退票申诉案件送请财务科办理时，应提供下列资料：1发票人及背书人户籍所在地（先以电话告知财务科）。2发票人及背书人财产（土地应注明所有权人、地段、地号、面积、持分设定抵押）。建物（土地改良物）应注明所有权人、建号、建坪持分、设定抵押。其他财产应注明名称、存放地点、现值等。3其他投资事项。第十一条上列债权确定无法收回时，应专案送达财务科，并附相关机关认可的合法凭证（如法院裁定书、或当地派出所证明文件、或邮政信函等）呈总经理核准后，方可冲销应收账款。第十二条依法申诉而无法收回债权部分，应取得法院债权凭证，交财务科列册保管，倘事后发现债务人（利益偿还请求权时效为15年内）有偿债能力时，应依上列有关规定申请法院执行。第十三条本公司营业人员不依本准则的各项规定办理或有勾结行为，致使本公司权益蒙受损失者，依人事管理规则议处，情节重大者应移送法办。第十四条本办法经呈准后公布实施，修改时亦同。三、问题账款处理办法第一条为妥善处理问题账款，争取时效，以维护本公司与销货经办人的权益，特制定本办法。第二条本办法所称的“问题账款”，系指本公司营业人员于销货过程中（含表演与试用）所发生的被骗、被倒账、收回票据无法如期兑现或部分货款未能如期收回等情况。第三条因销货而发生的应收账款自发票开立之日起逾两个月尚未收回，亦未按公司规定办理销货退回者，视同“问题账款”。但情形特殊经呈报副总经理特准者不在此限。第四条问题账款发生后，该部门应于2日内据实填妥“问题账款报告书”（以下简称报告书），并检附有关证据、资料等依序呈请部门主管查证并签注意见后，转请人力资源部协助处理。第五条前条报告书上的基本资料栏由部门会计人员填写，经过情形、处理意见及附件明细等栏由销货经办人填写。第六条人力资源部应于收到报告书后2日内与经办人及部门主管会商，了解情况后拟订处理办法，呈请直属副总经理批示，并协助经办人处理。第七条经批示后的报告书，人力资源部应即复印一份通知财务部备案，如为尚未开立发票的“问题账款”，则应另复印一份通知财务部备案。第八条仓库部接到人力资源部转来的报告书后，应将问题账款的商品专案列账，免受试用日数的限制。第九条经办人填写报告书后，应注意：1务必亲自据实填写，不得遗漏。2“发生原因”栏如勾填“其他”时，应在括弧内简略注明原因。3“经过情形”栏应从与客户接洽时起，依时间先后逐一载明至填报日期止的所有经过情形。本栏空白若不敷填写，可另加附纸填写。4处理意见栏乃供经办人自己拟具赔偿意见之用，如有需公司协助者，亦请在本栏内注明。第十条报告书未依前条规定填写者，人力资源部得退回经办人，请其于收到原报告书2日内重新填写提出。第十一条问题账款发生后，经办人未依规定期限提出报告书，请求协助处理者，人力资源部应不予受理。逾15天仍未提出者，该问题账款应由经办人负全额赔偿责任。第十二条会计员未主动填写报告书的基本资料或部门主管疏于督促经办人于规定期限内填妥并提出报告书，致经办人应负全额赔偿责任者，该部门主管或会计人员应连带受行政处分。第十三条问题账款处理期间，经办人及其部门主管应与人力资源部充分合作，必要时，人力资源部得借阅有关部门的账册、资料，并请求有关部门负责人或员工配合查证，该负责人或员工不得拒绝或借故推托、拖延。第十四条人力资源部协助本公司其他部门处理的问题账款自该问题账款发生之日起40天内，尚未能处理完毕，除情形特殊经报请副总经理核准延期赔偿者外，财务部应依有关待遇办法中有关倒账赔偿的规定，签拟经办人应赔偿的金额及其偿付方式，呈请执行副总经理核定。第十五条本办法各条文中所称“问题账款发生之日”如为票据未能兑现，系指第一次收回票据的到期日；如为被骗，则为被骗的当日；其他原因，则为该笔交易发票开立之日起算第60天。第十六条经核定由经办人先行赔偿的问题账款，人力资源部仍应寻求一切可能的途径继续处理。若事后追回商品或货款时，应通知财务部于追回之日起5天内依比率一次退还原经办人。第十七条人力资源部对“问题账款”的受理，以报告书的收受为依据，如情况紧急时，得由经办人先以口头提请人力资源部处理，但经办人应于次日补具报告书。第十八条经办人未据实填写报告书，以致妨碍问题账款的办理者，除应负全额赔偿责任外，人力资源部并视情节轻重签请惩处。第十九条本办法经总经理核准后公布实施，修改时亦同。四、呆账管理办法第一条本公司为处理呆账，确保公司在法律上的各项权益，特制订本办法。第二条公司应对所有客户建立“客户信用卡”，并由业务代表依照过去半年内的销售实绩及信用的判断，拟定其信用限额（若有设立抵押的客户，以其抵押标的担保值为信用限额），经主管核准后，应转交会计人员善加保管，并填记于该客户的应收账款明细账中。第三条信用限额系指公司可赊销货品给某客户的最高限额，即指客户的未到期票据及应收账款总和的最高极限。任何客户的未到期票款都不得超过信用限额，否则应由业务代表及业务主管、会计人员负责，并负所发生倒账的赔偿责任。第四条为适应市场，并配合客户的营业消长，每年分两次，可由业务代表呈请调整客户的信用限额，第一次为6月30日，第二次为12月31日，核定方式如第二条。第五条业务代表所收受支票的发票人非客户本人时，应交客户以店章及签名背书，经主管核阅后缴交出纳，若因疏忽所遭致的损失，则应由业务代表及主管各负1/2的赔偿责任。第六条各种票据应按记载日期提示，不得因客户的要求不为或迟延提示，但经公司主管核准者不在此限。催讨换延票时，原票尽可能留待新票兑现后始返还票主。第七条业务代表不得以其本人的支票或代换其他支票充缴货款，如经发现，除应负责该支票兑现的责任外，以侵占货款名义依法追究其责任。第八条公司收到退票资料后，倘退票支票为客户本人属发票人时，则公司主管应即督促业务代表于一周内收回票款。倘退票支票有背书人时，应即填写支票退票通知单，一联送背书人，一联存查，并进行催讨工作，若因违误所造成的损失，概由公司主管及业务代表共同负责。第九条公司对催收票款的处理，在一个月内经催告仍无法达到催收目的，其金额在2万元以上者，应即将该案移送法务室依法追诉。第十条催收或经诉讼案件，有部分或全部票款未能收回者，应取得警察机关证明、邮局存证信函及债权凭证、法院和解笔录、申请调解的裁决凭证、破产宣告裁定等其中任何一种证件，送财务部做冲账准备。第十一条没有核定信用限额或超过信用限额的销售而遭致倒账，其无信用限额的交易金额，由业务代表负全数赔偿责任。而超过信用限额部分，若经会计或主管阻止者，全数由业务代表负责赔偿，若会计或主管未加阻止者，则业务代表赔偿80，会计及主管各赔偿10。若超过信用限额达20以上的倒账，除由业务代表负责赔偿外，公司主管则视情节轻重予以惩处。第十二条业务代表应防止而未防止或有勾结行为者，以及没有合法营业场所或虚设行号的客户，不论信用限额若何，全数由业务代表负赔偿责任。送货签单因归罪于业务代表的疏忽而遗失，以致货款无法回收者亦同。第十三条设立未满半年的客户，其信用限额不得超过人民币2万元，如违反规定而发生呆账，由业务代表负责全额赔偿。第十四条各业务主管、业务代表于其所负责的销售区域内，容许呆账率（即实际发生呆账金额除以全年销售净额的比率）设定为全年的5。第十五条各业务主管、业务代表其每年发生的呆账率超过容许呆账率的惩处如下：1超过5，未满6者，警告一次，减发年终奖金10。2超过6，未满8，通报批评一次，减发年终奖金20。3超过8，未满10，小过一次，减发年终奖金30。4超过10，未满12，小过二次，减发年终奖金40。5超过12，未满15，大过一次，减发年终奖金50。6超过15以上，即行调职，不发年终奖金。若中途离职，于其任期中的呆账率达到上列程度时，减发奖金的比例以离职金计算。第十六条各业务主管、业务代表其每年发生的呆账率低于5时的奖励如下：1低于5（不包括5），高于4（包括4），嘉奖一次，加发年终奖金10。2低于4，高于3，嘉奖两次，加发年终奖金20。3低于3，高于2，小功一次，加发年终奖金30。4低于2，高于1，小功两次，加发年终奖金40。5低于1，记大功一次，加发年终奖金50。若中途离职，不予计算奖金。第十七条各业务主管、业务代表以外人员的奖励，以该每年所发生的呆账率低于容许呆账率时实行。内容如下：1低于5（不包括5），高于4（包括4），每人加发年终奖金5。2低于4，高于3，每人加发年终奖金10。3低于3，高于2，每人加发年终奖金15。4低于2，高于1，每人加发年终奖金20。5低于1，每人加发年终奖金25。第十八条业务部门因倒账催讨回收的票款，可作为其发生呆账金额的减项。第十九条法务室依第九条接受办理的呆账，依法催讨收回的票款减除诉讼过程的一切费用的余额，其承办人员可获得如下的奖金：1在受理后6个月内催讨收回者，得20的奖金。2在受理后1年内催讨收回者，得10的奖金。第二十条依第十一条已提列坏账损失或已从呆账准备冲转的呆账，业务人员及稽核人员仍应视其必要性继续催收，其收回的票款，由催收回者获得30奖金。第二十一条本办法的呆账赔偿款项，均在该负责人员的薪资中，自确定月份开始，逐月扣赔，每月的扣赔金额，由其主管签呈核准的金额为准。第二十二条本办法经总经理核准后实行，修改时亦同。五、收款实施细则（一）账单的分发第一条储运部管制组依业务人员提供的账单，定期汇集编制账单清表一式三份，将账单清表两份连同账单寄交业务人员签收。第二条业务人员收到账单清表时，一份自行留存，另一份应迅速签还储运部管制组，如发现有不属本身的账单，应立即以挂号寄回。第三条客户要求寄存账单时，应填写“寄存账单证明单”一份，详列笔数金额等交由客户签认，收款时才交还予客户，如因寄存账单未取得客户签认致不能收款时，由业务人员负责赔偿。第四条收到公司寄来的账单后，于访问时如未能立即收款，则应取得客户对账单的签认，若未能取得客户的签认，则应迅速于寄发日起3个月内向储运部申请取得邮局包裹追踪执据，据以收款，否则逾期不办致无法收取货款时，由业务人员负责赔偿。（二）收款的处理程序第一条业务人员于每日收到货款时应于当日填写收账报表（Collection Report）一式四份（一份自留，三份寄交公司会计部出纳科）。第二条住市内者直接将现金或支票连同收账报表（Collection Report）第一、二、三联亲交出纳并取得签认。第三条住外埠地区者应将现金部分填写后将送款单或邮政划拨储金通知单存入附近银行分行或邮局。次日上午将支票，银行送款存根或邮政划拨单存根用回形针别于收账报表（Collection Report）第一、二、三联，以挂号寄交会计部出纳科。业务人员应将挂号收执贴于自存的收账报表（Collection Report）左下角备查。（三）收款票期的规定第一条依产品各类及客户的区别规定如下：1专卖店：自销货日期起4个月内的票期。超市：自销货日期起5个月内的票期。2直接客户：以货到收款为条件者，由送货员收取现金，签收的客户则为销货日期起一个月内的支票或现金。直销点：自销货日期起2个月内的票期。一般商店：自销货日期起2个月内的票期。3直销点：自销货日期起2个月内的票期。一般商店：自销货日期起3个月内的票期。第二条收款票期超过公司的规定时，依下列方式计算收款成绩：1超过130天时，扣该票金额20的成绩。超过3160天时，扣该票金额40的成绩。超过6190天时，扣该票金额60的成绩。超过91120天时，扣该票金额80的成绩。超过121天以上时，扣该票金额100的成绩。2超过130天时，扣该票金额20的成绩。超过3160天时，扣该票金额40的成绩。超过6190天时，扣该票金额70的成绩。超过91天以上时，扣该票金额100的成绩。3超过130天时，扣该票金额20的成绩。超过3160天时，扣该票金额40成绩。超过6190天时，扣该票金额80的成绩。超过91120天时，扣该票金额80的成绩。超过121天以上时，扣该票金额100的成绩。（四）收取票据须知第一条法定支票记载金额、发票人图章、发票年月日、付款地，均应齐全，大写金额绝对不可更改，否则盖章仍属无效，其他有更改之处，务必加盖负责人印章。第二条支票的抬头请写上公司全称。第三条跨年度时，日期易生笔误，应特别注意。第四条字迹模糊不清时，应予退回重新开立。第五条收取客票时，应请客户背书，并且写上“背书人公司”，千万不可代客户签名背书。第六条注明“禁止背书转让”字样的客票，一律不予收取。第七条收取客户客票大于应收账款时，不以现金或其他客户的款项找钱，应依下列方式处理：1支票到期后，由公司以现金找还。2另行订购抵账或抵交未付的账款中的一部分。第八条本公司无销货折让的办法，如因发票金额误开或转交机关的商店佣金未扣时，需将原开统一发票收回，寄交公司更改或重新开立发票。如无法收回而不得已需抵扣时，则于下次向公司订货时，以备忘录说明，经业务经理核准后扣除，不得于收款时以扣除货款或销货折让的方式办理，否则尾数由业务人员负责。（五）退票的处理第一条“退票通知书”由信用科填发，业务人员收到后应先行核对并于3日内将回执联填妥撕寄信用科。第二条业务人员收到“退票通知书”后应于15日内（退票应即时）前往洽收，并将结果填写“退票洽收报告”寄回信用科，否则若发生问题，概由业务人员负责，如因未能如期洽收，应先函告信用科并说明拟往洽收的日期，以确保时效，维护公司的权益。第三条退票洽收若系换票，新开的票期不得超过退票通知书填发日期45天，否则计算收款成绩时，扣减该票金额的80，超过75